Розділ 4. Функції менеджменту

4.1 Функції менеджменту: сутність, класифікація і роль в управлінні.

4.2 Планування в організації.

4.3 Організація як функція менеджменту.

4.4 Мотивація як функція менеджменту.

4.5 Контроль як функція менеджменту.

НАВЧАЛЬНІ ЦІЛІ:

• розкрити сутність поняття "функції управління" та їх місце в числі категорій менеджменту;

• надати класифікацію функцій управління та висвітлити роль загальних функцій управління в процесі менеджменту;

• показати універсальний характер загальних функцій мене­джменту;

• розкрити сутність планування як основної функції менедж­менту;

• показати місце цілеполагання у плануванні діяльності під­приємства;

• визначити основні принципи планування;

• охарактеризувати види планів;

• визначити сутність поняття "організаційна структура управ­ління";

• охарактеризувати види організаційної структури управління організацією;

• розкрити сутність мотивації персоналу як функції менеджме­нту;

• охарактеризувати основні концепції мотивації;

• визначити специфіку окремих методів мотивації;

• висвітлити сутність контролю як функції управління;

• охарактеризувати види контролю;

• дати уявлення про етапи процесу контролю.

4.1 Функції менеджменту: сутність, класифікація і роль в управ­лінні

Зміст процесу управління у підприємстві розкривається у фун­кціях управління.

Функції управління - це види трудової діяльності, за допомо­гою яких суб'єкт управління впливає на об'єкт управління.

Роль в управлінні обумовлена тим, що управлінська функція -спеціальна частина управлінської діяльності, що відрізняється цілес­прямованістю, об'єктивністю, єдністю й однорідністю змісту, обґрунтованістю і однотипністю методів виконання.

Уперше концепція функціонального розподілу праці менеджера зародилася в школі адміністративного управління. З розвитком мене­джменту з'явилися і інші підходи до виділення управлінських функ­цій.

Сучасний інтерес до проблеми структуризації функцій управ­ління пов'язаний з активною зміною змісту управлінської діяльності в умовах ринкових відносин і впровадження сучасних інформаційних технологій, а також сучасних технологій управління (управління за цілями, управління за результатами, реінженірінг, контролінг та ін.).

Поняття «функція» у системі управління різноманітне. Можна виділити функції органів управління й функції окремих працівників управління.

Для того щоб уважатися функцією, тобто самостійним видом управлінської діяльності, функція управління повинна мати чітко ви­ражений зміст, розроблений процес її здійснення і певну організацій­ну структуру, в рамках якої здійснюється організаційне відокремлен­ня.

Зміст функції - відповідає на запитання: які дії здійснюються в рамках даної функції?

Процес реалізації функції відповідає на запитання: яка логічна послідовність дій, що за чим потрібно здійснювати, щоб усе викона­ти?

Структура функції відповідає на запитання: яким чином фор­мально між собою зв'язані дії, що становлять дану функцію?

У сучасній теорії управління виділяють два підходи класифіка­ції функцій управління:

1) заснований на виділенні загальних, універсальних функцій управ­ління.

Загальні функції управління - функції типові для будь-якого управлінського процесу, які виконуються всіма органами управління підприємств всіх форм власності і видів діяльності.

Від того наскільки повно і чітко реалізуються дані функції, багато в чому залежить стан системи управління підприємством і кінцевий результат його діяльності.

2) базується на критерії особливостей об'єкта управління, тобто це часні або специфічні функції управління. Вони відрізняються різ­номаніттям і формуються в результаті розподілу праці між під­розділами апарата управління і посадовими особами, їхня кіль­кість і різновиди обумовлені глибиною розподілу праці.

У торговельному підприємстві той самий процес управління можна представити як сукупність загальних або конкретних функцій управління. Кожну загальну функцію можна охарактеризувати через сукупність специфічних функцій управління. Наприклад, загальна функція планування складається із планування товарообігу, прибут­ку, витрат, показників з праці та ін.

Планування в організації

Планування як основна функція управління - це форма цілесп­рямованого впливу суб'єкта на об'єкт управління. Вона є вихідною для всього процесу управління. Планування передбачає розробку і постановку цілей і завдань підрозділам і підлеглим з відображенням їх у планових завданнях. Цілі управління характеризують бажаний стан об'єкта управління і його окремих параметрів у будь- якому пе­ріоді.

Реалізація цільової функції менеджменту починається з встанов­лення загальної мети підприємства, що виражає причину його існу­вання. У спеціальній літературі поняття «місія» позначається політи­кою і філософією підприємства. Місія характеризує основне призна­чення підприємства. У місії деталізується статус підприємства, де­кларуються принципи роботи, заяви і наміри керівництва підприємс­тва. Місія не залежить від поточного стану підприємства, від резуль­татів поточної роботи, тому що виражає спрямованість у майбутнє.

При постановці цілей враховуються об'єктивні цілі способу ви­робництва, у якому підприємство функціонує. В умовах ринкових відносин, коли одним із принципів управління є самофінансування, об'єктивно як мета управління ставиться одержання прибутку, доста­тнього для розвитку підприємства.

Залежно від поставленої мети обираються шляхи і засоби її до­сягнення, тобто тактика діяльності підприємства. Визначення цілей підприємства ґрунтується наряді положень:

1) визначається не одна, а кілька цілей на основі комплексного під­ходу, що забезпечує взаємозв'язок між ними;

2) цілі повинні давати основу і стимул для подальшої діяльності, за­безпечувати концентрацію сил і коштів підприємства на пріорите­тних напрямках його діяльності;

3) цілі повинні бути вибірковими і не охоплювати всі можливі про­блеми.

При формулюванні цілей необхідно враховувати, що цілі повинні бути:

- вимірними, простими і ясними;

- стабілізуючими і передбачати стимули для їх досягнення;

- реальними;

- контрольованими;

повинні зосереджувати увагу на основних напрямках діяльності підприємства;

- повинні бути схвалені колективом.

Різноманіття цілей, які можуть вироблятися, привело до необ­хідності їхньої класифікації (табл. 4.1).

Таблиця 4.1 - Класифікація цілей управління

Критерії класифікації ці­лей	Види цілей
За періодом встановлення	Стратегічні, тактичні, оперативні
За змістом	Економічні, організаційні, соціальні, тех­нічні, наукові, політичні
За елементами системи управління	Маркетингові, виробничі, кадрові, інно­ваційні, фінансові, адміністративні
Відносно середовища функціонування підпри­ємства	Внутрішні і зовнішні
За ступенем важливості	Особливо пріоритетні, пріоритетні, інші
За можливістю виміру і оцінки	Кількісні і якісні
За ступенем повторюва­ності	Постійні і разові
За рівнем ієрархії -	Цілі підприємства, груп, підрозділів, окремих працівників

Діяльність, пов'язану із плануванням, доцільно розділити на кі­лька основних фрагментів:

1. Процес складання планів (безпосередній процес планування) -прийняття рішень про майбутні цілі організації і способи їхнього до­сягнення.

2. Робота із практичної реалізації планових рішень. Результата­ми зазначеної діяльності є реальні показники діяльності організації.

3. Контроль результатів, коли відбувається зіставлення реальних результатів з наміченими показниками, а також формування переду­мов для коректування дій організації в необхідному напрямку.

У сучасних умовах план стає основою діяльності підприємств всіх форм власності і масштабів діяльності, тому що без нього немо­жливо контролювати результати, мотивувати працівників. Процес планування дозволяє більш чітко формулювати цільові настанови підприємства на конкретний період і використовувати ці показники для контролю.

Планування - це безперервний процес розробки нових шляхів і методів удосконалювання діяльності організації за рахунок виявле­них можливостей і нових умов. Тому плани не повинні бути директи­вними, а мінятися відповідно до ситуації.

Планування реалізується через підфункції: прогнозування, про­грамування, моделювання.

Планування, як функція менеджменту, потребує від керівників та фахівців організації прийняття рішень по чотирьох фундаменталь­них елементах планування:

1) цілі діяльності в порядку їхньої пріоритетності,

2) шляхи й засоби для досягнення цілей,

3) види і кількість ресурсів, необхідних для досягнення цілей,

4) порядок здійснення плану: розподіл обов'язків серед персоналу, встановлення строків, відповідальних осіб, форм контролю для забез­печення досягнення цілей.

Планові рішення можуть бути пов'язані з постановкою цілей і завдань, з виробленням стратегії, розподілом і перерозподілом ресур­сів, з визначенням стандартів, по яких підприємство буде діяти в майбутньому періоді. У прийнятті таких рішень полягає процес пла­нування в широкому сенсі.

У вузькому сенсі планування - це складання спеціальних доку­ментів - планів, які визначають конкретні кроки організації у справі здійснення ухвалених рішень.

План - це офіційний документ, у якому відбиваються прогнози розвитку підприємства в майбутньому, цілі і завдання, розподіл ре­сурсів, а також стратегії на випадок надзвичайних обставин.

Планування грунтується на принципах, точне дотримання яких створює передумови для ефективної роботи організації і зменшує можливість одержання негативних результатів:

і. Особливе значення в плановій роботі має принцип єдності -планування в організації повинно мати системний характер, тобто ґрунтуватися на наявності єдиного напрямку розвитку всіх складових частин організації як системи.

2. Безперервність - планування розглядається як постійно повто­рюваний процес. Принцип безперервності вимагає, щоб плани розро­блялися з урахуванням зв'язку між стратегічними й тактичними пла­нами. Короткострокові плани розробляються як конкретизація довго­строкових.

3. Гнучкість планування - можливість внесення коректування в раніше ухвалені рішення відповідно до обставин, що змінюються.

Принцип гнучкості пов'язаний із принципом безперервності і полягає в забезпеченні можливості для планів і процесів планування змінювати спрямованість у зв'язку з виникненням непередбачених обставин.

Для реалізації цього принципу плани складаються так, щоб у них можна було вносити уточнення у зв'язку з змінами у внутрішніх і зовнішніх умовах. Забезпечення принципу гнучкості зв'язане, як пра­вило, з додатковими витратами, причому їхній рівень повинен розум­но співвідноситися з імовірним майбутнім ризиком (так, організація повинна виділити додаткові кошти на придбання нового обладнання, якщо по її прогнозах випуск запланованих виробів потребує впрова­дження такого обладнання). Додання гнучкості планам за допомогою додаткових витрат має свої обмеження. Витрати можуть виявитися настільки високими, що отримані переваги їх не окуплять.

Тому дуже важливе значення має дотримання принципу еконо­мічності.

4. Сутність принципу економічності полягає в тому, що витрати на складання і реалізацію планів повинні бути менше ефекту від їх виконання.

5. Принцип науковості передбачає, що планування повинно базуватися на об'єктивних економічних законах.

6. Принцип координації і інтеграції - координація здійснюється по горизонталі, тобто між підрозділами одного рівня, а інтеграція - по вертикалі.

Елементами планування в організації є підрозділи, що входять у неї, а також окремі частини процесу планування. Взаємозв'язок між підрозділами здійснюється на основі координації їхньої роботи на го­ризонтальному рівні. Але єдиний напрямок планової діяльності, спі­льність цілей всіх елементів організації стають можливими в рамках вертикальної єдності підрозділів, їхньої інтеграції. Координація пла­нової діяльності окремих функціональних підрозділів виражається в тім, що дії будь-якої ланки організації неможливо планувати ефекти­вно, якщо ця робота не пов'язана із плановою діяльністю всіх оди­ниць даного рівня, а також у тім, що будь-які зміни в планах одного з підрозділів повинні бути відповідним чином відбиті в планах інших підрозділів.

Інтеграція планової роботи припускає, що в організації існує розмаїтість щодо відособлених процесів планування і приватних пла­нів підрозділів, тобто багатоплановий характер підсистем плануван­ня, але кожна з підсистем діє виходячи із загальної стратегії організа­ції, а кожний план є частиною плану вищого рівнем підрозділу і організації в цілому. Всі плани, створені в організації, - не просто су-купність, набір документів, а їхня взаємозалежна система.

7. Принцип залучення максимальної кількості співробітників до участі у розробці плану на ранніх етапах його складання. Це обу­мовлено тим, що працівники будуть більш охоче виконувати завдан­ня, які вони самі собі поставили. Реалізація даного принципу забезпе­чує багато переваг, зокрема:

• кожний з учасників організації здобуває більше глибокі знання різ­них сторін її життя, більш велику, точну і об'єктивну інформацію про організацію, ніж раніше;

• персональна участь співробітників підприємства, включаючи рядо­вих працівників, у процесі планування приводить до того, що плани організації стають особистими планами працюючих, а участь у до­сягненні цілей організації приносить задоволення її працівникам. У кожного з них з'являються нові мотиви до ефективної праці, зміц­нюється командний дух у колективі;

• використання принципу участі сприяє тому, що працівники органі­зації, у рамках планування розвивають себе як особистість, у них з'являються нові навички, нові знання, розширюються їхні можли­вості, а, отже, організація здобуває додаткові ресурси для рішення своїх проблем;

• засноване на принципі участі планування поєднує оперативне кері­вництво із плануванням. Плани перестають бути чимсь зовнішнім для фахівців, які самі залучаються до їхнього складання.

Залежно від ступеня централізації управління організацією про­цес планування може здійснюватися трьома способами:

а) якщо ступінь централізації високий, то планові органи одноосібно приймають більшість рішень;

б) при середньому рівні централізації управління планові органи при­ймають тільки основні рішення, які потім деталізуються в підрозді­лах;

в) у децентралізованих організаціях центральні планові органи визна­чають цілі, а також єдину форму планів. Складання планів здійсню­ється самими підрозділами. Центральні планові органи координують плани підрозділів і формують загальний план.

По строках виконання плани діляться на: 1) довгострокові (тривалість 5 і більше років),

2) середньострокові (1-5 років)

3) короткострокові (до 1 року)

4) оперативні (до 1 кварталу і місяця).

Плани повинні бути конкретизовані і деталізовані в тій мірі, у якій дозволяють зовнішні і внутрішні умови функціонування органі­зації. Стратегічне планування обмежується визначенням основних ці­лей і загальних напрямків діяльності, тому що обсяг достовірної ін­формації про майбутнє невеликий, а діапазон і швидкість змін зрос­тають постійно. У планах, розрахованих на короткі проміжки часу і для окремих підрозділів організації, конкретність і пророблення дета­лей є обов'язковими, оскільки такі плани є директивнимии, визнача­ють дії людей і колективів, що реалізують ці плани.

Весь процес планування на підприємстві ділиться на дві основні стадії: розробка стратегії фірми (перспективне, стратегічне плануван­ня) і визначення тактики реалізації виробленої стратегії (оперативне, тактичне планування).

Стратегія - це в першу чергу напрямок розвитку. Вона не тільки зосереджена на конкретному періоді часу, але містить у собі всю су­купність глобальних ідей розвитку організації.

Стратегічне планування - це процес формулювання місії й цілей організації, вибору специфічних стратегій для визначення й одержан­ня необхідних ресурсів і їхній розподіл з метою забезпечення ефекти­вної роботи організації в майбутньому.

Відповідальність за правильну розробку стратегії несе насампе­ред керівництво організації. Процес стратегічного планування є ін­струментом, що допомагає в прийнятті управлінських рішень. Його завдання полягає в забезпеченні нововведень і організаційних змін у достатньому обсязі для адекватної реакції на зміни в зовнішньому се­редовищі.

Оперативне (тактичне) планування має справу з розподілом ре­сурсів організації для досягнення стратегічних цілей. Воно звичайно охоплює короткостроковий і середньостроковий періоди і є предме­том особливих турбот керівників середнього і нижчого управлінсько­го рівня.

Таким чином, основне питання перспективного планування - чо­го хоче в майбутньому домогтися організація. На відміну від нього оперативне планування конкретизує те, яким чином, якими шляхами організація має намір досягти подібного стану. Різниця між перспек­тивним і оперативним плануванням - це різниця між цілями і засоба­ми їх досягнення.