Інформаційна система організації

Сучасні організації застосовують інформаційні технології для вдосконалення методів роботи. У результаті змінюється організаційна структура, розробляються нові організаційні взаємозв'язки, які раніше економічно були неможливі. Тому інформаційні технології є дуже перспективною і ефективною сферою для капіталовкладень. Принципова схема побудови і взаємодії основних елементів сучасної інформаційної системи організації подана на рис. 9.3.

Інформаційну систему організацій доцільно розглядати у розрізі таких підсистем:

• підсистема поточної інформації (електронна пошта, опе­ративний облік, вибіркова звітність);

• підсистема адміністративної інформації (законодавчі акти, нормативні акти, методичний матеріал);

• підсистема накопичення та збереження даних (комп'ю­терний банк даних);

• облікова підсистема (бухгалтерський облік, податковий облік, статистика, моніторинг);

• експлуатаційна підсистема (розробка цільових програм, проектні послуги, управління персоналом, видавнича діяль­ність);

• комп'ютерна підсистема (Інтернет, внутрішня комп'ю­терна підсистема).

Зміни в організації та техніці управління під впливом ін­формаційних технологій і автоматизованих офісів відбувають­ся за такими напрямками. По-перше, докорінно змінюється організація та техніка інформаційного забезпечення керівни­ка. Особливого значення набуває масове впровадження міні- і мікрокомп'ютерів, персональних комп'ютерів як складових частин інформаційних систем, пов'язаних із мережею банків даних. При цьому робота зі збору, обробки і поширення інфор­мації здійснюється зручними інтерфейсами "людина — ЕОМ", що не вимагають спеціальної підготовки (діалоги на природній мові, мовне введення — виведення інформації). Істотно змі-

 

Розділ 9

нюється також техніка зберігання і обробки інформації. Авто­матизуються системи ухвалення, упорядкування, зберігання і передачі інформації, в яких підтримується чистота інформа­ційних каналів і не допускається неповнота інформації, дуб­лювання, введення інформації, розрахованої на інші рівні управління.

По-друге, здійснюється автоматизація окремих функцій керівника. Зросла кількість ефективних автоматизованих сис­тем, що охоплюють виробництво, господарську діяльність, ор­ганізаційно-технологічні процеси. Велика частина роботи при складанні планів передається комп'ютеру. При цьому істотно підвищується якість планів, розроблених із використанням мікрокомп'ютерів на нижчому рівні управління. Крім того, чітко узгоджуються плани для окремих підсистем системи управління. Удосконалюються системи контролю, що дають можливість виявити відхилення від запланованого рівня та причини виникнення таких відхилень.

По-третє, істотно змінюються і засоби комунікації, не беру­чи до уваги обмін повідомленнями через мережу мікропроце­сорів. Особливого значення набуває система телекомунікацій, яка дає можливість проведення заочних нарад, телеконферен­цій (учасники яких можуть знаходитися один від одного на значних відстанях), оперативної передачі інформації. Від­повідно змінюються методи та техніка комунікаційних відно­син керівників з підлеглими і органами управління вищого рівня.

Автоматизований офіс висуває нові вимоги до ділових якос­тей керівника, серед яких уміння і навички користуватися складною технікою управління, визначати стратегію розвитку системи, керувати колективом, мотивувати і спрямовувати його діяльність. Особливе місце займає уміння вирішувати конфлікти, оперативно реагувати на виникнення проблемних ситуацій, чітко обґрунтовувати ухвалені рішення, своєчасно доводити їх до виконавців. Творчий підхід до вирішення управлінських завдань, розвиток стратегічного мислення керівників сприяють використанню нових інформаційних тех­нологій, можливостей автоматизованих офісів.

У процесі навчання керівників сучасним інформаційним технологіям головна увага приділяється власне управлінню, а

Інформаційно-аналітичні технології в організації

не машинним мовам і математичним методам. У системах під­вищення кваліфікації, що діють в організаціях, важливе зна­чення надається базовому курсу щодо уміння управляти, по­ліпшення стилю роботи керівника, розвитку стратегічного мислення. Формується набір методів навчання роботі з новими інформаційними технологіями, який передбачає використан­ня спеціальних навчальних модульних програм, мереж для пе­редачі інформації про нові методи, засоби і техніку управлін­ня. Крім того проводяться заняття через систему телекомуні-кацій (аналіз ситуацій, ділові ігри, дискусії), застосовуються засоби масової інформації (в основному телебачення) з метою мотивації саморозвитку керівників та фахівців, вирішення де­яких інформаційних завдань навчання, реклами нових ме­тодів, засобів і техніки управління.

Нині у процесі навчання кадрів велика увага приділяється так званим корпоративним системам, тобто комплексним ін­формаційним системам управління організаціями. В цьому ви­падку електронна обробка даних забезпечує всі сторони управ­ління організаціями. Знаходячись на своєму робочому місці, керівники отримують необхідну інформацію. Поява персо­нальних комп'ютерів, які можуть бути підключені до інших ЕОМ, значно розширила можливості використання баз даних конкретними користувачами для оперативного отримання не­обхідної інформації з великих її масивів. Персональні ЕОМ да­ють можливість отримувати порівняльні дані, відстежувати динаміку зміни показників, у тому числі і в графічному ви­гляді.

Інформаційні мережі створюють реальні передумови для формування низки нових принципів управління, що відпові­дають змінам зовнішнього та внутрішнього середовища органі­зації. Сутність цих принципів зводиться до такого:

• відбуваються контакти не керівника з підлеглими, а рів­ноправних працівників;

• кожен співробітник повинен мати доступ до будь-якої ін­формації про організацію, до знань будь-якого співробітника організації;

• повинні діяти команди, що працюють або над певним проектом, або з певним замовником, або класом клієнтів;

Розділ 9

• цілісність організації підтримується за рахунок створен­ня мережі команд;

• робота ведеться в режимі реального часу, включає "запа-ралелювання" робіт та їх ітеративно-комунікаційну організа­цію (замість послідовної та кооперативної);

• створюються техніко-організаційні умови для форму­вання віртуальних ланок, члени яких можуть знаходитися в різних географічних точках.

Використання інформаційних технологій, мережі Інтернет і всіх видів мережевої організації, незліченних комп'ютерних програм не тільки дає змогу оперативно отримувати інформа­цію та ухвалювати рішення, але і зумовлює багато докорінних організаційних змін. Скорочується бюрократичний апарат, переглядаються традиційні погляди на роль та механізм ефек­тивного зв'язку корпорацій, відкриваються безмежні можли­вості фінансових ринків, інвестування, зміцнюється згурто­ваність персоналу. З Інтернетом пов'язана реальна дифузія знань, їх доступність у будь-якому куточку землі, загальне за­лучення людей до культурних цінностей. Істотно збільшують­ся темпи зростання продуктивності фізичної та розумової пра­ці. Найбільшою мірою інформаційну економіку втілюють ін­новації і знання. Економічний і управлінський потенціал ор­ганізації залежить від здатності менеджерів контролювати ін­формацію, маніпулювати нею, зорієнтовувати персонал на найбільш ефективне використання ресурсів.

Особливо важливими складовими інформаційної системи управління є:

• інформація, яка відображає матеріальні, соціальні, тех­нічні і технологічні параметри об'єктів управління;

• дані про норми, нормативи, стимули, які регулюють ви­робничу, соціально-обслуговуючу, духовно-культурну та іншу діяльність, яка має споживчий характер;

• матеріали, які визначають діяльність організації у сфері управління (законодавчі та інші нормативно-правові акти, до­говірні зобов'язання і планові завдання, завдання органів ви­щого рівня, результати контрольних актів);

• дані про кількісний та якісний склад, рівень підготовки та кваліфікаційне зростання персоналу організації (сукупність

Інформаційно-аналітичні технології в організації

усіх даних, які характеризують людський потенціал суб'єкта управління).

Система інформаційного забезпечення організацій має від­повідати таким основним вимогам: зберігати інформацію в об­сязі, потрібному та достатньому для вирішення завдань органі­зації; здійснювати копіювання і зберігання масивів інформації згідно з вимогами до зберігання інформації; забезпечувати мі­німальний обсяг ручного ведення вхідних даних; гарантувати можливість розширення інформаційних масивів із урахуван­ням перспектив розвитку системи.