Особливості ситуаційного підходу в управлінні.

Ситуаційний підхід на сьогоднішній день є одним з найбільш перспективних у сучасній науці про управління.

З одного боку, він сьогодні є одним з найбільш розроблених інструментів для послідовного, комплексного, системного аналізу ситуацій прийняття важливих управлінських рішень. З іншого боку, він дозволяє виявити основні тенденції, що визначають динаміку розвитку ситуації ухвалення рішення, а також основні керуючі впливи, здатні вплинути на розвиток ситуації.

Ситуаційний підхід дозволяє керівнику поряд з цілісним представленням об'єкта управління і його функціонування у зовнішньому середовищі здійснювати ефективне управління конкретною ситуацією через прийняття управлінського рішення. Цей підхід дозволяє приймати рішення, ґрунтуючись на аналізі і розумінні ситуації та її динаміки, а не виходячи з традиційного принципу проб і помилок. Можливість проведення попереднього аналізу ситуації і передбачення її очікуваних змін робить ситуаційний підхід більш ефективним і, як правило, дозволяє уникнути значних витрат ресурсів і часу.

Ситуаційний аналіз - це комплексні технології підготовки, прийняття і реалізації управлінського рішення, в основі яких лежить аналіз окремо взятої управлінської ситуації.

Ситуаційний аналіз є в деякому розумінні протилежністю стратегічному управлінню.

Дійсно, стратегічне управління веде до її цілей і способів їхнього досягнення, що надалі конкретизуються, деталізуються, втілюються у виді планів і завдань.

Але шлях від вироблення стратегії організації до її втілення у виді планів і завдань є досить великим.

Стратегічне управління сьогодні використовується далеко не у всіх організаціях. А там, де воно дійсно використовується, неминучий розрив між оперативно прийнятими рішеннями і рішеннями стратегічного характеру. І тоді керуватися насамперед стратегічною метою навіть небезпечно.

Ситуаційний аналіз на противагу технологіям стратегічного управління йде від конкретних ситуацій, проблем, що виникають у реальній діяльності організації, за якими повинно прийматись управлінське рішення.

Однак технологи ситуаційного аналізу дозволяють не обмежуватися прийняттям управлінських рішень у конкретній управлінській ситуації. Вони дозволяють, ґрунтуючись на більш глибокому аналізі ситуацій, установленні тенденцій, закономірностей і факторів, що визначають їхній розвиток, більш обґрунтовано приймати довгострокові управлінські рішення, аж до коректування стратегічних цілей організації.

Таким чином, якщо технології стратегічного управління орієнтовані на рух управлінської думки від загального до конкретного, то технології ситуаційного аналізу - від конкретного до загального.

Відповідно до роботи, ситуаційний підхід намагається пов'язати конкретні прийоми і концепції з конкретними ситуаціями для того, щоб досягти цілей організації найбільш ефективно. Дійсно, тільки органічне поєднання стратегічного управління і ситуаційного аналізу приводить до найбільш значних результатів при управлінні сучасною організацією.

Повсякденні справи і поточні проблеми є в першу чергу об’єктами ситуаційного аналізу.

У ситуаційному аналізі, так само як і у системному аналізі й у будь-якій іншій науці про управління, розроблені універсальні технології, методи, прийоми, що можуть використовуватись не тільки для однієї окремо узятої ситуації ухвалення рішення, але і для цілого класу ситуацій.

Однак тільки спеціально проведений аналіз саме тієї ситуації, що склалася для об'єкта управління саме на момент ухвалення рішення, дозволяє професійному керівнику вибрати ту чи іншу, часом єдину, конкретну управлінську технологію, метод, прийом, рішення, що приводять до досягнення мети. У різних випадках одна й та сама стратегічна ідея, може реалізовуватись по-різному.

Як уже говорилося вище, ситуаційний підхід можна представити таким, що складається з наступних основних складових, які в більш компактному виді можна сформулювати так: вивчення сучасних технологій ситуаційного аналізу, передбачення наслідків прийнятих рішень, інтерпретація ситуації з виділенням найбільш важливих факторів (перемінних) і оцінкою можливих наслідків їхньої зміни, ухвалення ефективного рішення.

При проведенні ситуаційного аналізу використовуються спеціально розроблені технології, що базуються значною мірою на використанні сучасних методів одержання, аналізу й обробки експертної інформації.

Центральну роль, відповідно до роботи, при ситуаційному підході відіграє визначення ситуаційних перемінних. Тому однією з основних проблем, розв'язуваних за допомогою ситуаційного аналізу, є установлення факторів, що визначають розвиток ситуації.

Причому задача установлення усіх факторів, що впливають на розвиток ситуації, практично не є розв'язуваною. Усі зв'язки і взаємодії факторів простежити не можливо. Трудомісткість аналізу різко зростає. Якість одержуваного результату в силу перерахованих вище причин не підвищується, а знижується.

Тому однією з основних задач ситуаційного аналізу є встановлення не всіх, а саме основних факторів, що справляють істотний вплив на розвиток ситуації, і відкидання тих факторів, що істотного впливу справити не можуть.

Сьогодні є відомими і використовуються кілька технологій встановлення основних факторів, що впливають, у результаті аналізу тієї чи іншої конкретної ситуації. Нагадаємо деякі з них.

«Мозкова атака». Метод «мозкової атаки» є одним з основних в організації і проведенні експертиз. Значна роль при проведенні «мозкової атаки» належить керівнику, що очолює засідання експертної комісії.

У реальній виробничій діяльності це може бути нарада, скликана керівником для обговорення тієї чи іншої виниклої проблеми і встановлення основних факторів, що визначають її подальший розвиток, з метою вироблення і прийняття управлінських рішень.

«Мозкова атака» у ситуаційному аналізі, як правило, складається з двох турів. У першому турі відбувається генерування ідей, а у другому - обговорення виявлених ідей, їхня оцінка і вироблення колективної точки зору.

Перший тур проводиться так. щоб кожний із присутніх міг вільно висловити свою думку про те, що визначає розвиток ситуації, з його погляду, за якими закономірностями йде її розвиток, які керуючі впливи з боку керівництва організації можуть виявитися ефективними і привести до мети. У цьому турі керівник повинен підтримувати кожну з висловлюваних думок, даючи можливість виступаючому більш повно представити свою точку зору і розвинути її. При цьому повинна підтримуватися атмосфера доброзичливості, що звільнює того, хто висловлює свою точку зору, від зайвої скутості. Будь-яка висловлена точка зору, ідея повинна обговорюватись і не може бути помилковою, якщо навіть вона представляється ведучому засідання майже свідомо безперспективною.

Якщо у процесі «мозкової атаки» у першому турі керівник підтримує лише перспективні, з його погляду, ідеї, то не рідко це приносить свідомо менші результати.

Підкреслимо, що задача першого туру «мозкової атаки» при установленні факторів, що визначають розвиток ситуації, полягає в тому, щоб одержати можливо більш повну картину про фактори, що можуть впливати на розвиток ситуації.

У другому турі з виявлених у першому турі факторів необхідно залишити лише найбільш істотні. Для того щоб зробити це обґрунтовано і вибрати серед них дійсно визначальні, необхідно їх критично оцінити.

Тут може використовуватись так званий метод суду. Фахівці, що беруть участь у проведенні другого етапу, поділяються на прихильників і супротивників висловленої думки. Прихильники намагаються привести необхідні докази на користь висловленої точки зору, а супротивники - їх спростувати. Керівник, ґрунтуючись на результатах обговорення, приймає остаточне рішення про включення того чи іншого фактора в число дійсно визначальних для розвитку ситуації.

Якщо у процесі проведеного ситуаційного аналізу виявиться, що деякі фактори були невиправдано віднесені до числа основних, вони будуть виключені. Якщо ж виявляться додаткові істотні фактори, вони можуть бути також включені до числа основних.

«Двотурове анкетування». Однак установлення факторів, що визначають розвиток ситуації, не обов'язково припускає використання процедури відкритого обговорення. В ряді випадків більш доцільним виявляється використання методу «двотурового анкетування», при якому передбачається індивідуальна робота фахівців із установлення найбільш важливих факторів.

У першому турі «двотурового анкетування» кожний з фахівців, запрошених керівником для участі в роботі з установлення найбільш важливих факторів, що визначають розвиток ситуації, заповнює спеціально розроблену анкету, у якій указує такі фактори і дає обґрунтування їхнього віднесення до числа найбільш важливих. Внесені в анкету фактори ранжируються фахівцем за ступенем їхнього впливу на розвиток ситуації.

У другому турі проводиться перехресне рецензування заповнених у першому турі анкет. Це означає, що анкети, заповнені одним фахівцем, оцінюють інші і погоджуються або не погоджуються зі зробленими їм оцінками. Незгода з думкою фахівця обов'язково аргументується.

Фахівці, що роблять оцінку думки фахівця, також роблять ранжирування представлених в анкеті факторів.

Результати другого туру обробляються аналітичною групою, що формує на підставі даних, представлених в анкетах, перелік факторів, на думку фахівців, визначальних для розвитку ситуації. При цьому враховуються результати ранжирування факторів, зазначених кожним з фахівців, а також оцінка його думки фахівцями. Аналітична група визначає також результуюче ранжирування факторів, зазначених фахівцями.

Вся отримана від фахівців інформація після обробки її аналітичною групою надходить керівнику для ухвалення остаточного рішення про фактори, що визначають розвиток ситуації.

Двотурова «мозкова атака» і «двотурове анкетування» відносяться до числа універсальних методів ситуаційного аналізу і можуть використовуватися не тільки для установлення факторів, що визначають розвиток ситуації, але і для рішення інших задач ситуаційного аналізу.

Нижче приведені два методи установлення факторів, що визначають розвиток ситуації.

Факторний аналіз. В основі факторного аналізу лежить припущення про те, що на підставі статистичних даних може бути отримана аналітична залежність, що відбиває ступінь впливу факторів і зміни їхніх значень на планові чи фактичні показники, що характеризують ситуацію [5].

Факторний аналіз вирішує задачі визначення: факторів, необхідних для виявлення всіх істотних залежностей, що впливають на розвиток ситуації; коефіцієнтів що (називаються іноді навантаженнями), що характеризують вплив кожного з виявлених факторів на показники, що відбивають стан і розвиток ситуації.

Застосування методу факторного аналізу дозволяє на основі обробки статистичної інформації класифікувати фактори на істотні і несуттєві, основні і неосновні, внутрішні і зовнішні.

За результатами обробки статистичних даних може встановлюватися необхідність і вироблятися деталізація факторів або, навпаки, може встановлюватися необхідність і вироблятися укрупнення факторів. Розраховані на підставі обробки даних коефіцієнти впливу кожного з виділених факторів дозволяють, з одного боку, визначити ранжирування факторів за важливістю, тобто розташувати фактори в порядку убування їхньої важливості, а з іншого боку. - одержати формулу для розрахунку очікуваних значень показників, що характеризують ситуацію, за тієї чи іншої зміни значень факторів.

Отримані при використанні факторного аналізу результати дозволяють більш обґрунтовано оцінювати очікувані зміни ситуації за тих чи інших очікуваних змін факторів унаслідок тенденцій, що намітилися, або управлінських впливів, доцільність яких встановлюється у процесі використання технологій ситуаційного аналізу.

«Багатомірне шкалування». Як уже говорилося вище, надлишок інформації про фактори, що визначають розвиток ситуації, нерідко приводить до зниження якості проведеного ситуаційного аналізу.

Основна задача методу «багатомірного шкалування» саме в тім і полягає, щоб зменшити число факторів, які необхідно взяти до уваги при аналізі й оцінці очікуваних змін ситуації в результаті тих чи інших управлінських рішень [6]. Нагадаємо, що відмовлення від керуючого впливу з боку керівництва організації також є одним з можливих варіантів управлінського рішення. Зменшення числа факторів, які необхідно взяти до уваги при ситуаційному аналізі, називається іноді зниженням розмірності.

Не менш важливою задачею, розв'язуваною методом "багатомірного інкасування", поряд зі зниженням розмірності є також змістовна інтерпретація одержуваного набору факторів.

Вихідною інформацією при «багатомірному шкалу ванні» можуть служити оцінки близькості і розходження фахівцями різних варіантів розвитку ситуації. Різні оцінки близькості і розходження визначаються різними значеннями показників, що характеризують стан ситуації. Вихідним є також попередній набір приватних критеріїв, хоча число їх, як правило, перевищує число дійсно важливих критеріїв.

Відзначимо той важливий момент, що при використанні методу «багатомірного шкалування» фактори, що дійсно визначають розвиток ситуації, можуть бути невідомими. Вони встановлюються у процесі застосування методу. На підставі математичної обробки вихідної інформації встановлюються ті фактори, що дійсно впливають на розвиток ситуації.

Свою назву метод «багатомірного шкалування» одержав тому, що в результаті перетворення вихідної інформації основні показники, що характеризують зміну ситуації, виявляються оціненими за порівняно невеликим числом факторів, обмірюваних в порівняно невеликому числі шкал.

Кожний у такий спосіб виділений фактор одержує з боку фахівців, що беруть участь у проведенні ситуаційного аналізу, змістовну інтерпретацію.

Використання методу «багатомірного шкалування» сприяє встановленню найбільш істотних факторів, що визначають розвиток ситуації.

До числа методів, що також можуть використовуватись в ситуаційному аналізі для установлення факторів, що визначають розвиток ситуації, і міри їхнього впливу на її розвиток, відносяться методи формування систем оцінки при багатокритеріальному оцінюванні, методи формування узагальнених критеріїв, кваліметрічні методи та інш.

Іншим важливим моментом після установлення факторів, що визначають розвиток ситуації, є вивчення механізмів, що обумовлюють цей розвиток, взаємодію факторів, вплив часом протилежно орієнтованих сил.

Кращому розумінню ситуації і динаміки її розвитку може допомогти моделювання ситуації. Добре розроблена модель дозволяє більш повно проаналізувати ситуацію, зрозуміти рушійні сили її розвитку, роль тих чи інших факторів.

Першим прикладом моделювання ситуації є одержання залежностей показників, що характеризують розвиток ситуації, за зміни значень найбільш істотних факторів.

Як показує досвід, в організаціях, що використовують моделювання, з його допомогою можна розробляти прогнози на досить далеку перспективу. Тимчасові обмеження періоду прогнозування багато в чому залежать від характеру діяльності організації. Але при стабільній економіці це може бути досить достовірний прогноз на 5 років. У прогноз, розроблений з використанням спеціально створених моделей, можуть включатися основні фінансові й оперативні показники. Він дозволяє вірно оцінювати очікуваний розвиток ситуації і приймати рішення, що ведуть до досягнення мети.

В організаціях, що зуміли створити адекватні і надійні моделі для аналізу ситуацій, їхнє використання дозволяє керівництву дійсно керувати розвитком ситуацій, усвідомлено вибирати той чи інший напрямок розвитку, а не віддаватися лише волі випадку.

У ситуаційному аналізі можуть використовуватись різні методи моделювання. Це можуть бути й аналогові моделі, за допомогою яких моделюється, наприклад, організаційна структура і проходження команд. Це можуть бути і математичні моделі, що дозволяють відслідковувати розвиток ситуації за допомогою встановлення точних залежностей. З їхньою допомогою можуть вирішуватись задачі розподілу ресурсів при стратегічному керуванні і багато інших задач. Для їхнього рішення використовується могутній апарат лінійного, динамічного, цілочисельного програмування, математичний апарат моделювання активного управління організацією і багато чого іншого.

Проводячи ситуаційний аналіз і приймаючи на його підставі управлінські рішення, неможливо набагато управлінських тактів уперед розписати всі етапи, якими піде розвиток ситуації. Але можна, плануючи діяльність організації на основі технологій ситуаційного аналізу, заздалегідь передбачити найбільш ймовірні сценарії розвитку ситуації ухвалення рішення і підготувати найкращі альтернативні варіанти рішень у кожнім з можливих розгалужень розвитку ситуації.

У розвитку будь-якої ситуації є точки, в яких її розвиток може піти або одним напрямком, або іншим, або третім. Саме в цих точках ситуація є найбільш «чутливою» до управлінського впливу.

Для систематизації процесу прийняття управлінських рішень на основі технологій ситуаційного аналізу доцільно ввести у практику використання технологічних графів рішень, що є аналогом карти бойових дій для командуючого фронтом.

У технологічних графах рішень висвітлюється процес прийняття управлінських рішень, здійснюваний на базі ситуаційного підходу. На технологічному графі можуть фіксуватися нещодавно прийняті управлінські рішення (найближча ретроспектива), рішення, прийняті сьогодні, і рішення, що можуть бути прийняті в майбутньому за того чи іншого розвитку ситуації, а також події, що відбулися чи могли (можуть) відбутися в майбутньому. У цих графах використовуються результати ситуаційного аналізу для вироблення і прийняття управлінських рішень, що мають стратегічне значення для діяльності організації. З використанням технологічних графів повинні також прийматися рішення, витрати на проведений аналіз при прийнятті яких істотно нижче тих, що організація може понести у випадку недостатньо обґрунтованого управлінського рішення.