Організаційно-розпорядливі методи управління

В умовах формування ринкових відносин не зменшується роль організаційно-розпорядливих або організаційно-адміністративних ме­тодів управління.

Об'єктивною основою використання організаційно-розпорядливих методів управління виступають організаційні відно­сини, що є частиною механізму управління. Оскільки з їх допомогою реалізується одна з найважливіших функцій управління - функція ор­ганізації, завдання організаційно-адміністративної діяльності полягає в координації дій підлеглих. В умовах підприємства ніякі економічні методи не зможуть існувати без організаційно-адміністративної дії, яка забезпечує чіткість, дисциплінованість і порядок роботи колекти­ву. Тому важливо визначити оптимальне поєднання, раціональне співвідношення організаційно-адміністративних і економічних мето­дів.

Організаційно-адміністративні методи в основному спираються на владу керівника, його права, властиву організації дисципліну і від­повідальність. Керівник представляється тут як адміністратор, суб'єкт влади, що спирається на надане йому в цьому право.

В рамках підприємства можливі три форми прояву організацій­но-адміністративних методів:

1) обов'язкове розпорядження (наказ, заборона, ін.);

2) погоджувальні (консультація, компромісне рішення);

3) рекомендації, побажання (рада, роз'яснення, пропозиція, спіл­кування І Т.П.).

Як правило, це прямі завдання і розпорядження керівних орга­нів управління (вольова дія керівника на підлеглого), які направлені на дотримання законів і постанов, наказів і розпоряджень керівників в цілях оптимізації виробничих процесів. Організаційно-адміністративні методи відрізняє від інших чітка адресність директив, обов'язковість виконання розпоряджень і вказівок, невиконання яких розглядається як пряме порушення виконавської дисципліни та тягне за собою певні стягнення.

У загальному вигляді система організаційно-адміністративних методів може бути представлена як сукупність двох різнозначних елементів: дія на систему управління (регламентація діяльності і но­рмування в системі управління) і на процес управління (підготовка, ухвалення, організація виконання і контроль за управлінськими рі-шеннями).

Організаційна дія на структуру управління здійснюється в біль­шості випадків шляхом організаційної регламентації, нормування, ор­ганізаційно-методичного інструктажу і проектування.

Організаційна дія керівника на процес управління означає роз­порядливий вплив на колектив в цілому і на кожного працівника, зо­крема. Необхідність в такому розпорядництві виникає у зв'язку з від­хиленнями в системі управління від раніше заданих або бажаних ре­жимів роботи, що неминуче виникають під впливом як суб'єктивних, так і об'єктивних чинників.

У практиці управлінської діяльності адміністративна дія зв'яза­на, як правило, з трьома типами підпорядкування:

1) вимушене і зовні нав'язане. Воно супроводжується неприєм­ним відчуттям залежності і розуміється підлеглими як натиск "звер­ху";

2) пасивне. Для нього характерне задоволення, пов'язане із зві­льненням від ухвалення самостійних рішень;

3) усвідомлене, внутрішньо обґрунтоване.

В цілому організаційно-розпорядливі методи управління існу­ють у формі регламентуючої, розпорядливої і дисциплінарної дії.

Регламентуючі методи включають регламентацію, нормування, інструктаж.

Регламентація - жорсткий тип організаційної дії, що характери­зується конкретною адресністю на основі обов'язкового використання встановлених регламентів. Розрізняють чотири види регламентації - загально організаційна, функціональна, структурна, посадова.

Загально організаційна регламентація включає закони, статути, положення, що встановлюють організаційну відособленість і порядок функціонування організації як системи.

Функціональна регламентація охоплює положення, що встанов­люють внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ла­нок, їх цілі, завдання, функції, повноваження, відповідальність та ін., наприклад, положення про функціональні підрозділи.

Структурна регламентація означає розробку складу органів управління, регламент вертикальних і горизонтальних зв'язків.

Посадова регламентація охоплює штатний розклад, посадові ін­струкції, накази про закріплення обов'язків.

Надмірне захоплення методом регламентації має негативне зна­чення. Спроба все регламентувати з боку вищестоящих органів приводить до дріб'язкової опіки, втручання в діяльність нижчестоячих ланок, до бюрократизму. Уникнути цього дозволяє розширення само­стійності підприємств і їх підрозділів, розвиток демократії в управ­лінні.

Нормування - менш жорсткий тип організаційної дії. Суть поля­гає у встановленні норм і нормативів, що служать орієнтирами діяль­ності, за допомогою яких визначають діапазон обмежень по верхніх і нижніх межах. Використовуються наступні види організаційних

норм:

• за рівнем управління - міжгалузеві, галузеві, на рівні підпри­ємств;

• за видами - техніко-технологічні, планово-економічні, трудо­ві, фінансово-кредитні, матеріального постачання і др.;

• за термінами дії - довгострокові, короткострокові;

• за спрямованістю дії - на колектив в цілому, на окремого пра­цівника.

Інструктаж - найбільш гнучкий спосіб організаційної дії. Перед­бачає роз'яснення порядку або ознайомлення з умовами роботи, за­вданнями і обов'язками працівника, пояснення ієрархії управління, можливих труднощів, застереження від можливих помилок, спокус і т.п. Найчастіше має форму методичної допомоги і може проводитися письмово або усно, індивідуально і колективно. Деякі види є обов'яз­ковими (інструктаж з охорони праці і техніки безпеки).

Розпорядливі методи - використовують в поточній організацій­ній роботі в сформованій організації, для вирішення проблем, що ви­никають, або передбачені змістом організаторської діяльності.

До цих методів відносяться: накази, вказівки, розпорядження, директиви, постанови, резолюції, розпорядження.

Засобами оформлення цієї діяльності є документи з аналогічною назвою. Розпорядлива дія за формою може бути усною або письмо­вою (документально оформленою). Кожна з цих форм має свої пере­ваги: усна - більш оперативна, документальна - формалізована (мож­на проконтролювати, визначити відповідальність особи, що віддала розпорядження).

Розпорядлива дія за критерієм часу може бути:

• довготривалою;

• середньостроковою;

• короткостроковою.

Наказ - акт управління, що видається керівником, що діє на основі єдиноначальності.

Накази підрозділяються на накази по основній діяльності і нака­зи по особовому складу.

Наказами по основній діяльності оформляються рішення керів­ника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприєм­ства або його структурних підрозділів. Вони видаються, коли потріб­но довести рішення вищестоящих органів, визначити конкретні захо­ди по виконанню робіт, встановити терміни виконання і відповідаль­них осіб та ін.

При складанні наказу необхідно дотримуватися ряду вимог, що забезпечить юридичну повноцінність документа, оперативне його ви­конання, правильне рішення питань.

Проект наказу підлягає обов'язковому узгодженню зі всіма заці­кавленими посадовцями даного підприємства. До проекту наказу до­даються документи, які обґрунтовують доцільність рішення.

Наказ вступає в силу з моменту підписання, якщо інше не вказа­не в тексті. Право підпису мають керівники і їх перші заступники, а також деякі посадовці відповідно до їх повноважень.

Текст наказу складається з двох частин - констатуючої і розпо­рядливої.

У констатуючій висловлюються цілі і завдання дій, причини видання наказу. Розпорядлива частина має наказову форму викладу, починається словом "наказую". У розпорядливій частині висловлю­ють дії, що наказують, називають посадовців, відповідальних за їх виконання і встановлюють терміни виконання.

Накази по особовому складу можуть включати тільки розпоряд­ливу частину.

Розпорядження аналогічно наказу, але звичайно направлене на вирішення окремих питань. Воно видається не тільки керівниками, але і іншими особами в межах їх компетенції.

Особливістю розпорядливої дії є те, що вона вимагає періодич­ної перевірки виконання і контролю за результатами.

Дисциплінарні методи управління базуються на відповідальнос­ті співробітників за дотриманням дисципліни. Дисципліна - це обов'я­зкове для кожного працівника підприємства дотримання встановле­них законів, правил, регламентів, режимів, порядку, що склався, до­говірних відносин і зобов'язань.

Мета дисциплінарних дій полягає в тому, щоб заохотити співро­бітників поводитися на роботі гідно, дотримуватися правил і інструкцій підприємства та загальнолюдських норм поведінки.

Дисциплінарні дії, що здійснюються у разі порушення правил і інструкцій, повинні бути засновані на трьох необхідних передумовах:

1. Розробка чітких правил і інструкцій, наприклад, правил внут­рішнього трудового розпорядку. Мета таких правил полягає в тому, щоб наперед повідомити службовців, переважно письмово, що є ба­жаною, а що небажаною поведінкою.

2. Встановлення системи прогресивних штрафів (санкцій, пока­рань). Штрафи (санкції) можуть передбачати від усних попереджень і зауважень аж до звільнення з роботи. Серйозність штрафу повинна чітко залежати від типу порушення і кількості допущених порушень.

3. Розробка процедури апеляційного процесу, тобто порядку розгляду трудових суперечок, конфліктів, взаємодії з профспілками і

ін.

Для того, щоб дисциплінарна дія розглядалася всіма співробіт­никами як справедлива, вона повинна базуватися на наступних прин­ципах:

1. Дисципліна повинна відповідати тактиці керівництва підпри­ємством, яке повинне однаково реагувати в однакових випадках.

2. Працівник повинен бути попереджений щодо наслідків його небажаної поведінки.

3. Правило, яке імовірно було порушене, повинно бути "розумно пов'язано" з ефективністю і безпекою дій в діловому оточенні ("здо­ровий глузд" правила).

4. Керівництво повинно об'єктивно і справедливо вивчити пи­тання перед застосуванням дисциплінарного стягнення.

5. Результати вивчення питання повинні представити свідоцтво неправильної поведінки працівника.

6. Правила і накази повинні застосовуватися неупереджено і без дискримінації.

7. Величина покарання (штрафу) повинна бути розумно пов'яза­на величиною порушення і минулою історією працівника. Наприклад, якщо у разі першого запізнення на роботу з неповажної причини ке­рівництво може обмежитися попередженням, то на четвертий раз може послідувати наказ про звільнення.

Організаційна дія припускає не тільки покарання, але і заохо­чення. Основними формами такого заохочення є оголошення подяки, представлення до нагород, залучення до рішення найважливіших пи­тань, зарахування в резерв на керівну посаду та ін.