Організація як система процесів

У будь-якій організації одночасно відбувається велика кіль­кість процесів, що вирізняються як за своїм призначенням, так і за основними характеристиками.

Узагальнивши всі процеси, які здійснюються в організації, можна виділити дві групи:

• процеси, що мають матеріально-речовий характер;

• інформаційні процеси.

За іншим підходом до класифікації процесів в організації як критерій використовується роль процесу в створенні нових цінностей. Відповідно до цього всі процеси, що відбуваються в організації, поділяються на три групи:

• первинні (основні). Вони включають усі види робіт, без­посередньо пов'язаних із виробництвом продукції чи наданням послуг, та забезпечують життєдіяльність організації;

• вторинні (допоміжні). їх завдання — забезпечення без­перебійного ефективного перебігу та підтримки основних про­цесів в організації;

• управлінські. Включають діяльність щодо визначення цілей та напрямків перебігу двох перших груп процесів. Вони формують умови та використовують фактори для досягнення цілей організації. В органах державної влади та органах місце­вого самоврядування управлінські процеси є основними проце­сами організації.

Розгляд організації як системи процесів відповідає подвій­ному підходу до визначення її сутності, що дає змогу забезпе­чити формування ефективної системи управління її розвит­ком.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення статичного та динамічного станів організації.

2. Назвіть принципи статичного стану організації.

3. Охарактеризуйте принципи динамічного стану органі­зації.

4. Чим характеризується статичний режим роботи ор­ганізації? У яких випадках організацію можна розглядати як статичну?

5. Що відбувається в період стагнації?

6. Що таке динамічна організація?

7. Чим визначається динаміка розвитку організації?

8. Як пов'язані між собою поняття стійкості організації та її динаміки?

9. Назвіть та охарактеризуйте протиріччя соціальної організації.

 

10. Охарактеризуйте організацію як систему процесів.

11. Які процеси в організації мають інформаційний харак­тер?

12. Наведіть приклади допоміжних процесів в організації.

13. Чи можуть управлінські процеси в організації бути ос­новними?

Розділ 5

ТЕОРЕТИЧНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ

ЯК ОБ'ЄКТА УПРАВЛІННЯ

5.1. Організація і управління.

5.2. Система управління організацією.

5.3. Технології управління організацією: теоретичні засади.

Організація і управління

Під управлінням в широкому сенсі розуміються елемент, функція організованих систем різної природи (біологічних, со­ціальних, технічних), що забезпечують збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію їх прог­рам та цілей.

Співвідношення понять "організація" та "управління" ха­рактеризують такі положення:

• управління, а точніше система, що управляє, вже є ор­ганізацією, єдиним упорядкованим цілим, що складається з різних елементів, які формують структуру. Ця структура має всі системні властивості організації;

• управління можна розглядати як необхідну та найваж­ливішу частину більшості біологічних, економічних, соціаль­них та механічних систем, тобто як частину організації, що виконує особливу функцію щодо підтримки в допустимих ме­жах відхилень системи від заданих цілей;

• організація як процес з впорядкування в організованих системах є функцією управління і відповідно складовою части-

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

ною управління. В управлінні відбивається системна та функ­ціональна єдність організації як стану і процесу. Таким чином, розгляд організації з системних і функціональних позицій є доцільним, оскільки дає змогу виявити її нові риси та відноси­ни організованого цілого з однопорядковими категоріями — "система" та "управління".

Будь-яка організація реалізує три процеси: отримує ресур­си із зовнішнього середовища; здійснює виготовлення продук­ту; передає продукт в зовнішнє середовище. Для успішної діяльності організація має підтримувати певний баланс між цими процесами. Ключова роль у підтримці цього балансу на­лежить управлінню.

Управління у внутрішньоорганізаційному житті відіграє роль координуючого начала, що формує та приводить в рух ре­сурси організації для досягнення нею своїх цілей. Управління формує та змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації. Внутрішнє середовище організації є органічним поєднанням таких складових, як структура, внутрішньоорга-нізаційні процеси, технологія, кадри, організаційна культура.

Структура відображає виокремлення деяких підрозділів, що склалося в організації, зв'язки між цими підрозділами та об'єднання підрозділів в єдине ціле. Управління повинне ви­значити організаційні розміри структурних підрозділів, їх права та обов'язки, систему взаємодії та інформаційного зв'яз­ку з іншими підрозділами, поставити завдання перед підроз­ділами та наділити їх необхідними ресурсами. Від умілого ви­рішення цих питань та своєчасного коректування і зміни структури залежить успішність функціонування організації.

Внутрішньоорганізаційні процеси включають три основні підпроцеси: координація, ухвалення рішень, комунікації.

Для здійснення координації управління може сформувати в організації два типи процедур: безпосереднє керівництво дія­ми у вигляді розпоряджень, наказів та пропозицій; створення системи норм і правил, що стосуються діяльності організації.

Процедури ухвалення рішень формуються в різних органі­заціях по-різному. Ухвалення рішень може здійснюватися від низу до верху, тільки на верхньому рівні або на нижньому рів­ні ієрархії.

Розділ 5

Норми, в організації, і форми комунікацій здійснюють знач­ний вплив на клімат усередині організації. Роль управління полягає тут в тому, щоб створити якнайкращу атмосферу все­редині організації.

Технологія включає технічні засоби та способи їх комбіну­вання і використання для отримання кінцевого продукту, що створюється організацією. Управління повинне вирішувати питання технологій і здійснення їх найефективнішого вико­ристання.

Кадри є основою будь-якої організації. Управління формує кадри, встановлює систему відносин між людьми, включає їх у творчий процес спільної трудової діяльності, сприяє їх розвит­ку, навчанню та кар'єрному просуванню.

Організаційна культура складається зі стійких норм, уяв­лень, принципів та вірувань. Вона виробляється і формується значною мірою управлінням, і зокрема вищим керівництвом. Управління також зосереджене на вирішенні питань, пов'я­заних з формуванням, підтримкою та розвитком організацій­ної культури.

Внутрішнє життя організації складається з великої кіль­кості різних дій, процесів і підпроцесів. Виділяють п'ять груп функціональних процесів, які охоплюють діяльність будь-якої організації. Вони є об'єктом управління з боку менеджменту. До цих функціональних груп належать: виробництво; марке­тинг; фінанси; робота з кадрами; облік і аналіз господарської діяльності.

Управління виробництвом передбачає, що відповідні служ­би менеджменту, керівники певного рівня здійснюють управ­ління процесом переробки сировини, матеріалів і напівфабри­катів, що надходять на вході в організацію, продукт, який ор­ганізація пропонує зовнішньому середовищу. Управління мар­кетингом покликане пов'язати в єдиний несуперечливий про­цес задоволення потреб клієнтів організації та досягнення мети організації. Управління фінансами полягає в управлінні про­цесом руху фінансових засобів в організації. Управління персо­налом пов'язане з використанням можливостей працівників для досягнення мети організації. Управління обліком і аналізом господарської діяльності передбачає управління процесом об­робки та аналізу фінансової інформації про роботу організації.

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

Управління процесом взаємодії організації з зовнішнім се­редовищем спрямоване на підтримку необхідних відносин із загальним зовнішнім середовищем та безпосереднім діловим оточенням.

Загальне зовнішнє оточення організації відображає стан суспільства, його економіки, природного середовища і не по­в'язане безпосередньо з конкретною організацією. Воно фор­мується під впливом політичних, правових, соціально-куль­турних, економічних та інших процесів.

Безпосереднє ділове оточення формується такими суб'єк­тами середовища, які безпосередньо пов'язані або безпосеред­ньо впливають на діяльність конкретної організації. Це ото­чення створюють покупці, постачальники, конкуренти.

За ступенем взаємодії організації з зовнішнім оточенням виокремлюють організації, що мають механістичний і органіч­ний типи управління.

Механістичний тип управління організацією характери­зується набором таких характеристик: негнучка структура; чітко визначені, стандартизовані і стійкі завдання; опір змі­нам; ієрархічна система контролю; командний тип комуніка­цій, що здійснюється за принципом зверху вниз.

Для органічного типу управління організацією характерні: гнучка структура; динамічні, нежорстко визначені завдання; готовність до змін; самоконтроль та контроль колег; різновек-торність комунікацій.

Кожному з цих типів може надаватися перевага залежно від характеру оточення та рівня невизначеності.

5.2. Система управління організацією

Система управління організацією включає сукупність усіх служб організації, всіх підсистем та комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують функціонування організа­цією.

Управління організацією — це безперервний процес впли­ву на продуктивність працівника, групи або організації в ціло-

Розділ 5

му з метою досягнення найкращих результатів з позиції по­ставленої мети. "Управляти — означає вести організацію до її мети, витягуючи максимальні можливості зі всіх наявних в її розпорядженні ресурсів", — так охарактеризував процес управління А. Файоль.

Процес управління передбачає узгоджені дії, які і забезпе­чують, зрештою, здійснення загальної мети або набору цілей, що стоять перед організацією. Для координації дій має бути спеціальний орган, що реалізує функцію управління. Тому в будь-якій організації виділяються керуючу та керовану час­тини. Схема взаємодії між ними показана на рис. 5.1.

Кожна з позначених частин має певну самостійність і влас­не призначення. Об'єкт управління — система, що виконує ро­льову функцію організації, тоді як суб'єкт управління підтри­мує виходи цієї системи на рівні, що задовольняє задані умови її функціонування. Зв'язок у системі управління об'єднує суб'єкт та об'єкт управління в єдине ціле. її слід розглядати як джерело інформації для вироблення управлінських дій. Через канали зв'язку рухаються потоки інформації, що живлять всі підсистеми організації та забезпечують досягнення її мети.

У керуючу частину входить дирекція, менеджери та інфор­маційні підрозділи, що забезпечують роботу керівної ланки. Цю частину організації прийнято називати адміністративно-управлінським апаратом. Кінцевим продуктом керуючої час­тини є інформація. Керівна ланка — необхідний елемент будь-якої організації.

На цьому рівні ухвалюються управлінські рішення як ре­зультат аналізу, прогнозування, оптимізації, економічного обґрунтування та вибору альтернативи з багатьох варіантів до­сягнення поставленої мети. Управлінське рішення ухвалюєть­ся з метою подолання проблеми, що виникла.

Відзначимо, що управлінське рішення — це результат ко­лективної творчої праці. Воно завжди має узагальнений харак­тер. Навіть коли керівник самостійно ухвалює рішення, то ко­лективний інтелект прямо або опосередковано впливає на про­цес розробки індивідуального управлінського рішення.

Головними суб'єктами здійснення управлінської діяльності є менеджери. Менеджер — це член організації, що здійснює управлінську діяльність та вирішує управлінські завдання.

 

Розділ 5

Менеджери займають ключові позиції в управлінні органі­зацією. Вони в організації виконують різноманітні ролі. Най­важливішими з них є такі.

Роль щодо ухвалення рішення. Вона виражається в тому, що менеджер визначає напрям руху організації, вирішує пи­тання розподілу ресурсів, здійснює поточні коректування.

Інформаційна роль. Вона полягає в тому, що менеджер зби­рає інформацію про внутрішнє та зовнішнє середовище, поши­рює інформацію у вигляді фактів і нормативних установок, роз'яснює політику й основні цілі організації.

Керівна роль. Менеджер формує відносини всередині і за межами організації, мотивує членів організації на досягнення цілей, координує їх зусилля та виступає як представник ор­ганізації.

Залежно від позиції менеджерів в організації, завдань, що вирішуються, характеру функцій, що реалізуються, ці ролі можуть бути властиві їм більшою чи меншою мірою. Проте ко­жен менеджер обов'язково ухвалює рішення, працює з інфор­мацією і є керівником певної групи працівників.

Керована ланка — це різні функціональні підрозділи, що зайняті забезпеченням трансформаційного процесу. Те, що надходить на вхід керованої частини, і те, що є її виходом, за­лежить від типу організації. Так наприклад, якщо йдеться про ділову організацію, що здійснює управління фінансами, ска­жімо, про банк, то на його вхід надходять грошові кошти або їх замінники (цінні папери, векселі, акції і т. ін.). Виходом є ін­формація щодо управління фінансовими потоками та грошо­вими коштами. У багатьох випадках банк здійснює виплату наявних грошових коштів.

Управління організацією можна представити у вигляді процесу здійснення певного типу взаємопов'язаних дій з фор­мування і використання ресурсів організації для досягнення нею своїх цілей. Управління включає тільки ті функції та дії, які пов'язані з координацією та встановленням взаємодії все­редині організації, з мотивацією до здійснення виробничої та інших видів діяльності, з цільовою орієнтацією різних видів діяльності.

Зміст і набір дій та функцій, що здійснюються в процесі управління, залежать від типу організації, її розмірів, сфери

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

діяльності, рівня в управлінській ієрархії, функції всередині організації та від інших чинників. Для всіх процесів управлін­ня в організації характерна наявність однорідних видів діяль­ності. Всі види управлінської діяльності можна згрупувати в чотири основні функції управління: планування, організація, керівництво і контроль.

Щоб координувати дію керованої частини, необхідно ви­користовувати систему наукового управління, обґрунтовану Ф. Тейлором у книзі "Принципи наукового управління". Ф. Тейлор вперше відокремив процес планування праці від са­мої праці, виділивши, таким чином, одну з основних управлін­ських функцій. Основні положення системи наукового управ­ління за Тейлором формулюються так: створення наукового фундаменту, що замінює традиційні методи роботи, які прак­тично склалися; відбір і навчання співробітників на основі на­укових критеріїв; взаємодія між адміністрацією та виконавця­ми з метою практичного впровадження науково розробленої системи організації праці; рівномірний розподіл праці і від­повідальності між адміністрацією та виконавцями.

Пізніше Г. Емерсон сформулював 12 принципів продуктив­ності праці, що належать до ланки управління організацією, визначивши справжню місію та призначення управлінської праці: чітко поставлені цілі; здоровий глузд; компетентна кон­сультація; дисципліна; справедливе ставлення до персоналу; швидкий, надійний, повний, точний, постійний облік; диспет-черування; нормування операцій; ефективне планування; нор­малізація умов праці; стандартні письмові інструкції; винаго­рода за продуктивність.

Найчіткіше завдання управління організацією сформулю­вав А. Файоль. Він виділив шість сфер діяльності організації, якими необхідно управляти: технічну, комерційну, фінансову, бухгалтерську, адміністративну і захисну. На його думку, най­більш характерними завданнями ланки управління є: плану­вання загального напряму діяльності та передбачення кінцево­го результату; організування, тобто розподіл та управління використанням матеріальних і людських ресурсів; видання розпоряджень для підтримки дій працівників в оптимальному режимі; координація різних дій для досягнення загальної мети; вироблення норм поведінки членів організації та прове-

Розділ 5

дення заходів щодо дотримання цих норм; контроль за поведін­кою членів організації.

А. Файоль сформулював характерні ознаки процесу управ­ління на початку XX ст. Відтоді в діяльності організацій відбу­лися значні зміни: ускладнилася їх структура, науково-тех­нічна революція в галузі природничих наук привела до виник­нення нових складних технологій, стрімке впровадження за­собів обчислювальної техніки в різних сферах людської діяль­ності помітно вплинуло на технологію ухвалення управлін­ських рішень та на процедуру контролю за виконанням рі­шення.

Особливістю діяльності ділової організації нині є робота в умовах напруженої конкуренції не тільки усередині країни, але і на міждержавному рівні. Прискорений розвиток засобів комунікації, електронних засобів, що забезпечують зберігання та обробку інформації, призвів до виникнення нового інформа­ційного середовища, в якому функціонують організації. Це, у свою чергу, викликало зміну вимог, що висуваються до систем управління.

Сучасна система управлінських функцій може бути пред­ставлена таким переліком основних завдань:

• координація та інтеграція зусиль членів організації щодо досягнення загальної мети;

• організація взаємодії та підтримка контактів між робо­чими групами і окремими членами організації;

• збір, оцінювання, обробка та зберігання інформації;

• розподіл матеріальних і людських ресурсів;

• управління кадрами (розробка системи мотивації, бо­ротьба з конфліктними ситуаціями, контроль діяльності членів організації та груп);

• контакти із зовнішніми організаціями, ведення перего­ворів, маркетингова і рекламна діяльність;

• інноваційна діяльність;

• планування, контроль за виконанням рішень, корекція діяльності залежно від зміни умов роботи.

У сучасній науці управління організацією прийнято гово­рити про мистецтво управління як складну комбінаційну гру.

Стосовно організації можна виділити три основні принци­пи, що характеризують її як керовану систему:

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

• принцип обґрунтованості: організація підкоряється певним закономірностям, що визначають її внутрішні причин-но-наслідкові зв'язки, її функціонування та життєдіяльність;

• принцип цілеспрямованості: організації властиве праг­нення до досягнення поставленої мети, що забезпечує з часом новий стан організаційної системи;

• принцип модельованості: організація як складна систе­ма може бути представлена багатоманіттям моделей, кожна з яких відображає певну грань її сутності.