Как единый программный комплекс по автоматизации услуг, механизма управления, контроля и учета деятельности туристического агентства

Информационная система [67] «Туристическое агентство» как единый программный комплекс по автоматизации услуг, механизма управления, контроля и учета деятельности туристического агентства. Информационная система «Туристическое агентство» создается в целях повышения эффективности принятия управленческих решений в области оказания услуг в туристической сфере путем ведения единой базы об имеющихся услугах, предоставляемых принимающей стороной, клиентах, обратившихся в данное агентство, и автоматизации процессов по представлению соответствующих документов и актов. В качестве области применения информационной системы рассматривается автоматизация услуг туристического агентства для последующего повышения эффективности оказания этих услуг и обслуживания клиентов в целом. В агентство поступают заявки на подбор услуг и пакетных туров от клиентов. На протяжении всего цикла работ по подбору, от уточнения всех исходных данных (планируемая сумма расходов, предпочтения по питанию и проживанию, количество дней отдыха и т.д.) до заключения договора и оплаты услуг агентства, происходит электронный обмен документами и данными через информационную систему. Заполнение заявки на подбор услуги или пакетного тура, внесение всех необходимых критериев для уточнений условий подбора и поиска осуществляется клиентом через веб-интерфейс путем заполнения необходимых полей. При обращении непосредственно в туристическое агентство менеджер заполняет форму на оказание услуг подбора в информационную систему, тем самым осуществляя электронный документооборот. Все последующие акты и отчеты также заполняются в электронном виде, автоматически генерируя формы данных документов в соответствии с действующим законодательством РФ.

Information system «Travel Agency» as a single software package for automation of services, management mechanism, control and accounting of the activities of a travel agency. The information system «Travel Agency» is created in order to increase the efficiency of making managerial decisions in the field of providing services in the tourism sector by maintaining a unified database of the available services provided by the host party, customers who have contacted this agency and automating the processes for submitting relevant documents and acts. As the scope of the information system, automation of travel agency services is considered to further improve the efficiency of these services and customer service in general. The agency receives applications for the selection of services and package tours from customers. Throughout the entire selection cycle, from clarification of all initial data (planned amount of expenses, preferences for food and accommodation, the number of days of rest, etc.) to the conclusion of the contract and payment for agency services, electronic exchange of documents and data through the information system. Filling out an application for the selection of services or package tours, entering all the necessary criteria to clarify the conditions for selection and search is carried out by the client through the web interface by filling in the necessary fields. When contacting a travel agency directly, the manager fills out a form for the provision of selection services to the information system, thereby carrying out electronic document management. All subsequent acts and reports are also filled in electronically, automatically generating forms of these documents in accordance with the current legislation of the Russian Federation.

А нализ последних исследований и публикаций. Анализ информационных систем, присутствующих на рынке, показывает, что на данный момент существует ряд хорошо зарекомендовавших себя информационных систем [3; 7], основной целью которых является автоматизация внутренних процессов, протекающих в туристских агентствах. Среди отечественных разработок лидерами по количеству внедрений являются: «Комтур», «Туры.ру», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Typ-Менеджер», «1С: Предприятие 8. Турагентство», «САМО-ТурАгент», «Мастер-Агент» и др. [1; 4; 6]. Исследование некоторых туристских информационных систем показывает, что такие параметры, как ведение баз данных и формирование туристических продуктов представлено в «1С: Предприятие 8. Турагентство», «САМО-ТурАгент», «Мастер-Агент» и др.

Выделение нерешенной проблемы. Последнее десятилетие туризм как отрасль динамично развивается во всем мире. Появляются новые направления, связанные с медицинским туризмом, образовательным туризмом, промышленным туризмом и др. Туристская сфера требует применения самых разнообразных информационных технологий, позволяющих обрабатывать и актуализировать большое количество информационных потоков, характерных для деятельности туристического агентства [2; 5; 8; 9]. Повсеместное внедрение информационных технологий актуализирует вместе с тем разработку новых IT-решений, одним из которых является ИС «Туристическое агентство» как единый программный комплекс по автоматизации услуг, механизма управления, контроля и учета деятельности туристического агентства.

Цель статьи. Основной целью является повышение эффективности работы туристического агентства за счет: экономии времени сотрудников на доступ к документации, базе данных, экономии времени на согласование и утверждение документов; обеспечения исполнения работ по предоставлению пакетных туров и отдельных услуг в установленный срок; ведения документации в Информационной системе (ИС) «Туристическое агентство» и электронного взаимодействия участников, что позволит минимизировать затраты на проверку соответствия документов нормативам и стандартам, обмен данными, исправление документации, подготовку обоснований, а также на предоставление своевременной отчетности; возможности сократить время подбора подходящих и необходимых услуг для конкретного потребителя с учетом индивидуальных особенностей.

И зложение основного материала. Приведем краткие сведения об объекте автоматизации. ИС «Туристическое агентство» представляет собой единый программный комплекс по автоматизации деятельности туристического агентства по подбору услуг и пакетных туров, предназначена для выполнения задач объединения процессов проверки данных, мониторинга предложений, подбора подходящих вариантов, сбора отчетной документации с целью создания единого механизма управления, контроля и учета деятельности данного агентства.

Объектом автоматизации являются процессы по приему заявок, подбору подходящего пакетного тура для клиента, исходя из его пожеланий и финансовых возможностей, подача заявки и отслеживание получения клиентом необходимых документов для пересечения границ государств, сбор отчетных документов (счета, квитанции) и контактных данных о каждой выполненной заявке.

Рассмотрим перечень подсистем ИС «Туристическое агентство», их назначение и основные характеристики. Подсистемы позволяют визуально разделить всю функциональность программы на разделы, что делает систему интуитивно понятным и упрощает навигацию. ИС «Туристическое агентство» представляет собой систему, включающую в себя 5 подсистем:

- подсистема управления контролем доступом;

- подсистема управления нормативно-справочной информацией;

- подсистема оплаты услуг;

- подсистема хранения данных;

- подсистема обеспечения целостности.

Подсистема управления контролем доступом предназначена: 1) для защиты ПЭВМ от посторонних пользователей, управления доступом к объектам и организации совместного их использования зарегистрированными пользователями в соответствии с установленными правилами разграничения доступа (под посторонними пользователями понимаются все лица, не зарегистрированные в системе); 2) для регистрации в системном журнале (представляющем собой специальный файл, размещаемый на жестком диске ПЭВМ) различных событий, происходящих при работе ПЭВМ.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией предназначена для централизованного ведения классификаторов и справочников, используемых для обеспечения информационной совместимости подсистем. Подсистема управления нормативно-справочной информацией имеет несколько модулей: модуль «Выбор услуги и тура»; модуль «Выбор дополнительных услуг; модуль «Оформление заявки»; модуль «Регистрация и учет туристов» и др.

Подсистема оплаты услуг предназначена для автоматизации выполнения технологических процессов проведения начислений за выбранные туры и дополнительные услуги, предоставляемые туристу, а также для учета и распределения оплат по менеджерам.

Подсистема хранения данных предназначена для хранения оперативных данных системы, данных для формирования аналитических отчетов, документов системы, сформированных в процессе работы.

Подсистема обеспечения целостности предназначена для обеспечения целостности персональных данных, программных и аппаратных средств ИС «Туристическое агентство», а также средств защиты при случайной или намеренной модификации.

Рассмотрим подробнее модуль «Регистрация и учет туристов». Подсистема регистрации и учета обеспечивает: регистрацию входа/выхода пользователей в систему и из системы; регистрацию результата попытки входа: успешная или неуспешная, несанкционированная, идентификатор субъекта, предъявленный при попытке доступа (имя пользователя); регистрацию доступа к контролируемым файлам; регистрацию попыток доступа программных средств (программ, процессов, задач, заданий) к защищаемым файлам. Регистрация и учет клиентов начинается с заполнения аккаунта клиента или персонала. ИС «Туристическое агентство» позволяет сохранять не только имя, фамилию и номер телефона, но также источник привлечения (очень полезно, чтобы отследить эффективность той или иной рекламы), историю визитов и выборных туров, информацию о персональных скидках, а также другую информацию. Турист для запуска подсистемы должен перейти в раздел авторизации, выбрать пункт «Войти» (если этот пользователь ранее был зарегистрирован) или пункт «Регистрация» (если это новый пользователь).

Далее приведем описание подсистемы управления нормативно-справочной информацией.Подсистема предназначена для реализации бизнес-процессов создания, хранения, корректировки и использования необходимой для работы общей нормативно-справочной информации. Применение данной подсистемы обеспечивает информационную поддержку взаимодействия между различными подсистемами конфигурации в целом.

В подсистеме должны быть реализованы следующие функции: проверка на дублирование информации; создание/изменение/установка пометки на удаление записей справочников в соответствии с заявкой специалиста; непосредственное создание/изменение/установка пометки на удаление записей справочников и классификаторов пользователями с установленными соответствующими правами (администратора); автоматическое формирование полного классификационного описания; ведение журнала изменений значений атрибутов (полей) справочников.

Подсистема управления нормативно-справочной информацией должна состоять из следующих модулей: модуль «Выбор услуги и тура»; модуль «Создание заявки» и др.

Рассмотрим модуль «Выбор услуги и тура». Данный модуль предназначен для добавления, хранения и обработки информации о списках туров, дополнительных услуг. Требования к функциям модуля «Выбор услуги и тура»:

- Ввод, редактирование и удаление информации о турах, их стоимости и продолжительности;

- Отображение информации обо всех турах;

- Отображение информации о дополнительных услугах;

- Возможность выбрать необходимый тур;

- Возможность выбрать дополнительную услугу;

- Поиск по названию тура;

- Поиск по названию дополнительной услуги;

- Возможность оформить визу;

- Сортировка по стоимости.

Модуль «Выбор услуги и тура» для администратора содержит следующие элементы, которые располагаются сверху вниз в том порядке, в котором перечислены: заголовок «Заявки» располагается вверху блока посередине; таблица с заголовками: «Название тура», «Стоимость», «Продолжительность», данные в таблице сортированы по алфавиту и выровнены по ширине; кнопка «Новая заявка» расположена после таблицы справа, цвет кнопки серый.

При нажатии на кнопку новая заявка переходит на страницу с элементами: «Название тура», «Стоимость», «Продолжительность», которые располагаются на одной высоте, соответствующей полю ввода. Рассмотрим каждый из них: поле ввода «Название тура»; ограничение на вводимые символы: только кириллица, минимум – 2 символа, максимум – 20 символов; обязательно к заполнению; поле ввода «Стоимость»; ограничение на вводимые символы: только числа, минимум – 2, максимум – 5 символов; обязательно к заполнению; поле ввода «Продолжительность»; указывается в днях; ограничение на вводимые символы: только числа минимум – 1, максимум – 10 символов.

Кнопка «Добавить дополнительные услуги» серого цвета, текст внутри белого цвета. Данный модуль для туриста открывается после перенаправления с модуля «Регистрация и учет клиента». Страница выбора тура и дополнительных услуг должна содержать: заголовок «Дополнительные услуги» располагается вверху блока посередине; заголовок «Выбор тура» располагается вверху блока справа; заголовок «Оформить визу» располагается рядом с заголовком «Дополнительные услуги»; а также таблицу с заголовками: «Выбрать», «Тур», «Дополнительная услуга», «Виза», «Стоимость», «Продолжительность»; шрифт 14, начертание полужирный. Данные в таблицы сортированы по алфавиту и выровнены по ширине. В столбце «Выбрать» находятся символы в виде галочек серого цвета, как только пользователь нажимает правой кнопкой мыши на эту галочку, она загорается синим цветом.

Кнопка «Продолжить» расположена после таблицы справа; цвет кнопки серый. При нажатии на кнопку «Продолжить» происходит сохранение введенных данных, если не выбрана ни одна дополнительная услуга/тур, то всплывает информационное сообщение: («Выберите тур (при необходимости дополнительную услугу)») и переадресовывает обратно на станицу выбор тура и дополнительных услуг. Если же тур выбран, то происходит переадресация на модуль «предварительная заявка».

Данные модуля «Выбор тура», которые передаются подсистеме оплата услуг: ФИО туриста; контактные данные туриста; выбранный тур; выбранные дополнительные услуги; стоимость тура.

Рассмотрим модуль «Предварительная заявка», который обеспечивает возможность заблаговременной регистрации туриста на определённый тур в будущем. Основные требования к модулю: при оформлении заявки пользователь должен получать доступное время; пользователь должен иметь возможность забронировать тур; пользователь должен иметь возможность оформить визу; пользователь должен иметь возможность видеть отображение графика (время, даты) свободного времени менеджера, чтобы связаться с ним для уточнения интересующих вопросов; пользователь должен получать оперативное информирование об изменениях тура посредством отображения всплывающих подсказок в ИС «Туристическое агентство» и отправки сообщений по электронной почти и/или через SMS.

Статус на заявку может быть следующим: «Зарегистрирована» (турист оформил заявку, но еще не оплатил); «Подтверждена» (турист оплатил); «Выполнена» (обслуживание завершено); «Закрыта» (отказ туриста). Статус заявки может быть переведен из состояния «Зарегистрирована», «Закрыта» или «Подтверждена».

Данный модуль для менеджера содержит следующие элементы: заголовок «Расписание посещений», располагается вверху блока посередине; таблица с заголовками: «Время», «Дата», «Фамилия туриста», «Имя туриста», «Статус заявки»; шрифт 14, начертание полужирный. Данные в таблице сортированы по возрастанию времени и дате.

Каждая ячейка в столбце с заголовком «Статус заявки» имеет свой цвет. При статусе «Зарегистрирована» цвет ячейки становится серым, при статусе «Подтверждена» – красным, при статусе «Выполнена» – черным, причем истекшая заявка удаляется через 10 минут после переведения в статус «Выполнена».

Кнопка «Количество обслуженных туристов» расположена под таблицей, посередине блока, имеет серый цвет. При нажатии на кнопку «Количество обслуженных туристов», менеджеру выводится сообщение с количеством принятых туристов за месяц.

Для туриста данный модуль содержит следующие элементы:

- заголовок «Забронировать тур» располагается вверху блока посередине;

- кнопка «Выбрать тур» находится сверху над таблицей;

- кнопка «Выбрать дополнительную услугу» находится сверху над таблицей.

Таблица с данными тура и заголовками «Название» «Продолжительность» «Стоимость», «Страна», «Город»; шрифт 14, начертание полужирный. Данные в таблице сортированы по актуальности. При выборе определенного тура, строка в таблице выделяется серым цветом. Далее открывается окно для бронирования тура – поля для ввода данных пользователя, а именно: «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Контактный телефон», «Электронная почта» – все поля обязательны к заполнению; поля «Имя», «Фамилия», «Отчество» – должны иметь ограничения: минимум вводимых знаков 3 символа, максимум – 20 символов; допускается только кириллица; поле «Контактный телефон» должно быть цифровым и иметь следующие ограничения: минимум – 5 знаков, максимум – 11 знаков; в поле «Электронная почта» должны вводится только буквы латинского алфавита и цифры, а также знаки _ @; поле «Выбор услуги» состоит из двух вариантов, обязательных к выбору: «Подобрать услугу»; «Подобрать тур». При выборе варианта перед клиентом открываются соответствующие наборы полей для заполнения. Кнопка «Назад» расположена под таблицей с левой стороны; цвет серый, текст черный. Данные модуля «Предварительная заявка» передаются подсистеме «Оплата услуг»: менеджер; турист; контактные данные туриста; выбранный тур; сумма; выбранные дополнительные услуги; способ оплаты. Все пункты нужны в дальнейшем для формирования чека.

Выводы.

1. В ходе работы был проведен анализ существующих информационных систем: «Комтур», «Туры.ру», «5 star office», «Terrasoft CRM», «Typ-Менеджер», «САМО-Тур», «Мастер-Тур». Рассмотренные системы направлены на автоматизацию бизнес-процессов, протекающих в туристских агентствах.

2. Разработана ИС «Туристическое агентство» как единый программный комплекс по автоматизации услуг, механизма управления, контроля и учета деятельности туристического агентства.

3. ИС «Туристическое агентство» позволяет повысить эффективность электронного взаимодействия участников: минимизировать затраты на проверку соответствия документов нормативам и стандартам, ускорить обмен данными, исправление документации, подготовки обоснований, а также сократить время на предоставление своевременной отчетности и подбор подходящих, необходимых услуг для конкретного потребителя с учетом индивидуальных особенностей.

 

Список использованных источников:

1. Бурдинов, К.А. Синтез САУ видеокамерой, установленной на мультикоптерном БЛА [Текст] / К.А. Бурдинов, Е.Р. Гайнулов, А.И. Карпов // Научному прогрессу – творчество молодых. – Йошкар-Ола: Изд-во: ПГТУ, 2016. – № 3-4. – С. 77–79.

2. Гайнулова, Л.А. Прогнозирование развития качества профессиональных бизнес-образовательных систем: методологический и теоретический анализ [Текст] / Л.А. Гайнулова // Ползуновский альманах. – 2009. – № 1. – С. 122-127.

3. Гайнулова, Л.А. Сценарное моделирование инновационных образовательных процессов в региональной системе среднего профессионального образования (на примере Республики Татарстан): дис. … канд. пед. наук. [Текст] / Л.А. Гайнулова. – Казань, 2000. – 239 с.

4. Гайнулова, Л.А. Теоретические аспекты проблемы сценарного прогнозирования развития образовательных процессов в бизнес-образовании [Текст] / Л.А. Гайнулова // Проблемное обучение в современном мире: сб. ст. VI Междунар. Махмутовские чтения (Казань, Елабуга, 12-14 апреля 2016 г.). – Казань: Изд-во К(П)ФУ, Елабужский филиал, 2016. – С. 102-106.

5. Рыбасова, Ю.Ю. Реализация информационных технологий в процессе общекультурной подготовки бакалавров [Текст] / Ю.Ю. Рыбасова, З.Ш. Яхина, И.А. Потанина // Информатизация образования: матер. межд. науч.-практ. конф.– Казань: АСО «КСЮИ», 2015. – С. 337–340.

6. Федорова, О.В. Применение методологий SADT И ARIS для моделирования и управления бизнес-процессами информационных систем [Текст] / О.В. Федорова, А.А. Мамаева, Е.А. Якунина // Вестник Воронежского государственного университета инженерных технологий. – 2018. – Т. 80. – № 1 (75). – С. 105–109.

7. Федорова, О.В. Применение CASE-технологий Rational Rose и ARIS в моделировании бизнес-процессов [Текст] / О.В. Федорова // Вестник ТИСБИ. Научно-информационный журнал. – 2013. – № 2. – С. 178-185.

8. Федорова, О.В. Структурно-функциональный и процессный подходы в анализе ИТ-проектов [Текст] / О.В, Федорова, Е.А. Якунина // Наука и образование: проблемы и перспективы: матер. ежегод. науч.-практ. конф., посвященной 25-летию Университета управления «ТИСБИ» (Казань, 1 декабря 2017 г.). – Казань: Университет управления «ТИСБИ», 2017. – С. 347-351.

9. Федорова, О.В. Формирование компетенций проектной деятельности в соответствии с профессиональными стандартами у студентов факультета информационных технологий вуза [Текст] / О.В. Федорова // Международный электронный журнал «Образовательные технологии и общество (Educational Technology & Society)». – 2016. – V.19. – № 1. – С. 476–484.

 

Ключевые слова: информационная система, туристическое агентство, программный комплекс, автоматизация услуг, механизм контроля и учета деятельности туристического агентства.

 

УДК 339.138                                                                                                      Цветкова И.И.,

кандидат экономических наук, доцент,

доцент кафедры менеджмента,

Институт экономики и управления

(структурное подразделение)

ФГАОУ ВО «КФУ им. В.И. Вернадского»

г. Симферополь, Россия