Порівняльний аналіз принципів дії динамічних і статичних організацій

Розглянуті в посібнику закони організації визначають ди­наміку її розвитку. Система, що динамічно розвивається, пере­буває в стані стійкої рівноваги. Це не означає, що вона знахо­диться в деякому застиглому або нерухомому стані. Динамічна

Розділ 4

організація, прагнучи до стійкості, продовжує удосконалюва­тися та розвиватися.

Розвиток організації в межах вибраної стратегії відбуваєть­ся під впливом системи управління, а також прийнятих норм та правил поведінки. Інтереси управлінського апарату та фун­кціональних підрозділів суперечливі. Суперечність полягає в тому, що система управління в особі адміністрації зацікавлена в уніфікації поведінки підлеглих їй людей і груп. Чим вищий рівень уніфікації, тим легше здійснювати управління, перед­бачити результат управлінського впливу, забезпечити стійку та стабільну роботу всієї системи.

Ідеалом для управлінської впливу є добре відремонтована машина. Щоб наблизити кожного окремо взятого працівника організації до цього ідеалу, йому визначена певна роль в ор­ганізації, що строго регламентується посадовими інструкція­ми та функціональними обов'язками. Цьому також сприяють трудова дисципліна, норми поведінки і традиції, встановлені в колективі. Організація володіє грошовими та технічними ре­сурсами, розпорядження якими регламентується системою службових відносин. Результатом діяльності цієї складної сис­теми взаємин є досягнення організацією стійкості.

Взагалі будь-яка організаційна система зацікавлена в пере­ході до стабільного, стійкого стану. Люди здебільшого потре­бують постійності норм і зв'язків, оскільки це знижує ризик їх професійної діяльності, створює упевненість у завтрашньому дні, що визначається постійною роботою, доходом і, врешті-решт, рівнем соціального комфорту. Система управління ор­ганізацією також прагне до певної стійкості в облаштуванні і надійному функціонуванні підлеглого їй об'єкта управління, маючи при цьому можливість ефективного контролю над ним.

Перехід до стійкого режиму роботи є об'єктивно наявною метою розвитку будь-якої організації. Досягнення цієї мети рівнозначне придбанню нових ресурсів, зниженню плинності кадрів, зменшенню кількості реорганізацій, зниженню конф­ліктності.

Елементи статики притаманні будь-якій організації, на­приклад, фінансові показники діяльності за фіксований пе­ріод часу, структура, розподіл владних повноважень, посадові обов'язки, штатний розпис тощо. Сюди також належать по-

стійний асортимент продукції, що випускається, стійкі парт­нерські зв'язки та інші показники.

Проблема полягає в тому, що організація, досягнувши пев­ної стійкості, може з часом перетворитися на консервативну систему. В цьому випадку вона втрачає здатність адаптуватися до змінних умов середовища, а отже, і реалізовувати в своєму середовищі технологічні і управлінські інновації. Перейшов­ши цілком у статичний стан, організація набуває інерційності, яку важко подолати, і входить у стан організаційної стагнації.

Стагнація застосовується, в певних випадках, для позна­чення організаційних систем, що працюють тривалий час за порівняної незмінності основних показників своє діяльності, що може розглядатися не як позитивне явище, а як відсутність прогресу та ослаблення реактивної здатності. В умовах нестій­кої економіки та активних процесів формування ринкових від­носин стагнація може привести до загибелі організації.

Таким чином, існує протиріччя соціальної організації: з од­ного боку, її метою є досягнення стабільного режиму діяль­ності, з іншого — незворотними є нововведення, які необхідні організації для виживання та успішного розвитку, що визна­чають її динамічність.

Отже, основним недоліком організацій статичного типу є їх низькі рефлексивні якості. Під рефлексом розуміють достат­ньо стійку реакцію організації на конкретні зміни в зовніш­ньому (а іноді й у внутрішньому) середовищі. Іншими словами, рефлекс — це реакція системи на подразник.

Низькі рефлексивні якості виявляються в нездатності ор­ганізації адаптуватися до мінливих умов зовнішнього і внут­рішнього середовища. Організації статичного типу прагнуть обмежити і мінімізувати можливі зміни в їх стані. Зміни про­водяться тільки у разі крайньої необхідності.

У процесі переходу до нових ринкових відносин на зміну більшості організацій статичного типу прийшли організації, що діють за принципом систем, які динамічно розвиваються. Для них характерна швидка пристосовність до будь-яких змін У зовнішньому і внутрішньому середовищі. З цією метою сис­тема управління діловою організацією здійснює систематич­ний аналіз зовнішнього середовища та постійно контролює свій внутрішній стан.

Розділ 4

Діяльність організації може змінюватися під впливом бага­тьох, іноді абсолютно несподіваних обставин. Можна виділити п'ять основних ознак прийдешніх змін:

• політичні або демографічні зміни;

• швидке зростання сфери, до якої належить організація;

• невідповідність діяльності організації об'єктивним по­требам;

• зміна технологій роботи;

• зміни в сприйнятті або зміна моди.

Слід зазначити, що основне завдання системи управління діловою організацією динамічного типу полягає не стільки в реагуванні на зміни, події в зовнішньому середовищі, скільки в спробі передбачати прийдешні зміни та завчасно підготува­тися до них. В очікуванні змін розробляються численні альтер­нативи можливої поведінки організації та з них вибирається найбільш ефективний варіант.

У реальній дійсності процес переходу статичної організації до режиму стагнації та втрата системою управління реактив­них здібностей можуть відбуватися непомітно. Об'єктивне оці­нювання адаптивних здатностей ділової організації може здій­снюватися в процесі дослідження її рефлексивних можливос­тей. Опис реакції на зовнішні та внутрішні впливи має містити відомості про зміну, що відбулася, про перебудову організації та відображати характеристику діяльності її системи управ­ління в перехідний період, а також інформацію про можливі наслідки.

Найважливішим завданням аналізу рефлексії є оцінюван­ня часу, протягом якого система досягає стійкого стану. Дина­мічні організації досить легко здійснюють перебудову системи і швидко налаштовуються на новий режим роботи.

Для статичних організацій характерна відсутність реакції взагалі або запізнювання реакції системи на зміни, що відбу­лися. Для окремих типів ділових організацій одним із показ­ників, що характеризують здатність організації до адаптації у разі зміни дій з боку зовнішнього середовища, є їх розмір. Як правило, при збільшенні кількості персоналу знижується здат­ність організації до швидкої перебудови, тобто підвищується інерційність організації.

Деяку інформацію про реактивні здатності організації мож­на отримати в процесі спостереження за її діями у минулому. Проте для організації цього недостатньо, оскільки важливо не тільки оцінювати події, що відбулися раніше, але й уміти пе­редбачати майбутнє і вибрати найефективніший спосіб розвит­ку. Цієї мети можна досягнути за допомогою активного моде­лювання різних поведінкових варіантів. Для оцінювання мож­ливої поведінки організації при змінах у зовнішньому та внут­рішньому середовищі проводяться польові й кабінетні експе­рименти.

У процесі вивчення статичних і динамічних властивостей організаційних систем використовуються крім рефлексивного й інші види аналізу систем управління: структурний, інформа­ційний, параметричний, факторний. Ці види аналізу охарак­теризовані у табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Биди аналізу системи управління організацією

 

Види аналізу	Об'єкти дослідження
Структурний	Різні варіанти структур, сформовані на основі підсистем та елементів системи управління з урахуванням зв'язків і відносин між ними
Рефлексивний	Моделі систем управління, що дають змогу ви­явити процеси зміни стану системи з часом на основі прийнятих алгоритмів управління
Інформаційний	Інформаційні потоки і масиви даних, що фор­муються в процесі управління, методи і засоби прийому, передачі, обробки, зберігання та представлення інформації, способи введення і виведення даних
Параметричний	Часткові та узагальнені показники, що харак­теризують дію системи управління у сфері гос­подарсько-економічної й організаційної діяль­ності
Факторний	Чинники зовнішнього та внутрішнього середо­вища, згруповані і ранжовані за рівнем важли­вості з використанням експертних оцінок

Розділ 4

Підкреслимо, що перехід до роботи в динамічному режимі — необхідна умова забезпечення життєдіяльності організації. Можна виділити низку об'єктивних ознак організації, що діє за динамічним принципом:

• цільова установка, що відповідає об'єктивним потребам суспільства;

• гнучка організаційна структура;

• робота системи управління за принципом визначення альтернативних рішень та вибору найбільш ефективного ва­ріанта управління з погляду досягнення поставленої мети.

Виокремлюють необхідні властивості, які мають врахову­ватися органами управління організацій, що динамічно розви­ваються: лідерство, поступальний розвиток організації, орієн­тація на споживача, використання нових технологій, наяв­ність децентралізованої структури управління організацією. Охарактеризуємо перераховані властивості.

Лідерство. Традиційна концепція лідерства включає фор­малізовану діяльність керівника, в обов'язки якого входять: формулювання завдання, забезпечення підлеглих необхідни­ми ресурсами для вирішення завдання, стимулювання для до­сягнення позитивних результатів та покарання за недостатню продуктивність. При цьому дії підлеглих мають бути спрямо­вані на виконання розпоряджень формального лідера. Цей тип лідерства дає хороший результат при функціонуванні органі­зації в стабільних умовах, а у випадку, коли умови роботи нестабільні, цього недостатньо. Для більшого залучення під­леглих співробітників до процесу формування та досягнення загальної мети лідерові необхідно добиватися загального її ба­чення. Лідер повинен чітко уявляти мету, на досягнення якої він спрямовує підпорядковану йому організацію, зробити її зрозумілою кожному співробітникові та дати можливість про­явити ініціативу іншим. Таким чином він розвиває у членів організації відчуття причетності до загальної справи.

Розвиток організації. Традиційна концепція планування динаміки розвитку ділової організації базується на розподілі завдань та визначенні термінів їх виконання. Терміни розрахо­вуються виходячи з можливостей організаційної системи. Для організації, метою якої є виживання в умовах глобального ринку, планування розвитку має базуватися на загальному ба-

ченні мети та здійснюватися в двох напрямах як "зверху— вниз", так і "знизу — вгору".

Орієнтація на споживача. Найбільш важливим аспектом взаємодії організації, що динамічно розвивається, із зовніш­нім середовищем є якість виробленого продукту або рівень об­слуговування клієнтів. Як діяльність організації в цілому, так і процес маркетингу мають орієнтуватися на постійно змінні запити споживача.

Нові технології. Розвиток ринкових відносин, насичення ринку товарами та посилення конкуренції змушують організа­ції, що керуються динамічними принципами, прагнути до вдосконалення і постійного поліпшення всіх етапів техноло­гічного процесу та процедур ведення діяльності. Нові ринкові технології повинні бути інтегровані у всі процеси, включаючи управління організацією.

Структура управління організацією. Традиційна концеп­ція управління передбачає наявність централізованої структу­ри і певної ієрархії управління організацією, що передбачає вертикальний розподіл владних повноважень та підпорядку­вання виконавців особам, що займають вищу посаду. Резуль­татами такої форми управління є бюрократизація процесів, сповільнене ухвалення рішень, неефективні комунікаційні зв'язки, особливо в напрямі "знизу — вгору". Інновації, запро­поновані нижчими рівнями ієрархії (підлеглими), в більшості випадків ігноруються. Використання гнучкіших децентралі­зованих структур управління органічного типу збільшує швид­кість та спрямованість ухвалення рішень і відповідно швид­кість реакції на зміни в зовнішньому середовищі. Відбувається поліпшення вертикальних та горизонтальних комунікацій. При цьому інновації пропонуються як керівництвом, так і під­леглими.

У сучасних умовах налаштовування організаційної систе­ми управління на динамічний режим роботи є гарантією її бла­гополуччя та успіху.

Розділ 4