Інтегровані підходи до управління

Процесний підхід уперше запропонували прихильники школи адміністративного управління, які намагалися визначати функції менеджера. Однак вони дотримувалися думки, що функції є незалежними одна від одної.

У процесному підході, на відміну від цього твердження, функції управління розглядаються як взаємопов'язані.

Управління тлумачиться як процес, оскільки робота, спрямована на досягнення цілей за допомогою інших, — не одноча-сова дія, а низка безперервних взаємопов'язаних дій, які є важливими для успіху організації. їх ще називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція — також процес, адже складається з низки взаємопов'язаних дій. Процес управління є загальною сумою всіх функцій.

А. Файоль, який уперше розробив цю концепцію, вважав, що керувати — означає передбачати та планувати, організовувати, розпоряджатися, координувати й контролювати. Інші автори розробляли інші переліки функцій. Характеризуючи сучасну літературу про менеджмент, визначають такі функції: планування, організація, розпорядництво (або командування), мотивація, керівництво, координація, контроль, комунікація, дослідження, оцінювання, прийняття рішень, підбір персоналу, представництво та ведення переговорів або укладання угод.

Підхід, прийнятий нами, ґрунтується на об'єднанні істотних видів управлінської діяльності у невелику кількість категорій, які на сьогодні застосовують до всіх організацій. Ми вважаємо, що процес управління складається з функцій планування, організації, мотивації та контролю. Ці первинні функції управління об'єднуються за допомогою сполучних процесів комунікації та прийняття рішень. Керівництво (лідерство) розглядається як самостійна діяльність, воно передбачає можливість впливу на окремих працівників та групи працівників таким чином, щоб вони працювали у напрямі досягнення цілей, що є суттєвим для успіху організації.

Функція планування передбачає ухвалення рішення про те, якими повинні бути цілі організації та як мають діяти її члени, щоб досягти цих цілей. За сутністю функція планування відповідає на три основні запитання. 1. Де ми перебуваємо нині?

Керівники мають оцінювати сильні та слабкі аспекти організації в таких важливих сферах, як фінанси, маркетинг, виробництво, наукові дослідження та розробки, трудові ресурси. Усе це здійснюється для того, щоб з'ясувати, чого реально може досягти організація.

2. В якому напрямі хочемо рухатися?

Оцінюючи можливості та загрози в навколишньому середовищі (наприклад, конкуренція, клієнти, закони, політичні фактори, економічні умови, технологія, постачання, соціальні та культурні зміни), керівництво визначає, якими мають бути цілі організації та що може перешкодити їй досягти мети.

3. Як ми плануємо досягти цілей?

Керівники мають вирішити як у загальних ознаках, так і конкретно, які обов'язки мають виконувати члени організації з метою досягнення цілей.

Планування — один зі способів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зусиль для всіх членів організації на досягнення її загальних цілей.

Організація. Процес організації полягає у створенні певної структури. Є багато складових, які слід структуру вати, щоб організація могла виконувати плани і внаслідок цього досягати цілей. Одним із таких елементів є робота, конкретні завдання організації. Оскільки в організації роботу виконують люди, інший важливий аспект функції організації — визначити, хто має здійснювати кожне конкретне завдання, включаючи роботу з управління. Керівник підбирає людей для певної роботи, делегуючи окремим працівником завдання та становище або право використовувати ресурси організації. Ці суб'єкти делегування беруть на себе відповідальність за успішне виконання обов'язків. Делегування — надання владних повноважень, обов'язків та відповідальності працівникам нижчого рівня. Концепція систематичного початку в організації роботи та діяльності людей може бути розширеною до створення структури організації в цілому.

Мотивація. Керівник завжди має пам'ятати, що навіть якісно складені плани та найдосконаліша структура організації не мають значення, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. Завдання функції мотивації полягає в тому, щоб члени організації здійснювали роботу відповідно до делегованих обов'язків та згідно з планами. З метою ефективної мотивації працівників керівникові варто визначити їх потреби та забезпечити спосіб їх задоволення шляхом хорошої роботи працівників.

Контроль — процес забезпечення того, що організація справді досягає своїх цілей. Є три аспекти управлінського контролю. Становлення стандартів, що передбачає точне визначення цілей, які потрібно досягти протягом установленого терміну, ґрунтується на планах, розроблених у процесі планування. Другий аспект полягає у визначенні того, чого справді досягли за певний період, та порівнянні досягнутого з очікуваними результатами. Якщо ці дві фази виконано правильно, то керівництво організації не тільки поінформоване про те, що в організації є проблема, але й знає про ЇЇ джерело. Це необхідно для успішного здійснення третьої фази, а саме стадії, на якій вживаються заходи (за потреби), пов'язані з корекцією серйозних відхилень від початкового плану. Один із можливих напрямів дії — перегляд цілей з метою зробити їх реалістичнішими і щоб вони відповідали ситуації.

Функції управління (планування, організація, мотивація та контроль) мають дві загальні характеристики: всі вони потребують прийняття рішень, і для них необхідна комунікація, обмін інформацією, щоб отримати інформацію для ухвалення рішення та зробити його зрозумілим для інших членів організації. Такі властивості пов'язують функції управління, забезпечуючи їх взаємозалежність, тому комунікацію та прийняття рішень часто називають сполучними процесами.

Прийняття рішень. Щоб організація могла чітко працювати, керівник має зробити низку правильних виборів з декількох альтернативних можливостей. Вибір однієї з альтернатив — це рішення. Отже, прийняття рішення — вибір, як і що планувати, організовувати, мотивувати та контролювати. У загальних ознаках саме цьому відповідає основний зміст діяльності керівника. Головною вимогою для ухвалення ефективного об'єктивного рішення та розуміння істинних масштабів проблеми є наявність адекватної точної інформації. Єдиний спосіб отримання такої інформації — комунікація.

Комунікація — процес обміну інформацією, її смисловим значенням між двома або більше людьми. Оскільки організація е структурованим типом відносин між людьми, вона значною мірою залежить від якості комунікацій з метою забезпечення ефективного функціонування.

Системний підхід. Застосування теорії систем до управління полегшило керівникам завдання усвідомлення організації в єдності її складових, що взаємопов'язані із зовнішнім світом. Ця теорія допомогла інтегрувати погляди всіх шкіл, які в різний час домінували в теорії та практиці управління.

Теорію систем уперше застосували в точних науках та техніці. Використання цієї теорії в управлінні в кінці 50-х років було найважливішим внеском школи науки управління. Системний підхід — не сукупність якихось посібників або принципів для керівників, це спосіб мислення стосовно організації й управління.

Система — певна цілісність, що складається із взаємопов'язаних частин, кожна з яких робить внесок до характеристики цілого. Усі організації вважаються системами. Оскільки люди, як і техніка, є в загальному розумінні компонентами організацій (соціальні компоненти), що разом використовуються для виконання роботи, вони називаються соціотехнічними системами. Так само як і в біологічному організмі, в організації частини її взаємопов'язані. Хороший керівник має збирати інформацію про всі суттєві складові організації з метою діагностування проблеми та вживати корегуючих заходів.

Розрізняють такі основні типи систем, як закриті та відкриті. Для закритої системи властиві жорсткі фіксовані межі, її дії незалежні від навколишнього середовища. Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Усі організації є відкритими системами. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу. Шляхом поділу організації на відділи керівництво навмисно створює підсистеми всередині організації. Системи (наприклад, відділи, управління та різні рівні управління) відіграють важливу роль в організації загалом.

Уявимо спрощене зображення організації як відкритої системи. На вході організація отримує від навколишнього середовища інформацію, капітал, людські ресурси та матеріали. Такі компоненти називаються входами. У процесі перетворення організація обробляє їх, перетворюючи на продукцію або послуги. Ця продукція та послуги є виходами організації, які вона виносить в навколишнє середовище. Якщо організація ефективна, то у процесі перетворення створюється додана вартість входів, у результаті чого з'являється багато можливих додаткових виходів, наприклад, прибуток, збільшення частки ринку й обсягу продажу, реалізація соціальної відповідальності, задоволення потреб працівників, розвиток організації тощо. Головне завдання ситуаційного підходу, що став логічним продовженням теорії систем, полягає у визначенні цих елементів та їх впливу на ефективність організації.

Ситуаційний підхід зробив великий внесок у теорію управління, використовуючи можливості безпосередньо застосування науки до конкретних ситуацій та умов. Центральним поняттям ситуаційного підходу є ситуація, тобто конкретні обставини, що мають значний вплив на організацію у певний конкретний час. У ситуаційному підході особливу увагу звертають на значущість "ситуаційного мислення". Використовуючи цей підхід, керівники мають змогу чітко зрозуміти, які прийоми та методи найбільше сприятимуть досягненню цілей організації в конкретній ситуації.

Прихильники ситуаційного підходу, розробленого в кінці 60-х років, не вважають, що концепції традиційної теорії управління, біхевіористської школи та школи науки управління є неправильними. Ситуаційний підхід пов'язаний із системним, у ньому також спостерігається взаємозв'язок між функціями управління (їх не розглядають відокремлено).

Ситуаційний підхід концентрується на ситуаційних відмінностях між організаціями й усередині власне організацій; намагається визначити, які змінні ситуації мають значення та як вони впливають на ефективність організації. Методологію ситуаційного підходу можна розглядати як процес, що складається з чотирьох елементів:

1) керівник повинен ознайомитися із засобами професіонального управління, індивідуальною та груповою поведінками, системним аналізом, методами планування та контролю й кількісними методами прийняття рішень;

2) кожна з управлінських концепцій має сильні та слабкі аспекти, або порівняльні характеристики, в разі їх застосування до конкретної ситуації. Керівник повинен вміти передбачати ймовірні наслідки (як позитивні, так і негативні) від застосування певної методики або концепції;

3) керівник має вміти правильно інтерпретувати ситуацію. Слід правильно визначити, які фактори найважливіші та який імовірний ефект можливий у результаті зміни однієї або декількох змінних;

4) керівник повинен уміти пов'язати конкретні прийоми, що можуть спровокувати найменший негативний ефект і мають найменше недоліків, з конкретними ситуаціями, таким чином забезпечуючи досягнення цілей організації найефективнішим способом в умовах наявних обставин.