Проблеми та їх вирішення, у рамках якого сформувалась концепція ситуаційного управління.

Ситуаційне управління характеризується прийняттям управлінським персоналом рішень у ситуації, яка реально склалася або складається. Ситуаційний підхід визнає, що хоча управлінський процес однаковий, специфічні прийоми, які повинен використовувати керівник для ефективного досягнення цілей організації, можуть значною мірою відрізнятися. Він намагається пов'язати конкретні прийоми і концепції управління з певними ситуаціями для того, щоб досягти цілей організації найефективніше.

Центральним моментом ситуаційного підходу є ситуація, тобто конкретний набір обставин, які сильно впливають на організацію в певний конкретний момент часу.

Для того щоб діяти в рамках концепції загального процесу управління і з урахуванням ситуаційного підходу, варто узагальнити та пов'язати наявні знання, дати їм необхідний каркас, що можливо на основі системного підходу.

Основні методологічні положення системного підходу щодо ситуаційного менеджменту такі:

— по-перше, кожна конкретна ситуація є складною системою з притаманним їй складом компонентів і зв'язками з іншими системами, які треба пізнати суб'єкту управління;

— по-друге, для розв'язання кожної конкретної ситуації необхідно знати її основну ланку;

— по-третє, кожна управлінська ситуація вимагає застосування адаптивних, гнучких структур і методів управління, щоб суб'єкт управління адекватно відображав усі основні риси об'єкта управління і його зовнішнього середовища, у тому числі суттєвої ситуації, і відповідно проводив необхідне перегрупування сил, намічав нову тактику своєї поведінки, що відповідала б новим умовам.

У кожному такому випадку необхідно добиватися активної й ефективної взаємодії керівників і працівників усіх рівнів у процесі виявлення проблем і прийняття рішень.

Ситуаційний підхід реалізує принцип адаптивності, що є одним з основних принципів стратегічного управління. Ситуаційне управління частіше застосовується на нижчому або середньому рівнях ієрархії, а стратегічне — на вищому.

__________________________________________ 301

Розділ 3.5

ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ АНАЛІЗ ТА КОНТРОЛІНГ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНУ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ

3.5.1. Сутність функціонального аналізу діяльності органу державної влади та методика його проведення

Поняття «функція» є одним із дуже поширених понять у теорії та практиці менеджменту. В поняття «функція менеджменту» вкладають різний зміст залежно від того, який аспект розглядається: сутність і цілі менеджменту, стадії та види цієї діяльності та ін. Однак у будь-якому випадку функція менеджменту є зовнішнім виявленням управлінських відносин, тобто особливим видом діяльності, що відображає напрями або стадії здійснення цілеспрямованого впливу на відносини людей, які об'єднані в організацію. Дослідження функцій менеджменту має велике практичне значення, тому що вони значною мірою виявляють внутрішню структуру організації та її органів управління. Об'єктивна необхідність виконання цієї роботи вимагає чіткої класифікації функцій.

У наш час як за кордоном, так і в Україні проводяться широкі теоретичні дослідження в напрямку розробки наукової класифікації функцій

302 _______________________________________________ Розділ 3.5

менеджменту стосовно організації, що функціонує в умовах ринкової економіки, в результаті чого у вітчизняній та зарубіжній літературі з менеджменту пропонується значна кількість класифікацій функцій управління, які дуже часто суперечать одна одній. Це можна пояснити тим, що в умовах постійних змін зовнішнього середовища важко, якщо взагалі можливо, виділити універсальну класифікаційну ознаку, на основі якої згруповані функції, які найбільш повно та всебічно охарактеризували б управлінську діяльність.

Але все ж найбільш поширеною класифікацією є та, що поділяє функції на дві групи: загальні та конкретні функції менеджменту. Для таких організацій, як органи державної влади та органи місцевого самоврядування, може бути прийнятий також підхід, заснований на поєднанні суттєвих видів управлінської діяльності в невелику кількість категорій, а саме: процес управління складається з функцій планування, організації, контролю, координації, мотивації. Ці п'ять функцій менеджменту (як процес управління) утворюють управлінський цикл і поєднані сполучними процесами комунікації та прийняття рішення. Крім того, слід розрізняти поняття «функція управління» та «функції організації», «функції структурних підрозділів організації», «функції управлінського апарату» та ін. Так, у структурному підрозділі може здійснюватися не тільки одна функція управління або її частина, а й може бути поєднано декілька функцій.

Як бачимо в теорії менеджменту в наш час немає спільної думки стосовно кількості та складу конкретних функцій управління державної установи. Водночас пропонується в управлінське дослідження включати так звані функціональні зони¹ або функціональні підсистеми організації².

Так, до функціональних зон організації відносять маркетинг, фінанси/бухгалтерський облік, операції, людські ресурси, культуру та характер організації; до функціональних підсистем організації відносять маркетинг, виробництво, НДР, персонал, фінанси, менеджмент.

¹ Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. — М.: Дело, 1992. — С. 273.

² Курс для высшего управленческого персонала: Пер. с англ. / Под ред. В.И. Геращенко. — М.: Экономика, 1970. — С. 42.

функціональний аналіз і контролінг діяльності... 303

Кожна з цих підсистем реалізує свої цілі, що логічно випливають з місії як загальної мети організації.

Аналіз проблем управління з погляду його функцій становить основу для встановлення обсягу робіт за кожною з них, визначення кількості управлінців і, врешті-решт проектування самої структури та організації апарату управління. З метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи проводиться функціональний аналіз.

Функціональний аналіз органів державної влади здійснюється на основі відповідного функціонального обстеження апаратів цих органів усіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Голов-держслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 p.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

• які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

• які функції закріплено у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

• якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;

• якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

• чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад¹.

Здійснюючи функціональне обстеження, слід керуватися такими визначеннями цілей, завдань та функцій державного органу:

¹ Методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів. — Луганськ, 2000. — С. 3.

304 Розділ 3.5

— цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України;

— завдання конкретизують цілі органу і, як правило, становлять цільову функцію структурного підрозділу. їх реалізація має забезпечити досягнення мети діяльності органу;

— функцією слід вважати діяльність, пов'язану з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Відповідно до Методичних рекомендацій з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів функціональне обстеження здійснюється за такими етапами.

1. Організація роботи з проведення функціонального обстеження.

2. Функціональне обстеження апарату органу виконавчої влади.

3. Функціональне обстеження структурних підрозділів апарату.

4. Аналіз розподілу обов'язків між керівником та заступниками керівника органу виконавчої влади.

5. Підсумки функціонального обстеження.

3.5.2. Контролінг у діяльності органу державної влади

З функціональним обстеженням тісно пов'язаний контролінг — управлінська концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності¹. Контролінг не можна ототожнювати з контролем. Він є способом мислення, орієнтований у майбутнє та пов'язаний з процесами, а контроль спрямований у минуле,

¹ Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 6.

функціональний аналіз і контролінг діяльності... 305

на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем, «розподіляє» провину та орієнтується на поодинокі випадки.

До завдань контролінгу входять збір, систематизація, опрацювання і представлення даних про діяльність (процеси) установи і зовнішнє оточення для вироблення рішень.

Основними сферами завдань контролінгу є:

— планування — визначення цілей установи;

— контроль — порівняння «план — факт» та аналіз відхилень;

— керування — здійснення зустрічних заходів.

Таким чином, контролінг можна розглядати як управлінську філософію, яка базується на такій організації управління, за якої факт не констатується, а роз'яснюється і проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.

Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву інформацію про те, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту. Завдання контролінгу полягає в тому, щоб створювати системи автоматичного регулювання, які уможливлюють процеси керування та навчання¹.

Якщо звернутись до сутності менеджменту, то у будь-якій організації можна виділити ті сфери, якими необхідно керувати. Ці функціональні сфери у своїй сукупності і взаємозв'язку утворюють систему управління. Так, стосовно органу державної влади можна виділити функціональні сфери управління кадрами, фінансами (управління ресурсами), сферу дій, пов'язаних з наданням послуг громадянам і виробленням державних рішень (операційний процес і операційна система). Окрім цього, є процеси, які забезпечують виконання функцій управління ресурсами і функцій управління операціями: маркетинговий, інформаційний та інноваційні.

Оскільки основним об'єктом контролінгу є процеси, що відбуваються в організації, його мета полягає в наданні адмі-

¹ Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 8.

306 Розділ 3.5

ністративному менеджменту сервісної послуги щодо економіки, організації та управління основною діяльністю. Для цього використовують різні форми та методи адміністративного контролінгу, які залежать від конкретних завдань конт-ролінгу. Завдання контролінгу в системі державної адміністрації такі: визначити інформаційну потребу адміністративного керівництва; з'ясувати та вдосконалювати інформаційні засади; координувати планування, контроль та інформаційне забезпечення; надавати підтримку адміністрації при визначенні інформативних (змістовних) планових параметрів; коментувати порівняння планових і фактичних показників; визначати потребу щодо прийняття рішень; вказувати керівникам на альтернативні можливості рішення¹.

Контролінг є допоміжним засобом для стратегічного та оперативного управління організацією. Адміністративний менеджмент та адміністративний контролінг доповнюють одне одного при виконанні управлінських завдань: контролер відповідає за інформацію, а адміністративний менеджмент — за прийняття рішень.

Розрізняють такі форми контролінгу:

— центральний — надає підтримку адміністративному керівництву в здійсненні загального управління та координації робіт фахових підрозділів; його слід розташовувати на верхньому управлінському рівні;

— децентралізований — надає підтримку децентралізованим фаховим підрозділам; відповідає за оперативне планування та управління робіт фахових підрозділів. Залежно від розміру фахових підрозділів може здійснюватись при керівництві або на рівень нижче.

Ефективний адміністративний контролінг організовується стосовно різних сфер управління організацією. До тих сфер, де абсолютно необхідним є набуття контролінгом активної ролі, належать ресурсний контролінг (фінанси та кадри), інвестиційний контролінг, проектний контролінг, контролінг управління портфелем акцій і контролінг якості².

¹ Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 12.

² Там само. — С 13.

Функціональний аналіз і контролінг діяльності... 307

Зростаюча швидкість змін соціально-економічного оточення і необхідність своєчасного розпізнавання й врахування шансів і ризиків у далекому майбутньому привели до появи стратегічного контролінгу і переосмислення масштабів планування.

Стратегічний контролінг надає політично-адміністративній системі здатність систематично враховувати процеси суспільного розвитку для того, щоб керівництво та політики могли якомога раніше адаптувати свої політичні цілі, програми та плани до нових або змінених умов, розробляти довгострокові плани та включати в ці плани майбутні процеси, що розвиваються. Стратегічний контролінг надає підтримку керівництву та політикам у формулюванні й перевірці цілей та стратегій на довший строк для різних адміністративних підрозділів¹. Стратегічний контролінг переводить стратегічні планувальні проекти в категорію оперативних планувальних розробок і допомагає керівникам визначити етапні цілі та реалізувати їх відповідно до планів.

Оперативний контролінг надає підтримку адміністративному керівництву при короткостроковому управлінні адміністрацією. Оперативний контролінг стосується вже визначених сфер завдань, цілей та програмних заходів. Оперативний контролінг забезпечує інформацією та методами, які необхідні для винайдення рішень, і розробляє інструменти, які дають змогу здійснювати поточну перевірку економічності та працездатності (потужності) адміністрації.

Контролінгова система може бути впроваджена в системі державної адміністрації за умови того, що будуть виконані такі передумови: завдання та цілі мають плануватися стратегічно; цілі щодо результатів визначаються як цілі щодо видатків, часу та якості; продуктивність планується з орієнтацією на результат; для створення результату задається певний бюджет; керівники безперервно забезпечуються інформацією стосовно ступеня досягнення цілей².

¹ Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 13. ³ Там само. — С 14.

Розділ 3.5

Найважливіші передумови для систематичного адміністративного контролінгу наведено на рис. 3.13.

Впровадження контролінгу в сфері управління необхідно проводити такими шляхами:

• визначення цілей щодо продуктивності управління;

• надання послуг у системі управління в умовах ринкової економіки (за принципом конкуренції у виробництві, створення ринку управлінської праці, вивчення попиту клієнтів);

• вибір ефективних шляхів досягнення цілей;

• визначення кінцевого продукту управлінської діяльності;

• впровадження пов'язаної з розрахунком витрат на ці продукти калькуляції видатків та надходжень, або калькуляції витрат і результатів;

Орієнтований на процеси менеджмент витрат, часу і якості

Орієнтовані на надання послуг

організаційні структури та процеси

 

Однозначні адміністративні цілі за допомогою контрактного менеджменту

Систематичний

адміністративний

контролінг

«Спільне» навчання за допомогою організованого трансферу ноу-хау

Прозоре

та координоване

бюджетне

планування

і складання

бюджету

з орієнтацією

на підсумкові

показники

Децентралізована відповідальність за результати та ресурси

 

Рис. 3.13. Найважливіші передумови для система! го контролінгу

• упорядкування бюджету;

• сучасний кадровий менеджмент. Мотивація працівників. Робота з персоналом (кадри — найважливіший ресурс держави);

• створення команд із співпрацівників, які пройшли підвищення кваліфікації;

• деталізація завдань;

• делегування відповідальності. Розподіл зобов'язань та повноважень¹.

У зв'язку з тим, що контролінг означає управління через інформацію, необхідно розпочинати контролінг з побудови та розбудови інформаційної системи менеджменту організації.

 

¹ Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 15.

Розділ 3.6

ІНФОРМАЦІЙНЕ ТА КОМУНІКАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВНУТРІШНЬОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ОРГАНУ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ

 

 

3.6.1. Інформаційне забезпечення внутрішньої організації органу державної влади

«Інформація виконує в управлінні таку ж функцію, що і фари для водія в нічний час. Фари освітлюють шлях попереду, але не знімають необхідності правильних рішень», — підкреслював Дж. О'Шенессі.

Інформацію ще називають предметом праці фахівця, менеджера та керівника (на відміну від сировини та матеріалів, які є предметом праці робітника). Зазвичай інформація завжди ототожнюється з поняттями «повідомлення», «відомості», «знання», «дані». Згідно з визначеннями, наведеними у словнику іншомовних слів, інформація — це: 1. Відомості про навколишній світ та процеси, що в ньому протікають, які сприймаються людиною або спеціальним улаштуванням. 2. Повідомлення про становище справ, про стан чого-небудь. Якщо звернутися до філософського тлумачення, то під інформацією розуміють особливий атрибут матерії, пов'язаний з її здатністю до відображення.

Державний службовець повинен керуватися визначенням, наведеним в Законі України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 р. Стаття 1 цього Закону дає таке визначення інформації: «Під інформацією цей Закон розуміє документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі».

При вирішенні проблем дослідження інформації найчастіше користуються трьома підходами: синтаксичним (статистичним або кількісним); семантичним (змістовим); прагматичним (практичним, корисним).

Синтаксичний підхід — це найбільш абстрактний рівень вивчення інформації. Цей напрямок з'явився з виникненням кібернетики. Згідно з цим напрямком розвинулося статистичне розуміння інформації. Таке розуміння інформації може широко використовуватися при вирішенні питань передачі інформації. Однак для вирішення проблем обробки інформації воно не корисне.

Семантичний підхід різниться тим, що тут домінує зміст інформації, мета її використання. Кількість змістових одиниць створює тезаурус фахівця, що вирішує завдання. Вивчення інформації в семантичному аспекті особливо важливе для використання у процесах прийняття рішень. Будь-які дані, що виступають як ресурси для процесу прийняття рішення, стають інформацією.

Виходячи з цього, слід розрізняти поняття «дані» та «інформація». Дані можуть розглядатись як ознаки або зафіксовані повідомлення, що в певний момент не впливають на поведінку (процес прийняття рішення). Дані (повідомлення), що не отримали оцінки їх важливості, є потенційною інформацією, а дані, що використовуються при прийнятті рішення, — це реальна інформація.

Різні об'єкти матеріального світу мають різні форми відображення, тому й інформація може поділятися на кілька видів. Розрізняють інформацію: 1) про простий неорганічний світ — елементарна інформація; 2) про живу природу — біологічна інформація; 3) про людське суспільство — інтелектуальна інформація.

Система державного управління спирається на інтелектуальну інформацію, до якої можна віднести соціальну, демографічну, політичну, економічну та інші види інформації.

Особливістю системи державного управління є першочерговість закону, тому інформація цієї системи базується на відповідному законодавстві. Згідно зі статтею 4 Закону України «Про інформацію» законодавство України про інформацію складають Конституція України, цей Закон, законодавчі акти про окремі галузі, види, форми і засоби інформації, міжнародні договори та угоди, ратифіковані Україною, та принципи і норми міжнародного права.

Основними принципами інформаційних відносин згідно зі статтею 5 Закону України «Про інформацію» є: гаранто-ваність права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об'єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

В Україні згідно зі статтею 6 Закону України «Про інформацію» здійснюється державна інформаційна політика — тобто сукупність основних напрямів і способів діяльності держави з одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Державну інформаційну політику розробляють і здійснюють органи державної влади загальної компетенції, а також відповідні органи спеціальної компетенції.

До особливостей інформації системи державного управління можна віднести наявність суб'єктів та об'єктів інформаційних відносин. Суб'єктами інформаційних відносин згідно зі статтею 7 Закону України «Про інформацію» є: громадяни України; юридичні особи; держава. Відповідно до цього Закону суб'єктами інформаційних відносин можуть бути також інші держави, їх громадяни та юридичні особи, міжнародні організації та особи без громадянства. Об'єктами інформаційних відносин є документована або публічно оголошувана інформація про події та явища в галузі політики, економіки, культури, а також у соціальній, екологічній, міжнародній та інших сферах.

Усі громадяни України і юридичні особи мають право на інформацію. Право на інформацію за статтею 10 Закону Украї-

Інформаційне та комунікаційне забезпечення... 313

ни «Про інформацію» забезпечується: обов'язком органів державної влади, а також органів місцевого самоврядування інформувати про свою діяльність та прийняті рішення; створенням в органах державної влади спеціальних інформаційних служб або систем, що забезпечували б у встановленому порядку доступ до інформації; вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до статистичних даних, архівних, бібліотечних і музейних фондів (обмеження цього доступу зумовлюються лише специфікою цінностей та особливими умовами їх схоронності, що визначаються законодавством); формуванням механізму здійснення права на інформацію; здійсненням державного контролю за додержанням законодавства про інформацію; встановленням відповідальності за порушення законодавства про інформацію.

Мова інформації визначається Законом «Про мови в Україні», іншими законодавчими актами України в цій галузі, міжнародними договорами та угодами, ратифікованими Україною.

У сфері органів державної влади та органів місцевого самоврядування користуються класифікацією інформації, наведеною в Законі України «Про інформацію», розд. З якого відображає галузі, види інформації та режим доступу до неї.

Галузі інформації — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про відносно самостійні сфери життя і діяльності суспільства та держави.

Основними галузями інформації є: політична, економічна, духовна, науково-технічна, соціальна, екологічна, міжнародна. Статтею 18 цього Закону визначено основні види інформації, а саме: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідниково-енциклопе-дичного характеру; соціологічна інформація.

Ефективне інформаційне забезпечення залежить від відповідної інформаційної системи органу державної влади і органу місцевого самоврядування.

У наш час термін «інформаційна система» використовується у двох трактуваннях. У вузькому розумінні «інформаційна система» використовується для визначення системи процедур при роботі з даними, тобто характеризує технологіч-

314 Розділ 3.6

ний процес, що включає виконання таких функцій: збір первинних даних (спостереження); підготовка даних до обробки; контроль; обробка даних; зберігання та пошук даних; випуск даних; переказ даних. Сукупність усіх перелічених функцій утворює процес обробки даних.

У більш широкому значенні термін «інформаційна система» використовується для позначення системи, завданням якої є продукування інформації, що необхідна для цілей управління. Ціль побудови інформаційних систем полягає в наданні підтримки в процесі прийняття рішень.

Еволюцію інформаційних систем багато спеціалістів пов'язують з використанням комп'ютерів у менеджменті. Спочатку були мейнфрейми (mainframe) — великі ЕОМ, в яких інформація, що народжувалася в організації, зберігалася та оброблялася централізовано. У 80-ті роки сталася революція: з'явився персональний комп'ютер. Він не тільки довів потоки інформації до кожного робочого місця, а й дав змогу, не відходячи від нього, обробляти інформацію за комп'ютерними правилами. Інформаційні системи почали будуватися за принципом так званої архітектури клієнт — сервер. У цій архітектурі центр (сервер) та периферія (клієнт) розподіляють між собою функції з переробки інформації. Інформаційні системи набули гнучкості, але керувати та тримати їх під контролем стало складніше. Тому почав розвиватися ще один підхід до створення інформаційних систем, який поєднував ідеологію «мейнфрейм» та ідеологію «клієнт — сервер». Програмні засоби, що надали змогу реалізувати цей підхід, з'явилися в системі Інтернет. Тому — перенесені на внутріорганізацій-ний рівень — вони дістали співзвучну назву Інтранет.

Загальними характеристиками інформаційних систем і організацій є такі.

1. Будь-яка інформаційна система й організація є системою, яка може бути піддана аналізу, побудована і керована на підставі загальних принципів побудови систем.

2. Подібні системи більш динамічні, ніж статичні, у зв'язку з чим треба враховувати їх динамічну природу.

3. Елементи кожної системи з'єднані функціонально. Будь-яка організація або інформаційна система видає вихідну продукцію, яка є ціллю системи. Вихідною продукцією

Інформаційне та комунікаційне забезпечення... 315

інформаційної системи є інформація, на підставі якої приймається певне рішення. Основна частка зусиль, що скеровані на побудову інформаційної системи, присвячена програмуванню цих рішень.

Таким чином, під інформаційною системою розуміють сукупність видів діяльності, що забезпечують збір, переказ, зберігання, відбір, обробку, видачу та подання інформації на запит управління. Завданням інформаційної системи є забезпечення достатньої кількості правильних та докладних даних у потрібний час для підготовки рішення.

Інформаційна система може бути ручною, механізованою чи автоматизованою залежно від того, які засоби використовуються для виконання завдань, що стоять перед нею. Управлінські інформаційні системи в державному управлінні належать до класу управлінських інформаційних систем (Management Information System — MIS).

Технологічною основою управлінської інформаційної системи є інформаційний процес. Він складається з таких процедур:

• збір даних, реєстрація — метою є одержання точного, своєчасного, достовірного і повного відображення всієї інформації про діяльність необхідних об'єктів;

• передача даних — здійснюється доставка необхідної інформації з різних носіїв інформації, наприклад, пошти, можливо кур'єром чи ін.;

• збереження інформації — ця процедура пов'язана з багаторазовістю, тривалістю використання умовно-постійної інформації в обробці, необхідністю накопичення інформації у зв'язку з розривом у часі її збору й обробки;

• обробка інформації — послідовність арифметичних і логічних операцій з одержання результативної інформації, наприклад, розрахунок відносних показників фінансової діяльності підприємства, установи, організації на основі первинних даних;

• передача результатної інформації — здійснюється передача інформації переважно у вигляді файлів;

• споживання результатної інформації — використання результатів обробки інформації для діяльності безпосередньо органів державного управління.

316 Розділ 3.6

При побудові управлінської інформаційної системи важливим є питання про джерела інформації. Законом передбачено або встановлено носії інформації: документи та інші носії, які є матеріальними об'єктами, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Документ — це встановлена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. Первинний документ — це документ, що містить у собі вихідну інформацію. Вторинний документ — це документ, що є результатом аналітико-син-тетичної та іншої переробки одного чи кількох документів.

Основними джерелами інформації органів державної влади та органів місцевого самоврядування є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, нормативні акти державних органів, акти органів місцевого самоврядування. Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування доводиться до відома зацікавлених осіб шляхом: опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами відповідних державних органів і організацій; опублікування її в друкованих засобах масової інформації або публічного оголошення через аудіо- та аудіовізуальні засоби масової інформації; безпосереднього доведення її до заінтересованих осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами; оголошення її під час публічних виступів посадових осіб.

Джерела і порядок одержання, використання, поширення та зберігання офіційної інформації державних органів та органів місцевого самоврядування визначаються законодавчими актами про ці органи.

Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі та підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань. Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, а акож відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого самоврядування в межах своїх повноважень. Основними джерелами інформації довідни-ково-енциклопедичного характеру є енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення та оголошення, путівки, картографічні матеріали тощо, а також довідки, що даються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого самоврядування, громадськими об'єднаннями, організаціями, їх службовими особами та автоматизованими інформаційними системами. Основними джерелами соціологічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень.

Збір інформації залежить від управлінських завдань та потреб. Від цього визначаються і відповідні методи збору інформації. Тому передусім визначається мета збору інформації, тобто треба усвідомити, яка інформація (за змістом), кому (якій категорії користувачів), коли (до якого терміну або на якому етапі роботи) та в якій формі (на якому рівні згортання) потрібна.

Державним службовцям, тобто адміністративно-управлінському персоналу, потрібна різна за змістом і формою інформація, якій притаманні такі складові: поточна та ретроспективна інформація; вузькотематична та широкотематична інформація; галузева (спеціалізована) та міжгалузева (не-спеціалізована, суміжна) інформація; фактографічна та концептуальна інформація.

Чим вищий статус державного службовця, тим сильніше виявляються специфічні особливості його інформаційних потреб. Можна виділити 3 категорії державних службовців.

1. Відповідальні за стратегічні рішення (керівники органів державної влади).

2. Відповідальні за прийняття тактичних рішень (керівники управлінь, відділів).

3. Відповідальні за прийняття оперативних рішень (керівники низових ланок).

Залежно від методів вивчення інформаційних потреб спеціалістів (державних службовців) можна вести мову про дві групи методів виявлення інформації: засновані на аналізі проблемних ситуацій; засновані на аналізі функціонально-посадових обов'язків державних службовців. Нині є два підходи до обробки інформації: кількісна обробка; якісний аналіз.

У свою чергу кількісна обробка поділяється на первинну та вторинну обробку. Первинна обробка інформації базується на обробці первинної інформації, що отримується безпосередньо від різних джерел інформації (наприклад, населення, підприємств, тощо). Роботу з отримання первинної інформації називають польовими дослідженнями. Вторинна обробка базується на даних, отриманих у результаті первинної обробки, і має назву кабінетних досліджень.

Якісний аналіз базується на результатах кількісної обробки інформації та виконується спеціалістами — державними службовцями (адміністративними менеджерами, економістами, юристами та ін.). Але є деякі загальні прийоми, які можна порекомендувати, наприклад логічний аналіз, ділові ігри, розгляд конкретних ситуацій, проведення семінарів, нарад, конференцій, мозковий штурм та ін.