Процесний, системний та ситуаційний підходи у менеджменті

Процесний (функціональний) підхід інтенсивно розроблявся в 50 - 70 роки минулого століття, широко застосовується й у цей час. Особливістю є підвищена увага керівників до самоврядування. Такі дії одержали назву управлінських функцій. Слово "функція" латинсь­кого походження й означає виконання, діяльність, обов'язок. Цей під­хід був уперше запропонований основоположниками школи адмініст­ративного управління, які намагалися описати функції управління. Однак у той час (1920-1950 р.) ці функції розглядалися як незалежні.

Цю концепцію спочатку розробив А. Файоль, виділивши вихідні функції. На його думку, "Управляти - означає пророкувати, планува­ти, організовувати, розпоряджатися, координувати й контролювати". Інші автори розробили інший перелік функцій.

Процесний підхід широко використовується в теперішній час. Відповідно до цього підходу процес управління є системою загальних функцій управління. Автори цього підходу виділили наступні функ­ції: планування, організація, распорядництво (командування), моти­вація, керівництво, координація, контроль, комунікації, дослідження, оцінка діяльності, прийняття рішень, підбор персоналу, представниц­тво.

Виділяють 4 загальних функцій управління:

а) планування;

б) організація;

в) мотивація;

г) контроль.

Цей підхід використовується в науці й практиці управління, розглядає функції управління як взаємозалежні.

Управління розглядається як процес, тому що робота з досяг­нення цілей за допомогою інших є не одноразовою дією, а серією бе­зупинно пов'язаних дій. їх називають управлінськими функціями, ко­жна з яких теж являє собою процес, тому, що також складається із се­рії взаємозалежних дій.

Процес управління є загальною сумою всіх функцій, які можна представити в певній послідовності (рис. 2.1).

Представлені первинні функції управління об'єднані сполучни­ми процесами: комунікації й ухвалення рішення.

Комунікація - це процес обміну інформацією між двома й більше людьми.

 

Системний підхід до управління. У теперішній час відбуваєть­ся стрімкий прогрес знань, що привів до відкриття й нагромадження безлічі нових фактів, відомостей з різних областей життя, і тим самим поставив людство перед необхідністю їх систематизації, відшукання загального в частці. Однозначного поняття системи не існує. У най­більш загальному виді під системою розуміється сукупність взаємо­залежних елементів, що утворюють певну цілісність, деяку єдність. Система - це цілісність, що складається з елементів або підсистем, що перебувають між собою у взаємозв'язку й взаємозалежності.

Вивчення об'єктів і явищ як систем викликало формування ново­го підходу в науці - системного підходу.

Системний підхід як загальнометодичний принцип використову­ється в різних галузях науки й діяльності людини. Гносеологічною основою є загальна теорія систем, початок якій поклав австралійсь­кий біолог Л, Берталанфі. На початку 20-х років молодий біолог Людвіг фон Берталанфі почав вивчати організми як певні системи, уза­гальнивши свій погляд у книзі "Сучасна теорія розвитку" (1929 р.). У цій книзі він розробив системний підхід до вивчення біологічних ор­ганізмів. У книзі "Роботи, люди й свідомість" (1967 р.) він переніс за­гальну теорію систем на аналіз процесів і явищ громадського життя. В 1969 році випустив книгу "Загальна теорія систем". Берталанфі пе­ретворює свою теорію систем у загальнодисциплінарну науку. При­значення цієї науки він бачив у пошуку структурної подібності зако­нів, установлених у різних дисциплінах, виходячи з яких можна виве­сти загальносистемні закономірності.

Системний підхід у цей час є одним із широко застосовуваних. Уперше він був застосований у точних науках і техніці, а з кінця 50-х років став використовуватися й у практиці менеджменту. Він пов'яза­ний із застосуванням загальної теорії систем для рішення управлінсь­ких завдань. Ця теорія дала можливість інтегрувати внески всіх шкіл теорії й практики управління.

В 60-80 р. XX століття однією з найбільш відомих концепцій була концепція організаційного поводження, центром якої став інсти­тут Карнегі. Поводження людей є результатом взаємодії організації й людини. Завдання менеджменту - це координація всіх елементів ор­ганізації, у яку входить і сама людина.

Системний підхід можна вважати універсальною методологією менеджменту, суть якої - формування способу мислення, що розгля­дає в єдності всі явища зовнішнього й внутрішнього середовища. Він припускає уявне охоплення всіх явищ як єдиного цілого, їх об'єктив­ну оцінку, забезпечення розвитку всієї системи з обліком внутрішніх факторів (ціль, структура організації, персонал, техніка, технологія), передбачення позитивних і негативних наслідків прийнятих управ­лінських рішень.

На системній основі синтезуються нові знання й теорії, які бу­дуть розроблятися й з'являтися в майбутньому.

Системний підхід виходить із того, що будь-яке явище, процес може розглядатися як система. Відповідно до цього керівники пови­нні розглядати організацію як сукупність взаємозалежних елементів, таких як персонал, організаційна структура, завдання, технологія, ре­сурси.

Вихідні положення теорії системного управління наступні:

1. Система - це деяка цілісність, що складається із взаємозалеж­них частин, кожна з яких вносить свій внесок у характеристики ціло­го.

2. Організація (підприємство, фірма) є системою.

3. Система складається із частин, ці частини називаються підси­стемами (наприклад відділи підприємства).

4. Система може входити як елемент або складова частина в надсистему.

4. Організація являє собою відкриту систему, тобто вона взає­модіє із зовнішнім середовищем.

Значення системного підходу полягає в тому, що менеджери мо­жуть простіше погоджувати свою конкретну роботу з роботою орга­нізації в цілому, якщо вони розуміють систему й свою роль у ній. Си­стемний підхід допомагає встановити причини прийняття неефектив­них рішень, надає засоби й прийоми для поліпшення планування й контролю.

Практичне значення системного підходу полягає в тому, що жодне рішення не повинне прийматися без аналізу наслідків для інших елементів системи й системи організації в цілому. Такий підхід до­зволяє запобігти ситуації, коли рішення в одній області перетворю­ються на проблему для іншої.

Виділяють наступні основні риси системного підходу:

1. Системний підхід - форма методологічного знання, пов'язана з дослідженням і створенням об'єктів як систем, і відноситься тільки до систем.

2. Ієрархічність пізнання, що вимагає багаторівневого вивчення предмета: вивчення самого предмета - «власний» рівень; вивчення цього ж предмета як елемента більш широкої системи - «вищий» рі­вень; вивчення цього предмета в співвідношенні із елементами «ниж­чого» рівня.

3. Системний підхід вимагає розглядати проблему не ізольова­но, а в єдності зв'язків з навколишнім середовищем, осягати сутність кожного зв'язку й окремого елемента, проводити асоціації між зага­льними й приватними цілями.

Основні принципи системного підходу (системного аналізу) є:

1. Цілісність, що дозволяє розглядати одночасно систему як єдине ціле й у той же час як підсистему для вищестоящих рівнів.

2. Ієрархічність будови, тобто наявність безлічі (принаймні двох) елементів, розташованих на основі підпорядкування елементів нижчого рівня - - елементам вищого рівня. Реалізація цього принципу добре видна на прикладі будь-якої конкретної організації. Як відомо, будь-яка організація являє собою взаємодію двох підсистем: керую­чої й керованої. Одна підкоряється інший.

3. Структуризація, що дозволяє аналізувати елементи системи і їх взаємозв'язок в рамках конкретної організаційної структури. Як правило, процес функціонування системи обумовлений не стільки властивостями її окремих елементів, скільки властивостями самої структури.

4. Множинність, що дозволяє використовувати безліч кіберне­тичних, економічних і математичних моделей для опису окремих еле­ментів і системи в цілому.

В управлінні використовуються основні поняття й характерис­тики загальної теорії систем.

Організаційна система в динаміці представляється в якості трьох процесів. Взаємодія їх дає цикл подій. При системному підході на основі маркетингових до­сліджень спочатку досліджуються параметри «вихо­ду», тобто товари або послуги, показники якості, ви­трати, строки, ціна. На «виході» у підсумку повинна бути конкурентоспроможна продукція або послуги. І Потім визначають параметри «входу», тобто дослі­джується потреба в ресурсах, що визначається після детального вивчення організаційно-технічного рівня розглянутої системи і параметрів зовнішнього сере­довища. Важливого значення набуває дослідження параметрів «процесу», що перетворить ресурси в го­тову продукцію. На цьому етапі, залежно від об'єкта дослідження, розглядається виробнича технологія, або технологія управління, а також фактори й шляхи її вдосконалення.

Цикл життя

Будь-яка відкрита система має цикл життя: виник­нення, становлення, функціонування, криза, крах.

Системоутво­рюючий еле­мент

Елемент системи, від якого у залежить функціону­вання всіх інших елементів і життєздатність системи в цілому.

Склад елементів і зв'язки між ними становлять основу структури системи. Структура відображає найбільш істотні, стійкі зв'язки між елементами системи і їхніх груп, які забезпечують основні властивос­ті системи. Інакше кажучи, структура - це форма організації системи. Разом з тим структура системи може певним чином змінюватись за­лежно від факторів (причин) внутрішньої або зовнішньої природи, від часу.

"Стан" системи виявляється на основі дослідження, "діагнозу", ситуаційного аналізу, на основі вивчення вхідних дій і вихідних ре­зультатів системи.

"Поводження" системи характеризує можливість стійкого, конт­рольованого переходу системи від одного стану в інший - у такому випадку необхідно або знати, або виявити закономірності, що управ­ляють поводженням системи.

"Рівновага" системи визначається як здатність системи під час відсутності зовнішніх впливів зберігати бажаний заздалегідь заданий стан.

"Стабільність" системи характеризується як здатність системи вертатися в стан рівноваги після того, як вона була виведена з нього під зовнішнім впливом.

"Розвиток" системи означає вдосконалення структури й функцій системи під впливом, головним чином, внутрішніх факторів, у зв'язку із чим поводження системи здобуває більш впорядкованого і перед­бачуваного характеру.

В 70-ті роки минулого століття виникла концепція організації як відкритої системи. Мається на увазі відкритість стосовно зовнішнього середовища. Були виділені два основних типи систем: закриті й від­криті. Закрита система має тверді фіксовані границі, її дії відносно незалежні від зовнішнього середовища. Відкрита система характери­зується взаємодією із зовнішнім середовищем. Вона залежить від енергії, інформації й матеріалів, що надходять ззовні й має здатність пристосовуватися до змін у зовнішнім середовищі.

Організація як відкрита система функціонує в тісному взаємо­зв'язку' із зовнішнім середовищем, тому повинна пристосовувати своє внутрішнє середовище до різноманітних змін зовнішнього середови­ща.

Однією з найбільш популярних в 80-ті роки минулого століття серед концепцій системного підходу є теорія "7-С", розроблена двома парами дослідників, що працювали з консультаційною фірмою Мак-Кінзі. Першу пару склали Томас Пітере і Роберт Уотрман - автори книги "У пошуках ефективного управління" і другу пару - Річард Па­скаль і Ентоні Атос - автори книги "Мистецтво японського управлін­ня: допомога для американських управлінців".

Автори цієї концепції вважають, що ефективна організація фор­мується на базі семи взаємозалежних складових, зміна кожної з яких вимагає відповідної зміни інших шести.

Через те, що в англійській мові назва всіх цих елементів почина­ється на "з", ця концепція одержала назву "7-8". Відповідно до цієї концепції ключовими елементами системи є:

1. Стратегія - плани й напрямки дії, що визначають розподіл ресурсів, що фіксують зобов'язання по здійсненню певних дій у ча­сі для досягнення поставлених цілей.

2. Структура - внутрішня композиція організації, що відо­бражає розподіл організації на підрозділи, ієрархічну субордина­цію цих підрозділів і розподіл влади між ними.

3. Системи й технології управління - процедури й рутинні процеси, що протікають в організації.

4. Штат - важливі групи кадрів, що існують в організації, оха­рактеризовані за віком, статтю, освітою й т.і.

5. Стиль - спосіб, за допомогою якого керівники управляють організацією; сюди ж відноситься організаційна культура.

6. Кваліфікація- відмітні можливості ключових людей в орга­нізації.

7. Розділені цінності - зміст основних напрямків діяль­ності, які організація доводить до своїх членів.

Відповідно до даної концепції, тільки ті організації можуть ефе­ктивно функціонувати й розвиватися, у яких менеджери можуть три­мати в гармонічному стані систему, що складається з даних семи компонентів.

Системи можна загалом класифікувати за їх елементами або складовими частинами на:

1. Машинні.

2. Типу «людина - машина».

3. Типу «людина - людина».

Система управління є нормативною системою типу «людина -людина». Матеріальною базою системи є людина.

Основними частинами системи є вхід, процес або операція, ви­хід. У будь-якій системі вхід складається з елементів однієї й тієї ж номенклатури, які класифікуються в залежності бід їх ролі в процесі. Перший елемент входу - той, над яким здійснюється деякий процес або операція. Цей вхід є або буде «навантаженням» системи. Другим елементом входу системи є середовище, що впливає на операції сис­теми. Третій елемент входу забезпечує розміщення й переміщення компонентів системи.

Друга частина системи - це операція, процеси або канали, через які повинен проходити вхід. Система повинна бути влаштована та­ким чином, щоб необхідні процеси впливали на кожний вхід, у відпо­відний час для досягнення бажаного виходу. Взагалі можна сказати, що набір дій становить операцію, якщо кожна дія необхідна для здій­снення бажаного виходу, і якщо ці дії взаємозалежні.

Третя частина системи - вихід, що є її продуктом або результа­том, а також два операціональних критерії виходу, яким повинна відповідати система: стабільність і надійність системи. Ці вимоги ви­значають норми функціонування системи. Стабільність характеризує безперервність виходу, а надійність описує погодженість компонен­тів у процесі дії системи або величину помилки. Якщо задавати такі входи, до яких система не може пристосуватися, можна погіршити її вихід.

Кожна система управління, насамперед, складається із двох са­мостійних підсистем - керованої й керуючої (об'єкта й суб'єкта управління).

До керованої системи належать всі елементи й підсистеми, що забезпечують безпосередній процес створення матеріальних благ або надання послуг.

До керуючої системи відносяться всі елементи й підсистеми, що забезпечують процес управління, тобто процес цілеспрямованого впливу на колективи людей і ресурси керованої системи.

Звичайно на підприємствах (організаціях), крім названих найбі­льших підсистем, проглядаються наступні провідні підсистеми:

- технічна;

- технологічна;

- система організації виробництва й управління;

- економічна система;

- соціальна.

Таким чином, системний підхід дозволяє комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізу­вати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити ха­рактер проблем входу, процесу й виходу. Застосування системного підходу дозволяє щонайкраще організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях у системі управління.

Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення усе ще не виконало своє найважливіше призначення. Ствердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метод до управлін­ня, усе ще не реалізовано. Це відбувається тому, що великомасштабні системи дуже складні. Нелегко усвідомити багато способів, за допо­могою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистем усередині підприємства не зовсім усві­домлюється. Нелегко буде сформулювати питання, які встануть перед підприємством, визначити з точністю інформацію, необхідну в май­бутньому. Навіть якщо найкраще й саме логічне рішення буде знай­дено, воно, можливо, буде нездійсненним. Проте, системний підхід дає можливість глибше зрозуміти, як працює підприємство.

Ситуаційний підхід до управління. В 60-70 р. наука про управління одержала достатній розвиток, щоб упоратися зі фактора­ми, що впливають на ефективність управління в різних ситуаціях. На базі системного підходу виникла теорія непередбачених ситуацій, її суть у тому, що кожна ситуація, у яку потрапляє менеджер і фірма в цілому, може стати подібною з іншими ситуаціями. Однак її власти­вості будуть унікальними. Завдання менеджера полягає в тому, щоб у кожній конкретній ситуації проаналізувати всі фактори окремо й ви­явити найбільш сильні зв'язки.

У сучасних умовах, коли менеджери діють в умовах непередбачуваності зовнішнього середовища, велике практичне значення має використання ситуаційного підходу.

Ситуаційний підхід тісно пов'язаний із системним і підкреслює безперервний взаємозв'язок між управлінськими функціями (процес-ний підхід).

Ситуаційний підхід був запропонований наприкінці 60-х років минулого сторіччя у Гарвардській школі бізнесу (США), однак ще в ще 20-ті роки М. IX Фоллетт говорила про "закон ситуації", що "різні ситуації вимагають різних типів знань". В 1948 р. Ральф Стогділл (університет штату Огайо), на основі дослідження характерних якос­тей лідерів, також дійшов висновку, що саме ситуація в більшій мірі визначає, які риси й навички потрібні лідеру.

Даний підхід склав одну з основ активної розробки концепції стратегічного управління (Ігор Ансофф).

Ситуаційний підхід не є набором якостей, що пропонуються ке­рівництву. Це спосіб мислення про організаційні проблеми і їх вирі­шення. Головна теза ситуаційного підходу - не існує уніфікованого ефективного управління у всіх ситуаціях.

Сутність цього підходу полягає в тому, що форми й методи управління не залишаються незмінними. Вони повинні трансформу­ватися залежно від ситуації. Ситуація - це конкретний набір обставин, які сильно впливають на організацію. Із усього арсеналу наявних форм і методів управління менеджер у конкретній ситуації повинен вибрати такі, які щонайкраще забезпечують досягнення мети органі­зації.

Методологія ситуаційного підходу включає наступні основні положення: ^ керівник повинен знати засоби управління, які на практиці довели

свою ефективність у певній ситуації;

^ кожна управлінська концепція (методика) має свої сильні й слабкі сторони в конкретній ситуації. Керівник повинен уміти передбача­ти позитивні й негативні наслідки від застосування даної концеп­ції;

^ керівник повинен уміти правильно інтерпретувати ситуацію й по­годити з нею конкретні методи роботи для ефективного досягнен­ня мети.

Центральним моментом є ситуація, тобто конкретний набір об­ставин, які сильно впливають на організацію в даний конкретний час. Ситуаційний підхід намагається погодити конкретні прийоми й кон­цепції з певними конкретними ситуаціями для того, щоб досягти ці­лей організації найбільше ефективно. Якщо не правильно визначені фактори, що впливають на ситуацію, то не можна повністю оцінити й пристосувати методи управління до рішення ситуації.

Встановлення конкретних ситуаційних змінних, особливо в області лідерства, поводження організаційних структур І кількісних оцінок виступило найбільш важливим внеском ситуаційногопідходу в управління.