Формы первичных документов в учетной политике

 

Бухгалтерское законодательство обязывает компании каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичными учетными документами, формы которых являются элементом учетной политики экономического субъекта. О формах первичных учетных документов в учетной политике и пойдет речь в настоящем материале.

 

Вначале отметим, что сегодня основным нормативным документом в сфере бухгалтерского учета выступает Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 402-ФЗ), в силу которого все российские компании в обязательном порядке ведут бухгалтерский учет. Причем с 2013 года это правило в полной мере распространяется даже на фирмы, применяющие упрощенную систему налогообложения. Подтверждает это и Письмо Минфина России от 27.02.2015 г. N 03-11-06/2/10013.

Единственной категорией экономических субъектов среди юридических лиц, обладающих правом ведения бухгалтерского учета в соответствии с Законом N 402-ФЗ, выступают иностранные организации, имеющие филиальную сеть в Российской Федерации, но только при условии, что они ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в соответствии с российским налоговым законодательством.

 

При этом некоторым категориям экономических субъектов Закон N 402-ФЗ предоставляет право вести своего рода упрощенный бухгалтерский учет.

Согласно пункту 4 статьи 6 Закона N 402-ФЗ упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность (далее – УСВБУ), вправе применять следующие экономические субъекты:

- субъекты малого предпринимательства;

- некоммерческие организации;

- организации, получившие статус участников проекта по осуществлению исследований, разработок и коммерциализации их результатов в соответствии с Федеральным законом от 28.09.2010 г. N 244-ФЗ «Об инновационном центре «Сколково».

В то же время в пункте 5 статьи 6 Закона N 402-ФЗ перечислен круг лиц, которые таким правом не обладают. Согласно указанной норме упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, запрещено применять:

1) организациям, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2) жилищным и жилищно-строительным кооперативам;

3) кредитным потребительским кооперативам (включая сельскохозяйственные кредитные потребительские кооперативы);

4) микрофинансовым организациям;

5) организациям государственного сектора;

6) политическим партиям, их региональным отделениям или иным структурным подразделениям;

7) коллегиям адвокатов;

8) адвокатским бюро;

9) юридическим консультациям;

10) адвокатским палатам;

11) нотариальным палатам;

12) НКО, включенным в реестр некоммерческих организаций, выполняющих функции иностранного агента.

 

Следовательно, правом применения УСВБУ обладают организации, названные в пункте 4 статьи 6 Закона N 402-ФЗ и не входящие при этом в перечень субъектов, установленный пунктом 5 указанной статьи.

Аналогичные разъяснения на этот счет приведены и в Информации Минфина России от 29.06.2016 г. N ПЗ-3/2016 «Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности» (далее – Информация N ПЗ-3/2016).

 

Обеспечить грамотное ведение бухгалтерского учета, (а в современных условиях еще и налогового учета) фирма может, только при условии наличия в организации такого инструмента, как учетная политика.

Основные принципы учетной политики экономического субъекта закреплены статьей 8 Закона N 402-ФЗ, а конкретные правила ее формирования должны быть определены соответствующим федеральным стандартом. На это указывает пункт 2 статьи 8 Закона N 402-ФЗ, из которого вытекает, что организация самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь при этом законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Однако пока Минфином России утверждена лишь часть федеральных стандартов бухгалтерского учета (далее – ФСБУ) для организаций государственного сектора, которые применяются последними, начиная с 01.01.2018 г.

Для нефинансовых организаций, не входящих в государственный сектор, в соответствие с Программой разработки ФСБУ на 2018-2020 гг., утвержденной Приказом Минфина России от 18.04.2018 г. N 83н, подготовлена лишь часть проектов ФСБУ («Запасы», «Нематериальные активы», «Основные средства», «Дебиторская и кредиторская задолженности (включая долговые затраты)», «Незавершенные капитальные вложения» и «Некоммерческая деятельность»), ознакомиться с текстами которых можно на сайте: http://bmcenter.ru.

Как сказано в пункте 1 статьи 30 Закона N 402-ФЗ, до утверждения федеральных и отраслевых стандартов бухгалтерского учета, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные Минфином России и Центральным Банком России до вступления в силу Закона N 402-ФЗ.

Более того, на основании пункта 1.1. статьи 30 Закона N 402-ФЗ с 19.07.2017 г. действующие на территории России положения по бухгалтерскому учету (далее – ПБУ), утвержденные Минфином России в период с 01.10.1998 г. по 01.01.2013 г., признаны для целей Закона N 402-ФЗ федеральными стандартами бухгалтерского учета.

 

Для справки: полный перечень действующих ПБУ, приравненных к ФСБУ, приведен в Информационном сообщении Минфина России от 26.07.2017 г. N ИС-учет-8 «Новое в бухгалтерском законодательстве: факты и комментарии».

 

Иными словами, пока в роли ФСБУ у нефинансовых организаций, не относящихся к государственному сектору, выступают действующие ПБУ, утвержденные Минфином России в указанный период.

Следовательно, пока при формировании и утверждении своей учетной политики организации руководствуются Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 г. N 106н (далее - ПБУ 1/2008), действующим с 06.08.2017 г. в редакции, обновленной Приказом Минфина России от 28.04.2017 г. N 69н «О внесении изменений в Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 октября 2008 г. N 106н» (далее – Приказ Минфина России N 69н).

Закон N 402-ФЗ определяет учетную политику как совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. Аналогичное определение учетной политики дает и ПБУ 1/2008, в соответствии с которым под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

При этом к способам ведения бухгалтерского учета ПБУ 1/2008 относит способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, применения счетов бухгалтерского учета, организации регистров бухгалтерского учета, обработки информации.

 

Пунктом 4 ПБУ 1/2008 определено, что учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, и утверждается руководителем фирмы. Аналогичные правила формирования учетной политики вытекают и из Закона N 402-ФЗ.

При этом утверждаются, в том числе и формы первичных учетных документов, которыми организация в процессе своей деятельности будет оформлять факты своей хозяйственной жизни.

 

Заметим, что первичным документам в Законе N 402-ФЗ посвящена статья 9, в соответствии с которой обязательными реквизитами бухгалтерской «первички» являются:

- наименование документа;

- дата составления;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи указанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как сказано в пункте 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

По общему правилу первичные учетные документы составляются при совершении факта хозяйственной жизни в бумажной форме или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В том случае, если это не представляется возможным, то Закон N 402-ФЗ допускает составлять «первичку» непосредственно после окончания сделки, события или операции. При этом главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета в компании, а также лицо, ведущее бухучет на договорных началах, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

 

Обратите внимание!

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

 

В статье 9 Закона N 402-ФЗ не содержится положений, обязывающих организации коммерческой сферы применять унифицированные формы первичной учетной документации. Следовательно, оформлять факты хозяйственной жизни коммерческие организации могут как унифицированными формами «первички», так и разработанные собственными силами. Главное, чтобы формы используемых документов отвечали всем требованиям статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

 

Практика показывает, что бизнес, наделенный самостоятельностью в части используемых форм «первички», не особо заинтересован в собственных формах документации. Причин несколько. В частности, разработка собственных форм требует от организации определенных трудозатрат, кроме того применение собственных форм может вызвать негативную реакцию со стороны контрагентов. Ну и наконец, за применение типовых форм выступает тот факт, что некоторые унифицированные формы «первички» все-таки являются обязательными к применению, на что указывает Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Ну а раз Закон N 402-ФЗ не содержит запрета на применение унифицированных форм, то большинство не намерено отказываться от их применения и в дальнейшем. Поэтому те, кто принял решение об использовании унифицированных форм документов, должны в своей учетной политике привести их перечень со ссылкой на соответствующие альбомы, а самостоятельно разработанные формы вынести в отдельное приложение к учетной политике.

 

Рассмотрим использование самостоятельно разработанной формы первичного документа на примере.

Предположим, что основным видом деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Альянс» является оказание посреднических услуг, в том числе по продаже товаров на основе договора комиссии. Комиссионное соглашение регулируется нормами главы 51 «Комиссия» Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ). Статьей 999 ГК РФ определено, что посредник (комиссионер) после исполнения поручения комитента обязан перед ним отчитаться. Именно на основании данного отчета посредник отразит у себя в учете выручку от оказания посреднической услуги по продаже товаров. Для комитента данный отчет, в свою очередь, будет являться основанием для отражения в учете выручки от продажи товаров, а также для признания расходов в виде комиссионного вознаграждения, полагающегося посреднику.

Так как унифицированной формы отчета посредника не существует, то организация самостоятельно разработала форму отчета и закрепила ее использование учетной политикой.

Обычно в отчете посредника указывается следующая информация: количество товара, реализованного посредником по цене, установленной комитентом за определенный период времени, суммы расходов, подлежащих возмещению, если таковые имеются, а также размер вознаграждения, причитающегося посреднику за оказанную услугу по продаже товара.

Примерная форма отчета посредника, с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ, может выглядеть следующим образом:

 

Отчет комиссионера о продаже товара по договору комиссии

N 25 от 16.02.2018 г.

за период с 01.02.2018 г. по 15.02.2018 г.

 

г. Омск 16 февраля 2018 г.

 

ООО «Альянс», именуемое в дальнейшем Комиссионер, в лице директора Кирсанова А.И., действующего на основании Устава, составило отчет о нижеследующем:

 

За период с 01.02.2018 г. по 15.02.2018 г. Комиссионером реализован товар Комитента на общую сумму 590 000 руб., в том числе НДС 18% - 90 000 руб.

 

Всего за указанный период третьим лицам был реализован по договорам купли-продажи следующий товар:

 

N п/п	Наименование товара	Кол-во	Цена за ед., руб.	Общая стоимость, в т.ч. НДС	Наименование покупателя	Дата отгрузки	Дата оплаты
	Печь СВЧ		2 360	590 000	ООО «Бытовая техника»	15.02.18	16.02.18
	Всего:			590 000

 

Согласно договору размер комиссионного вознаграждения определяется в размере 3% от стоимости проданного товара, что составляет 17 700 руб., в том числе НДС 18% - 2 700 руб.

В соответствии с договором Комитенту перечисляется сумма денежных средств, полученных от покупателя за минусом комиссионного вознаграждения в размере 572 300 руб.

 

Директор ООО «Альянс» Кирсанов А.И. Кирсанов

 

Отчет утверждаю _____________

Дата

 

______________ _______________ ____________________

должность Подпись Расшифровка подписи

 

В разделе учетной политики ООО «Альянс», касающегося применения форм первичной учетной документации организация отметила, что для отчета посредника ею используется форма отчета, приведенная в отдельном приложении к учетной политике.

 

Обратите внимание!

Сегодня все большее распространение приобретает электронный документооборот. Как уже было отмечено, Закон N 402-ФЗ не запрещает организациям пользоваться электронными первичными документами. Но при этом обязывает организации в некоторых случаях (по требованию контрагента или государственного органа) за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.

Поэтому, по мнению автора, компаниям, работающим с электронными документами, в своей учетной политике следует закрепить положение о том, кем и в какие сроки будут выдаваться соответствующие копии документов.

Кроме того, при использовании электронной «первички» нужно оговорить вид электронной подписи, которая будет использоваться организацией.

 

Обратите внимание!

Минфин России в Письме от 02.06.2015 г. N 03-01-13/01/31906 говорит о том, что в соответствии с положениями статьи 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, устанавливаются федеральными стандартами. В связи с этим до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, по мнению чиновников, организация может использовать любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи.

При этом, опираясь на пункт 3 статьи 19 Закона N 63-ФЗ лучше воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью.