Особливості створення і функціонування систем управління

В умовах НС.

Природні та техногенні ризики є факторами, що визначають якість життя в регіонах країни. Ступінь цих ризиків, яким піддається людина, залежить від трьох факторів: імовірності виникнення НС, її масштабів і рівня захищеності, який забезпечують аварійно-рятувальні служби. Проблема зниження сукупного ризику, особливості роботи в умовах НС породжують велику кількість задач фундаментального і прикладного характеру. У першу чергу, це задачі створення ефективної системи планування й оперативного управління комплексами заходів щодо попередження і ліквідації НС.

Основні особливості функціонування систем управління в умовах НС полягають у тому, що проблема (надзвичайна ситуація) розвивається зненацька, раптово. Коли вона виникає, перед системою управління постають задачі, не властиві стаціонарному режиму роботи організації та її минулому досвіду.

Аналіз функціонування систем управління в умовах НС дозволив виділити ряд їхніх особливостей у порівнянні з дією традиційних систем управління, що відбито в табл. 8.1.

Таблиця 8.1 - Порівняльні характеристики систем управління.

 

Традиційні системи управління	Системи управління в умовах НС
Постійний режим функціонування	Різні режими функціонування
Тверда структура і чіткий розподіл функцій на тривалий період	Відсутність твердої структури і чіт­кого розподілу функцій на тривалий період, гнучкість і агресивність
Вузька функціональна спрямова­ність	Широка і частково непередбачувана область діяльності
Моноструктура	Поліструктура
Регламентовані інформаційні пото­ки	Залежність інформаційних потоків від ситуації, що складається
Точна інформація	Недостовірна інформація
Надлишкова інформація	Недостатня інформація
Невисокий темп змін	Високий темп змін
Передбачуваність ситуацій	Непередбачуваність ситуацій
Принцип єдності повноважень і відповідальності	Сполучення принципів єдиноначаль­ності, розподілених повноважень і відповідальності
Функціональний потенціал	Організаційний потенціал
Перевага в основному соціально-економічних цілей і критеріїв функ­ціонування	Цілі - дієвість, результативність у лік­відації НС та їхніх причин; критерії - мінімізація часу досягнення цілей, мі­німум втрат (жертв) при ліквідації НС

 

Особливості характеристики системи управління в умовах НС вимагають використання певних організаційно-функціональних структур управління.

Перш за все це залежить від складності завдань, що постають при виникненні й розвитку НС. Необхідність їхнього якнайшвидшого рішення вимагає використання декомпозиції, тобто поділу системи на ряд локальних підсистем (поліструктуру зі своїми функціями і організацією), які дозволять вирішувати загальне завдання управління. При цьому важливо забезпечувати оптимальність (раціональність) декомпозиції з погляду інтересів системи в цілому.

У цілому поділ загального завдання полягає у визначенні локальних проблем і завдань координації таким чином, щоб кожна з них була набагато простішою за вихідну. Ціль поділу - одержання структури прийняття рішень, в якій кожне локальне завдання може бути вирішене за припустимий час при даних обмеженнях за деяким алгоритмом.

В обговорюваних системах управління використовуються два способи формування локальних функціональних підсистем: за часовою (за фазами управління) і за функціональною ознаками.

Формування функціональних підсистем за часовою ознакою припускає поділ загального процесу управління на планування (стратегічне й тактичне) і оперативне управління. Сукупністю функціональних підсистем визначається соціально-економіко-організаційна модель НС, структура системи управління, склад і зміст завдань управління, загальна послідовність їхнього рішення.

Під організаційною структурою системи управління розуміється розподіл завдань і повноважень між особами або групами осіб (структурними підрозділами), що враховує спрямованість організації на досягнення поставлених перед нею цілей.

Серйозною проблемою організації ефективного управління в умовах НС є відсутність координації діяльності різних органів і підрозділів, які відносяться до сил ЦЗ. Часто виникає плутанина при рішенні питання, чим повинна займатися та або інша установа. Це призводить до дублювання роботи в одних сферах і бездіяльності в інших. Однак традиційні підходи до управління в умовах НС, як показує досвід їхнього використання, приводять до незадовільних результатів.

Вирішувати проблему управління в умовах НС необхідно не тільки шляхом перебудови функціональної структури й підвищення кваліфікації управлінських кадрів, але й переходу до нової "управлінської парадигми". Під останньою розуміється система поглядів, що базуються на основних положеннях ситуаційного управління. Згідно з цим положенням побудова системи управління в умовах НС є відгуком на різні за своєю природою впливи зовнішнього середовища, при цьому останнє розглядається як відкрита система. Основні передумови її успішного функціонування повинні визначатися не усередині, а поза нею. Іншими словами, ефективність функціонування системи пов'язують із тим, наскільки вдало вона реагує на зовнішнє оточення, наскільки стійкою вона є до несподіваних змін зовнішнього середовища, наскільки ефективно використовує свої потенційні можливості.

При складному й змінюваному зовнішньому середовищі структура обговорюваних систем управління насамперед повинна бути гнучкою й адаптивною. Вони повинні бути пристосованими до визначення нових проблем і вироблення нових рішень більшою мірою, ніж до контролю вже прийнятих рішень та їхньої реалізації. У них повинна забезпечуватись можливість максимальної концентрації всіх ресурсів, об'єднання інформаційних, організаційних та інших типів резервів для ліквідації в найкоротший термін екстремальної ситуації, що створилася. У системах управління в умовах НС реалізовано два, здавалося б, взаємовиключні принципи: єдиноначальність (єдність повноважень і відповідальності) і розподілення обов'язків і відповідальність. Керівник несе персональну відповідальність за стан справ. Однак у роботі штабу, в якому вирішуються питання взаємодії й координації між керівниками різних рівнів і зон розвитку НС, реалізується принцип розподіленої відповідальності. У штабі створюються умови для необхідних погоджень і консультацій для усунення неминучих конфліктів і розбіжностей. Це забезпечує мінімальне втручання перших осіб в оперативну діяльність керівників нижчих рівнів.

Організаційна структура в умовах НС повинна бути структурою з локальною автономією й глобальною координацією. її різні елементи беруть участь у встановленні цілей і завдань та спільними зусиллями домагаються їхньої реалізації.

Вдалим прикладом використання організаційно - функціональної структури управління при реагуванні на НС є використання матричних структур.

У них, з одного боку, є ієрархічна взаємодія підрозділів ("по вертикалі"), а з іншого, передбачене рішення конкретних завдань, реалізація проектів, що відносяться до різних галузей ієрархії, але до одного її рівня (взаємодія "по горизонталі"). Відповідальність за рішення завдання при цьому покладається на керівника проекту, що може швидко сформувати мобільний дієздатний колектив зі співробітників різних підрозділів. Використання системи управління з матричною структурою при ліквідації НС невеликого масштабу може дати гарні результати.

Матрична структура управління робить систему більш дієвою, гнучкою й динамічною. Проте центром такої системи залишається її штаб на чолі з керівником. Постійною функціональною частиною штабу повинна бути група інформаційного забезпечення, або інформаційної підтримки.

В обов'язки штабу входить виявлення тенденцій розвитку НС, оцінка її масштабів, розрахунок необхідних для її ліквідації часу й ресурсів, попередження керівників про раптові зміни. Штаб регулярно коректує перелік зон НС та їхні пріоритети, контролює хід роботи в цих зонах на всіх об'єктах захисту.

Поділ відповідальності між рівнями системи управління в умовах НС повинен визначатися принципом результативності стратегії. Він полягає в тім, що повноваження й відповідальність за кожне рішення передаються на той рівень структури, на якому визначаються змінні стосовно до цього рішення.

Успішність діяльності керівників з вироблення управлінських рішень залежить від рівня їхньої поінформованості. За слабкої поінформованості вдаються до методів експертних оцінок. За більшої поінформованості використовують кількісне прогнозування, моделювання й оптимізацію.

Виділяють три напрямки прийняття рішень:

- одержання додаткової інформації, підвищення рівня поінформованості й розуміння ситуації;

- вживання заходів, спрямованих на збільшення гнучкості організації;

- вибір заходів щодо зменшення небезпеки або ліквідації НС.

Стратегія гнучкості, необхідна в умовах НС, орієнтована на

вживання ефективних заходів у широкому спектрі можливих несприятливих змін. Підкреслимо відмінність цієї стратегії від стратегії безпосередньої реакції на конкретне збурювання.

Для підвищення гнучкості управління є необхідними:

- підвищення гнучкості керівництва, його психологічної готовності до зустрічі з незнайомими явищами;

- розвиток творчої активності співробітників та їхніх здібностей вирішувати нові проблеми;

- використання співробітників, що володіють різними спеціальностями й мають різну кваліфікацію; підвищення рівня поінформованості співробітників;

- збільшення рівня структурної гнучкості всіх основних функціональних підсистем й підсистем забезпечення.