Методологічні основи та організації б/о в умовах автоматизованого оброблення інформації

Методологічні основи та організації б/о в умовах автоматизованого оброблення інформації

Комплексний підхід до перегляду теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку передбачає:

ü уведення в практику методологічних основ бухгалтерського обліку, що відповідають ринковим відносинам із переходом на міжнародні стандарти обліку та аудиту;

ü перегляд методологічних принципів обліку, що забезпечили б комплексне оброблення облікової інформації;

ü удосконалення теоретичних основ бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій;

ü застосування новітніх інформаційних технологій та засобів спілкування;

ü інтеграцію облікової інформації в єдиний інформаційний потік;

ü розроблення єдиної інформаційної мови показників обліку, контролю та аудиту;

ü упровадження в практику обліку питань оцінювання, планування та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

ü формування на основі автоматизації управлінських рішень.

Посилення контрольних функцій обліку в умовах автоматизованого оброблення інформації потрібне для здійснення безперервного контролю кожної окремої операції, а також виявлення прихованих порушень і відхилень у господарській діяльності підприємства.

Також однією з основних особливостей обліку є його тісний зв’язок із внутрішньогосподарським контролем, аналізом і аудитом.

Основними завданнями внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку є:

ü аналіз правомірності застосування на підприємствах форм і засобів обліку;

ü аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і підтвердження відповідними даними документів;

ü дослідження облікових даних щодо повноти відображення їх;

ü контроль за несанкціонованим доступом до облікової інформації;

ü контроль за правильністю та своєчасністю здійснених розрахунків;

ü аудит за повнотою та своєчасністю формування звітної інформації;

ü аудит за правильністю складання бухгалтерських проводок і формуванням облікових регістрів;

ü дослідження та прогнозування фінансово-господарського стану підприємства;

ü формування управлінських рішень за фактичною інформацією.

Також важливе завдання бухгалтерського обліку як інструмента аналізу, аудиту та управління господарським процесом — побудова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки.

Реалізація імітаційних моделей дасть змогу посилити управлінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансово-господарський стан підприємства та найбільший ефект від діяльності його.

Отже, модельний експеримент є ефективним засобом для пошуку та знаходження оптимальних рішень з управління підприємством. Проте пріоритет в остаточному варіанті залишається за людиною.

Існують такі основні типи організації автоматизованих інформаційних систем обліку:

ü міні-бухгалтерія;

ü інтегровані системи бухгалтерського обліку;

ü програмні інструментальні системи;

ü комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць;

ü створені на замовлення системи;

ü для ведення окремих ділянок обліку;

ü корпоративні.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів належать такі, які запроваджуються на малих підприємствах України — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів, котрі інтегрують в усі розділи обліку. Звичайно, такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгалтерського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки обліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення бухгалтерських проводок, у які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кількісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, однак, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Парус», «Інтегратор», «Інфін».

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему оброблення облікових даних, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної та вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування й уміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських автоматизованих робочих місць входять окремі АРМБ та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов’язані між собою, і вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «Бэст», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЭко» та ін.

Виготовлені на замовлення системи — це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплекси АРМБ та інструментальні засоби, створені відповідно до вимог та умов конкретного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для розв’язання окремих завдань обліку, вони не пов’язані між собою та виконують окремі функції, потрібні підприємству.

Корпоративні інформаційні системи забезпечують комплексну автоматизацію задач обліку, контролю, аналізу та аудиту з використанням інших систем управління, що діють на підприємствах. Корпоративні інформаційні системи дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління. Програмні модулі побудовано гнучко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоративні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємопов’язаних АРМБ із використанням розподіленої системи оброблення даних (РСОД).

Форми автоматизованого б/о

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри — це паперові бланки визначеної форми та структури даних. Регістри діляться на такі види:

ü хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових даних у хронологічному порядку;

ü систематичні регістри обліку — облікові дані групуються за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку. Це такі, як:

ü відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

ü відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

ü відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

ü грошові кошти та фонди (форма В-4);

ü відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

ü відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

ü розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

ü відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

ü відомість обліку оплати праці (форма В-8);

ü шахова відомість (форма В-9).

Регістр «Журнал Головна». Застосовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків.

Регістр «Книга господарських операцій». На відміну від регістру «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком». Цей регістр найбільше поширений. Дані з первинних документів відображаються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і нагромаджувальних відомостях. Усі журнали складено за кредитовим принципом, а відомості — за дебетовим. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомостях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця.

У комп’ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма. Хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій.

На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою.

Оборотно-сальдова відомість. Оборотно-сальдова відомість служить для узагальнення відображеної в рахунках облікової інформації, перевірення правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Розглянемо комп’ютерний варіант облікових регістрів.

Комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній методологічній основі бухгалтерського обліку та забезпечити:

ü ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

ü взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

ü суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

ü скорочення трудозатрат на ведення обліку;

ü контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації;

ü формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів:

ü бухгалтерських проводок;

ü господарських операцій;

ü первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв’язання задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Регістр бухгалтерських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними.

ФАСЕТИ

Значення	Ф 1	Ф 2		Ф k
	//////////////////
...

Рис. 2.2. Фасетна класифікація

Kодування — процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.

Код — це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного угруповання чи об’єкта класифікації.

Для кодування інформації в інформаційних системах застосовують порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралельний методи кодування.

Порядковий метод кодування — найпростіший і найпоширеніший. Побудова кодів виконується в міру зростання або спадання ознак без пропуску номерів.

Серійно-порядковий метод кодування на кожну групу ознак має серію порядкових номерів із резервом номерів.

Послідовний метод кодування передбачає виокремлення певних розрядів коду під певні ознаки.

Паралельний метод кодування теж передбачає виокремлення розрядів, але значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від значення ознак, записаних на інших розрядах.

Вибір методів класифікації та кодування об’єктів передбачає:

Ø можливість розширення кодової множини об’єктів і внесення відповідних змін;

Ø однозначність ідентифікованих об’єктів;

Ø мінімальну довжину коду;

Ø можливість оброблення інформації за допомогою ЕОМ;

Ø простоту методу кодування;

Ø застосування загальноприйнятих позначень.

Рис. 1.3. Структура інформаційного забезпечення

Режими роботи ЕОМ

Методологічні основи та організації б/о в умовах автоматизованого оброблення інформації

Комплексний підхід до перегляду теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку передбачає:

ü уведення в практику методологічних основ бухгалтерського обліку, що відповідають ринковим відносинам із переходом на міжнародні стандарти обліку та аудиту;

ü перегляд методологічних принципів обліку, що забезпечили б комплексне оброблення облікової інформації;

ü удосконалення теоретичних основ бухгалтерського обліку з використанням інформаційних технологій;

ü застосування новітніх інформаційних технологій та засобів спілкування;

ü інтеграцію облікової інформації в єдиний інформаційний потік;

ü розроблення єдиної інформаційної мови показників обліку, контролю та аудиту;

ü упровадження в практику обліку питань оцінювання, планування та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

ü формування на основі автоматизації управлінських рішень.

Посилення контрольних функцій обліку в умовах автоматизованого оброблення інформації потрібне для здійснення безперервного контролю кожної окремої операції, а також виявлення прихованих порушень і відхилень у господарській діяльності підприємства.

Також однією з основних особливостей обліку є його тісний зв’язок із внутрішньогосподарським контролем, аналізом і аудитом.

Основними завданнями внутрішньогосподарського контролю та аналізу в умовах застосування автоматизованої системи обліку є:

ü аналіз правомірності застосування на підприємствах форм і засобів обліку;

ü аналіз правомірності фіксації первинних господарських операцій і підтвердження відповідними даними документів;

ü дослідження облікових даних щодо повноти відображення їх;

ü контроль за несанкціонованим доступом до облікової інформації;

ü контроль за правильністю та своєчасністю здійснених розрахунків;

ü аудит за повнотою та своєчасністю формування звітної інформації;

ü аудит за правильністю складання бухгалтерських проводок і формуванням облікових регістрів;

ü дослідження та прогнозування фінансово-господарського стану підприємства;

ü формування управлінських рішень за фактичною інформацією.

Також важливе завдання бухгалтерського обліку як інструмента аналізу, аудиту та управління господарським процесом — побудова моделей облікового процесу з подальшою імітацією його із застосуванням сучасних засобів обчислювальної техніки.

Реалізація імітаційних моделей дасть змогу посилити управлінські функції обліку, передбачити на визначену дату фінансово-господарський стан підприємства та найбільший ефект від діяльності його.

Отже, модельний експеримент є ефективним засобом для пошуку та знаходження оптимальних рішень з управління підприємством. Проте пріоритет в остаточному варіанті залишається за людиною.

Існують такі основні типи організації автоматизованих інформаційних систем обліку:

ü міні-бухгалтерія;

ü інтегровані системи бухгалтерського обліку;

ü програмні інструментальні системи;

ü комплекси бухгалтерських автоматизованих робочих місць;

ü створені на замовлення системи;

ü для ведення окремих ділянок обліку;

ü корпоративні.

Міні-бухгалтерія призначена головним чином для здійснення бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Цей програмний засіб дає можливість здійснити синтетичний, а також нескладний аналітичний облік. У міні-бухгалтеріях формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи. До цього класу програмних засобів належать такі, які запроваджуються на малих підприємствах України — «ІС-Бухгалтерія», «Інфо-Бухгалтер», «Фінанси без проблем», «Головний бухгалтер» та деякі інші.

Інтегровані системи бухгалтерського обліку побудовано на основі записів, які тією чи іншою мірою відображають інформацію різних розділів, котрі інтегрують в усі розділи обліку. Звичайно, такі програмні засоби функціонують у вигляді одного виконуючого модуля, який є ядром інформаційної системи бухгалтерського обліку. У діючих інтегрованих системах розробники намагаються досягти повноти реалізації облікових функцій не за рахунок розподілу бухгалтерського обліку на окремі ділянки обліку, а за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення бухгалтерських проводок, у які може входити різноманітна додаткова інформація, потрібна для відображення специфіки кількісно-сумового, інвентарного обліку тощо. Цей клас програмних засобів призначено в основному для невеликих підприємств, однак, на відміну від програмних засобів «міні-бухгалтерія», вони характеризуються більшою глибиною аналітичного обліку та розвиненою реалізацією функцій натурально-вартісного та інвентарного обліку. До таких програмних засобів відносять інформаційні системи «Парус», «Інтегратор», «Інфін».

Програмні інструментальні системи дають змогу користувачеві самостійно конструювати систему оброблення облікових даних, описувати потрібні розрахункові алгоритми, макетувати введення та висновок первинної та вихідної інформації спеціалізованою формальною мовою. Так само як і інтегровані інформаційні системи, інструментальні системи ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку, в якій специфіку окремих його ділянок у явному вигляді не виділено. Під час використання цих програмних засобів треба мати навички програмування й уміти розробляти формули, а також невеликі програми вбудованою в таку систему мовою опису розрахунків, що ускладнює використання цієї інформаційної системи.

До комплексів бухгалтерських автоматизованих робочих місць входять окремі АРМБ та в деяких випадках інформаційні підсистеми. Однак більшість комплексів не пов’язані між собою, і вирішуються локально. До таких інформаційних систем відносять «Бэст», «Бухоблік-Фінанси-Бізнес», «ФинЭко» та ін.

Виготовлені на замовлення системи — це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплекси АРМБ та інструментальні засоби, створені відповідно до вимог та умов конкретного замовника.

Локальні АРМБ використовуються для розв’язання окремих завдань обліку, вони не пов’язані між собою та виконують окремі функції, потрібні підприємству.

Корпоративні інформаційні системи забезпечують комплексну автоматизацію задач обліку, контролю, аналізу та аудиту з використанням інших систем управління, що діють на підприємствах. Корпоративні інформаційні системи дають можливість своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління. Програмні модулі побудовано гнучко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів. Корпоративні інформаційні системи побудовано на комплексі взаємопов’язаних АРМБ із використанням розподіленої системи оброблення даних (РСОД).

Форми автоматизованого б/о

Форма бухгалтерського обліку — це сукупність облікових регістрів, що використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації та угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

У неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри — це паперові бланки визначеної форми та структури даних. Регістри діляться на такі види:

ü хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових даних у хронологічному порядку;

ü систематичні регістри обліку — облікові дані групуються за певними ознаками.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку. Це такі, як:

ü відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

ü відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені за цінностями (форма В-2);

ü відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

ü грошові кошти та фонди (форма В-4);

ü відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

ü відомість обліку реалізації (форма В-6, оплата);

ü розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

ü відомість обліку розрахунків із постачальниками (форма В-7);

ü відомість обліку оплати праці (форма В-8);

ü шахова відомість (форма В-9).

Регістр «Журнал Головна». Застосовується на невеликих за обсягом облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків.

Регістр «Книга господарських операцій». На відміну від регістру «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Регістр «Журнал-ордер/відомість за рахунком». Цей регістр найбільше поширений. Дані з первинних документів відображаються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і нагромаджувальних відомостях. Усі журнали складено за кредитовим принципом, а відомості — за дебетовим. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів за рахунками за місяць у журналах-ордерах і відомостях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти за дебетом кожного рахунка сумуються, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця.

У комп’ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти за базою даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма. Хронологічні та систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій.

На основі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості за простою чи шаховою формою.

Оборотно-сальдова відомість. Оборотно-сальдова відомість служить для узагальнення відображеної в рахунках облікової інформації, перевірення правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Розглянемо комп’ютерний варіант облікових регістрів.

Комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній методологічній основі бухгалтерського обліку та забезпечити:

ü ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

ü взаємозв’язок даних аналітичного та синтетичного обліку;

ü суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

ü скорочення трудозатрат на ведення обліку;

ü контроль достовірності даних, що вводяться, цілісності облікової інформації;

ü формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку можна створювати кілька взаємопов’язаних облікових регістрів:

ü бухгалтерських проводок;

ü господарських операцій;

ü первинних облікових документів.

Кожний такий регістр є базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури. Оброблення інформації облікових регістрів виконується у процесі розв’язання задач бухгалтерського обліку, формування звітів. Результати оброблення подаються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Регістр бухгалтерських проводок — це хронологічний обліковий регістр, що легко трансформується в систематичний регістр. Регістри операцій і документів є одночасно хронологічними та систематичними.