Тема 3. 1. «функції управління в органах і підрозділах дснс україни»

План лекції:

1. Поняття функцій управління.

2. Планування та прогнозування управління як функція попереднього планування

3. Поняття планування як функція управління.

Мета:

Навчальна: Ознайомити слухачів з плануванням та прогнозуванням як функціями управління в органах і підрозділах ДСНС України.

Виховна: Виховання чіткості виконання поставлених задач, які входять до системи управління.

 

Час: 2 год.

Місце проведення: Лекційний зал – згідно з розкладом.

Матеріально-технічне забезпечення: Кодоскоп, кодослайди.

 

Поняття функцій управління.

Поняття «функція» має ряд значень. У філософії - це явище, яке залежить від іншого та змінюється у міру зміни цього іншого явища. В математиці - це закон, за яким кожному значенню змінної величини (аргументу) відповідає деяка визначена величина, а також сама ця величина. Якщо розглядається об'єкт, то функції - це його роль та значення. Наприклад, гроші виконують функції загального еквіваленту, платежу, накопичення, обміну. З точки зору процесу діяльності організації, під функціями розуміють призначення, коло її діяльності.

Зміст управлінського рішення можна розкрити в його функціях, які воно виконує в загальній системі управління органами та підрозділами ДСНС: керуючій, координуючій та мобілізуючій.

1. Керуюча функція. Будь-яке рішення розробляють, виходячи з певної стратегії управління соціальною системою організації чи підрозділу, тобто з урахуванням довгострокової перспективи. Виходячи з стратегічної лінії розвитку, у рішенні ставиться конкретне завдання, яке потрібно виконати в певний строк.

2. Координуюча функція (узгодження). Управлінське рішення визначає місце кожної ланки, підрозділу, працівника у вирішенні поставлених завдань, погоджує та взаємно пов'язує їхні дії та необхідні ресурси у часі та просторі. Таким чином, функція координації та узгодженняу поєднанні з іншимизаходами покликана забезпечувати чітку погодженість дій всього підрозділу, ритмічність виконання поставлених задач.

3. Мобілізуюча (стимулююча) функція. Завдання цієї функції полягає у забезпеченні найбільш повної активізації окремих виконавців чи підрозділу для досягнення, сформульованої у рішенні, мети.

Приймаючи управлінське рішення, необхідно забезпечувати наявність усіх розглянутих функцій. Недооцінка ролі будь-якої з цих функцій на практиці призводить до нерозуміння мети та завдань, які стоять перед конкретними підрозділами, непогодженості в діях, до безініціативності, а нерідко і до порушення дисципліни.

У свою чергу діяльність керівника також має ряд відносно самостійних напрямків роботи, які обумовлюють функції управління. Для досягнення цілей організації і виконання поставлених завдань в межах кожного функціонального напрямку роботи керівники будь-якого рівня повинні виконувати управлінські функції. Такі функції були визначені ще на початку XX століття засновниками так званої адміністративної школи управління. Вони наведені на рис. 3.1. Як бачимо, до основних функцій управління відносяться планування, організація, мотивація і контроль. В той же час більш детальний аналіз дозволяє виділити в межах кожної основної функції ряд складових. Так функція планування передбачає також і прогнозування, функція організації об'єднує і дві інші - координації і регулювання, а функція контролю об'єднує в собі ще й облік та аналіз.

Під прогнозом розуміють обґрунтоване твердження про можливий стан об'єкту в майбутньому, про альтернативні шляхи досягнення такого стану. Прогнозування управлінських рішень тісно пов'язано з плануванням. Прогноз в системі управління є передплановою розробкою багатоваріантних моделей розвитку об'єкта управління.

Метою прогнозування управлінських рішень є одержання науково обґрунтованих варіантів тенденцій розвитку проблемних ситуацій.

Дані функції показані в їх логічній послідовності. В той же час на практиці керівники, як правило, здійснюють одночасно ряд функцій. Це пов'язано з тим що, по-перше, діяльність організації є безперервною та поєднує в собі цілий ряд достатньо самостійних

напрямків роботи, по-друге, паралельно виконуються декілька завдань. Всі вони потребують і планування, і організації роботи виконавців, і мотивації, і контролю.

 

2. Планування та прогнозування управління як функція попереднього планування

Для ефективної діяльності людей, які працюють спільно в організаціях чи підрозділах, важливою умовою їх діяльності є чітке розуміння визначених цілей і завдань, методів їх здійснення. Інакше кажучи, щоб колективні зусилля були успішними, люди повинні знати, чого від них очікують. Саме це забезпечує функція управління - планування.

Воно полягає у виборі як для організації в цілому, так і для кожного підрозділу відповідного чину дій з майбутніх можливих альтернатив, у визначенні шляхів вирішення завдань і досягнення цілей. Таким чином, планування - це прийняття заздалегідь рішення про те, що робити, як робити, хто буде робити. Отже планування - це функція управління, змістом якої є визначення цілей діяльності та шляхів їх досягнення.

Серед інших функцій управління (організація, мотивація, контроль) планування грає провідну роль, оскільки діяльність керівників з цих функцій спрямована на те, щоб сприяти досягненню запланованих цілей. Очевидно, що планування логічно передує виконанню всіх інших функцій, передбачаючи напрямки дій по них: адже ж цілі визначаються до того, коли вже відомо, які будуть потрібні організаційні взаємозв'язки, які знадобляться особисті якості, який вид контролю належить застосувати. Крім того, вся решта функцій повинні плануватися, щоб успішно здійснюватися. Сенс планування - це природний міст між минулим і майбутнім. Відомий французький вчений в області управління А. Файоль писав: «Планування дій - це водночас і передбачений результат, і напрямок дій, яким треба йти, і етапи, які треба пройти, і методи, які належить застосувати. Це свого роду картина майбутнього, у якій наближені події окреслені з деякою певністю, в той час як віддалені події виступають все менш і менш виразно.» Важливо розуміти, що планування виражає собою навмисне намагання вчинити вплив на майбутні зміни, управляти їх розмахом, швидкістю і наслідками. Отже, воно дає змогу здійснитися тому, що за інших обставин могло і не статися. Таким чином, планування - це організоване продумування рішень замість спонтанного їх прийняття. Тобто протилежністю планування є імпровізація, коли рішення ухвалюється після отримання реальних даних про подію, яка вже здійснилась, і виконавець лише узгоджує свої дії з ситуацією.

Планування вважають чудовим досягненням людської думки. Р.Акофф, відомий американський вчений - управлінець, пише так: „Мудрість - це здібність передбачати віддалені наслідки дій, які здійснюються, готовність пожертвувати теперішньою вигодою заради більших благ у майбутньому і уміння управляти тим, що є керованим, не засмучуючись із - за того, що не є керованим... Планування це зброя мудрих... Планування це один з самих складних і нелегких видів розумової праці, доступних людині”.

Плани є засобом координації діяльності різних підрозділів при прийнятті управлінських рішень. В планах визначають наявні ресурси, необхідні для досягнення накреслених цілей в межах конкретного періоду. Плани охоплюють діяльність виробничих підрозділів, тому прийняття управлінських рішень здійснюється в межах своїх планів. Перевага планів перед правилами заключається в тому, що вони являються більш гнучкими і їх легше пристосувати до змінюючих умов. В той же час план повинен бути не догмою, а гнучким інструментом. Успішно діяти в ситуації, яка безперервно змінюється, може той, хто не просто стежить за змінами, і використовує нову інформацію для оперативного коригування власної дійсності.

Отже, планування - розподіл функцій та ресурсів, докладний опис і погодження передбачуваних дій. В основі плану лежить управлінське рішення.

Перед початком планування керівник повинен максимально конкретизувати своє рішення і завдання, висловити всі міркування, що виникають у результаті власних роздумів, і дати оцінку пропозиціям, що висуваються іншими.

Процес планування містить такі елементи:

1. Уточнення мети. Керівник конкретизує визначену старшим начальником мету з урахуванням ситуації, можливостей, особистостей виконавців, розуміння ситуації, методів керування. Він по змозі повинен виключити невизначеність, точно сформулювати мету і досягти того, щоб часткові цілі підпорядкованих підрозділів відповідали загальній меті.

2. Розвиток ідей. Планування припускає розвиток ідеї, що складає основу рішення. Деталізація ідеї не повинна бути стереотипною. В той же час вона не повинна мати і багато варіантів. Багатоваріантність не завжди сприяє успіху, не завжди полегшує виконання завдань, а навпаки, часто ускладнює їх.

Одне із завдань планування полягає в тому, щоб зробити нові ідеї зрозумілими, доступними, відчутними в конкретних формах реалізації, близькими кожному виконавцеві.

3. Прогнозування подій.

Прогнозування як функція попереднього планування.

На керівника покладається вся повнота відповідальності за правильне визначення перспектив і можливостей. Прийняття рішення вимагає загального принципового прогнозу подій, прогнозування всіх функцій, можливих перешкод і способів їх подолання. Прогнозування включає оцінку змін ситуації, екстраполяцію й розпізнавання результату. Прогнозування виступає науковою основою планування.

Прогноз - це науково обґрунтоване передбачення тенденцій і особливостей розвитку об'єкта в перспективному періоді на основі виявлення та оцінки стійких зв'язків і залежностей між минулим, теперішнім і майбутнім. Прогнозування є першою стадією планування, оскільки воно дає можливість виявити стійкі тенденції або якісні зміни у процесах, що розглядаються, оцінити їх вплив на майбутній плановий період, виявити можливі альтернативні варіанти дій, накопичити матеріал для обґрунтованого вибору тієї чи іншої концепції або планового рішення. Прогнозування дозволяє органам управління і підрозділам ДСНС отримувати оціночні дані, які надають можливість всебічно обґрунтовувати варіанти плану.

В теорії існує велика кількість методів прогнозування. Серед найбільш поширених у практиці діяльності ДСНС є методи: лінійної екстраполяції, колективної експертної оцінки, мозкового штурму. Перспективними є методи прогнозування, в основі яких лежать математичні моделі досліджуваних процесів.

Цінність прогнозних даних у процесі управління органами і підрозділами ДСНС полягає в тому, що вони надають інформацію про ті процеси, які не можна безпосередньо планувати (кількість надзвичайних ситуацій, пожеж, величина збитків від них, загибель людей, потреба у кадровому забезпеченні тощо). І, водночас, прогнози дозволяють передбачати наслідки прийнятих планових рішень.

Один із засновників класичної школи управління А.Файоль називав передбачення сутністю управління. Вміння дивитися наперед, на його думку, містить у собі як оцінку майбутнього, так і вжиття відповідних підготовчих заходів. Він визначав плани як сукупність довгострокових, короткострокових та інших прогнозів. Причому він рекомендував періодично переглядати довгострокові прогнози.

Прогнозування повинно здійснюватись на всіх рівнях управління, починаючи з державного (а в деяких випадках і міждержавного) і закінчуючи рівнем міст, населених пунктів та об'єктів. Як основні напрямки прогнозування стану цивільного захисту частіше всього виділяють такі:

- прогнозування кількості пожеж та інших надзвичайних ситуацій, які можуть виникнути у галузях, регіонах, у містах і в населених пунктах;

- прогнозування загибелі людей під час пожеж та інших надзвичайних ситуацій в регіонах, в містах і в цілому по країні;

- прогнозування матеріальних збитків від пожеж та інших надзвичайних ситуацій на об'єктах, у регіонах і в цілому по країні;

- прогнозування потреби органів ДСНС у трудових ресурсах;

- прогнозування розвитку ДСНС.

Потреба у кваліфікованому прогнозуванні обумовлена його важливою роллю у плануванні. Прогнозування допомагає при зведеному плануванні і координації планів органів і підрозділів системи ДСНС України.

 

3. Поняття планування як функції управління.

Будь-яка цілеспрямована діяльність потребує планування. В тому чи іншому вигляді свою діяльність планує кожна людина.

Плануванню відводиться важливе місце в діяльності будь-якої організації. Як правило, для здійснення планування в організації створюються відповідні структурні підрозділи або, принаймні, передбачаються відповідні штатні посади.

В ДСНС України планування здійснюється на кожному рівні, починаючи від державного і закінчуючи місцевим. На регіональному рівні в організаційній структурі територіальних органів управління ДСНС України є управління планування та моніторингу, яке здійснює планування робіт щодо організації ліквідації надзвичайних ситуацій, проведення заходів, пов'язаних з плануванням оперативного реагування на надзвичайні ситуації та координації дій, а також прогнозування ймовірності виникнення надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру та їх моделювання. В межах своїх повноважень воно здійснює методичне забезпечення функціонування єдиної системи з ліквідації НС.

В той же час плануванням роботи в межах покладених функцій займаються всі органи управління та підрозділи ДСНС. Планування є однією з головних функцій діяльності будь-якого керівника. За допомогою планування керівники спрямовують і координують зусилля всіх підпорядкованих органів управління і підрозділів ДСНС для досягнення поставлених цілей.

Головними цілями будь-якого планування є усунення невизначеності, зосередження уваги на основних завданнях, організація раціонального функціонування організації, полегшення контролю діяльності.

Загальними вимогами до планування є:

- цільовий характер;

- законність;

- науковість;

- комплексність;

- безперервність;

- об'єктивність.

Планування дозволяє забезпечити ритмічність в роботі, створити передумови для ефективного використання сил та засобів під час виконання завдань за призначенням, добитися кращої взаємодії в рамках єдиної системи цивільного захисту, підвищити відповідальність виконавців і полегшити контроль.

Результатом планового процесу є план.

План - це документ, що охоплює весь комплекс діяльності організації або окремі її складові на визначений (плановий) період.

Російський енциклопедичний словник говорить про план наступне:

«План - это система взаимосвязаных, направленнях на достижение единой цели задач, которые определяют порядок, сроки и последовательность осуществления програм работ или мероприятий, которые имеют силу закона и являются обязательными для выполнения во всех звеньях».

План є однією з основних форм подання управлінських рішень. Головний зміст плану складає опис дій, які представляють собою зв'язану просторово-часову послідовність заходів, що реалізує рішення і приводить до досягнення мети. Фактично у плані відображається комплекс прийнятих раніше управлінських рішень, які показують що, кому, в які терміни, з якими результатами, за допомогою яких засобів і способів, з використанням яких ресурсів необхідно виконати.

Плани можна класифікувати за різними ознаками. За характером планових рішень плани можуть бути детермінованими, стохастичними, варіантними. Детерміновані рішення є повністю визначеними. Стохастичні носять імовірнісний характер. Варіантні плани передбачають заходи для різних можливих варіантів розвитку ситуації.

За тривалістю планового періоду розрізняють довгострокові, середньострокові, короткострокові, поточні та оперативні плани.

В основі довгострокових планів лежать довгострокові цілі. Такі плани охоплюють період у 5 і більше років. Заходи, що плануються в них, є, як правило, укрупненими та відображають напрямки розвитку.

Середньострокові плани охоплюють період від 1 до 3 років. Вони є більш детальними та конкретизують напрямки розвитку.

Короткострокові плани охоплюють період в один плановий рік. Вони лежать в основі організації діяльності. Поточні плани складаються на півріччя, квартал, місяць. Оперативні - на декаду, тиждень, добу, зміну.

Короткострокові плани перекриваються довгостроковими. Безперервність планування обумовлена, по-перше, безперервністю процесу діяльності і, по-друге, постійною невизначеністю майбутнього, що викликана непередбаченими змінами в зовнішнім середовищі. Крім того, у планах можуть бути наявними помилкові рішення, які необхідно коректувати.

З класифікацією планів за тривалістю планового періоду тісно пов'язана класифікація за призначенням. Розрізняють стратегічні, тактичні та оперативні.

Стратегічні плани - це бачення організації в майбутньому, бачення її місця та ролі в суспільстві, відповідній сфері діяльності, а також основних шляхів та способів досягнення цього майбутнього стану. Такі плани виконуються не у вигляді детально розроблених показників, а у вигляді начерку, погляду на майбутнє, що виконується на основі прогнозів розвитку відповідних галузей науки, техніки, суспільного життя. Стратегічне планування є повністю прерогативою вищого керівництва.

Тактичні плани є деталізацією стратегічних планів та реалізують тактику діяльності організації на конкретний період. Тактичне планування по своїй суті подібне стратегічному. Різниця лише в тому, що керівники підрозділів повинні координувати або інтегрувати свою діяльність між собою. І це повинно бути відображено у плані. Тому їх відповідальність з точки зору тактичного планування заключається в тому, щоб в основу планування покласти ідеї, які були розроблені при стратегічному плануванні.

Оперативні плани є основа основ планування. В оперативних планах діяльность виконавця вписуються у таку систему, при якій кожен направляє свої зусилля на досягнення загальних і головних цілей організації чи підрозділу.

 

Залежно від адресата можна виділити плани організації, плани структурних підрозділів та особисті плани. Прикладами особистих планів є план входження в посаду, індивідуальний план роботи викладача тощо.

В органах управління та підрозділах ДСНС України діє досить розгалужена система планів. Плани розробляються за різними напрямками діяльності (реагування на надзвичайні ситуації, інспектування об'єктів, фінансування, матеріально-технічне забезпечення, закупівлі та інші), на різні періоди часу (5 років, рік, півріччя, квартал, місяць), в розвиток різних цілей (розвитку, удосконалення тощо).

Планування являє собою особливу функцію, що передує діяльності з виконання інших функцій управління й значною мірою сприяє їхньому виконанню.

Враховуючи специфіку діяльності ДСНС, слід наголосити на важливості планів ліквідації надзвичайних ситуацій. Такі плани, будучи розробленими заздалегідь, дозволяють у випадку виникнення надзвичайної ситуації на відповідному об'єкті діяти не всліпу, а за планом, діяти оперативно, рішуче та ефективно. Прикладами таких планів є плани пожежогасіння, плани локалізації і ліквідації аварійних ситуацій.

Важливу роль в управлінні силами при ліквідації масштабних надзвичайних ситуацій відіграють планові документи, які розробляються на основі рішень відповідних старших начальників. їх якість певною мірою залежить не лише від якості оцінок обстановки, своїх можливостей і правильності проведених розрахунків, а й від мистецтва управління конкретного керівника.

Висновок. Діяльність ДСНС є безперервним процесом, який охоплює широке коло відносно самостійних, але пов'язаних між собою напрямків роботи: наглядово-профілактичну, оперативно-рятувальну, кадрову роботу, матеріально-технічне забезпечення та інші, які і визначають функції ДСНС. Управління органами та підрозділами служби цивільного захисту ДСНС України є частиною державного управління. Воно забезпечує виконання покладених на ДСНС функцій та реалізується на практиці через апарати управління та підпорядковані їм підрозділи.

Л Е К Ц І Я 6