Документування і аналітичний облік дебіторської заборгованості

Облік операцій по дебіторській заборгованості, як і по І кредиторській, здійснюється на підставі господарських договорів (див. п. 7.4) та первинних документів, що

засвідчують факт здійснення господарської операції.

Завдання організації документування цих операцій - скласти графік документообігу із зазначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву.

Основні первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців відображені в таблиці 12.6.

Таблиця 72.6. Первинні документи по розрахунках з покупцями та замовниками

Розрахунки з вітчизняними покупцями	Розрахунки з іноземними покупцями
Виникнення заборгованості
Накладні; рахунки -фактури; рахунки; акти прийнятих робіт, послуг; податкові накладні; товарно-транспортці накладні (ТМ~ І); товарні накладні	Комерційні документи (рахунки-фактури -іпуоісє); транспортні накладні (СМК. - залізнична накладна, авіанакладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи); платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на ра­хунки митних установ; розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць
Погашення заборгованості
Виписки банку, ПКО, векселі	Виписки банку, інкасо, векселі

Всі розрахунки, що здійснюються на підставі укладених договорів, відносяться до розрахунків з комерційних операцій (угод), в результаті яких партнери очікують одержати прибуток. Крім цих розрахунків, здійснюються операції некомерційного характеру без укладання договорів, на які не поширюється дія строків позовної давності.

Підзвітними особами вважаються працівники

підприємства, які отримали авансом готівку з каси на відрядження, господарські витрати тощо..

У .Організація обліку операцій руху активів і пасивів
Іг ' —..-—...І—.....

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відправляється працівник, строк і мета відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження — це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам видається Г; готівка, що оформлюється видатковим касовим ордером. В посвідченні про відрядження робиться помітка про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника.

Працівники, які одержали готівку в' підзвіт, після повернення з відрядження, у встановлені терміни, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою одержаного авансу і фактичними витратами. Якщо різниця позитивна, то це сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна - то працівник витратив

Організація бузсгалтсвського обліку

частину власних грошових коштів, тобто здійснив перевитрату авансової суми, яка повинна бути йому відшкодована з каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих в національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження.

До обліку приймаються авансові звіти, які перевірені арифметичне, за змістом і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

При прийманні ТМЦ проводиться їх перевірка за кількістю та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість

товарів або їх некомплектність чи відсутність супровідних документів

постачальника тощо.

Документи, які застосовуються при виявленні порушень та

розбіжностей при розрахунках з дебіторами представлені на рис. 12.12.

Рис. 12.12. Документи, що застосовуються при виявленні порушень

Організація обліку операцій руху активів і пасивів годприєм

Підприємство, права якого порушені, звертається до порушника з письмовою претензією - вимогою щодо добровільного усунення порушень законодавства, яка підписується керівником і надсилається адресату рекомендованим (цінним) листом або вручається під розписку. '

Складаються наступні види претензій (рис. 12.13).

Рас. 12.13. Види претензій

До претензії повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилається претензія, повинно ЇЇ розглянути у встановленні терміни і.надіслати відповідь на претензію.

У випадку безпідставної повної або часткової відмови постачальника, а також залишеної без відповіді претензії, пред'явленої підприємством, проводиться підготовка матеріалів для пред'явлення позову.

Позовна заява подається до арбітражного суду у письмовій формі та підписується керівником підприємства.

При розрахунках за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також з оплати продукції та робіт, прийнятих

Організація бухгалтерського обліку

замовником по частковій готовності використовуються платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей, недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено застосовують наступні документи:

^ інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкту перевірки);

О порівняльна відомість;

^> договір про повну матеріальну відповідальність;

^ розрахунково-платіжна відомість;

Ф ЇЖО тощо.

Видача позик працівником підприємством проводиться, якщо вона передбачена статутом або іншим аналогічним документом підприємства та при наявності оформлених належним чином документів, і оформляється договором в письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який вона видається, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Взаємовідносини між учасниками спільної діяльності регулюються договором; оприбуткування членських внесків фіксується у відповідних документах - ПКО, виписці банку; повернення коштів в разі виходу учасника зі складу спілки - у ВКО, платіжному дорученні.

У відповідності до цивільного законодавства спільна діяльність без створення юридичної особи здійснюється на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, щоб не суперечити діючому законодавству.

Підтвердженням отримання внесків по спільній діяльності для учасників є авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний документ про отримання майна (копія накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

Організація обліку операцій руху активів і пасивівщдпри

 

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та ¹ замовниками ведеться за кожним покупцем та - замовником, за кожним пред'явленим до сплати рахунком, що повинно зазначатись в Наказі про облікову політику.

Регістром аналітичного обліку розрахунків з дебіторами є реєстр дебіторів. В ньому відображаються назви дебіторів, дата і документ, що засвідчує виникнення заборгованості, сума, дата і документ, що засвідчують погашення дебіторської заборгованості.

Аналітичний облік при розрахунках з підзвітними особами ведеться за кожною підзвітною особою. Якщо підзвітних осіб багато, аналітичний облік ведеться у відомості обліку розрахунків з підзвітними особами.