Технології інформаційної діяльності в організації

Еволюцію апарату управління з позиції інформаційного забезпечення можна простежити, починаючи із стародавніх цивілізацій. Наприклад, стародавні ассирійці користувалися клинописом для запису кількості виробленої, проданої та за­кладеної на зберігання продукції, а також розміру податків. Від клинопису до комп'ютерів і телекомунікацій — таку бага­товікову еволюцію зазнали види діяльності і методи роботи апарату управління.

"Контора писаря". Про наявність таких контор свідчать лі­тературні твори, створені понад 150 років тому. За описами Чарльза Діккенса, ми можемо уявити картину лондонського офісу того часу: за високою конторкою на табуреті сидить клерк і акуратно вписує рахунки в бухгалтерську книгу або пише листи гусячим пером, періодично занурюючи його в чорниль­ницю. Основними знаряддями конторника того часу були перо, чорнильниця і бухгалтерська книга, засобом зв'язку — особис­тий посильний або пакетна служба. За сучасними стандартами продуктивність такого офісу виглядає надзвичайно низькою: кожен лист окремо переписувався від руки. Якщо була зробле­на помилка, лист переписували заново. Рахунки підраховува­лися вручну. Єдиною базою для ухвалення рішень були рахун­ки, іншої інформації не було.

"Механізований офіс". Істотна зміна в технічному оснащен­ні апарату управління відбулася в 1880-х роках з появою так званого "механізованого офісу". Механізація офісу почалася з винаходом машинки, що писала, та появою її на широкому ринку. Але значного поширення вона набула з появою телефо­ну, телеграфу, телексу і телетайпу, а також зі зміною держав­ної поштової системи та залізниць. Все це витіснило "контору писаря", на зміну якої прийшов "механізований офіс": ме­ханічним способом написані під копіювальний папір листи (що скоротило час їх написання); оперативний обмін інформацією між офісами за допомогою поштового зв'язку, телеграфу і те-

Розділ 9

лефону, що дало змогу ухвалювати рішення на основі повнішої інформації та в більш стислі терміни; підготовка кваліфікова­них кадрів для того, щоб клерки, бухгалтери та інші рахункові працівники не займалися складанням остаточних документів.

У результаті цих змін значно підвищилася продуктивність апарату управління. Із зміною техніки відбувалися зміни в апараті управління організації та його функціях. Оснащений технікою апарат управління створив передумови для розвитку сучасної бюрократичної організації, великих корпорацій, дер­жавних органів, оскільки забезпечував їх життєво важливою інформацією і засобами для обробки документів.

"Електрифікований офіс". Індустріальна революція пер­шої половини XX ст. характеризувалася широкою розробкою промислових і побутових знарядь праці, що діють на основі електроенергії або електричних сигналів. Змінювалася техні­ка апарату управління, особливо в 40—60-ті роки, коли поча­ли масово застосовуватися електричні машинки, що писали, зі замінюваними головками, копіювальні пристрої, що працю­ють зі звичайним папером, портативні диктофони і пристрої факсиміле. В результаті з'явився так званий "електрифікова­ний офіс". Основною метою цієї низки нововведень було підви­щення рівня діловодства. Підвищилася продуктивність апара­ту управління, покращилася якість документів. Електронна машинка, що пише, відрізнялася швидкодією та забезпечува­ла чіткіший, якісніший друк, а також давала змогу варіювати шрифтом. Копіювальний пристрій, що працює з будь-яким па­пером, давав високоякісні копії найрізноманітніших матері­алів за незначних витрат. При цьому істотно підвищилася опе­ративність передачі інформації. Однак, у процесі підготовки та аналізу управлінської інформації чимало незручностей ство­рює використання організаціями різних форм зберігання та передачі інформації (особливо застарілих, у вигляді текстових файлів довільної структури).

"Електронний офіс". Поява мікрокомп'ютера призвела до подальшої зміни технічного оснащення апарату управління і народження його нового типу — "електронного офісу", що ба­зується на широкому застосуванні інформаційних технологій, інформаційних мереж, Інтернету, комп'ютерної техніки, орг­техніки та спеціалізованого програмного забезпечення. Пере-

Інформаційно-аналітичні технології в організації

творюючи інформацію за складною програмою, мікрокомп'ю-тер втілює примітивну форму інтелекту.

Відмінна риса переходу до "електронного офісу" — мож­ливість використовувати техніку для обробки змісту інформа­ції. Друкарська машинка, телефон, копіювальна машина, дик­тофон і апарат факсиміле дають змогу тільки змінювати форму або розташування інформації. Вони переводять її з усної фор­ми в письмову, в електричну та передають від відправника до одержувача зі швидкістю світла. Але ці засоби оргтехніки не змінюють зміст інформації (якщо звичайно не вкрадеться по­милка або не перешкодить шум). Тим самим вони доповнюють функції апарату управління, які за своїм характером є ме­ханічними.

Комп'ютер змінює зміст інформації, що поступає в нього, відповідно до складного набору процедур. Це може матеріалі­зувати деякі з видів діяльності, практичні навики і методи пра­цівників офісу — фахівців, управлінського персоналу і ке­рівників. Це зміщує техніку офісу з периферії діяльності апа­рату управління, куди поступає та звідки виходить інформа­ція, в центр, де вона переробляється в нову інформацію та рі­шення. В цілому структура потоків інформації та механізмів її переробки й аналізу може бути представлена в такому вигляді, як на рис. 9.2.

В "електронному офісі" техніка використовується в діяль­ності фахівців і керівників. Проте успіх мікрокомп'ютера в офісі залежить від його інтеграції з іншими частинами систе­ми: дисплеями, друкуючими засобами і пристроями, засобами зберігання інформації та комунікацій і, найголовніше, програ­мами, які ними управляють при виконанні функцій апарату управління.

До аналітичних методів отримання інформації відносять:

• структурно-морфологічний метод, який спрямований на пошук інформаційного забезпечення, необхідного для вирі­шення тієї чи іншої управлінської проблеми;

• метод публікаційної активності, який дає змогу отриму­вати інформацію на основі вивчення і систематизації матеріалів поданих в засобах масової інформації;

• метод нагромадження первинної інформації базується на акумуляції тих документів, які визначають поточне функ-

 

Інформаційно-аналітичні технології в організації

ціонування організації в сфері фінансової, статистичної звіт­ності, податкового обліку;

• метод показників дає змогу отримувати інформацію на основі аналізу показників у різних типах документів, що ство­рює певну картину про тенденції функціонування організації;

• метод термінологічного і лексичного аналізу дає змогу виявити інноваційні підходи в управлінській діяльності і оці­нити можливості їх ефективного запровадження у практику.

Інформаційне забезпечення управлінської діяльності ба­зується на принципах логістичного підходу. Основними вимо­гами до організації інформаційної системи є: цілеспрямова­ність; цілісність; динамічність; гнучкість; актуальність; ефек­тивність; змістовність.

Інформаційне забезпечення організацій є сукупністю ме­тодів та засобів побудови та обслуговування фактографічних та повнотекстових баз даних, баз даних аудіо- та відеоінформації. Інформаційне забезпечення включає засоби як поза машинної, так і машинної підтримки.

Одним із найважливіших чинників, який забезпечує під­вищення дієвості організації, є впровадження в сферу її діяль­ності інформаційних технологій, покликаних змінити харак­тер роботи, посиливши її аналітичну складову в процесі прий­няття управлінських рішень.

Інформаційні технології в організації — це способи і мето­ди отримання, збору, пошуку, передачі, опрацювання, збері­гання, накопичення, поширення та тиражування інформації, необхідної для здійснення управління організацією.

У сучасних умовах інформаційні технології використову­ються у процесі реалізації всіх інструментів управління ор­ганізацією. Зокрема, в стратегічному плануванні інформацій­ні технології застосовуються для експертного оцінювання кон­курентних переваг, сильних та слабких сторін розвитку ор­ганізацій; у проектному менеджменті — при визначенні різних варіантів перебігу процесів і явищ, що відбуваються на органі­заційному рівні. У сфері маркетингу інформаційні технології застосовуються в маркетингових дослідженнях шляхом прове­дення електронних кон'юнктурних опитувань. Логістика ґрун­тується на використанні інформаційних потоків та спеціаль­них інформаційно-аналітичних програм для управління орга-

Розділ 9

нізаційними ресурсами, запасами тощо. Ефективність кадро­вого менеджменту підвищує комп'ютерне тестування, що за­стосовується під час добору кадрів та їх подальшої атестації. Автоматизація документообігу та служби діловодства в органі­зації є одним з визначальних чинників ефективного виконан­ня всіх функцій управління.

Використання інформаційних технологій ґрунтується на таких компонентах:

• технічних засобах;

• персоналі, здатному їх використовувати;

• організації, яка об'єднує засоби і персонал в єдиному процесі;

• інформаційних засобах, що здійснюють формування й видачу інформації.

Основу інформаційної технології обробки даних у процесі управлінської діяльності становлять процедури перетворення вхідної інформації на результативну (вихідну). Відповідно, кожна інформаційна технологія закінчується створенням пев­ного інформаційного продукту.

В організації використовуються різні види інформаційних технологій, що дає змогу їх класифікувати за різними кри­теріями, ідентифікувати особливості і сфери застосування (табл. 9.2).

Таблиця 9.2. Класифікація інформаційних технологій в органі­зації

 

Критерій класифікації інформаційних техно­логій	Особливості і сфери застосування
За способом вико­ристання засобів обчислювальної тех­ніки під час обробки інформації	— інформаційні технології у централізованих автоматизованих інформаційних системах; — інформаційні технології у децентралізова­ них системах обробки даних
За ступенем охоп­лення завдань управління	— інформаційні технології електронної об­ робки даних; — технології автоматизації функцій управ­ ління;

Інформаційно-аналітичні технології в організації

Закінчення табл. 9.2

 

Критерій класифікації інформаційних техно­логій	Особливості і сфери застосування
	— інформаційні технології підтримки прий­ няття управлінських рішень; — інформаційні технології електронного офі­ су; — інформаційні технології експертного оці­ нювання
За моделями обчис­лювального процесу	— хост-орієнтовані інформаційні технології; — технології, що реалізують модель процесу управління з розподіленими ресурсами; — технології "клієнт — сервер"

Інноваційним засобом реалізації інформаційних техноло­гій в організації є Інтернет. Ця технологія з величезною швид­кістю виходить на ринок корпоративних систем різного рівня. Прогнози різноманітних груп, які займаються маркетингови­ми дослідженнями, свідчать про те, що обсяг вкладень у корпо­ративні проекти інтернет-мереж перевищать витрати на серве­ри Інтернет протягом найближчих 1—2 років, а після цього невпинно зростатимуть. Це зумовлено динамічними процеса­ми, що відбуваються в економічному та соціальному розвитку соціально-економічних систем, і нагальною потребою заміни паперових документопотоків, що супроводжують управління, новітнім інформаційно-програмним забезпеченням.

Таким чином, наявність великої кількості видів інформа­ції, різноманітність її джерел потребують застосування нових інформаційних технологій. Інформаційні технології, що поєд­нують технічні можливості обчислювальної техніки, засобів зв'язку, інформатики, спрямовуються на збирання, накопи­чення, оброблення, аналіз, доставку інформації споживачам. За допомогою інформаційних технологій здійснюють автома­тизацію рутинних операцій управління, підготовку аналітич­ної інформації для прийняття управлінських рішень, а також забезпечують нові види інформаційного обслуговування.

Розділ 9