Покрашення організації та обслуговування робочих місць.

Класифікація і планування робочих місць. Важливість правильної організації робочого місця співробітника пояснюється тим, що на ньому людина проводить третину свого свідомого життя. Тому слід подумати про планування, дизайн, меблі й обладнання робочого місця, оскільки все це впливає на продуктивність праці, наш настрій і здоров'я. Дамо опорні визначення. Процес праці завжди є сукупністю певних дій працівника на робочому місці. Продуктивність праці прямо пропорційно залежить від організації робочих місць [2].

Робоче місце - просторова зона, оснащена необхідними технічними засобами, в якій здійснюється трудова діяльність працівників, що спільно виконують роботу або операції.

Організація робочого місця - сукупність заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці та їх розміщення в певному порядку.

Робоча зона - частина простору робочого місця, обмежена крайніми точками досяжності рук і ніг того, хто працює, із зсувом на один-два кроки від умовного центру робочого місця.

Планування робочих місць - схеми розміщення співробітників, меблів і технічних засобів у приміщенні.

Мета раціонального розміщення персоналу полягає в тому, щоб зменшити час, необхідний для виконання конкретної роботи, виключити непотрібні переміщення та рухи, забезпечити належні умови праці та зменшити напругу і стомлюваність співробітників, раціонально використовувати площі і максимально підвищити продуктивність праці персоналу. Виділяють наступні основні системи планування приміщень.

1. Кабінетна, при якій структурні підрозділи розміщуються на окремих поверхах будівлі, а відділи і служби - в окремих кімнатах (від 4 до ЗО чол.). Позитивним моментом системи є створення творчої обстановки і комфортних умов для малих груп співробітників, а недоліком - збільшення витрат на опалювання й освітлення і подовження маршрутів документопотоків.

2. Зальна, при якій структурні підрозділи розміщуються у великих залах (на поверхах) будівлі з кількістю співробітників більше 100. Ці приміщення обов'язково обладнуються штучним освітленням, кондиціонуванням повітря і звукоізоляцією. їх позитивом є зниження витрат на будівництво й експлуатацію приміщень, зменшення площ на 1 службовця, забезпечення раціональної технології управління. Головний недолік - неможливість створення затишної творчої обстановки, особливо для учених і керівників, і надмірний шум в залі.

3. Осередкова, при якій у великому залі розміщуються співробітники підрозділу, а приміщення для керівників відділів і служб формуються за допомогою спеціальних пересувних перегородок з рифленого скла висотою 1,5-2,0 м. Застосування перегородок створює сприятливу обстановку для співробітників відділу, у яких є свій "осередок". В той же час керівник підрозділу може вільно спостерігати за роботою відділів і служб, а також і за дисципліною праці. Ця система широко застосовується у великих західних компаніях.

При розподілі приміщень рекомендується дотримуватися наступних правил.

В першу чергу слід розміщати великі структурні підрозділи (адміністрацію, канцелярію, бухгалтерію, відділ кадрів). Якщо в перспективі можливе їх розширення, то його доцільно передбачити при розподілі площ.

Суміжні відділи і служби слід розміщати поруч один за одним, щоб мінімізувати час на обмін інформацією.

Відділи, пов'язані з прийомом відвідувачів (кадри, бухгалтерія), повинні розміщатися поряд з входом, ліфтом і сходовим майданчиком.

Туалети і курильні повинні бути на кожному поверсі і легко доступними відвідувачам і співробітникам.

Планування робочих місць здійснюється, виходячи з площі приміщень, числа співробітників, нормативу площ на 1 співробітника і проектованих меблів і обладнання:

- загальна і корисна площі будівлі, а також планування кімнат визначається за робочими кресленнями будівлі;

- число співробітників визначається штатним розкладом організації;

- норми площ на одного співробітника є різними в різних країнах.

У табл. 11.1 наведено норми площ за категоріями керівників у

різних країнах. При плануванні доцільно відразу визначити, хто з керівників організації і його заступників матиме окремі кабінети. Начальникам відділів краще мати робоче місце безпосередньо у відділах: це покращить керованість і дисципліну.

Таблиця 11.1 - Норми площ для розміщення службовців у різних

Категорія службовців	Росія	США	Англія	Німеччина	Італія
Керівник організації	24-55		37-42	40-50	40-50
Заступник керівника	12-35	15-25	23-32	25-30	35-38
Начальник відділу	8-24	7-9	18-23	15-25	15-20
Головний фахівець	8-12	6-8	8-11	8-15	8-12
Фахівець	4-8	4-6		2-4
Секретар	3-4	4-5	4-6	3-5	4-5

Країнах (кв. м).

 

\

 

 

Типові схеми розміщення робочих місць

 

Раціональні умові праці. Продуктивна праця у сфері управління може забезпечуватися за рахунок дотримання простих правил організації робочого місця, планування офісних приміщень, створення комфортних умов праці і доброго психологічного клімату. Існують наступні правила.

1. «Сучасні меблі - важливий фактор культури та іміджу організації». Сучасні естетично красиві й екологічно чисті меблі створюють комфортні умови праці й уявлення про благополуччя організації. Не шкодуйте грошей і обладнайте всі приміщення офісними меблями, в крайньому випадку ті підрозділи, де співробітники працюють з відвідувачами організації. Гнітюче враження залишає відвідування кабінету керівника з подряпаними старими столами, протертими до дірок кріслами, дешевими завісками.

2. «Стіл і стілець створюють комфорт». Максимального комфорту і мінімального стомлення можна досягти у тому випадку, коли правильно підібрані за розміром стіл і стілець для співробітника. Нормальна висота робочої поверхні столу при роботі службовця залежно від його зросту становить 70-75 см, відповідно висота стільця знаходиться в діапазоні від 40 до 45 см. Враховуючи різний зріст співробітників, краще використовувати офісні крісла з сидіннями, що підіймаються.

3. «Чистий стіл». На робочому столі повинні знаходитися тільки ті предмети і засоби, які часто і постійно використовуються для вирішення задач управління. В кінці робочого дня стіл повинен бути абсолютно чистим на користь дотримання службової таємниці. Стіл керівника або фахівця, завалений документами, книгами і газетами, говорить про неохайну і неділову людину.

4. «Кожній речі - своє місце». Всі документи (папки, папери) треба розташовувати так, щоб вони мали постійне місце і їх можна було легко знайти. Папки з постійними документами повинні вноситись в номенклатуру діловодства організації (підрозділу), зберігатися в певній шафі з вільним доступом співробітників. Папки, якими часто користуються протягом робочого дня, розташовуються в межах робочої зони співробітника (один-два кроки). В кінці робочого дня документи потрібно покласти у відповідні папки. «Що в порядку лежить - саме в руки біжить», - свідчить українське прислів'я.

5. «Використовуйте органайзер». Всі технічні засоби для ручних і механізованих робіт (ручки, скріпки, олівці, гумки, швидкозшивачі, лінійки, ножиці та інш.) краще всього зберігати у спеціально пристосованому місці на столі - органайзері. Це економить багато часу в порівнянні з традиційним зберіганням засобів праці в ящику.

6. «Чисто там, де не смітять». Площа підрозділу повинна підтримуватись в ідеальній чистоті і вбиратися 2 рази на день, якщо у відділі багато відвідувачів, або один раз в кінці робочого дня. Для підтримання порядку адміністрація повинна заборонити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку куріння в підрозділі, споживання їжі, розпивання спиртних напоїв на робочому місці і зберігання продуктів харчування. Інакше матимете мишей, тарганів, мух, бруд і зниження продуктивності праці співробітників на 15-20%.

7. «Та буде світло!» Правильна освітленість приміщень - чинник створення комфортних умов, сприятливого клімату і здоров'я співробітників. Пряме світло без абажурів викликає роздратування очей, слабка освітленість веде до їх швидкого стомлення, відбите світло від полірованих поверхонь столу і шаф діє дратівливо. Краще всього розташовувати столи так. щоб нормальне денне світло падало зліва від робочого столу або прямо на нього. У темний час доби допомагають правильно підібрані світильники або настільні лампи.

8. «Чисте повітря - здоровий дух». Вентиляція має важливе значення для збереження у співробітників доброго фізичного стану і зменшує небезпеку розповсюдження інфекційних захворювань. Оптимальним варіантом є обладнання кожного приміщення кондиціонером або примусовою вентиляцією. За їх відсутності необхідно провітрювати приміщення кожні 2 години.

9. «Пар кістки ломить!» Дуже погано працювати в жаркому приміщенні і літом, і зимою, оскільки підвищується стомлюваність, знижується продуктивність праці, збільшується ймовірність простудних захворювань. Крім того, відбувається перегрів організму, що веде до збільшення захворюваності співробітників. Оптимальна температура приміщення має бути від 18 до 22°С. Залежно від звичок співробітників і пори року вона може підбиратися у вказаному вище діапазоні. Опалювальна система повинна розповсюджувати тепло рівномірно по приміщенню підрозділу, а в холодну пору року додаткове тепло може надходити від кондиціонера або електрокаміна.

10. «Гучність музики с обернено пропорційною інтелекту». Частина співробітників, особливо тих, праця яких є монотонною, вважає за краще працювати під музику, інша частина її не любить. Як бути? Ці питання повинні узгоджуватись усередині колективу і регламентуватись. У будь-якому випадку радіоприймач або магнітофон, що гучно грає протягом всього робочого часу, негативно діє на психіку всіх працівників.

11. «Службовий телефон - засіб зв'язку професійного характеру». Одним з «хворих» питань в колективі є використання службового телефону для особистих бесід. Особливо грішать цим деякі жінки, які, прийшовши на роботу, починають інструктувати домашніх, як готувати їжу, уроки, потім переходять до відвертих бесід з подругами і т.п. У будь-якому випадку адміністрація повинна рекомендувати співробітникам нетривалі і нечасті особисті телефонні переговори, інакше телефон буде закритий для відвідувачів і зовнішнього середовища.

Для кожного службового місця має розроблятися паспорт або типовий проект робочого місця. Паспорт (типовий проект) робочого місця працівників і службовців включає наступні розділи:

- призначення і загальні характеристики;

- планування робочого місця;

- меблі, обладнання і технічні засоби;

- функціональні обов'язки (основні елементи роботи);

- методи і прийоми праці;

- умови праці;

- оплата праці;

- організація обслуговування;

- регламентуюча документація;

- завантаження робочого місця (нормування);

- охорона праці і техніка безпеки.

Початковими даними для розробки паспортів робочих місць є:

- типові паспорти робочих місць;

- моделі робочих місць співробітників;

- штатний розклад організації;

- положення про оплату праці;

- схема монтажу технічних засобів:

- інструкції з експлуатації;

- нормативи управлінської праці;

- інструкції з техніки безпеки;

- робочий проект будівлі (підрозділу);

- специфікація на меблі й обладнання;

- положення про підрозділи;

- посадові інструкції;

- трудові договори співробітників;

- нормативи площ на 1 співробітника (табл. 11.1).

Методика розробки паспорта робочого місця включає такі етапи:

1. аналіз літератури, типових проектів робочих місць, відвідування передових підрозділів;

2. розрахунок потреби у площах, обладнанні, технічних засобах, розробка технічного завдання на типові робочі місця для підрозділів;

3. розробка технічного проекту, замовлення меблів і обладнання, проведення ремонту приміщень, монтаж меблів, розробка регламентуючих документів;

4. впровадження паспорта робочого місця.