Нормативна база організації документування

Згідно ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України ] (див. додаток В).

^ Крім наведеного закону, порядок виготовлення, складання та використання бланків первинних документів регулюється наступними нормативними документами:

<=> Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку;

<=> Інструкцією по використанню форм документів суворої звітності, що використовуються для оформлення замовлень та розрахунків із споживачами за побутові послуги, затвердженою наказом Українського союзу об'єднань, підприємств та організацій побутового обслуговування населення;

•=> Правилами виготовлення бланків цінних паперів та документів суворого обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України, Служби безпеки України І Міністерства внутрішніх справ України;

Основи організації бухгалтерського

<=> Вказівками про склад і порядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами;

=> Інструкцією "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України" (визначаються вимоги до оформлення розрахункових документів, технічні вимоги до виготовлення бланків розрахункових документів);

с> Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні (регулюється порядок оформлення касових документів).

Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.

Організація документування господарських

Операцій

Основні вимоги до складання бухгалтерських документів

викладені в ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

За принципом повного висвітлення первинними бухгалтерськими документами повинні оформлюватися усі без винятку операції, які підлягають обліку.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.

Керівник підприємства забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, в первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або іншої особи (юридичної чи фізичної'), на яку покладена відповідальність за ведення бухгалтерського обліку щодо порядку оформлення та подання для обліку документів.

Дня контролю та впровадження обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському обліку за

Організація бухгалтерського обліку

умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений І розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

В залежності від частоти використання реквізитів в різних документах виділяють загальні (основні) та індивідуальні реквізити.

Окремі реквізити є обов'язковими для кожного документу, незалежно від його виду.

Обов'язкові реквізити є загальними (основними) для характеристики будь-якої операції. Вони визначають зміст операцій, які відображаються, і надають документу доказову силу (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Обов'язкові реквізити документів

Так, в документах з обліку праці і заробітної плати це такі реквізиту, як професія працівника, його розряд, вид роботи, норми виробітку, розцінки.

Постійні реквізити заздалегідь наносяться на стандартні аркуші паперу друкарським шляхом, за допомогою комп'ютера або (рідше) спеціального штампу, і утворюють офіційний бланк документу.

Якщо документ не має хоча б одного з обов'язкових реквізитів, то він не може бути підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку.

До індивідуальних реквізитів відносяться відомості, які визначаються характером операції, що відображається в документах. Наприклад, в товарно-транспортних документах, крім загальних реквізитів, містяться дані

____________ Основи організації бухгалтерського обліку

про час від'їзду і прибуття машини, навантаження і розвантаження, суму оплати за транспортні послуги. В нарядах на відрядні роботи - це завдання на їх виконання, фактичні обсяги виконаних робіт, витрачений робочий час тощо.

Раціональне поєднання загальних та Індивідуальних реквізитів дозволяє економно використовувати технічні носії облікової документації, з достатньою повнотою характеризувати операцію, що документується, і витрачати менше часу на складання первинного документу.

Якщо документ у своєму первинному вигляді містить не всю необхідну інформацію про' господарські операції, він повинен бути доповнений і підписаний уповноваженим співробітником до здійснення бухгалтерського запису. Наприклад, на рахунку-фактурі по придбаних товарах ставиться помітка про його порівняння із замовленням і накладною. Більш того, до кожного документу необхідно ввести кореспонденцію рахунків, які описують відображення господарських операцій.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої комп'ютерної техніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Перелік осіб, що мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник підприємства після узгодження з головним бухгалтером.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншого механічного чи електронного способу засвідчення.

Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах оргтехніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка склала первинний документ.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, І відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється підприємством-стаорювачем документа на машинозчитувальному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Організація бухгалтерського обліку

В бухгалтерському обліку до інформаційних повідомлень про первинні спостереження фактів господарської діяльності висуваються особливі вимоги. Спосіб їх відображення на матеріальних носіях повинен забезпечити юридичне підтвердження і достовірність кожного інформаційного повідомлення.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої ззітності (суворого обліку).' Бланки суворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України, або міністерствами і відомствами за погодженнями з Державним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, з обов'язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюють міністерства і відомства. Порядок використання та обліку бланків суворої звітності, а також коло господарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, встановлюкт»ся окремими нормативними актами.

Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітності здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержанням Правил та роз'яснення щодо їх застосування здійснює Міністерство фінансів України.

При складанні первинних документів виконавцями можуть бути допущені помилки. При цьому необхідно пам'ятати, що внесення виправлень до первинних касових та банківських документів не допускається. Тому при виявленні в них помилки касові та банківські документи не можуть прийматися до виконання і повинні складатися знову. В інших первинних документах виправлення можуть вноситися за погодженням з особою, яка' склала та підписала ці документи, із зазначенням дати внесення змін. При цьому виправлення здійснюються наступним чином:

^> закреслюються відображені в документі неправильні дані;

=> поряд із закресленим записом робиться правильний;

Основи організації бухгалтерського обліку

& на полях документу робиться напис "Виправлено на... (повністю зазначається текст нового запису)";

<=> особа, яка внесла виправлення, підписується під записом "Виправлено на... " І ставить дату виправлення;

с> документ, до якого внесено зміни, ще раз підписують всі особи, які підписали його раніше;

=> особи, які підписують, або підписали документ, після занесення змін одночасно ставлять другий підпис під записом про внесення змін.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписує керівник підприємства та головний бухгалтер або уповноважені ними на це особи.

Неправильне складання тих чи Інших документів (а тим більше їх відсутність) - це одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, партнерами, працівниками. За відсутності належним чином оформлених документів організація стикається з необхідністю доводити факт здійснення нею тих чи інших фінансово-господарських операцій за допомогою інших наявних документів, що у ряді випадків буває важко. Саме тому одним з головних правил бухгалтера повинно бути: немає документу - немає операції.

Документи (оригінали або дублікати) повинні надійти до бухгалтерії, де і здійснюються необхідні бухгалтерські записи.

Всі документи надаються до бухгалтерії у строки, встановлені керівником підприємства. При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення первинні документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання та використання активів і зобов'язань. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

¹ Первинні документи можуть бути прийняті до обліку в тому випадку, якщо вони:

<=^ складені за формою (документи, типові форми яких не передбачені, повинні містити обов'язкові реквізити);

<=> підписані особою, спеціально на це уповноваженою. Схематично порядок приймання документів відображено на рис. 33.

Організація бухгалтерського обліку

Рис. 3.3. Порядок приймання первинних документів

Документи, які надходять до бухгалтерії, ретельно

перевіряються перед рознесенням їх даних на рахунки бухгалтерського обліку. Якщо документи здають особи,

відповідальні за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх.

Якщо документи здають особи, відповідальні за їх складання, перевірка здійснюється в присутності останніх.

Надання облікових документів для подальшої обробки дозволяється лише після їх всебічної перевірки як з точки зору законності оформлення ними операцій, так і за формою.

Залежно від мети контролю первинних документів використовуються різні методичні прийоми їх перевірки, серед яких: формальна, арифметична, експертна, логічна, економічна, нормативно-правова, зустрічна перевірки, контрольне порівняння, зворотній рахунок, оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків, аналітична перевірка звітності та балансів, порівняння та інші (див. рис. 3.4).

Для правильного відображення даних первинних документів в обліку необхідним є дотримання наступних обов'язкових правил:

а) чітке відокремлення бухгалтерських документів від
небухгалтерських;

б) суворе дотримання порядку обробки документів.