Основні поняття принципів управляння та основний зміст принципів управління.

Відносини між суб'єктами управлінської діяльності підпорядковані певним об'єктивним закономірностям, що відображають існуючі причинно-наслідкові зв'язки між явищами і процесами. Закономірності управління відрізняються великою роллю суб'єктивного фактора і творчої активності в управлінні, а також впливом на управління ситуаційних обставин. Тому закономірності управління проявляються по-різному. Одні з них носять стійкий характер, повторюються у значній кількості практичних ситуацій, однозначно впливають на управлінські рішення. Інші є менш чіткими. У своїй діяльності керівники враховують закономірності управління через систему вироблених практикою та узагальнених теорією принципів управління.

Взагалі «принцип» визначається як правило, від якого не відступають. Але така категоричність визначення не виключає наявності варіантів вибору. Принцип окреслює коло набору варіантів, з яких потрібно зробити вибір. Знання принципів і врахування їх у практичній діяльності є обов'язковою умовою ефективного управління. Прийняття всіма учасниками управлінського процесу певних принципів керівництва створює можливість передбачити наслідки рішень, які приймаються. Ігнорування принципів управління або вихід за зазначені ними межі створюють, як правило, напружену ситуацію, яка веде врешті-решт до невдач в управлінській діяльності.

Принципи управління піддаються впливу з боку характеру суспільно-політичних відносин, ментальності нації, особливостей галузей та сфер діяльності.

Засновниками класичної адміністративної школи управління вважаються А. Файоль (1841-1925, французький інженер, керівник гірничодобувної та металургійної компанії „Комамбо"), Л.Урвік (консультант з питань управління у Великобританії), М.Вебер (1864 -1920 рр.. німецький соціолог, історик та економіст), Дж. Муні (співробітник компанії „Дженерал Моторе").

Вперше принципи адміністративного управління були сформульовані А.Файолем в рамках класичної адміністративної школи.

Вони мали безпосередній досвід роботи як керівники вищої ланки управління у великому бізнесі. їх роботи значною мірою ґрунтувалися на особистих спостереженнях. Провідна думка їхньої школи: управління - це універсальний процес, який складається з кількох взаємопов'язаних функцій: планування, організації, підбору та розстановки кадрів, керування (мотивації) та контролю. Об'єктом їх досліджень була ефективність роботи організації в цілому. „Класики" намагалися виявити загальні характеристики і закономірності. Метою школи було створення універсальних принципів управління, дотримання яких безсумнівно приведе організацію до успіху. Ці принципи були пов'язані з двома аспектами: розробкою раціональної системи управління організацією та побудовою структури організації.

А. Файоль сформулював 14 принципів адміністративного управління:

1. Поділ праці. Метою поділу є виконання більшої за обсягом роботи з кращою якістю при тих же зусиллях. Це досягається за рахунок скорочення кількості цілей, на які повинні спрямовуватись увага і зусилля.

2. Повноваження і відповідальність. Повноваження надають право віддавати наказ. Але це право немислимо без відповідальності, тобто без санкцій (нагороди чи кари) за свої дії.

3. Дисципліна. Передбачає слухняність і повагу до досягнутих угод між організацією та її співробітниками, справедливе застосування санкцій.

4. Єдиноначальність. Працівник повинен одержувати накази тільки від одного безпосереднього начальника.

5. Єдність напрямку. Кожна група, що діє в рамках однієї мети, повинна бути об'єднана єдиним планом і мати одного керівника.

6. Підпорядкованість особистих інтересів загальним. Інтереси одного працівника не повинні превалювати над інтересами компанії.

7. Винагорода персоналу. Для того щоб забезпечити відданість і підтримку з боку працівників, вони повинні одержувати справедливу зарплату.

8. Централізація. Необхідно забезпечити найбільш правильне співвідношення між централізацією і децентралізацією в залежності від конкретних умов.

9. Координація менеджерів одного рівня. Ієрархія. Не слід відмовлятися від ієрархічної системи без необхідності, але підтримка ієрархії є шкідливою, коли вона завдає шкоди бізнесові.

10. Порядок. Місце - для кожного, і кожний - на своєму місці.

11. Справедливість - сполучення доброти і правосуддя.

12. Стабільність складу персоналу. Велика плинність кадрів знижує ефективність організації.

13. Ініціатива. Означає розробку плану і забезпечення його успішної реалізації.

14. Корпоративний дух. Союз — це сила, яка є результатом єдності персоналу.

Вони носять універсальний характер та лежать в основі відносин управління у формальних організаціях. В радянській школі управління основними принципами виступали: науковість, гнучкість, комплексність, безперервність, твердість, виявлення головного ланцюга та інші. Названі принципи тісно ув’язані з принципами А.Файоля, але орієнтовані, головним чином, на адміністративно-командну систему управління.

За сферами застосування розрізняють загальні та галузеві принципи управління. Загальними принципами мають керуватися всі суб’єкти управління незалежно від галузі діяльності організації. Галузеві - притаманні лише одній або декільком галузям.

До загальних принципів управління, притаманних управлінню у сфері діяльності ДСНС, відносяться такі принципи:

- соціальної спрямованості управлінської діяльності;

- законності;

- об'єктивності;

- комплексності;

- системності;

- наукової обґрунтованості;

- гласності;

- поєднання єдиноначальності та колегіальності;

- делегування повноважень;

- розподілу обов'язків і відповідальності між співробітниками органу управління;

- визначення функціональних обов'язків конкретних виконавців.

Основний зміст принципів управління. Принцип соціальної спрямованості в управлінні визначається різноманітністю інтересів учасників управлінських відносин. У процесі вироблення й реалізації управлінського рішення органу управління необхідно враховувати інтереси суспільства, галузі, конкретної організації та будь-яких соціальних груп, які її складають (адміністративні працівники, спеціалісти, обслуговуючий персонал, робітники). Сьогодні від органів управління різні сфери суспільства вимагають прогнозування соціальних наслідків управлінської діяльності. Це необхідно робити також і в органах та підрозділах системи ДСНС України. Ця вимога витікає з того, що Україна після набуття незалежності взяла курс на соціальний захист своїх громадян, тобто виступає як соціально орієнтована держава.

Соціальна спрямованість управлінської діяльності в ДСНС України полягає в наступному. По-перше, під впливом комерціалізації та структурної перебудови суспільного виробництва, формування різних форм власності, становлення ринкових відносин має місце процес соціальної диференціації та соціальної нерівності у країні. Але незалежно від свого соціального статусу в суспільстві (підприємець або безробітний, фізично здоровий чи інвалід, керівник чи підлеглий тощо) всі його громадяни мають рівні права згідно з Конституцією України. По-друге, вищі органи управління повинні знати потреби своїх підлеглих, умови їх праці та проживання, гідно оцінювати їх працю, відслідковувати питання просування по службі тощо. Представники різних груп приходять в органи управління та підрозділи ДСНС зі сподіванням реалізувати власні уявлення стосовно служби в цій організації, спрямованість на обрану спеціальність чи професію, поєднати власні інтереси з державними. Коли ж прагнення молодої людини не співпадають з реальністю, виникає конфліктна ситуація. Часто незнання природи незадоволеності молодих фахівців, невміння керівників розв'язати конфлікт призводить до підвищеної плинності кадрів в органах та підрозділах системи ДСНС України.

Вміння забезпечити соціальну спрямованість управлінських рішень є важливою умовою стабільності в роботі органів та підрозділів, які здійснюють захист громадян України від надзвичайних ситуацій будь-якого характеру, постійного підвищення ефективності їх діяльності.

Принцип законності в управлінській діяльності полягає в тому, що організація і діяльність апарату управління та посадових осіб регулюється нормами закону. Принцип законності ґрунтується на підзаконному характері управлінської діяльності, на обов'язку кожного суб'єкта управління (органу чи посадової особи) діяти в межах наданих йому прав і повноважень.

Всі акти управління (накази, інструкції, розпорядження) повинні спиратися на вимоги закону. Ніякі посилання на необхідність, місцеві умови, інтереси справи, доцільність не можуть виправдати відхилення від закону. Незаконні управлінські рішення суб'єкта управління можуть не виконуватися, завдані незаконними актами управління збитки відшкодовуються за рахунок суб'єкта управління в установленому порядку. Законність в управлінні забезпечується системою організаційно - правових заходів, в тому числі й адміністративною, цивільною і кримінальною відповідальністю.

Призначення управління полягає в тому, щоб досягти відповідності між діями суб'єкта управління й тенденціями функціонування та розвитку об'єкта управління. Ця відповідність досягається на основі пізнання й використання тенденцій і закономірностей розвитку явищ і процесів. Чітке дотримання вимог об'єктивних закономірностей, урахування наявних можливостей, дійсного стану суспільних процесів складають зміст найважливішого принципу управління - принципу об'єктивності.

Принцип об'єктивності полягає безпосередньо у науковій обґрунтованості і реалістичності завдань управління. Він дозволяє керівній системі використовувати знання об'єктивних законів для досягнення цілей управління. Здійснюючи управлінську діяльність, кожен керівник повинен знати, що призначення управління полягає в тому, щоб досягти відповідності між діями суб'єкта управління й тенденціями функціонування та розвитку об'єкта управління. Ця відповідність досягається на основі пізнання й використання тенденцій і закономірностей розвитку явищ і процесів, що відбуваються у суспільстві. Чітке дотримання вимог об'єктивних закономірностей, урахування наявних можливостей, дійсного стану суспільних процесів і складають зміст цього найважливішого принципу управління. Він спрямований проти суб'єктивізму й волюнтаризму, свавільних рішень, поспішних дій, які, як правило, слабко враховують реальні ситуації й суперечні процеси.

Принцип комплексності в управлінні полягає в тому, що в кожному достатньо складному явищі необхідно враховувати всі його аспекти: технологічні, економічні, соціальні, ідеологічні, психологічні, організаційні, правові. Стосовно управління органами та підрозділами системи ДСНС України комплексний підхід потребує повноти охоплення всіх сторін роботи підрозділів та співробітників, тобто має враховувати оперативну обстановку щодо надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, штатну забезпеченість, матеріально-технічне забезпечення, ступінь кваліфікації і професіоналізму фахівців та співробітників, структуру робочого часу, міру задоволення працею, санітарно-гігієнічні умови праці, інтенсивність праці, режим праці, її змінність, розміри фінансового забезпечення, співвідношення розумових і фізичних витрат праці, суспільний престиж спеціальності, стан службової дисципліни, стосунки між співробітниками в підрозділах, дотримання законності, стан зв'язків з населенням.

Принцип системності полягає в тому, що суб'єкт управління при виборі методів, форм, засобів впливу на об'єкт мусить враховувати ті зміни, які відбуваються в середовищі, в межах якого функціонує й розвивається система. Наприклад, оперативно-рятувальні підрозділи системи МИС постійно здійснюють свою діяльність в умовах ризику під час ліквідації надзвичайних ситуацій, використовуючи весь свій досвід і професіоналізм для виконання складних завдань. Тому і підготовка рятувальників проводиться за певною системою (відбір, первинна підготовка у навчальному закладі, проведення занять у підрозділах, відпрацювання планів ліквідації надзвичайних ситуацій на практичних навчаннях, психологічна підготовка працівників тощо). Це дозволяє працівникам виконувати складні завдання і бути готовими до виконання інших завдань при розширенні функцій, які виконують оперативно-рятувальні підрозділи.

Відхилення від принципів системності та комплексності в управлінні чи невміння їх використовувати на практиці не дозволяє досягати намічених цілей або дозволяє досягати їх частково з надто великими витратами сил і засобів.

Принцип наукової обґрунтованості управління передбачає наукове передбачення, плановані в часі соціально-економічні перетворення організації. Основний зміст цього принципу полягає у вимозі, щоб всі управлінські дії здійснювалися на базі застосування наукових методів і підходів.

Наукова обґрунтованість управління означає не тільки використання наукових методів при виробленні та реалізації управлінських рішень, але й глибоке вивчення практичного досвіду, всебічне вивчення наявних резервів. Мета цього принципу полягає в перетворенні науки у високопродуктивний чинний фактор.

Гласність в управлінні - не забезпечення доступу до обговорення й взяття участі всіх учасників управлінських відносин у розробці управлінських рішень на основі широкої інформованої й спільної думки. Гласність включає правдиву, своєчасну і широку інформацію про дійсний стан справ в організації, є вираженням довіри й поваги до людей, їх здатності розібратися в поточних подіях, виробити правильне рішення, свідомо брати участь в його здійсненні.

В системі управління принцип гласності виступає як інструмент, за допомогою якого реалізується прямий та зворотний зв'язок між суб’єктом і об'єктом, керівництвом та працівниками. Реалізація принципу гласності в управлінській діяльності пов'язана з рядом основних напрямків її розвитку на практиці. Перш за все, із залученням працівників, фахівців до розробки управлінських рішень, коли особливо необхідним є відкрите та всебічне обговорення найважливіших питань та рішень, які приймаються. Передусім це пов'язано з проблемами соціального розвитку колективу, застосуванням системи матеріального та морального стимулювання, розподілом житла, наданням пільг, перспективами розвитку тощо.

Не стали винятком і органи та підрозділи ДСНС України, тому що поступово гласність стає інструментом популяризації їхньої діяльності. До працівників підрозділів керівництво доводить ті чи інші розпорядження, кожен працівник має право отримати інформацію про рівень премії в поточному періоді, чому хтось з працівників отримав житло раніше, ніж працівник, що стояв у черзі попереду нього, чому один працівник отримав більше соціальної допомоги у порівнянні з іншими. Обов'язково керівник при цьому звертає увагу підлеглих на те, як працював той чи інший співробітник, хто з працівників зробив який внесок у загальний результат діяльності. Крім цього, до розробки рішень, що розробляються на перспективу, керівники органів та підрозділів ДСНС, спираючись також на принцип колегіальності і єдиноначальності, залучають провідних фахівців з відповідних галузей діяльності, а також найбільш досвідчених працівників. До того ж для висвітлення діяльності органів та підрозділів служби цивільного захисту при ГУ (У) ДСНС України в АР Крим, областях, містах Києві та Севастополі створені і функціонують центри громадських зв'язків, систематично використовуються засоби масової інформації для ознайомлення громадськості з результатами оперативної та наглядово-профілактичної діяльності підрозділів, частішими стали зустрічі керівників органів та підрозділів системи ДСНС з пресою, населенням тощо. Таким чином, вже можна говорити про певний досвід цієї роботи у системі ДСНС України, який ще потребує удосконалення і розвитку.

Принцип єдиноначальності і колегіальності у процесі управління відображає співвідношення двох основних форм прояву владних відношень. Єдиноначальність припускає підпорядкованість колективу співробітників волі керівника і є прямо пов'язаною з персональною відповідальністю керівника за діяльність підпорядкованого йому структурного підрозділу (центрального, територіального та місцевого органів ДСНС, навчальних закладів тощо), а також за результати прийнятого управлінського рішення. Принцип єдиноначальності передбачає, що кожний працівник має одного безпосереднього керівника.

Але один керівник, яким би він не був досвідченим і професійно підготовленим, не може охопити всіх розгалужених напрямків управлінської діяльності, не може бути одночасно спеціалістом з усіх питань, що належить вирішувати у процесі управління у сферах наглядово - профілактичної діяльності, реагування на надзвичайні ситуації, цивільного захисту, фінансів, кадрового, матеріального забезпечення, соціальної роботи тощо. Тому свою єдиноначальність керівник «підкріплює зусиллями інших фахівців». Для цього керівник організовує так звану колегію, тобто таку команду, яка допоможе розробити найбільш правильне комплексне колективне рішення та втілити його в життя. В умовах сучасного процесу управління в органах та підрозділах ДСНС України при виконанні ними великої кількості функцій цивільного захисту поєднання єдиноначальності з колегіальністю є

виправданим.

Дотримання правильного співвідношення між єдиноначальністю і колегіальністю є одним з найважливіших завдань управління, від правильності виконання якого багато в чому залежить ефективність і дієвість керування підлеглими.

 

Делегування повноважень.

Делегування повноважень - це передача частини завдань і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Делегування являє собою засіб, за допомогою якого керівництво розподіляє між співробітниками завдання, які необхідно виконати для досягнення цілей організації. Якщо певне завдання не делеговане іншій особі, керівник змушений буде виконувати його сам. Це, звичайно, у багатьох випадках просто неможливо, тому що час і можливості керівника є обмеженими. Більш важливим є те, що сутність управління полягає в умінні досягти виконання роботи іншими.

Метою делегування є:

- розвантажити керівників вищих рівнів, звільнити їх від поточних дрібних справ, створити найкращі умови для вирішення стратегічних і перспективних завдань управління;

- підвищити дієздатність нижчого рівня управління;

- активізувати людський фактор, збільшити зацікавленість працівників.

Процес делегування повноважень складається з певних етапів

(рис. 4.1).

Для того щоб правильно використовувати принцип делегування повноважень, необхідно з'ясувати, що являє собою відповідальність.

Повноваження - це обмежене право використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля певних її співробітників на виконання нових завдань. Повноваження делегують посаді (рівно як розподіляють і функціональні обов'язки), а не певній особі, яка обіймає цю посаду, тобто «честь віддають мундирові, а не людині». Якщо особа міняє роботу, то вона втрачає повноваження старої посади й отримує повноваження нової.

Важливість делегування повноважень визначається такими причинами:

- делегуючи різні завдання підлеглим, керівник звільняється від багатьох поточних справ і має змогу вирішувати більш складні проблеми;

- делегування підвищує якість і оперативність рішень, які приймає керівник, запобігає марнуванню часу на очікування розпоряджень і вказівок, завдяки чому процес управління в цілому стає ефективнішим;

- дає можливість керівнику більш раціонально розподілити навантаження між підлеглими, виявити серед них можливих наступників, що можуть його замінити;

- дозволяє використовувати унікальний досвід і знання підлеглих у певній галузі знань;

- делегування дозволяє запровадити спеціалізацію, тобто розподілити обов'язки керівника між декількома підлеглими, спираючись на їхні спеціальні знання.

Підлеглим делегування повноважень дозволяє:

- максимально продуктивно використовувати свої здібності, знання, досвід і здобувати нові знання;

- проявляти ініціативу і самостійність;

- розвивати себе як особистість;

- демонструвати оточуючим власні можливості, підвищувати в їхніх очах свій престиж і створювати базу для кар'єрного зростання;

- отримувати задоволення від праці.

Делегування повноважень - дуже важливий аспект управління тому, що жоден індивід не в змозі замінити собою організацію.