Поняття організаційної системи. Організація як відкрита система

Системна методологія у менеджменті отримала визнання та значне поширення вже в другій половині XX ст. Науково-технічний прогрес, що дав могутній поштовх автоматизації ви­робничих процесів, став впливати й на процеси управління. Потрібною стала кібернетика — теорія, що пояснювала деякі закономірності авторегулювання в біології, фізиці і техніці. Відкрилися можливості застосування цих закономірностей в теорії та практиці управління соціально-економічними органі­заціями. В Україні це знайшло застосування спочатку в проек­туванні автоматизованих систем управління (АСУ), а потім і в формуванні системного підходу до всіх процесів організації й управління в соціально-економічних структурах. Серед праць зарубіжних авторів, що визнавали системний підхід як один з універсальних інструментів менеджменту, в Україні здобули

Розділ З

популярність роботи Р. Джонсона, Ф. Каста, Д. Розенцвейла, С. Оптнера, С. Янга, Дж. Ріггса, М.Х. Мескона.

Системний підхід увійшов до теорії організації як особлива методологія наукового аналізу і мислення. Здатність до сис­темного мислення стала однією з вимог, що висуваються до су­часного керівника. Сутність системного підходу в менеджмен­ті полягає в уявленні про організацію як про систему. Система, за визначенням багатьох авторів, — це сукупність взаємопо­в'язаних елементів. Характерною особливістю такої сукупно­сті є те, що її властивості як системи не зводяться до простої суми властивостей вхідних елементів.

Якість організації системи зазвичай виражається в ефекті синергії. Він виявляється в тому, що результат функціонуван­ня системи в цілому є вищим, ніж сума однойменних резуль­татів окремих елементів, що становлять сукупність. На прак­тиці це означає, що з одних елементів ми можемо отримати системи різних або однакових властивостей, але різної ефек­тивності, залежно від того, як ці елементи будуть взаємопо­в'язані, тобто як буде організована сама система.

Організація, що є в найбільш загальній абстрактній формі організованим цілим, становить граничне розширенням будь-якої системи. Поняття "організація" як впорядкований стан цілого тотожне поняттю "система". Поняттям протилежним "системі" є поняття "несистема".

Система — це певна сукупність взаємопов'язаних і вза­ємодіючих елементів, що характеризується цілісністю, емер-джентністю та стійкістю. З цієї позиції поняття "організація" відповідає поняттю "система". Проте поняття "організація" дещо ширше за поняття "система", оскільки відображає не тільки стан порядку, але і процеси впорядкування. Саме ця подвійність природи поняття "організація" робить його трак­тування набагато змістовнішим. Будь-яка система може роз­глядатися як результат організаційних перетворень, що змі­нюють один її стан рівноваги іншим.

Система — це не що інше, як організація в статиці, тобто зафіксований на певний момент стан впорядкованості.

Розгляд організації як системи є продуктивним, оскільки це дає змогу систематизувати і класифікувати організації за

Організація як система

низкою загальних ознак. Так, за рівнем складності виокрем­люють дев'ять рівнів ієрархії:

• рівень статичної організації, що відображає статичні взаємини між елементами цілого;

• рівень простої динамічної системи з наперед запрогра­мованими обов'язковими діями;

• рівень інформаційної організації, або рівень "термо­стата";

• організація, що самозберігається, — відкрита система, або рівень клітини;

• генетичні громадські організації;

• організація типу "тварин", що характеризується наяв­ністю рухливості, цілеспрямованою поведінкою і обізнаністю;

• рівень індивідуального людського організму — "людсь­кий" рівень;

• соціальна організація, що є різноманітністю суспільних інститутів;

• трансцендентальні системи, тобто організації, які існу­ють у вигляді різних структур і взаємозв'язків.

В основу системного підходу до вивчення організації, що дав можливість розглядати її в єдності всіх складових підсис­тем та процесів, покладена загальна теорія систем (В. Афа­насьев, І. Блауберг, В. Дружинін, П. Лоуренс, Е. Юдін). Спо­чатку організація досліджувалася як закрита система, проте згодом виявилося, що в природі таких організацій немає. Тому сьогодні визначальним є підхід до організації як до відкритої системи, що характеризується такими рисами:

• наявність компонентів (система складається з певної кількості частин, що називаються компонентами чи елемента­ми. Вони є необхідними для досягнення цілей системи);

• наявність зв'язків (між компонентами системи, із зов­нішнім середовищем);

• наявність структури (форма зв'язків організаційно за­кріплена в структурі, що забезпечує стійкість та надає системі стабільності);

• наявність взаємодії (компоненти впливають один на од­ного і лише у взаємодії всіх елементів і зв'язків можливими є процеси, за допомогою яких досягається результат);

Розділ З

• перебіг процесів (у системі одночасно здійснюється низ­ка процесів, кожен з яких пов'язаний з певними змінами. Про­цеси змінюють ресурси, що входять в систему, перетворюючи їх в організаційний продукт);

• цілісність та емерджентність (властивості, які виника­ють лише в результаті взаємодії компонентів організації);

• можливість ідентифікації (властивості, на основі яких одну організацію можна відрізнити від інших організацій);

• наявність зовнішнього середовища (явищ і чинників, які не є частиною системи, але істотно впливають на неї);

• наявність концепції (відображає місію, цілі та цінності організації).

Застосування системного підходу для вивчення організації дає змогу значно розширити уявлення про її сутність і тенден­ції розвитку, більш глибоко та всебічно розкрити зміст про­цесів, що відбуваються, виявити об'єктивні закономірності формування цієї багатоаспектної системи.

Нині в літературі є безліч визначень системного підходу. Найбільш повною та лаконічною за змістом є дефініція В. Са-довського, який зазначав, що системний підхід, або системний метод, є експліцитним (очевидним, відкритим) описом проце­дур визначення об'єктів як систем та способів їх специфічного системного дослідження (описи, пояснення, прогнози).

Системний підхід при дослідженні властивостей організа­ції допомагає встановити її цілісність, системність і організо­ваність. За системного підходу увага дослідників спрямована на склад організації, властивості елементів, що виявляються у взаємодії. Встановлення у системі стійких взаємозв'язків еле­ментів на всіх рівнях, тобто встановлення закону зв'язків еле­ментів, є виявленням структурної системи як наступний сту­пінь конкретизації цілого.

Структура як внутрішня організація системи, віддзерка­лення її внутрішнього змісту виявляється у впорядкованості взаємозв'язків її частин. Це дає змогу визначити низку іс­тотних проявів організації як системи. Структура системи, ви­ражаючи її сутність, становить сукупність законів певної сфе­ри явищ.

Дослідження структури організації — важливий етап пізнання різноманітності зв'язків, що мають місце всередині

Організація як система

досліджуваного об'єкта. Це однин із проявів системності. Ін­ший прояв полягає у виявленні внутрішньоорганізаційних відносин та взаємин об'єкта з іншими складовими системи ви­щого рівня. У зв'язку з цим необхідно, по-перше, розглядати окремі властивості досліджуваного об'єкта в їх співвідношенні з об'єктом як цілим, а по-друге, розкрити закони поведінки.

Системний підхід до дослідження організації в сучасному його тлумаченні тісно пов'язаний з самокерованими процеса­ми систем. Соціально-економічні системи в більшості випадків нерівноважні, що спонтанно забезпечує розвиток ефекту само­організації людського чинника та відповідно самоврядування.

Організаційна наука, застосовуючи системну методологію, передбачає вивчення і врахування досвіду організаційної ді­яльності в різних типах організації — економічних, держав­них, військових. Розгляд організації як системи дає змогу зба­гатити та урізноманітнити методологічний інструментарій до­слідження організаційних відносин.

На основі розуміння організації як системи можна виокре­мити низку загальних властивостей, притаманних організа­ціям будь-якої природи.

Відоме арістотелівське положення — "ціле більше за суму його частин" — досі залишається найважливішою характерис­тикою організованої цілісності. Створення цілого здійснюєть­ся за допомогою інтеграції. Інтеграція — це об'єднання частин в єдине ціле. Будь-яку організацію можна розглядати як інтег­роване ціле, в якому кожен структурний елемент займає своє місце.

Поняття цілісності нерозривно пов'язане з поняттям емер-джентності. Емерджентністю називається наявність якісно нових властивостей цілого, що відсутні в його складових час­тин. Це означає, що властивості цілого не є простою сумою властивостей складових його елементів, хоча і залежать від них. Проте об'єднувані в систему (ціле) елементи можуть втра­чати властивості, притаманні їм поза системою, або набувати нових.

Організація, будучи цілісним, системним утворенням, ха­рактеризується стійкістю, тобто завжди прагне відновити по­рушену рівновагу, компенсуючи зміни, що виникають під впливом зовнішніх чинників.

Розділ З

Життєвий цикл організації

Життєвий цикл організації відіграє важливу роль в системі чинників її внутрішнього середовища, хоча й незавжди ви­окремлюється внаслідок того, що сприймається не як ситуа­тивна змінна, а як загальносистемна властивість організації, що відображається на інших її складових частинах. Однак ба­гато труднощів та проблем організації визначаються рівнем її зрілості.

Життєвий цикл організації — сукупність стадій, які про­ходить організація за період свого життя: народження, дитинс­тво, юність, зрілість, старіння, відродження.

Народження будь-якої організації пов'язане з необхідністю задоволення інтересів нового клієнта, з пошуком та займанням вільної ринкової ніші. Головна мета організації на цій стадії — виживання, що вимагає від керівництва організації таких якостей, як віра в успіх, готовність ризикувати, висока пра­цездатність. Характерною для стадії народження є невелика кількість компаньйонів. Особливе значення на цьому етапі має надаватися всьому новому та незвичайному.

Дитинство — стадія небезпечна, оскільки саме в цей пе­ріод відбувається неспівмірне в порівнянні зі зміною управ­лінського потенціалу зростання організації. На цій стадії біль­шість організацій, що утворюються, переживають крах через недосвідченість та некомпетентність своїх менеджерів. Тому основним завданням організації є зміцнення своїх позицій на ринку, при цьому особливе значення надається посиленню конкурентоспроможності. Головна мета організації на цій ста­дії — короткочасний успіх та забезпечення бурхливого зрос­тання.

Юність — це період переходу від комплексного менедж­менту, здійснюваного невеликою командою однодумців, до ди­ференційованого менеджменту з використанням простих форм фінансування, планування та прогнозування. Головна мета ор­ганізації в цей період — забезпечення швидкого зростання і, як правило, повне захоплення своєї частини ринку. Стадія

Організація як система

юності характерна тим, що інтуїтивна оцінка ризику керів­ництвом організації вже не є достатньою, що примушує мене­джерів використовувати математичні оцінки можливих втрат у результаті дії ризику. У цей період організація потребує поя­ви фахівців у вузьких сферах знань.

Зрілість — розвиток організації на цій стадії спрямовуєть­ся на користь збалансованого зростання на основі стійкої струк­тури та чіткого управління. Керівник організації, як правило, задоволений логічністю та стрункістю системи управління, що зменшує його інтерес щодо таких питань, як адаптація до змін зовнішнього середовища, а також оновлення і децентраліза­ція. Таким чином, стадія зрілості пов'язана з проникненням організації в нові сфери діяльності, розширенням і диферен­ціацією. Проте саме в цей період активно зароджується бюрок­ратизм у системі управління. Виділяють три стадії зрілості ор­ганізації: рання, проміжна й остаточна. Період ранньої зрілості характеризується систематичним зростанням організації, у період проміжної зрілості відбувається збалансоване зростан­ня, а стадія остаточної зрілості — це період формування ін­дивідуальності та іміджу організації. Етап зрілості небезпеч­ний, оскільки є можливість виникнення у керівництва органі­зації думки щодо завершення руху вперед.

Стадія старіння характеризується тріумфом бюрократії на всіх етапах управління, загибеллю нових ідей в громіздких структурах управління. Головним завданням організації в цей період є боротьба за виживання і стабільність.

У період відродження в організацію приходить нова коман­да менеджерів, специфічні погляди яких дають змогу розро­бити програми внутрішньої перебудови, змінити структуру управління. У керівництві організації, як правило, з'являється лідер, здатний дати поштовх структурі управління. Головна мета в цей період — пожвавлення організації.

Для ефективного управління менеджерові необхідно врахо­вувати особливості управління на кожній з розглянутих стадій Життєвого циклу організації.

Розділ З

Соціальна організація

Розрізняють біологічні, фізичні, технічні організації. Дис­ципліна "Теорія організації" вивчає соціальні організації — складні, динамічні, відкриті, цілеспрямовані, керовані систе­ми, що створені людиною і у функціонуванні яких людина відіграє важливу роль.

Для того, щоб з'ясувати сутність соціальної організації на­самперед необхідно розглянути поняття "соціальна система".

Соціальною називається система, в яку входить людина або яка призначена для людини.

Загальні системоформуючі чинники соціальних систем: за­гальна мета всієї сукупності компонентів; підпорядкування цілей кожного компонента загальній цілі системи та усвідом­лення кожним елементом своїх завдань і розуміння загальної цілі; виконання кожним елементом своїх функцій, обумовле­них поставленим завданням; відносини субординації та коор­динації між компонентами системи; наявність принципу зво­ротного зв'язку між керуючою та керованими підсистемами.

Першим і найважливішим компонентом соціальних сис­тем є людина — істота насамперед суспільна, свідома, пов'яза­на з іншими людьми різноманітними відносинами та формами взаємодії. У процесі праці люди об'єднуються в групи, артілі, соціальні прошарки, спільноти та організації. Наявність люд­ського компонента — головна відмінність соціальної системи від інших цілісних систем.

Друга група компонентів соціальної системи — процеси (економічні, соціальні, політичні, духовні), сукупність яких є зміною станів системи в цілому або в якійсь частині її підсис­тем. Процеси можуть бути прогресивними та регресивними. Вони викликані діяльністю людей, соціальних і професійних груп.

Третя група компонентів соціальної системи — речі, тобто предмети, залучені до господарського і суспільного життя, так звані предмети другої природи (виробничі будівлі, знаряддя і

 

Організація як система

засоби праці, комп'ютерна техніка, засоби зв'язку та управ­ління, технологічні пристрої, створені людиною, що викорис­товуються нею в процесі виробничої, управлінської та духовної діяльності).

Четверта група компонентів соціальної системи має ду­ховну природу — це суспільні ідеї, теорії, культурні, етичні цінності, звичаї, ритуали, традиції, вірування, які знову-таки обумовлені діями та вчинками різних суспільних груп і окре­мих індивідів.

Залежно від сутності, призначення, місця в суспільстві, типу організації, функцій, відносин з середовищем можна виділити деякі основні рівні соціальних систем.

Найширший і найскладніший рівень — все суспільство (українське, російське, американське, китайське та ін.), су­купність членів цього суспільства і весь комплекс суспільних відносин — економічних, політичних, власне соціальних, ду­ховних. У цьому найширшому розумінні соціального конкрет­не суспільство виступає як динамічна соціальна система.

Другий рівень соціальних систем — співтовариства, об'єд­нання людей меншого порядку (нації, стани, соціальні та ет­нічні групи, еліти, поселення).

Третій рівень соціальних систем — організації, що діють в реальному секторі економіки (кредитно-фінансові установи, наукові, науково-освітні фірми, корпорації, громадські об'єд­нання).

Четвертий (первинний) рівень соціальних систем — цехи, бригади, ділянки, професійні групи, кафедри, відділи та інші підрозділи в межах організації. їх особливість полягає у безпо­середніх контактах один з одним.

Суспільству властиві й інші системні утворення, наприклад адміністративно-територіальні, що мають декілька рівнів: за­гальнодержавний, регіональний (область, район), муніципаль­ний (місто, селище, село). Кожний із рівнів у свою чергу є складною системою з безліччю різних компонентів, специфіч­ною структурою, функціями, органами управління. Інший вид формування систем — за сферами суспільного життя: еконо­мічна, політична, соціальна і духовна. Наприклад, економіка це промисловість, сільське господарство, транспорт, зв'язок,

Розділ З

будівництво. Промисловість, сільське господарство у свою чер­гу поділяються на галузі, підгалузі, а ті — на корпорації, фі­нансово-промислові групи, фірми, підприємства (малі, серед­ні, великі), цехи, ділянки, відділи, бригади. Політична сфера — це держава (законодавчі, виконавчі та судові органи), гро­мадські об'єднання (політичні партії, суспільно-політичні рухи). Духовна сфера — засоби масової інформації, культурні фонди, творчі об'єднання, науково-професійні асоціації.

Соціальні організації об'єднують діяльність людей в су­спільстві. Взаємодія людей через соціалізацію створює умови і передумови для вдосконалення суспільних та виробничих від­носин. Є різні підходи до поняття "соціальна організація" (рис. 3.1).

Під поняттям "соціальна організація" можна розуміти штучне об'єднання інституційного характеру, призначене для виконання певної функції. У цьому сенсі соціальна організа­ція має свій соціальний статус, виступає як цільовий об'єкт, цільова спільність, в якій досягнення загальної мети визнаєть­ся за можливе тільки через досягнення індивідуальної мети, і навпаки, досягнення індивідуальної мети стає можливим тіль­ки через висунення та досягнення загальної мети.

Термін "соціальна організація" використовується для ха­рактеристики ступеня впорядкованості об'єкта, тобто для ви­явлення його структури і типу зв'язків цілого та його частин. У цьому сенсі термін "соціальна організація" зазвичай вжи­вається для позначення організованих та неорганізованих сис­тем, формальних і неформальних організацій.

Соціальна організація має соціальні властивості, до яких належать: організаційні цілі і функції, ефективність резуль­татів, мотивація і стимулювання персоналу. Організація фор­мується як соціальне середовище, що включає соціальні гру­пи, статуси, норми, відносини лідерства. Соціальна організа­ція є одним із найбільш розвинених видів соціальної системи.

На практиці соціальні системи реалізуються у формі ор­ганізацій, компаній, фірм, установ, органів. У теорії організа­ції виділяють різні види соціальних організацій: соціально-економічні, соціально-політичні, соціально-освітні. Кожен з цих видів має пріоритет власних цілей (табл. 3.1).

 

Розділ З

Таблиця 3.1. Цілі соціальних організацій

 

Види соціальних організацій	Цілі
Соціально-економічні	Головна ціль: одержання максимально­го прибутку на користь засновників
Соціально-культурні	Головна ціль: реалізація естетичних установок; вторинна ціль: одержання максималь­ного прибутку
Соціально-освітні	Головна ціль: задоволення потреб клієнтів в інформації та знаннях; вторинна ціль: одержання прибутку

Соціально-економічна організація характеризується наяв­ністю соціальних і економічних зв'язків між працівниками. До соціальних зв'язків належать: міжособові, побутові відно­сини; відносини за рівнями управління; відносини до людини громадських організацій. До економічних — матеріальне сти­мулювання і відповідальність, прожитковий мінімум, пільги та привілеї. Співвідношення цих зв'язків відіграє вирішальну роль у процесах створення або діагностики стану організації.

При організації або реорганізації можна скористатися таб­лицею впливу рівнів вказаних зв'язків на стан організації (табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Вплив рівня зв'язків на стан організацій

 

 

Соціальні зв'язки	Економічні зв'язки
слабкі	середні	міцні
Слабкі	Нестійка організа­ція	Слабка організа­ція	Конфліктна ор­ганізація
Середні	Слабка організація	Середня органі­зація	Середня організа­ція
Міцні	Конфліктна фор­мальна і сильна не­формальна органі­зація	Середня органі­зація	Сильна організа­ція

Організація як система

В організації відбуваються об'єктивні (природні — за еко­номічними, управлінськими та організаційними законами) та суб'єктивні (штучні — за волею людини або суспільства) про­цеси. До об'єктивних відносять процеси спаду і піднесення в діяльності організації, баланс попиту та пропозиції, процеси, пов'язані з законами організацій. До суб'єктивних — процеси, пов'язані з реалізацією технологічних, економічних, управ­лінських та інших рішень суб'єктів управління.

Сутність соціальної організації можна виразити такою за­лежністю:

Соціальна організація = Колектив + Матеріально-техніч­на база + Фінанси + Інформаційне забезпечення + Трансфор­маційний процес.

Трансформаційний процес характеризує перетворення ре­сурсів організації, що надходять ззовні, в певний кінцевий ре­зультат, який може виступати у формі товару, в матеріально-речовій формі або у формі послуги. Особливим видом послуги є управлінські послуги, що виробляються органами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Як видно із наведеної залежності, центральним елементом соціальної організації є колектив, проте не можна ототожню­вати колектив з усією соціальною організацією. Колектив — це об'єднання всіх працівників організації, що здійснюють спіль­ну трудову діяльність. Організація не може функціонувати без колективу, який становить її основу. Показники багатьох складових, що входять в організаційну систему, залежать від складу та настрою колективу. Колектив може бути повністю замінений, проте організація продовжить свою діяльність.

З іншого боку повністю автоматизовану структуру, що фун­кціонує без участі людини не можна визнати соціальною ор­ганізацією. Прикладом такої організації можуть бути повніс­тю автоматизовані магазини, що набули поширення в Японії, які працюють без продавців і касирів. Приватне підприємство, в якому працює тільки одна людина, теж не можна вважати організацією, оскільки воно позбавлене основної складової ор­ганізації — колективу.

Розділ З