Тема 5. Засвідчення вірності копій документів та виписок з них

ПЛАН

1. Поняття і значення засвідчення вірності копій документів та виписок із них.

 

Нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.

Засвідчення вірності копії є нотаріальною дією, що спрямована на підтвердження факту відповідності копії оригіналу документа. Визнано, що вчинення нотаріальної дії означає надання копії документа юридичної сили'.

Варто звернути увагу на те, що в ст. 34 Закону України "Про нотаріат" використовується формулювання "засвідчення вірності копій (фотокопій) документів", тоді як в положеннях ст. 75 Закону України "Про нотаріат" йдеться тільки про засвідчення вірності копій. Поняття "копія" визначається як точне, відповідне оригіналу відтворення чого-небудь2. Термін "фотокопія" означає копію якого-небудь документа, рукопису і т. п., зроблену способом фотографії1. Таким чином, копія і фотокопія різняться між собою технікою відтворення документа. Тобто фотокопія передбачає відтворення тексту документа саме за допомогою фотографії (наприклад, з використанням копіювальної техніки). Виготовлення копії означає відтворення тексту іншим чином (наприклад, шляхом друкування його за допомогою технічних засобів з розшифровкою печаток і підписів). З цього випливає, що фотокопія є різновидом копії, яка, у свою чергу, може здійснюватися різними способами. У такому разі використання у ст. 75 Закону України "Про нотаріат" формулювання "копія" варто сприймати в розумінні засвідчення копій, здійснених будь-яким способом, у тому числі фотокопій. З метою усунення незбігу законодавчих визначень не було б зайвим доповнення ст. 75 Закону України "Про нотаріат" терміном "фотокопії". У цьому разі порядок засвідчення копій та фотокопій відрізняється тільки технічним відтворенням тексту документа, тоді як інші вимоги слід визнати однаковими для засвідчення копій та фотокопій. Загалом засвідчення вірності копії та фотокопії є подібним за змістом І сутністю та породжує єдиний правовий результат - підтвердження факту відповідності копії документа його оригіналу.

З положень ч. 1 ст. 75 Закону України "Про нотаріат" вбачається, що засвідчення вірності копій (так само фотокопій) здійснюється виключно щодо документів.

Із цього вбачаються такі характеристики документа:

- документ є матеріальним носієм інформації;

- видається (складається, посвідчується) органом чи особою, що має повноваження на його видання (складення, посвідчення);

- за змістом підтверджує події, явища або факти, що породжують або здатні породити юридичні наслідки;

- відповідає вимогам щодо форми його складення і містить у собі всі передбачені законом реквізити.

У коментарі до Кримінального кодексу України зазначається, що основними ознаками документа є: походження від уповноваженого суб'єкта; формальна визначеність; виконання в системі документообігу посвідчувальної функції.

Відповідно до ч. 1 ст. 75 Закону України "Про нотаріат" вимагається наявність таких обов'язкових умов для засвідчення вірності копії документа:

- документ не повинен суперечити закону;

- має юридичне значення;

- засвідчення вірності копії документа не заборонено законом.

У наведеному листі Головного управління юстиції у м. Києві також визначено, що забороняється засвідчення копій таких документів:

- чергового кадастрового плану, що пояснюється тим, що коли зазначений черговий кадастровий план земельної ділянки не входив до такої документації, а був виготовлений на замовлення як окремий довідковий матеріал (у формі графічного зображення), ідентифікувати його як документ, що має юридичне значення, і відповідно засвідчувати вірність його копії (фотокопії) немає достатніх підстав;

- сертифіката зовнішнього незалежного оцінювання (дозволяється тільки за умови, що він скріплений особистим, а не факсимільним підписом керівника Українського центру оцінювання якості освіти та печаткою цього центру);

- медичної довідки за формою №086/о, що згідно з чинним законодавством подається до вищого навчального закладу лише в оригіналі, тому нотаріусом не може бути засвідчено вірність її копії (фотокопії);

- довідки про проведення профілактичних щеплень.

 

 

2.Умови засвідчення вірності копій документів та виписок із них.

1. Звернення до нотаріуса за засвідченням вірності копій документів і витягів з них

Засвідчення вірності копій документів і витягів з них здійснюється нотаріусом за усним зверненням заінтересованої особи.

2. Підготовка до засвідчення вірності копій документів і виписок з них

При підготовці до засвідчення вірності копій документів і виписок з них нотаріус зобов`язаний особисто звірити з оригіналом документа копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує.

3. Умови засвідчення вірності копій документів

3.1. Нотаріуси засвідчують вірність копій документів, виданих юридичними особами, за умови, що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

3.2. Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів.

3.3. Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

3.4. Не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо).

3.5. На вимогу фізичних або юридичних осіб, щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріуси вправі видавати копії документів, що зберігаються у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса. Вірність таких копій засвідчується за правилами цієї глави з проставленням відмітки «Зі справ нотаріальної контори (архіву, приватного нотаріуса)».

{Пункт 3 глави 7 розділу II доповнено новим підпунктом 3.5 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016}

4. Умови засвідчення вірності копії з копії документа

4.1. Вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана юридичною особою, що видала оригінал документа.

4.2. У випадку, якщо копія документа видана юридичною особою, що видала оригінал документа, вона має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки (у разі наявності) і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ.

{Підпункт 4.2 пункту 4 глави 7 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1949/5 від 20.11.2014}

4.3. Вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься в справах суду, який видав документ.

5. Умови засвідчення вірності виписки з документа

5.1. Вірність виписки засвідчується згідно з пунктом 3 цієї глави. Вірність виписки може бути засвідчена у разі, коли її зроблено з документа, у якому міститься рішення кількох, не пов'язаних між собою питань.

5.2. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

5.3. При виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов'язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки з якого засвідчується.

5.4. Фотокопія-витяг з багатосторінкового документа засвідчується за правилами засвідчення вірності копій з урахуванням положень, встановлених у підпункті 5.3 пункту 5 цієї глави, із зазначенням відомостей про загальну кількість сторінок, що містить оригінал документа, та переліку сторінок, з яких виготовлена така фотокопія-витяг, у посвідчувальному написі.

 

 

3. Процесуальний порядок засвідчення вірності копії документів та виписок із них.