Організація обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками

Основними контрагентами підприємств при закупівлі предметів та засобів праці є постачальники і підрядники.

Постачальники — це юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання товарно-матеріальних цінностей (сировини, матеріалів, палива, запасних частин, МШП), що надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пари тощо), виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо).

Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Організація обліку розрахунків з постачальниками І підрядниками повинна забезпечити:

=> своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками і підрядниками;

=* попередження прострочки кредиторської заборгованості.

Схематично бухгалтерський облік розрахункових операцій зображено на рис. 8.6.

Рис 8.6. Схема бухгалтерського обліку договірних зобов'язань

Організація ^ухгалтерськоїхмібліку:

Порядок та форми розрахунків між постачальником та покупцем визначаються в господарських договорах. Це

найбільш розповсюджена і важлива підстава виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин в ринковій економіці.

Обов'язковою умовою укладання договорів має бути максимально точне відображення зобов'язань обох сторін.

Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та оформлення договірних відносин, а також облік, реєстрацію, зберігання договорів рекомендується покладати на службу, відповідальну за підготовку і оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій (матеріально-технічного забезпечення, збуту, комерційну, маркетингу, менеджменту, технічного контролю, реклами, капітального будівництва, фінансів, транспорту, інші служби відповідно до їх функцій в порядку, визначеному на підприємстві) - як це показано на рис. 8.7.

Рис. 8.7 Розподіл обов'язків міус службами підприємство щодо укладання

договорів

Організація обліку операцій руху активів і пасивів підприємств

Договір вважається оформленим після погодження з усіма відповідальними особами.

Якщо з часом сторони бажають змінити певні початкові умови договору, повинна бути підписана додаткова угода.

Про реальність укладання договору поставки свідчить наявність таких документів: журнал обліку вантажів, що надійшли (М-1); акт про приймання матеріалів (М-7); акт про виявлені дефекти устаткування (М-17); накладні нв відпуск ТМЦ; прибутковий ордер (М-4); товарно-транспортна накладна (1-ТН); податкова накладна; платіжні і розрахункові документи.

Порядок проходження документації, пов'язаної з укладанням договорів на підприємстві, повинен бути встановлений наказом або положенням, в залежності від кількості договорів.

Порушення договірних зобов'язань тягне за собою значні економічні наслідки для обох учасників договору (табл. 8.4),

Таблиця 8.4, Можливі причини порушення договірних зобов'язань т» їх наслідки

 

Причина порушень	Зміст завданої шкоди	Наслідки порушень договірних зобов 'юань
1	2	3
Неритмічна поставка сировини у строки, передбачені договором	Зменшення обсягу виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг)	Недоодержання прибутку, збільшення умовних постійних витрат в собівартості продукції, сплата штрафних санкцій (пеня, неустойка)
Перебої з постачанням електроенергії	Простої устаткування і працівників	Додаткові виплати заробітної плати та нарахування на неї (соціальне страхування, Пенсійний фонд тощо), сплата штрафних санкцій за недопоставку продукції
Поставка некондиційної сировини, матеріалів і комплектуючих деталей	Зниження обсягів виробництва І яхості продукції, збільшення трудомісткості технологічних процесів	Перевитрати заробітної плати на технологічних процесах (разом з нарахуванням на неї), штрафні санкції за порушення асортименту і якості продукції
Виробничий брак (внутрішній)	Виявлення виробничого браку продукції (виконаних робіт, послуг)	Витрати заробітної плати з нарахуванням на неї, матеріальні та енергетичні витрати
Поставка сировини і комплектуючих деталей, не передбачених договором	Вантажно-розвантажу­вальні роботи і зберігання на складах, відправлення матеріалів за розпоряд­женням власника (постачальника)	Витрати заробітної плати з нарахуваннями на неї, використання складських приміщень, транспортні витрати

Організація бухгалтерського обліку

 

/	2	3
Зовнішній брак сировини, виявлений у процесі виробництва	Невідповідність стандартам і технічним умовам одержаної від постачальника сировини, матеріалів, заготовок (прихований заводський брак), виявлений у процесі виробництва продукції (робіт, послуг) або при використанні цієї продукції	Собівартість браку, витрати на відшкодування затрат, завданих споживачу у зв'язку з придбанням продукції (робіт, послуг), виготовлення продукції з використанням виробів з прихованим дефектом, витрат на демонтаж виробів, а також транспортні витрати, які з'явилися внаслідок змін бракованої продукції, недоодержаний прибуток, витрати на сплату штрафних санкцій
Транспортування продукції повітряним транспортом у зв'язку з порушенням графіка поставок	Додаткові витрати на контейнерну упаковку продукції, вантажно-розвантажувальні роботи, страхування вантажів, завищення тарифів на транспортування продукції	Вартість додаткових робіт для поставки продукції повітряним транспортом, подорожчання транспортних послуг, фактичних порівняно з передбаченим планом
Непоставка сировини, деталей, продукції за договором	Придбання сировини, деталей, продукції у іншого постачальника, консервація технологічного процесу	Збитки, пов'язані з придбання сировини, деталей, продукції у іншого постачальника; витрати на консервацію або закриття виробництва, сплачені штрафні санкції
Розкрадання або пошкодження інструментів, господарського інвентарю	Безгосподарність, незабезпечення внутрішньо­господарського контролю за збереженням цінностей	Вартість інструментів, господарського інвентарю сума уцінки пошкодженого майна, витрати на ремонт
Заміна асортименту виготовленої продукції (робіт, послуг) на менш рентабельну	Перепрофілювання виробництва у зв'язку з невиконанням договірних зобов'язань по корпоративних поставках сировини або порушенням вимог до якості	Недоодержання прибутку, оплата штрафних санкцій

Основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин по товарних, операціях служать первинні документи з обліку розрахунків з

постачальниками І підрядчиками.

Організація обліку операцій руху активів і пасивів гадприємст:

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядчиками проводяться на підставі документів постачальника: накладних, рахунків-' фактур, рахунків, актів прийнятих робіт, послуг, податкових накладних, товарно-транспортних накладних, якщо в розділі "Відомості про вантаж" неможливо перерахувати всі найменування товару.

Розрахункові документи, які надає підприемство-постачальник покупцю на суму оплати за отриману продукцію, виконані роботи та надані послуги, повинні бути акцептовані. При організації обліку ці функції повинні бути доведені до конкретних виконавців.

Акцепт розрахункових документів - надпис уповноваженої особи (акцептант) на рахунку, який засвідчує згоду прийняти рахунок до оплати. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару і отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюють ВКО на видачу готівки під зйіт та авансовий звіт про використання виданої готівки (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком ЕККА, копією чеку з відміткою "сплачено").

Підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару також є документ, що підтверджує його якість, В разі невідповідності одержаних ТМЦ умовам договору, виставляється претензія.

Підставою для обліку імпортних товарів та їх руху є документи інофірми-постачальника, транспортно-експедиційних компаній по навантажувально-розвантажувальних і транспортних послугах, документи, що підтверджують витрати по зберіганню товару, розрахункові документи про сплату мита, зборів і податків.

Оприбуткування імпортних товарів на складі покупця, проводиться на підставі зовнішньоекономічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту і акту експертизи торгово-промислової палати, комерційних документів (рахунків-фактур, іпуоісе, що підтверджують митну вартість товару); транспортних накладних (СМК, залізничної накладної, авіанакладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При купівлі товару за іноземну валюту обов'язково повинна складатись довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.

Таким чином, якщо підприємство вирішило придбати ті чи інші товарно-матеріальні цінності, то про таку подію свідчать принаймні два різні документи:

Організація бухгалтерського обліку

банківський (касовий) документ про оплату їх вартості та накладна про надходження від постачальника. Банківський документ про оплату хоча й містить відомості про конкретний товар, однак жодним чином не свідчить про фізичне надходження цих товарів, так само як накладна про надходження не може свідчити про оплату їх вартості.

Побудова аналітичного обліку розрахунків з постачальниками має забезпечити можливість отримання

необхідних даних по:

^ акцептованих та Інших розрахункових документах, термін оплати яких не настав;

=> неоплачених в строк розрахункових документах постачальникам за невідфактурованими поставками;

=> виданих векселях, термін оплати яких не настав;

"^ прострочених оплатою векселях;

*=> отриманих комерційних кредитах.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

На субрахунку 632 аналітичний облік ведеться в гривнях та в валюті, обумовленій в договорі.

Аналітичний облік розрахунків по імпортних операціях можна здійснювати в розрізі країн, а всередині їх - в розрізі постачальників або номерів контрактів. В будь-якому випадку повинен бути забезпечений чіткий контроль своєчасності розрахунків по кожній поставці товарів. Аналітичний облік ведеться за місцями зберігання і обліковими (товарними) партіями, при визначенні ознак яких береться до уваги: характер товару, можливість зберігання партії в процесі перевезення, перевалки, зберігання вантажу.

Розрахунки з постачальниками ведуть, як правило, після відвантаження товарно-матеріальних цінностей, виконання робіт, надання послуг або одночасно з ними.

Обліковим регістром по рах. 63 є журнал-ордер № 6.

Дебетова сторона журналу-ордеру № 6 є аналітичним обліком постачальників, а кредитова - синтетичним обліком надходжень товарно-матеріальних цінностей (у розрізі постачальників), аналітичне підтвердження яким можна знайти у додатку - підшивці первинних документів.

Організація обліку операцій руху активів І пасивів підприем

На підприємствах із значними оборотами і різними видами діяльності журнал-ордер № б може бути поділеним на журнал-ордер № 6-А і журнал-ордер № 6-Б. Відповідно у першому з них реєструються взаєморозрахунки за товарно-матеріальні цінності, у другому - за роботи і послуги сторонніх організацій. Вести їх окремо чи разом - вирішує головний бухгалтер.

Також для контролю за строками заборгованості на підприємствах слід
вести накопичувальну відомість простроченої кредиторської заборгованості
(зразок 8.1) '

Зразок в. 1