Організації та їх загальні властивості

Організація — основа світу менеджерів, чинник, що зумовлює існування менеджменту.

Щоб мати статус організації, певна група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам, до яких належать:

— наявність щонайменше двох осіб, яку вважають себе частинкою цієї групи;

— наявність хоча б однієї мети, яку приймають усі члени групи;

— наявність членів групи, котрі навмисно працюють разом, щоб досягти значущої мети.

Отже, організація — група осіб, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети.

Організації бувають формальними та неформальними. Наведене вище визначення справедливе для формальних організацій. Неформальні організації — це групи людей, що з'являються спонтанно, і між ними регулярно виникають взаємозв'язки. Неформальні організації існують у всіх формальних організаціях, за винятком невеликих.

Формальне управління іноді має справу з організаціями, що мають тільки одну мету. Предмет нашого курсу — це керування складними організаціями, для яких характерна низка взаємопов'язаних цілей. Такі організації є не лише групами, цілеспрямованими в діяльності, вони також мають загальні для всіх складних організацій характеристики. Ці загальні ознаки дають змогу зрозуміти, чому для досягнення успіху потрібно керувати організацією.

Загалом мета будь-якої організації полягає в перетворенні ресурсів з метою досягнення результатів. Основні ресурси, що використовують організації, — люди (людські ресурси), капітал, матеріали, техніка й інформація.

Однією з найважливіших властивостей організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Організація повністю залежить від навколишнього світу — зовнішнього середовища — як стосовно своїх ресурсів, так і споживачів, користувачів результатів, яких вона прагне досягти. Термін "зовнішнє середовище" означає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, організації, які конкурують, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку, технологію та інші складові.

Значущою характеристикою організацій є поділ праці. Якщо дві особи (щонайменше) працюють разом для досягнення однієї мети, вони мають розподілити роботу між собою. Поділ всієї роботи на складові називається горизонтальним поділом праці. Поділ великого обсягу роботи на численні невеликі спеціалізовані завдання дає змогу організації виробляти набагато більше продукції, ніж у випадку, коли та сама чисельність людей працювала самостійно.

Складні організації здійснюють чітке горизонтальне розподілення шляхом утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання та досягають певних цілей. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами.

Оскільки робота в організації поділяється на складові, хтось має координувати роботу групи з метою її подальшого успіху.

Отже, в організації розрізняють дві внутрішні органічні форми поділу праці: 1) поділ праці на компоненти, що становлять частини загальної діяльності, тобто горизонтальний поділ праці; 2) вертикальний поділ, унаслідок якого відокремлюється робота з координації дій від власне дій. Діяльність з координування роботи інших людей становить сутність управління.

Щоб організація реалізувала свої цілі, завдання мають бути скоординованими шляхом вертикального поділу праці. Тому управління є суттєво важливою діяльністю для організації.

Ознаки діяльності менеджера

Для всіх організацій характерні загальні ознаки, враховуючи потребу управління, тому управлінська праця також має багато загальних властивостей.

Г. Мінцберг, який узагальнив найперші вчення та здійснив фундаментальне дослідження праці п'ятьох керівників вищої ланки, зазначає у своїй книзі "Природа управлінської праці": "Для роботи керівника характерні короткочасність, різноманітність та фрагментарність здійснюваної діяльності".

Стосовно змісту роботи менеджера дослідник звертає особливу увагу на ще одну загальну ознаку управлінської роботи — роль керівника, яка, за його визначенням, є "сукупністю певних правил поведінки, що відповідають конкретній установі або посаді".

У своїх працях Г. Мінцберг вирізняє 10 ролей, які відіграють керівники в різні періоди та в різному ступені. Він класифікує їх у межах трьох великих категорій:

1) міжособистісні ролі;

2) інформаційні ролі;

3) ролі, пов'язані з прийняттям рішень.

Як зазначає дослідник, ролі не можуть бути незалежними одна від одної, навпаки, вони взаємозалежні та взаємодіють для створення єдиного цілого, Міжособистісні ролі випливають з повноважень і статусу керівника в організації та охоплюють сферу його взаємодії з людьми. Ці ролі сприяють тому, що керівник може стати точкою зосередження інформації, що дасть йому змогу й одночасно змусить відігравати інформаційні ролі та діяти як центр обробки інформації. Беручи на себе міжособистісні й інформаційні ролі, керівник відіграватиме ролі, пов'язані з прийняттям рішень: розподіл ресурсів, вирішення конфліктів, пошук можливостей з метою організації, ведення переговорів від імені організації. Усі 10 ролей визначають обсяг і зміст роботи менеджера, незалежно від характеру конкретної організації.

Здійснивши аналіз сутності управлінської праці, Г. Мінцберг з'ясував, чим займається керівник. Учені-економісти, які досліджують це питання, погоджуються з його визначеннями і класифікаціями. Немає такого тлумачення роботи менеджера, яке задовольняло б усіх стосовно змісту, ролей і функцій управлінської праці. Поширеним є погляд, які є процес управління, який можна застосувати до будь-якої організації і сутність котрого полягає в реалізації функцій, який має виконувати кожен керівник. Більшість експертів у сфері управління дотримуються такого визначення: управління — процес планування, організації, мотивації та контролю, потрібний для формулювання і досягнення цілей організації. Ці функції взаємодіють між собою, формуючи єдиний процес, тобто безперервний ланцюг взаємопов'язаних дій.

Рівні управління

Хоч усі керівники відіграють певні ролі та виконують функції, це не означає, що багато керівників у великій організації зайняті виконанням однієї й тієї самої роботи. Організації, досить великі для того, щоб забезпечити чіткий розподіл функцій у роботі керівників та некерівників, як правило, мають такий великий обсяг управлінської роботи, яку також потрібно поділити. Одна з форм поділу управлінської роботи має горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів. Така робота скоординовується з метою забезпечення успішної діяльності організації. Деяким керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, які, у свою чергу, також здійснюють координацію. Це відбувається до рівня того керівника, який координує роботу неуправлінського персоналу — людей, що фізично виробляють продукцію або надають послуги. У результаті такого вертикального поділу праці утворюються рівні управління. Зазвичай в організації, щоб визначити, на якому рівні перебуває один керівник стосовно іншого, слід з'ясувати його посаду.

Незалежно від того, скільки є рівнів управління, керівників традиційно поділяють на три категорії. Соціолог Т. Парсонс розглядає ці категорії з погляду функції, що виконує керівник в організації. Згідно з визначенням Т. Парсонса, особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями та діями, необхідними для забезпечення ефективної праці без перешкод у виробництві продукції або наданні послуг. Особи, котрі перебувають на управлінському рівні, здійснюють управління та координацію всередині організації; вони узгоджують форми діяльності різних підрозділів організації.

Керівники на інституціональному рівні розробляють довготермінові (перспективні) плани, формулюють цілі, роблять усе, щоб організація адаптувалася до різних змін, керують відносинами між організацією та зовнішнім середовищем, а також суспільством, в якому функціонує певна організація.

За загальновживаним способом визначення рівнів управління вирізняють керівників низової ланки, або операційних керівників, керівників середньої та вищої ланок. На рис. 1.1 зображено відповідність між цими рівнями та концепцією рівнів управління за Т. Парсонсом.

Рис. 1.1. Два способи представлення рівнів управління

Молодші начальники, яких також називають керівниками першої (низової) ланки, або операційними керівниками, становлять організаційний рівень, розташований над робітниками й іншими працівниками (некерівниками). Молодші начальники контролюють виконання виробничих завдань з метою безперервного забезпечення інформацією про правильність їх вирішення. Керівники цієї ланки часто відповідають за безпосереднє використання наданих їм ресурсів, таких як сировина й обладнання. Типовою назвою посади на такому рівні є майстер, сержант, завідувач відділу, кафедри, старша медсестра. Загалом більшість керівників — керівники низової ланки.

Роботу молодших начальників координують і контролюють керівники середньої ланки. За останнє десятиріччя середня ланка управління значно збільшилася і за чисельністю, і за значущістю. Керівник середньої ланки часто очолює великий підрозділ або відділ в організації. Характер його роботи більшою мірою визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації загалом. Керівники цієї ланки управління займають такі посади: декан, директор філії, армійські офіцери від лейтенанта до полковника. Це проміжна ланка між вищою та низовою, її керівники готують інформацію для рішень, що ухвалюють керівники вищої ланки та передають їх у вигляді завдань керівникам нижчої ланки.

Вищий організаційний рівень — керівництво вищої ланки — менш численний, ніж інші. Типовими посадами цієї ланки є: голова ради, президент, міністр, генерал, ректор. Керівники вищої ланки відповідають за прийняття найважливіших рішень для організації загалом або для основної частини організації зокрема.