Принципы и эффективность контроля

В процессе реализации функции контроля необходимо руководствоваться следующими принципами:

· заблаговременность -- должна преобладать упреждающая форма контроля;

· объективность -- контроль не должен зависеть от личных симпатий и антипатий менеджмента, а опираться на точные, объективные нормы, стандарты, планы;

· разумность -- контроль не должен быть мелочным; важно правильно определить ключевые места, минимизировать количество контролируемых параметров, частоту осуществления проверок;

· экономичность -- результаты контроля должны оправдывать затраты на его проведение;

· открытость -- контролируемые должны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

· результативность -- по результатам контроля должны приниматься решения и меры воздействия на обстоятельства и конкретных лиц;

· индивидуальность -- при осуществлении контроля необходимо учитывать индивидуальные особенности контролируемых лиц.

Соблюдение принципов организации контроля способствует его эффективности, которая обусловлена следующими факторами:

· организационными, включающими объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

· масштабом контроля -- количеством и точностью контролируемых параметров, частотой проведения контроля;

· контрольной информацией -- объемом, частотой, точностью и своевременностью необходимой для контроля информации;

· затратами на контроль -- средствами, связанными с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Обобщающий контроль осуществляется в организации на основе анализа отчетов соответствующих служб и исполнителей. В этой связи устанавливаются формы и сроки отчетности в соответствии с планами структурных подразделений и исполнителей.

Контроль является не только задачей работников, специализирующихся на выполнении контрольной функции, но и неотъемлемой частью труда всех работающих. В современных условиях широко используется самоконтроль, при котором контрольные функции выполняют сами работники или группы. Эффективный контроль имеет стратегическую направленность и ориентирован на результаты.

Выводы

Термин «функция» означает вид деятельности, определенное действие, выполняемое человеком, группой или организацией в рамках разделения труда. Функции организации рассматриваются до функций работника, так как они имеют более широкий спектр специализации в рамках разделения труда. Процесс реализации функции определяет логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий, необходимых чтобы функция выполнялась.

В результате разделения управленческого труда выделяются функции организации, или специализированные функции управления, представляющие собой относительно самостоятельные участки управленческой работы (маркетинг, производство, финансы, планирование, организация и др.). Каждой из специализированных функций управления присуще использование определенного основного ресурса.

Управленческий цикл состоит их четырех взаимосвязанных и взаимодействующих функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля, которые называют общими функциями управления. Он обязателен для реализации любых функций и действий управления.

Выделяют пять групп функциональных управленческих процессов, охватывающих деятельность любой организации: управление производством, управление маркетингом, управление финансами, управление персоналом, управление учетом и анализом хозяйственной деятельности.

Цели организации являются исходной точкой планирования, они лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в организации; цели являются основой в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом. Метод дерева целей позволяет структурировать главную цель организации на подцели по вертикали (по уровням управления) и горизонтали (по функциональным подразделениям).

Функция планирования -- начало и основа управленческой деятельности. Планирование предполагает рассмотрение прошлого развития, анализ настоящей ситуации и постановку реальных задач на будущее.

Стратегическое планирование -- это управленческий процесс создания и поддержания соответствия между долгосрочными целями организации, его потенциальными возможностями и шансами развития с учетом изменяющихся факторов внешней и внутренней среды. Тактическое планирование осуществляется на среднесрочный период времени на основе промежуточных целей стратегических целей, содержит планы действий и методы реализации стратегии и ориентировано на формирование условий деятельности организации и ее элементов. Оперативное планирование осуществляется на краткосрочный период времени (до одного года), направлено на достижение оперативных целей и решение текущих задач, стоящих перед организацией и ее структурными подразделениями. Координирующей основой оперативного планирования является годовой план предприятия.

Функция организации предполагает создание системы отношений: распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы взаимодействия между ними, обеспечением координации их действий для реализации планов и достижения целей организации на основе проектирования работы. В процессе организации взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства. Проектирование работы представляет собой процесс описания содержания выполнения задачи, поставленной перед работником, группой работников или предприятием в целом и включает следующие элементы: анализ работы; определение параметров работы; выбор технологии выполнения работы; восприятие содержания работы исполнителем.

Функция мотивации -- это целенаправленное формирование мотивов человека (или группы людей), побуждающих к более эффективной работе для достижения целей организации. Мотивация работника к активному труду на благо организации возникает, если в результате достижения целей организации обеспечивается достижение его личных целей. Эффективная мотивация уменьшает объем работы по организации и контролю.

Контроль -- это процесс наблюдения за изменениями внешней и внутренней среды организации. В процессе контроля изучается информация о текущих результатах деятельности и сравниваются реально достигнутые и плановые результаты. Главная задача контроля -- количественная и качественная оценка итогов работы организации, ее подразделений, сотрудников, а также устранение выявленных отклонений.

Контрольные вопросы и задания

1. Назовите типичные функции предприятия и их основной ресурс.

2. Раскройте содержание управленческого цикла.

3. Раскройте содержание пяти основных групп управленческих процессов, охватывающих деятельность любой организации.

4. Приведите примеры формулирования миссии и перечислите основные требования к ее формулированию.

5. Что представляют собой общие цели организации?

6. В каких целях и каким образом используется метод дерева целей?

7. Назовите основные требования к содержанию целей и перечислите этапы процесса установления целей.

8. Раскройте содержание функции и этапов процесса планирования.

9. Назовите принципы планирования.

10. Раскройте основное содержание стратегического планирования.

11. Раскройте содержание тактического и оперативного планирования.

12. Дайте определение функции организации.

13. Раскройте содержание основных этапов проектирования работы.

14. Раскройте содержание моделей построения, расширения масштаба, ротации и обогащения работы.

15. Раскройте содержание модели обогащения характеристик работы.

16. Что позволяет оптимизировать модель социотехнической системы?

17. Дайте определение мотивации и мотива и назовите основные методы мотивации результатов труда.

18. Раскройте содержание теории постановки целей.

19. Раскройте содержание концепции партисипативного управления.

20. Перечислите поддерживающие (регуляторы) и мотивирующие (мотивы) факторы процесса мотивации.

21. В чем специфика мотивации специалистов и менеджеров?

22. Каковы основное содержание функции контроля, задачи упреждающего и результирующего контроля?

23. Приведите примеры сфер и объектов контроля на предприятии.

24. Назовите принципы контроля и факторы, влияющие на его эффективность.

25. Проверьте, как усвоен материал, ответив на тесты по данной главе в электронном приложении.