Сутність та види організацій

Організація -- це група осіб, що взаємодіють один з одним за допомогою матеріальних, правових та інших умов для досягнення поставлених цілей.

Причини виникнення організації:

1) обмеженість можливостей людей: фізичних, інтелектуальних, комунікативних, економічних;

2) об'єднання для сумісного вирішення проблем і досягнення ці­лей.

Щоб вважатися організацією група людей повинна відповідати наступним вимогам:

1) наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

2) наявність хоча б однієї мети, яку приймають як загальну всі члени даної групи;

3) наявність членів групи, які навмисно працюють разом, щоб досягти значущої для всіх мети.

Таким чином, ознаки організації насту пні:

1. Наявність мети. Оскільки, мета об'єднує і додає значення, визначеність і конкретну спрямованість діяльності. Без мети немає і не може бути організації.

2. Відособленість, тобто замкнутість внутрішніх процесів, яку забезпечує наявність меж, що відділяють організацію від зовнішнього оточення. Вони можуть бути «прозорими» і «непрозорими», «матері­альними» (стіни, забори) або «ідеальними» (розпорядження, заборо­ни).

3. Саморегулювання тобто можливість в певних рамках само­стійно вирішувати питання організаційного життя.

4. Наявність внутрішньо-організаційного центру або апарату управління, який координує системність членів організації і забезпе­чує його єдність.

5. Організаційна культура - сукупність традицій, символів, цінностей, що визначають характер взаємостосунків і спрямованість поведінки людей.

Розрізняють наступні види організацій:

І. По відношенню до своїх учасників організації можуть бути первинними і вторинними. Первинна організація:

1) виступає як деяка зовнішня даність для об'єднуваних нею людей;

2) утворюється та існує незалежно (наприклад, приватні вузи, держустанови);

3) володіє цілями, які нав'язуються людям;

4)має абсолютний пріоритет перед учасниками, наділяє їх ре­сурсами.

Вторинна організація -- створюється самими людьми, служать їх цілям, наділяють їх певними правами і ресурсами. Існують в двох формах:

- Корпоративній. Корпоративні організації - - це ті, які готові для досягнення своїх цілей жертвувати власним суверенітетом та одержує тимчасовий пріоритет над учасниками для вирішення поточних проблем. Наприклад, акціонерні товариства. Законодавчий орган диктує волю учасникам, але на зборах визначаються стратегія і перс­пективи розвитку. Тому пріоритет корпорації є умовним.

- Асоціативній. Асоціативні організації створюються самими учасниками для повсякденної координації їх діяльності, без втрати суверенітету. Рішення ухвалюються із загальної згоди (а не тільки за­вдяки згоді загальних зборів), при цьому існує право вето з боку ме­ншості. Такі організації не володіють пріоритетом над учасниками, тобто відносини є партнерськими. Це забезпечує пріоритет інтересів членів організації над інтересами самої організації.

II. Виходячи з особливостей взаємодії окремих елементів орга­нізації можуть бути: механічними та адаптивними (табл. 3.1).

Таблиця 3.1 - Загальні риси і відмінності механічних та органічних організацій

 

Класифікаційні ознаки	Види організацій
механічні	органічні
1. Структура і межі	незмінні	гнучкі і змінні
2. Зв'язки між елемента­ми	жорсткі вертикаль­ні	вертикальні і гори­зонтальні
3. Самостійність елеме­нтів	обмежена	висока
4. Спеціалізація	вузька	широка
5. Ієрархічні сть	сильна	слабка
6. Сфери діяльності	традиційні	інноваційні
7. Розміри	крупні і середні	середні і малі

Механічна організація - характеризуються непорушністю меж, переважанням жорстких «вертикальних» зв'язків, офіційним характе­ром відносин, всебічною регламентацією, наповнюють роботу на пе­вну кількість часу. Такі організації вимагають безумовної лояльності, обмежують свободу дій, ігнорують думки людей, саму їх особу. На­приклад, державні організації, великі або середні комерційні фірми.

Органічна (адаптивна) організація характеризуються розмитіс­тю меж, значною самостійністю окремих ланок, їх широкою спеціалі­зацією, слабкою ієрархією, свободою вибору варіантів діяльності, оцінкою результатів на основі реального ринкового ефекту, перева­жанням неформальних відносин (науково-дослідні організації, малий бізнес).

///. З погляду легітгшності діяльності організації можуть бути:

офіційні і неформальні неофіційні (табл. 3.2).

Офіційна (формальна) організація -- створюється для вирішен­ня конкретних виробничих, господарських та інших задач. Такі орга­нізації є юридично-узаконеними, існують в певному правовому прос­торі, а їх діяльність регулюється відповідними правовими актами. У таких організаціях існують два типи відносин: формальні - між поса­дами і неформальні - між особами.

Неофіційна (неформальна) організація -- складаються стихійно та існують як сукупність юридичне не зафіксованих в основному не­службових контактів між людьми, що переслідують певну особисту мету, досягнення яких не забезпечується їх членством в офіційних організаціях.

Таблиця 3.2 - Порівняльна характеристика формальних і нефо рмальних організацій

 

Класифікаційні озна­ки	Види організацій
формальні	неформальні
1. Особливості вини­кнення	по правовому акту^7	правова незакріплена
2. Суб'єкти	посада	особа
3. Характер зв'язків	відповідно до посадо­вих інструкцій	вільний міжособовий
4. Основи регулю­вання	правові корми	традиції, звичаї
5. Причини створен­ня	досягнення офіційних цілей, відповідно до потреб організації	задоволення особис­тих потреб учасників в під-тримці, спілку­ванні, ін-формації, що не задо-вольняються офіційною організаці­єю

Система - це сукупність взаємодіючих елементів, що об'єдну­ють потоки інформації прямими або(і) непрямими зв'язками і скла­дають єдине організаційне ціле.

Система управління - це деяка цілісність, що складається з окремих елементів, які знаходяться між собою у взаємозв'язку і взає­мозалежності.

За визначенням Р. А. Фатхутдінова, система менеджменту -це система взаємозв'язаних наукових підходів до менеджменту і методів управління, цільової, функціональної і забезпечуючої підсис­тем, що сприяють ухваленню і реалізації конкурентоспроможних управлінських рішень, які спрямовані на задоволення заданої потре­би

Система менеджменту складається з двох частин:

- системи, якою керують;

- системи, яка керує.

Підприємство може розглядатися як закрита і відкрита система.

У якості закритої системи можна привести приклад роботи оборонного заводу.

На відміну від закритої системи, системи відкритого типу ма­ють вхідні і вихідні канали, що дозволяють їй взаємодіяти із зовніш­нім середовищем. Роль керівника на вході полягає у залученні нових матеріальних і трудових ресурсів, матеріалів і технологій; у процесі перетворення керівнику необхідно запропонувати нові комбінації ма­теріалів, досліджень, розробок; вихід - це досягнення зовнішніх змін в технології, продукції, послугах.

Властивості системи:

1) цілісність;

2) множинність цілей;

3) динамічність;

4) абстрактний характер опису;

5) ієрархічність;

6) взаємозалежність;

7) структурність.

Однією з найпопулярніших концепцій системного підходу є те­орія "7 - С", розроблена дослідниками, що працювали з фірмою кон­сультанта "Мак-Кинзі".

Автори теорії вважають, що ефективна організація формується на базі семи взаємозв'язаних складових, зміна кожної з яких вимагає відповідної зміни інших шести. Оскільки по-англійськи назва всіх складових починається на "с", ця концепція одержала назву "7-С".

Відповідно до цієї концепції ключовими складовими є:

1) Стратегія - плани і напрями дії, що визначають розподіл ресурсів, фіксуючі зобов'язання щодо здійснення певних дій в часі для досягнення поставлених цілей.

2) Структура - внутрішня композиція організації, що відо­бражає розподіл організації на підрозділи, ієрархічну субор­динацію цих підрозділів і розподіл влади між ними.

3) Система технології - процедури і рутинні процеси, що протікають в організації.

4) Штат - важливі групи кадрів, що існують в організації, охарактеризовані за віком, статтю, освітою та інше.

5) Стиль - спосіб, яким керівники управляють організацією, а також організаційна культура.

6) Кваліфікація - відмінні можливості ключових людей в ор­ганізації.

7) Цінності - значення і зміст основних напрямів діяльності, які організація доводить до своїх членів.

Відповідно до даної концепції, тільки ті організації можуть ефективно функціонувати і розвиватися, в яких менеджери можуть тримати в гармонійному стані систему, що складається з даних ком­понент.

 

Середовище організації

Зовнішнє середовище це сукупність неконтрольованих су­б'єктів і сил, діючих за межами організації. Зовнішнє середовище складається з факторів прямої і непрямої дії.

Зовнішнє середовище непрямої дії (макросередовище) -чин­ники, які не впливають прямо і негайно на операції підприємства, проте, позначаються на них.

Аналіз макросередовища підприємства припускає вивчення і оцінку наступних чинників (РЕ8Т-чинників):

- політико-правових (законодавство);

- економічних (інфляція, економіка, податки);

- соціально-демографічних, культурних (смертність, наро­джуваність, чисельність, міграції, традиції, освіта, рівень життя);

- науково-технічних (НТП, технології, інновації). Зовнішнє середовище прямої дії включає чинники, які безпо­середньо впливають на операції організації і має назву безпосеред­нього оточення.

Аналіз безпосереднього оточення припускає аналіз тих чинни­ків зовнішнього середовища, з якими підприємство знаходиться в прямій взаємодії. У стратегічному аналізі пріоритетними чинниками безпосереднього оточення є:

• споживачі, покупці;

• постачальники, посередники; •конкуренти;

• ділові партнери (банки, фінансові круги та інше); •ринок робочої сили;

• контактні аудиторії (ЗМІ, зелені, державні установи). Зовнішнє середовище характеризується:

- складністю (велике число чинників, на які організація зобов'я­зана реагувати);

- рухливістю (швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації).

В результаті аналізу макросередовища і безпосереднього ото­чення складається перелік можливостей і загроз з боку зовнішнього середовища. При цьому дається оцінка ступеня дії цих чинників в ба­лах і розробляються можливі варіанти у відповідь дій підприємства.

Внутрішнє середовище - це ситуативні чинники усередині ор­ганізації.

Внутрішнє середовище підприємства є сукупністю всіх внут­рішніх змінних підприємства, які визначають процеси його життєдія­льності. Внутрішнє середовище підприємства має декілька зрізів, ко­жний з яких включає набір ключових елементів організації, які в сукупності визначають потенціал підприємства.

Аналіз внутрішнього середовища підприємства рекомендується проводити в наступній послідовності:

1. Оцінка діючої стратегії.

2. Аналіз використовування потенціалу підприємства.

3. Визначення сильних і слабких сторін в діяльності підприємс­тва.

4. Оцінка конкурентних переваг підприємства.

Студенти повинні пам'ятати, що першим етапом аналізу внут­рішнього середовища є оцінка діючої стратегії підприємства, для чого необхідно провести аналіз внутрішньої і зовнішньої ефективностей стратегії.

Зовнішня ефективність стратегії або результативність під­приємства характеризується ступенем досягнення поставлених цілей. При цьому рекомендується оцінювати ступінь досягнення загальної мети підприємства, а також організаційної, маркетингової, соціальної і фінансової цілей.

До показників, що характеризують внутрішню ефективність стратегії відносять:

1. Ступінь використання ресурсів або економічність оцінюєть­ся показником рентабельності ресурсів.

2. Прибутковість оцінюється відношенням прибутку до валово­го доходу і показником рентабельності у відношенні до товарообігу.

3. Продуктивність оцінюється показником рентабельності у відношенні до поточних витрат.

4. Зміна частки підприємства на ринку.

Другий етап - аналіз використовування потенціалу підприємст­ва, повинен охоплювати наступні сфери діяльності підприємства:

1) Аналіз організації управління проводиться на основі ви­вчення основних регламентуючих документів підприємства, а також спостережень за змістом діяльності фахівців і керівників, аналізу протоколів загальних зборів і нарад працівників апарату управління.

Аналізуючи організацію управління необхідно:

- виявити рівні ієрархії управління;

- визначити основні комунікації (вертикальні або горизонталь­ні), ступінь використання сучасних засобів комунікації, ступінь від­повідності системи комунікацій вимогам, що пред'являються, перева­ги і недоліки комунікацій;

- дослідити оргструктуру управління (визначити вигляд, переваги і недоліки);

- провести аналіз розподілу функціональних обов'язків (вияви­ти відповідність фактичної діяльності передбаченої регламентом, скласти матрицю функцій);

- встановити ступінь інформованості співробітників про справи підприємства.

2) При дослідженні маркетингової діяльності підприємства рекомендується оцінити і охарактеризувати:

- маркетингову стратегію підприємства;

- товарну політику (широту і глибину асортименту товарів, час­тку товарів ринкової новизни і систему контролю якості товарів);

- цінову політику підприємства і зміст цінових стратегій в роз­різі товарних груп;

- рух товару (джерела надходження товарів і рівні каналів руху товару, частку товарів);

- організацію збуту (підрозділи, які здійснюють управління збутом, вживані методи продажу і заходи мерчендайзінгу);

- рекламну діяльність підприємства (види і засоби реклами, ве­личину витрат на рекламу та їх динаміку, ефективність рекламних за­ходів).

3) Науково-дослідницька діяльність підприємства може здійснюватися як силами фахівців підприємства, так і на основі залу­чення консультантів консалтингових фірм, фахівців з НДІ.

В процесі вивчення досліджень і розробок необхідно охаракте­ризувати:

- основні види і методи проведення маркетингових дослі­джень;

- види досліджень і методи в інших сферах діяльності підпри­ємства;

- величину витрат на науково-дослідницькі роботи;

- методи економічного аналізу і прогнозування, що використо­вуються;

- сфери нововведень на підприємстві;

- співпрацю з науково-дослідними інститутами, консалтинго­вими фірмами щодо науково-дослідних робіт;

- інноваційні можливості підприємства.

4) Технологія, як елемент потенціалу підприємства. Дослі­дження технологій торгових підприємств пов'язане перш за все з ви­вченням організації торговий-технологічних процесів і стану матеріально-технічної бази підприємства.

При вивченні матеріально-технічної бази підприємства необ­хідно вивчити склад роздрібної і складської мережі, вказавши дисло­кацію роздрібної мережі, № магазина, найменування, спеціалізацію, загальну торгову плошу, чисельність працівників, режим роботи, прі­звище керівника підприємства. Характеризуючи місцерозташування торгової мережі, необхідно вказати наявність основних магістралей в районі або охарактеризувати існування споживчих потоків.

Дуже важливо охарактеризувати устаткування, що використо­вується, оцінити його відповідність кращим зразкам, проаналізувати організацію ремонту і технічного обслуговування.

Після чого необхідно зробити висновок про стан технологій: високий, середній, низький.

5) При оцінці персоналу підприємства слід зробити аналіз:

• динаміки і складу персоналу;

• рівня професійної підготовки;

• якості розстановки по посадах.

На основі цих даних може бути: розрахований середній вік працівників підприємства; виявлена тенденція зміни кваліфікації в кожній віковій групі; показана необхідність навчання і підвищення кваліфікації персоналу; проведений аналіз руху кадрів; виявлене чис­ло працівників, які прийняті і звільнені за певний період; проведений аналіз причин звільнення і аналіз плинності кадрів; виявлений сту­пінь мотивації діяльності персоналу (система оплати праці, форми матеріальної і нематеріальної мотивації); розрахована середня заробі­тна платня, її динаміка.

6) Для характеристики фінансів необхідно оцінити фінансовий

стан підприємства.

7) Організаційна культура відображає норми поведінки, при­йняті в організації, ділову етику, стиль, філософію керівництва.

При аналізі організаційної культури необхідно оцінити ступінь розробленості управлінської філософії на підприємстві, рівень куль­тури управління, відношення співробітників до традицій на підпри­ємстві, наявність розроблених стандартів поведінки, форм, правил, процедур менеджменту.

8) Оцінка іміджу підприємства здійснюється за допомогою ек­спертних оцінок, при цьому необхідно проаналізувати:

• діловий рейтинг (оцінка діяльності підприємства з боку кон­курентів і ділових партнерів);

• споживацький рейтинг (оцінка діяльності підприємства з бо­ку споживачів і громадськості);

• престижний рейтинг (оцінка діяльності підприємства з боку працівників, акціонерів і власників).

Студенти повинні зрозуміти, що третім етапом аналізу внутрі­шнього середовища є складається переліку сильних і слабких сто­рін підприємства.