Основні етапи ситуаційного аналізу.

Проведення ситуаційного аналізу, як правило, є ефективним лише тоді, коли він здійснюється професійно, з використанням сучасних технологій і спеціально розроблених методів. Ситуаційний аналіз дозволяє, виходячи з більш глибокого розуміння ситуації і динаміки її розвитку, розробляти і приймати більш обґрунтовані управлінські рішення, а також передбачати можливе виникнення кризових ситуацій і вживати своєчасних заходів щодо їх запобігання. Особливо актуальним є проведення ситуаційного аналізу при рішенні складних комплексних проблем, а також проблем, які є для організації особливо важливими.

Розглянемо термінологію, якою користуються при ситуаційному аналізі.

Ситуація - це обстановка (стан), яка склалася в результаті збігу обставин (дії внутрішніх і зовнішніх факторів) та вимагає прийняття відповідних управлінських рішень щодо діяльності (реагування) організації та попередження кризових явищ.

Передбачається, що ситуація розвивається відповідно до певних закономірностей ("правил гри") під дією тих чи інших внутрішніх механізмів і подій, незалежно від організації.

Напрямок - це сфера діяльності організації, в якій є потреба у прийнятті управлінських рішень при виникненні тієї чи іншої ситуації.

Еталонна ситуація - типова, характерна для даного напрямку ситуація, про яку є інформація щодо рішень, які приймалися раніше, дій та їх результатів.

Банк ситуацій - це систематизована інформація про ситуації, що зберігається, як правило, на машинному носії, забезпечена спеціальним інструментарієм для ефективного збереження, пошуку й актуалізації (відновлення) даних.

Експертна комісія - група висококваліфікованих фахівців, сформована для проведення експертизи (зокрема, "мозкової атаки") у процесі ситуаційного аналізу.

Експерти 1-го рівня - висококваліфіковані фахівці, які володіють професійними знаннями та досвідом роботи в одній із сфер або проблем, що мають безпосереднє відношення до об'єкта ситуаційного аналізу.

Експерти 2-го рівня - висококваліфіковані фахівці, здатні проаналізувати й оцінити ситуацію в цілому.

Технолог - фахівець, що має необхідні професійні знання і досвід організації і проведення ситуаційного аналізу.

Аналітик - фахівець, що володіє як необхідними професійними знаннями і досвідом аналізу ситуацій даного напрямку, так і досвідом супроводу ситуаційного аналізу, підготовки аналітичних звітів і висновків.

Профільні проблеми - основні проблеми, що впливають на розвиток і оцінку ситуації при ситуаційному аналізі.

Система оцінки включає інформацію про фактори, що визначають ситуацію, їх порівняльну значущість, шкали оцінки факторів, граничні значення, вирішальні правила.

Індекс - узагальнений показник, який характеризує стан ситуації. Розраховується на основі системи оцінок.

Приведемо опис основних етапів ситуаційного аналізу.

Етап 1. Підготовка до ситуаційного аналізу. Підготовку до проведення ситуаційного аналізу доцільно починати з чіткого визначення ситуації ухвалення рішення. Як відомо, у багатьох випадках правильно поставлена задача - це половина успіху. А успіх у нашому випадку - це, насамперед, вірно зрозуміла ситуація й ефективне управлінське рішення.

Необхідно, щоб усі фахівці, запрошені до участі у проведенні ситуаційного аналізу, однозначно й однаково розуміли цілі проведення аналізу і задачі, що стоять перед ними.

Проведенню ситуаційного аналізу може передувати підготовка необхідного інформаційного забезпечення, що дозволяє краще представляти ситуацію, її сильні і слабкі сторони, основні фактори, що визначають її розвиток.

Іноді представляється доцільною і підготовка спеціальних аналітичних звітів для фахівців, що беруть участь у проведенні ситуаційного аналізу, членів експертної комісії, сформованої для оцінки ситуації і вироблення альтернативних варіантів управлінських впливів.

Сучасні технології проведення ситуаційного аналізу, що повинні забезпечувати досить повний і глибокий аналіз ситуації і вироблення обґрунтованих управлінських рішень, вимагають відповідного методичного, організаційного, інформаційного, та комп'ютерного супроводу.

Щоб забезпечити проведення ситуаційного аналізу відповідно до сучасних технологій, необхідна робоча група, що повинна забезпечити організаційний супровід процедур ситуаційного аналізу, його технічну сторону.

Забезпечення методичного, інформаційного (і змістовної частини) комп'ютерного супроводу доручається аналітичній групі, до складу якої повинні входити як технологи з організації і проведення ситуаційного аналізу, так і аналітики - фахівці, що професійно працюють у тій сфері, якій належить об'єкт ситуаційного аналізу.

Однією з основних задач аналітичної групи є чітке визначення і постановка задачі ситуаційного аналізу для фахівців, запрошених до участі в його проведенні. Повинні бути чітко сформульовані цілі аналізу ситуації, цілі підготовки альтернативних варіантів і вироблення рекомендацій для прийняття стратегічних і тактичних управлінських рішень керівником.

Визначення цілей і постановка задачі ситуаційного аналізу здійснюються аналітичною групою у процесі спільної роботи з керівником.

На етапі підготовки до проведення ситуаційного аналізу аналітичною групою визначаються профільні спеціалізації експертів 1-го рівня, необхідні для оцінки ситуації за тими напрямками ситуаційного аналізу, що визначені при встановленні цілей проведеного аналізу.

Визначаються також вимоги, пропоновані до експертів 2-го рівня.

На підготовчому етапі здійснюється підбір експертів 1-го і 2-го рівнів - формування експертних комісій для проведення ситуаційного аналізу з урахуванням їхньої професійної підготовки.

Однією з основних задач цього етапу є також підготовка інформації про ситуацію, внутрішні і зовнішні фактори, суміжні проблеми і т.д., що впливають на її розвиток.

Доцільною є підготовка змістовного опису ситуації, у тому числі за допомогою ключових слів, що може виявитися корисним при формуванні інформаційних потоків у процесі проведення ситуаційного аналізу.

Етап 2. Аналіз інформації. Аналіз інформації, що надійшла про ситуацію ухвалення рішення, починається з пошуку можливих аналогів. Інформацію про аналоги представлено у виді деякого числа (як правило, декількох) еталонних ситуацій. Еталонна ситуація характеризується тим, що про неї досить багато відомо, зокрема те, які рішення приймалися, які результати прийнятих рішень і які рішення привели до досягнення мети.

Якщо виникла ситуація є однією з еталонних, то відомо, як треба діяти. Тому підготовка й ухвалення рішення в такій ситуації та вироблення відповідних рекомендацій, особливих зусиль не вимагають. Інформація про аналогічну еталонну ситуацію передається експертній комісії для підготовки остаточного висновку.

Якщо виникла ситуація є такою, що здається близькою до однієї з еталонних ситуацій, то необхідно оцінити, наскільки істотними є наявні розходження.

Іноді розходження в ситуації, на перший погляд, не є дуже істотними, але можуть приводити при здійсненні тих самих дій до протилежних результатів. І в цьому випадку інформація про ситуацію відповідну еталонній, передається експертній комісії для вироблення остаточного висновку. При цьому обов'язково указуються встановлені аналітичною групою розходження.

У банку ситуацій поряд з еталонними може також зберігатися інформація про інші ситуації, що траплялися раніше.

Якщо виникла ситуація є такою, що близьких еталонних ситуацій немає, то вся наявна інформація про ситуацію разом з інформацією про аналогічні (не еталонні) ситуації, що мали місце раніше, передається аналітичною групою експертній комісії.

За досить великого обсягу інформації про ситуацію на цьому етапі нерідко виявляється доцільним проведення попередньої експертизи з відбракування недостатньо змістовної чи недостовірної інформації. Доцільними в цьому випадку можуть також виявитися оцінка ступеня дублювання інформації і класифікація інформації, що надійшла, формується пакет інформації про ситуацію, необхідний для ситуаційного аналізу.

Етап аналізу інформації може завершуватися підготовкою аналітичного огляду інформації про ситуацію для учасників колективної експертизи за вироблення стратегічних і тактичних рішень, що включає зведення про: стратегічні і тактичні рішення, що приймалися раніше в аналізованій ситуації й аналогічних їй, механізми їхнього виконання, контролі за виконанням рішень, супровід і хід їхньої реалізації, результати оцінки ефективності прийнятих рішень, результати оцінки ефективності їхнього виконання.

Ця інформація повинна враховуватися на всіх етапах вироблення стратегічних і тактичних рішень або підготовки рекомендацій.

Етап 3. Аналіз ситуації. Якщо ситуація не відноситься до числа еталонних, то однією з центральних задач цього етапу є виявлення основних факторів, що визначають розвиток ситуації. Найбільш розповсюдженим є шлях рішення цієї задачі - використання методу експертних оцінок, тобто робота експертної комісії. Для рішення цієї задачі може використовуватись, зокрема, метод "мозкової атаки" як один з найбільш ефективних способів роботи експертної комісії при встановленні основних факторів, що визначають розвиток ситуації.

Для встановлення основних факторів, що визначають розвиток ситуації, можуть використовуватись й інші методи, обговорені нами раніше.

Після того, як фактори встановлено, визначається їхня порівняльна значущість, тобто ступінь їхнього впливу на розвиток ситуації.

Може передбачатись формування або використання існуючих індексів - спеціальних оцінних систем, призначених для оцінки стану ситуації з погляду керівника і стратегічних цілей розвитку ситуації.

Для забезпечення реального використання сформованих для проведення ситуаційного аналізу систем оцінок, необхідне визначення шкал, у яких передбачається вимір кожного з основних факторів, включених в систему оцінок.

Після встановлення основних факторів, що визначають розвиток ситуації, їхньої порівняльної значущості і шкал, в яких передбачається робити вимір кожного фактора, можна переходити до формування вирішальних правил для оцінки ситуації з обов'язково наявним граничним значенням (граничними значеннями), за допомогою якого визначається необхідність прийняття того чи іншого управлінського рішення.

Прикладом застосування вирішального правила може бути віднесення надзвичайної події до НС відповідно до алгоритму класифікації НС. Він складається з трьох етапів: віднесення події за пироговим значенням до НС, класифікація її за походженням та класифікація за рівнем (при цьому враховується характер походження НС), ступінь поширення її небезпечних факторів та розмір людських втрат і матеріальних збитків.

При перевищенні фактичними показниками негативних наслідків події порогових значень надзвичайна подія вважається надзвичайною ситуацією. Як видно з наведеного вище прикладу, поряд із критерієм, яким є залежність, що характеризує надзвичайну подію, у вирішальному правилі повинне бути наявним граничне значення (граничні значення), за допомогою якого визначається необхідність прийняття того чи іншого управлінського рішення.

Граничні значення у вирішальному правилі відповідають різним рівням стану ситуації.

У вирішальному правилі граничних значень може бути декілька. Залежно від того, яке значення прийняла залежність, що характеризує стан ситуації, і як воно співвідноситься з граничними значеннями, аналізована ситуація одержує ту чи іншу оцінку, ті чи інші рекомендації можуть даватись щодо доцільності дій, які слід здійснити.

Саме з використанням вирішальних правил визначаються стани ситуації, у яких є потреба у застосуванні тих чи інших керуючих впливів.

Однією з основних задач цього етапу ситуаційного аналізу є проведення аналізу ключових профільних проблем ситуації, включаючи оцінку слабких і сильних сторін, небезпек і ризиків, перспектив розвитку ситуації в рамках розглянутих проблем. Результатом такого аналізу є більш чітке представлення проблем, що виникають для організації у зв'язку зі сформованою ситуацією. Аналіз профільних проблем ситуації, що дозволяє при прийнятті управлінських рішень достатньо повно представити основні проблеми, що повинні зважуватися керівництвом організації, дозволяє перейти до аналізу ситуації в цілому. Задача етапу аналізу ситуації вважається виконаною, якщо в результаті його проведення керівник одержить чітке, достатньо повне уявлення про ситуацію, необхідне для прийняття важливих управлінських рішень.

Найкращим результатом проведення ситуаційного аналізу буде, такий, використовуючи який, керівник чи аналітична група зможуть побачити шлях, що забезпечуватиме досягнення цілей, що стоять перед організацією, з найменшими витратами ресурсів.

Завершує етап аналізу ситуації оцінка стійкості ситуації до можливих змін зовнішнього і внутрішнього середовища, до найбільш ймовірних змін показників, що характеризують динаміку розвитку ситуації.

Етап 4. Розробка сценаріїв можливого розвитку ситуації.

Розробка сценаріїв починається зі змістовною опису і визначення переліку найбільш ймовірних сценаріїв розвитку ситуації. Для рішення цієї задачі може використовуватись метод "мозкової атаки". Визначення переліку найбільш ймовірних сценаріїв розвитку ситуації формує основну спрямованість аналітичної роботи з визначення найбільш ймовірних напрямків розвитку ситуації. Найбільш розповсюджені способи розробки сценаріїв припускають формування переліку основних факторів, що впливають на розвиток ситуації. З використанням виявлених факторів формуються моделі розвитку ситуації. При формуванні моделей ситуації можуть використовуватися індекси, що характеризують її стан. Різні варіанти зміни значень факторів відповідно до розроблених моделей приводять до різних варіантів зміни ситуації-до різних сценаріїв її розвитку.

Природно, що в першу чергу будуть розглядатися ті зміни значень факторів, що представляються експертам найбільш ймовірними.

Очікувані зміни основних факторів, що характеризують розвиток ситуації, є основою для розробки прогнозу. Прогнозні оцінки зміни значень основних факторів визначаються експертами. При визначенні динаміки зміни значень факторів може використовуватися метод побудови експертних кривих.

Відповідно до цього методу, експерти послідовно вказують критичні моменти часу, у які можуть відбутися зміни тенденцій розвитку ситуації, стрибки у значеннях факторів і т.д. Після того як визначені критичні точки зміни значень показників, експертами визначаються очікувані значення факторів у критичних точках і очікувані тенденції зміни цих значень. Тим самим здійснюється розробка альтернативних сценаріїв розвитку ситуації.

Отримані результати повинні піддаватись додатковому аналізу з боку експертів. Експерти після досконального вивчення динаміки розвитку ситуації, висловлення суджень у захист пропонованого ними сценарію розвитку ситуації, а збоку опонентів - заперечень із приводу реальності того чи іншого варіанта розвитку, можуть вносити корективи до прогнозованих варіантів розвитку ситуації.

Розроблені варіанти розвитку ситуації повинні піддаватись ретельному аналізу з погляду виявлення основних небезпек, ризиків, сильних сторін, перспектив при розвитку ситуації.

Результатом роботи експертів на цьому етапі є розробка експертного прогнозу зміни факторів та індексів, що характеризують ситуацію, представленого у виді найбільш імовірних сценаріїв розвитку ситуації.

Етап завершується оцінкою очікуваної стійкості ситуації для розроблених альтернативних сценаріїв її розвитку.

Етап 5. Оцінка ситуації..

Після визначення найбільш ймовірних сценаріїв можливого розвитку ситуації, виявлення основних небезпек, ризиків, сильних сторін і перспектив експертами дається їхня оцінка з погляду можливості досягнення цілей, що стоять перед організацією.

Оцінка розвитку ситуації на цьому етапі дається як експертами 1-го рівня в частині профільних проблем, що виникають при очікуваному розвитку ситуації, гак і експертами 2-го рівня в частині розвитку ситуації в цілому з погляду досягнення цілей, що стоять перед організацією.

Оцінка ситуації може, залежно від передбаченої процедури, здійснюватися експертами індивідуально, а може - у процесі колективної роботи експертної комісії.

Паралельно з оцінкою найбільш імовірних сценаріїв розвитку ситуації на цьому етапі передбачається також генерування пропозицій для вироблення альтернативних варіантів тактичних рішень за ключовими профільними проблемами ситуації експертами 1-го рівня й експертами 2-го рівня - для вироблення альтернативних варіантів стратегічних і тактичних рішень в аналізованій ситуації. Природно, що повинні генеруватися саме ті пропозиції, що можуть максимально забезпечити досягнення цілей, що стоять перед організацією.

При генеруванні пропозицій також рекомендується використовувати метод "мозкової атаки", хоча при цьому можуть використовуватися й інші методи організації і проведення експертиз.

Якщо управлінські рішення, прийняті за результатами ситуаційного аналізу, є для організації дуже важливими, доцільно проводити спеціальні експертизи для порівняльної оцінки альтернативних варіантів тактичних рішень за ключовими профільними проблемами ситуації і вибору з них найбільш кращих.

Доцільно проводити експертизи з порівняльної оцінки альтернативних варіантів стратегічних і тактичних рішень для аналізованої ситуації в цілому і вибору з них найкращих експертами 2-го рівня.

Основна мета проведення експертиз на цьому етапі - генерування для подальшого розгляду й аналізу обґрунтованих управлінських рішень і керуючих впливів для досягнення цілей, що стоять перед організацією.

Етап 6. Обробка даних і оцінка результатів експертизи.

Розробка сценаріїв можливого розвитку ситуації вимагає відповідної обробки даних, у тому числі математичної. Зокрема, обов’язкова обробка даних, отриманих від експертів, з метою визначення результуючої думки експертів.

Обробка даних є потрібною при визначенні факторів, установленні залежностей та індексів, що характеризують ситуацію. Математична обробка даних є потрібною і при розробці прогнозів, коли будуються екстраполяційні залежності, експертні криві, визначаються найбільш ймовірні тенденції зміни значень основних факторів і т.д.

Перерахуємо найбільш важливі випадки, коли обробка даних є необхідною для визначення результатів колективних експертних оцінок у ситуаційному аналізі. Вона є необхідною при: структуризації інформації, формуванні експертних комісій, відбракуванні і систематизації інформації, формуванні системи оцінок, розробці експертних прогнозів розвитку ситуації, розробці альтернативних сценаріїв розвитку ситуації, генеруванні альтернативних варіантів стратегічних і тактичних рішень, порівняльній оцінці альтернативних варіантів стратегічних і тактичних рішень. Після отримання попередніх даних результатів експертиз при ситуаційному аналізі є, необхідним проведення роботи з їхнього аналізу. Отримана експертна інформація аналізується з погляду погодженості думок експертів, що брали участь в експертизі. Ступінь погодженості оцінок експертів дозволяє судити про надійність результату експертизи, а також одержувати змістовну інтерпретацію основних точок зору експертів за наявності між ними розбіжностей.

При порівняльній оцінці декількох альтернативних варіантів можливого розвитку подій, декількох можливих альтернативних варіантів керуючих впливів і рішень, за допомогою яких вони можуть реалізовуватись є можливою поява протиріч в оцінках експертів. Такі протиріччя повинні виявлятися і по змозі усуватися.

У деяких випадках виявляється доцільною додаткова перевірка точності висловлених експертами оцінок. Оцінка точності експертних оцінок буває апріорною, коли вона проводиться до настання оцінюваної події, і апостеріорною - після настання оцінюваної події.

Таким чином, обробка даних при аналізі результатів експертиз є необхідною для: оцінки погодженості експертів, оцінки ступеня суперечливості експертних оцінок, апріорної й апостеріорної оцінок точності експертних оцінок.

Домогтися підвищення надійності отриманих у результаті експертизи рекомендацій і пропозицій можна також шляхом зіставлення результатів порівняльної оцінки альтернативних варіантів стратегічних і тактичних рішень, отриманих з використанням різних методів обробки даних. Якщо результати обробки даних за допомогою різних методів виявляються досить близькими, це підвищує впевненість у надійності отриманого результату. Якщо розбіжності в отриманих результатах є значними, то має сенс установити причину виниклих розбіжностей.

Отримані при обробці даних результати, а також результати оцінки проведених експертиз використовуються при підготовці матеріалів для керівника про проведений ситуаційний аналіз.

Оцінка результатів експертизи, включаючи обробку даних при оцінці якості експертів, може використовуватися і для розрахунку їхнього рейтингу. На підставі рейтингу експертів приймаються рішення про наступне залучення експертів до проведення ситуаційного аналізу. Результатом роботи експертів на цьому етапі ситуаційного аналізу є оцінка отриманих при проведеному ситуаційному аналізі альтернативних варіантів управлінських рішень, визначення рекомендацій і пропозицій для керівника за результатами проведеної роботи.

Етап 7. Підготовка аналітичних матеріалів за результатами ситуаційного аналізу. Цей етап є заключним. У ньому підводиться підсумок усієї проведеної роботи. Основна задача цього етапу полягає в тому, щоб підготувати аналітичні матеріали, що містять рекомендації щодо: прийняття стратегічних і тактичних рішень в аналізованій ситуації, механізмів їхнього виконання, контролю за виконанням рішень, супроводу ходу реалізації прийнятих рішень, аналізу результатів, що включає оцінку ефективності прийнятих рішень та їхнього виконання.

Уся робота з організації і проведення ситуаційного аналізу на всіх етапах, його методичного й інформаційного супроводу здійснюється аналітичною і робочою групами відповідно до поставлених перед ними задач і делегованих їм повноважень. Так, зокрема, до числа задач, розв'язуваних аналітичною і робочою групами, відносяться: розробка системи відстеження виникнення критичних ситуацій, що вимагають проведення ситуаційного аналізу; створення моніторингу за напрямками діяльності, що відслідковуються; підбір, адаптація і розробка методів аналізу і систематизації інформації; підбір і адаптація модуля статистичного аналізу даних; визначення й актуалізація переліку напрямків діяльності, що відслідковуються; визначення еталонних ситуацій для кожного напрямку діяльності, що відслідковується; формування й актуалізація банку ситуацій (як еталонних, так і проаналізованих раніше); формування й актуалізація банку експертів; підготовка інструментарію, включаючи математичний апарат, для визначення факторів, що характеризують розвиток ситуації, та індексів оцінки їхнього стану; визначення й актуалізація факторів, що характеризують стан ситуації, оцінка їхньої порівняльної важливості, розробка індексів оцінки стану ситуації; підбір і адаптація методів формування систем оцінки; підбір і адаптація методів організації, проведення і визначення результатів "мозкової атаки" щодо оцінки ситуації, включаючи: схеми подачі інформації, схеми досягнення стабілізації думок і припинення "мозкової атаки"; визначення вироблених альтернативних варіантів; підбір і адаптація методів експертного прогнозу зміни показників та індексів, що характеризують ситуацію; підбір і адаптація методів розробки сценаріїв; підбір і адаптація методів визначення результатів колективних експертних оцінок; підбір і адаптація методів оцінки ступеня погодженості експертних суджень і визначення "коаліцій" експертів-однодумців; підбір, адаптація і розробка методів оцінки якості експертних висновків, включаючи оцінку точності; підбір і адаптація методів аналізу "чутливості" ситуації.

Ефективне використання ситуаційного аналізу для рішення управлінських проблем, що представляють особливу важливість для організації, не можливо сьогодні без відповідного комп'ютерного супроводу.

Проведення ситуаційного аналізу на сучасному технологічному рівні вимагає: розробки і використання банків даних (ситуацій, сценаріїв, експертів, результатів ситуаційного аналізу інформації, що надійшла) і спеціальних автоматизованих систем, призначених для обробки даних і супроводу основних процедур ситуаційного аналізу.

До числа таких систем відносяться автоматизовані системи підтримки ситуаційного аналізу, що базуються на методі аналогій, автоматизовані системи діагностики ситуацій, обробки статистичної інформації, багатомірного шкалування, факторного аналізу, кластерного аналізу, автоматизовані системи оцінки ситуацій, автоматизовані системи експертного оцінювання (АСЕО). призначені для одержання, обробки й аналізу експертної інформації, і т.д.

Якщо при виробленні управлінських рішень в організації ситуаційний аналіз займає значне місце і проводиться регулярно, то є доцільним створення спеціальної організаційної структури, основною задачею якої є забезпечення і супровід ситуаційного аналізу.