Типові форми первинних документів з обліку жотівки

Первинні документи	Типова форма	Примітки
Об'ява на внесок готівкою		Для внесення готівки на поточний рахунок в банку
Супровідна відомість до сумки з грошовою виручкою		Застосовується при здачі готівхи інкасатору
Чек		Використовується для одержання готівки з поточного рахунку
Прибутковий касовий ордер	КО-І	Оформлюється надходження готівки в касу
Видатковий касовий ордер	КО-2	Оформлюється видача готівки з каси
Товарно-касовий звіт	ТК-І
• Товарний чех

 

Розрахунки готівкою підприємства усіх форм власності, а також приватні підприємці мають проводити з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового і товарного чеків, квитанцій, договорів купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) чи інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуг.

Загальна схема документування операцій з готівкою наведена на рис. 12.1.

Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприємствах^^п^

Рис. 12.1. Загальна схема документування грошових операцій, пов'язаних з рухом грошових коштів в касі

Для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси підприємства доцільно розробити робочі інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером. Таку інструкцію можна оформити у вигляді таблиці (табл. 12.3).

Таблиця 12.3. Робоча інструкція щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером

№ з/п	Виконавець	Перелік робіт
1	Головний бухгалтер	Розглядає усну заяву одержувача про видачу грошей і при потребі з'ясовує у бухгалтера розрахункового відділу стан розрахунків з одержувачем або обгрунтованість суми, яка необхідна одержувачу. Бухгалтер розрахункового відділу дає відповідну довідку, на підставі якої головний бухгалтер приймає рішення
2	Бухгалтер розрахун­кового відділу	Складає видатковий касовий ордер, зазначаючи в ньому такі реквізити: дату (число цифрами, місяць словами); прізвище, ім'я, по батькові одержувача (якщо гроші видаються за дорученням -дату, номер доручення та особу, яка його видала); зміст операції {за шо або для чого видаються гроші); суму до видачі (цифрами та словами); номер кореспондуючого рахунку (контировка). Потім бухгалтер розрахункового відділу проставляє контировку на ордері, реєструє ордер під відповідним порядковим номером, проставляє цей номер на ордері і передає ордер головному бухгалтеру
3 І	Головний бухгалтер	Перевіряє правильність складання касового ордера, підписує його і передає (через працівника бухгалтери") керівнику підприємства. Одержавши підписаний керівником ордер, головний бухгалтер направляє його (через працівника бухгалтерії) касиру для виконання

^І^гатзац,І^бухгалтерського обліку

/
4	Касир	Перевіряє достовірність підписів иа ордері І правильність його оформлення, потім вимагає від одержувача пред'явити паспорт або інший документ, який засвідчує особу та доручення (якщо гроші видаються за дорученням). Доручення прикріплюється ло ордера Після цього касир пропонує одержувачу розписатись на ордері (одержувач вказує суму прописом та проставляє дату одержання), підписується на ордері сам і вилає гроші, а ордер одразу ж записує в касову книгу, зазначаючи номер документа, кому видано, кореспондуючий рахунок, суму

Гроші по касових ордерах приймаються і видаються тільки в день їх оформлення./ При завершенні операцій касир зобов'язаний підписати усі прибуткові та видаткові касові ордери, а ті документи, які до них додаються, - погасити штампом або надписом: на прибуткових документах -"отримано", а на видаткових - "оплачено", вказавши дату.

Оплата праці, виплата допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера йа кожного одержувача

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідну відомість) вкладають до інкасаторської сумки, другий (накладну) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор на ньому ставить підпис І відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

Вагомим джерелом надходження коштів в касу підприємства є виручка, отримана від реалізації товарів, продукції, робіт або послуг. Для ЇЇ приймання може використовуватись електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА) або товарно-касова книга (ТКК),

Касир зобов'язаний приділяти особливу увагу належному заповненню касових документів. При цьому забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання коштів,

^ Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприємств

І*"*-*™^^и^ т^^^—

"<кі порушують договірну, фінансову дисципліну, завдають збитку державі, власникам, іншим юридичним та фізичним особам.

^ Якщо хоча б одна з вимог по заповненню касових документів не,|»иконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерії для -.Залежного їх оформлення.

у?

Ч, Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють,,ІДо передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації ^прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3)

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів представляє собою обліковий регістр наступного вигляду (табл. 12.4).

Таблиця 12.4. Журнал реєстрації прибуткових / видаткових касових ордерів

 

 

 

 

Прибутковий касовий ордер	Сума	Примітка	Видатковий касовий ордер	Сума	Примітка
Дата	Лі?	Дата	№
1	2	3	4	5	6		8

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства, В ній у хронологічній послідовності відображається витрачання і надходження готівки, що дає можливість контролювати рух коштів підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або по документах, які його замінюють.

Підприємства, які використовують іноземну валюту, ведуть окремі касові книги по кожному виду валюти.

В кінці кожного робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, визначає залишок готівки в касі на наступне число і складає звіт касира.

Звіт касира - це документ, який е відривним аркушем касової книги з доданими прибутковими та видатковими касовими документами, що передається касиром підприємства до бухгалтерії.

Організація бухгалтерського обліку

Для здійснення операцій по поточному рахунку до банку подаються документи, форми яких затверджені НБУ.

Операції на рахунках виконують за розрахунково-

грошовими документами, затвердженими банком (рис. 12.2).

Рис, 12.2. Документування руху коштів на рахунках в банку

Всі банківські операції оформлюються лише стандартними первинними документами.

Відповідно до вимог щодо оформлення первинних документів, на документах, що засвідчують рух грошових коштів на рахунках в банку, обов'язково повинні бути підписи осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої операції. Визначення кола осіб, що мають право підпису таких документів, здійснюється власником або керівником підприємства (якщо він уповноважений на це власником).

Підписів на документі, як правило, два¹ перший - підпис працівника, відповідального за господарську діяльність підприємства, другий - це підпис працівника, відповідального за фінансову діяльність підприємства. Право першого підпису, так само як і другого, можуть мати декілька працівників підприємства. Наприклад, право першого підпису може мати керівник підприємства, його заступник, головний інженер тощо, а право другого підпису - головний бухгалтер, бухгалтер, тощо.

Підприємство періодично (щоденно чи у встановлені банком строки) отримує від банку виписку з поточного рахунку, тобто перелік здійснених ним за звітний період операцій.

Організація обліку операщй руху активів і ласивів підприємстві

Виписка банку - документ, що видається банком підприємству і відображає рух грошових коштів на поточному рахунку.

Виписка банку замінює собою регістр аналітичного обліку операцій, пов'язаних з рухом грошових коштів на поточному рахунку, а тому вона обов'язково містить дату, номер документа, короткий зміст операції І суми записів по дебету і кредиту, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.