Менеджмент и внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как технология, персонал, структура, внутриорганизационные процессы, организационная культура. Формированием внутренней среды и управлением протекающими в ней процессами, занимается менеджмент организации.

Технология включает в себя технические средства и технологические процессы. Любой производитель продукции (товаров, работ, услуг), в том числе проектные, консалтинговые и аудиторские организации, заинтересованы в использовании передовых технологий. Вопрос о технологиях нередко является ключевым в обеспечении эффективности организации и конкурентоспособности ее продукции.

Персонал (кадры) составляет основу любой организации. Чтобы создаваемая продукция соответствовала требованиям рынка, менеджмент организует формирование состава, знаний, умений, навыков и культуры персонала в целях организации.

Структура организации -- это состав и система взаимодействия входящих в нее подсистем, выделяемых по критериям производственных и управленческих процессов. Структура отражает сложившиеся в организации разделение управленческого труда, иерархию управления и связи, она связывает в единый организм все элементы организации, находящиеся в постоянном взаимодействии.

Внутриорганизационные процессы. Внутренняя среда организации состоит из большого количества различных действий объединяемых в процессы и подпроцессы. Выделяют процесс: а) общего характера, б) функциональные.

Внутриорганизационные процессы общего характера -- это коммуникации, принятие решений и координация.

В процессе коммуникации происходит обмен информацией, эффективность которого зависит от форм коммуникаций, применяемых технических средств и ограничительных процедур устанавливающих, кто, где, когда, с какой периодичностью, в какой форме и в каких целях осуществляет обмен информацией. Система коммуникаций должна обеспечивать оптимальный информационный обмен.

Любые действия и функции управления основываются на принятых решениях. Процесс принятия решений организуется по-разному: право принимать решения закрепляется за высшим уровнем; управления, практикуется делегирование прав на нижние уровни иерархии; решения предварительно широко обсуждаются и согласовываются.

Координировать -- означает придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Процесс координации может осуществляться посредством процедур двух типов: 1) непосредственное руководство действиями в форме распоряжений, приказов и предложений; 2) системой норм, правил и процедур, регулирующих деятельность.

Количество и значимость функциональных процессов зависит от целей, задач, вида деятельности организации и ее размера. Основные группы функциональных процессов, охватывающие деятельность любой организации, следующие: маркетинг, производство, финансы, работа с персоналом (кадры), учет и анализ информации о работе организации (эккаунтинг) [12].

Организационная культура складывается из организационного дизайна и устойчивых позитивных норм, представлений, принципов и верований, которые разделяются большинством работников. Она проявляется во всех составляющих деятельности организации, придает стабильность поведению организации и ее сотрудников. Формирование и поддержание культуры -- непрерывный процесс, требующий настойчивости и последовательности от ее менеджмента.

Состояние внутренней среды организации, в сопоставлении с внешней средой, менеджмент оценивает по двум основным критериям:

а) сильные стороны (достоинства) организации (например, высококвалифицированные работники, передовые технологии, защищенные патенты, органический тип системы управления и т.п.);

б) слабые стороны организации (например,изношенное оборудование, устаревшие методы работы, слабо подготовленный персонал, отсталые технологии, неэффективная система коммуникаций и т.п.).

Деятельность менеджмента предполагает развитие сильных сторон и устранение слабых.

Человек и организация

Проблема управления индивидом в организации не сводится только к взаимодействию работника и менеджера. Организация и ее персонал взаимодействуют: организация стремится максимально эффективно использовать потенциал работников, создавая для них необходимые условия, а каждый из них оценивает организацию по ее роли в своей жизни.

Любой человек работает в окружении коллег, является членом формальных и неформальных групп, испытывая с их стороны большое влияние. Отношения в коллективе либо помогают раскрыться потенциалу работника, либо подавляют его способности и желание работать с полной отдачей.

Установление оптимального взаимодействия человека и организации, человека и группы лежит в основе эффективного управления организацией.

Роль человека в организации. Каждый сотрудник выполняет определенную роль в системе организации,обусловленную целями, стратегией и структурой организации и в то же время отвечающую запросам и ожиданиям человека.

Одним из важнейших условий как успешного выполнения сотрудником своих обязанностей в организации, так и его личной удовлетворенности является правильное определение его роли, т.е. формирование верных предпосылок в отношении содержания, сущности и места данной роли в системе организации.

Ролевой подход к выстраиванию взаимодействия человека и организации подразумевает, что совокупность действий, осуществляемых организацией в процессе ее функционирования, может быть разделена на отдельные работы, каждая из которых имеет конкретное содержание, требующее определенной квалификации, знаний и опыта от исполнителя. Выполняющий ту или иную роль работник наделяется правами, и одновременно берет на себя обязательства перед организацией, а также получает некий статус в организационном окружении. Человек воспринимается организацией в первую очередь как специалист, выполняющий определенную работу и обладающий необходимыми для этого знаниями и навыками. Важно отметить, что характеристики человека в рамках исполнения роли не должны сводиться только к профессионально-квалификационным требованиям. Не менее важен набор свойственных ему личностных характеристик и настроений, объективно сказывающихся на количестве и качестве труда работника.

Группа в организации. Человек выполняет работу в окружении группы людей, взаимодействуя с ними. Группа оказывает влияние на его поведение, а он своими действиями вносит определенный вклад в жизнь группы.

Группа -- это относительно обособленное объединение небольшого количества людей (обычно не более десяти), находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно длительного промежутка времени. Взаимодействие членов группы базируется на каком-либо общем интересе и может быть связано с достижением общей цели. Это объединение обладает определенным групповым потенциалом либо групповыми возможностями, которые позволяют вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к его изменениям.

Можно выделить характерные особенности группы:

· члены объединения идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и во внешних взаимодействиях выступают как бы от ее имени;

· взаимодействие членов группы осуществляется на основе непосредственных контактов, личного разговора, наблюдение поведения друг друга и т.п.;

· наряду с формальным распределением ролей (если оно существует) в группе обязательно складывается неформальное распределение ролей в соответствии со способностями и внутренним призванием людей, обычно признаваемое группой.

Существуют два типа групп -- формальные и неформальные. Оба типа групп оказывают большое влияние на деятельность организации и ее сотрудников.

Формальные группы образуются как структурные подразделения организации на основе разделения труда и выделения отдельных специализированных функций, для выполнения которых требуется совокупность людей, обладающих необходимой профессией квалификацией, готовых совместно выполнять нужную работу. Они имеют формально назначенного руководителя, формально разработанную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

Неформальные группы не требуют для своего создания распоряжений руководства, они складываются из членов организации на основе их взаимных симпатий, общих интересов, одинаковых увлечений, привычек и они обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. Здесь также наблюдается распределение ролей и позиций, есть явно или неявно выраженный лидер. Во многих случаях влияние этих групп на своих членов оказывается не менее значимым, чем формальных.

Почему неформальные группы существуют во всех организациях? Ответ прост: каждый человек стремится быть нужным кому-то, а группа это возможность избежать одиночества и состояния потерянности, ненужности. Она дает индивиду ощущение защищенности, надежду на поддержку и помощь в решении сложных задач.

Взаимодействие человека и группы носит двухсторонний характер: человек своими действиями способствует решению групповых задач, а группа помогает ему удовлетворять потребности в безопасности, любви, уважении, самовыражении, оказывает влияние на формирование его личности и т.п. В группе человек учится, получает ценный опыт, осмысливает свои возможности, черпает уверенность в своей готовности к взаимодействиям. Группа способствует развитию его самосознания, в ней он находит защиту и поддержку, приобретает умение выполнять задачи, следовать нормам и правилам поведения в группе. Часто группа меняет поведение человека, причем важно отметить, что возможность и глубина перемен зависит от его готовности измениться. Входя в группу и вступая с ней в контакт, человек не только изменяется сам, но оказывает воздействие на других ее членов и группу в целом.

Согласно наблюдениям, в группах с хорошими взаимоотношениями и активной внутригрупповой жизнью люди здоровее физически и морально, лучше защищены от внешних воздействий и работают эффективнее, чем те, кто находится в изолированном состоянии либо входит в «больную» группу, пораженную неразрешимыми конфликтами и нестабильностью.

Расположение человека к организации. В процессе становления взаимодействия человека с его организационным окружением большую роль играет формирование позитивного отношения человека к людям, отдельным процессам, окружающей среде, своей работе, организации в целом.

Наиболее важными для эффективного управления и создания хороших отношений в организации являются три типа расположения работников: удовлетворенность работой; увлеченность работой; приверженность организации. Наличие этих расположений, существенно влияет на результаты работы, поведение работников, текучесть кадров.

 

Менеджер

Менеджеры -- это профессиональные управляющие, обеспечивающие выполнение миссии, решение задач и достижение целей организации посредством использования труда подчиненных им сотрудников.

Как ключевая фигура в управлении, занимающая определенную должность, которая дает ему власть над работниками, менеджер несет формальную ответственность за результаты деятельности подчиненных и официально представляет организацию.

Роли менеджера. Каждый менеджер в процессе многогранной деятельности выступает как: администратор, специалист, дипломат, предприниматель, мотиватор и т.д. Исполнение многогранных обязанностей предполагает владение тремя ключевыми ролями менеджера: по принятию решений, информационной и ролью руководителя.

Менеджер имеет право и обязан принимать управленческие решения в рамках своих полномочий. В этом состоит главное отличие менеджера от работников других категорий. Принимаемые им решения влияют на результаты деятельности подчиненных ему людей и организации.

Информационная роль менеджера состоит в том, что он собирает информацию о внутренней и внешней среде организации, распространяет ее в виде фактов и нормативных установок, разъясняя персоналу политику и основные цели организации, и управляет знаниями. От уровня информированности и его умения ясно и четко доводить информациюзависят результаты его работы и успех организации.

Менеджер выступаетв роли руководителя,управляя процессами формирования состава сотрудников, приобретения ими знаний, умений, навыков, мобилизуя их на достижение целей и решение задач организации. Он формирует отношения внутри и вне организации, мотивирует работников для решения поставленных задач., координирует их усилия и выступает в качестве представителя организации.

Менеджер должен быть профессионально подготовленным управляющим и личностью, вызывающей доверие и готовность идти за ним. Поддержка со стороны членов коллектива является базой, без которой ни один менеджер, каким бы грамотным специалистом он ни был, не может успешно управлять.

Разделение труда менеджеров. Задачи, решаемые различными менеджерами, и функции, выполняемые ими, не идентичны. В организации существует вертикальное и горизонтальное разделение труда менеджеров.

Вертикальное разделения труда менеджеров осуществляется всоответствии с иерархией управления и предполагает классификацию на менеджеров высшего, среднего и нижнего уровней управления.

К менеджерам высшего уровня относятся топ-менеджеры, занимающие ключевые позиции в организации: генеральный директор (или президент), члены совета директоров и аппарата управления организацией. Они наделены полномочиями решать главные проблемы функционирования и развития организации, к которым относятся, выбор ее стратегии, вопросы крупных инвестиций в новый производственный процесс, слияния и поглощения, образования и закрытия филиалов, разработки нового продукта и т.п.

Главные задачи топ-менеджеров -- стратегическое управление, обеспечение оптимальной системы взаимоотношений с внешней средой, позволяющей организации успешно работать и конкурировать, а также формирование и поддержание функционирования целостной системы управления организацией. На решение этих задач расходуется основная часть рабочего времени менеджеров высшего уровня.

Менеджеры среднего уровня выполняют двойственную функцию, выступая в качестве исполнителя по отношению к менеджменту высшего уровня и руководителя для менеджеров нижнего звена. Они являются проводниками политики высшего руководства организации и в то же время осуществляют прямое руководство процессами и операциями. Обычно к данному уровню относят начальников структурных функциональных подразделений, отделений и отделов организации, а также заместителей руководителей по направлениям деятельности (маркетинг, производство, финансы и т.д.). В крупных организациях может быть несколько уровней среднего менеджмента. Около 30% рабочего времени менеджеров среднего уровня уходит на взаимодействие с внешней средой.

Менеджеры нижнего уровня обеспечивают выполнение оперативных планов и решений среднего звена управления, несут прямую ответственность за работу исполнителей -- работников организации, производящих продукцию или услуги. К этой категории относятся руководители групп, бригадиры, мастера. Они находятся в непосредственном и постоянном контакте с исполнителями, решают множество проблем, возникающих в процессе реализации текущих и оперативных планов, ориентированы на мобилизацию исполнителей и принятие оперативных решений. Практически все их время посвящено работе с внутренней средой организации.

Горизонтальное разделение труда менеджеров предполагает специализацию по ключевым сферам деятельности организации, которые образуют функциональные подсистемы управления одного уровня в иерархии: маркетинг, научные исследования и разработки, производство, финансы, персонал и т.п. В системе горизонтального разделения труда менеджеры не связаны между собой отношениями подчинения.

Организационная система

Каждая организация представляет собой сложную технико-экономическую и социальную систему, связывающую виды деятельности и объединяющую работников, выполняющих определенные работы. Статически их взаимодействие проявляется в структуре организации, а динамически -- в таких процессах, как: коммуникации, принятие решений, групповая динамика, осуществление власти, влияния и руководства и т.д.

Специфику организационной системы характеризует наличие трех уровней взаимодействия: организации с внешней средой, подразделений внутри организации, организации и персонала. На каждом из этих уровней проявляется тип организационного взаимодействия, а их совокупность определяет организационную систему в целом.

Типы организаций по характеру взаимодействия с внешней средой. Отношения с внешней средой носят механистический или органический характер, чтоопределяет соответствующие организационные типы.

Механистический тип организации базируется на теории М. Вебера, использовании формальных правил и процедур, централизованном принятии решений, узко определенной ответственности в работе, жесткой иерархии власти в организации. Этому типу организации присущи следующие черты:

· узкая специализация в работе;

· работа по правилам;

· четко определенные права и ответственность;

· ясность в уровнях иерархии;

· объективная система вознаграждения;

· объективные критерии отбора кадров;

· формальные отношения, имеющие официальный характер.

Для реализации механистического типа благоприятны следующие условия:

· несложное и стабильное окружение;

· понятные общие цели и задачи организации;

· простые и ясные задачи (работы), поддающиеся делению на отдельные элементы (операции);

· возможность достоверного измерения работы в целом и отдельных участков работы, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками;

· оплата труда, в достаточной мере мотивирует работников;

· признание власти менеджеров.

Преимуществами этого типа организации являются универсальность, предсказуемость и производительность.

Органический тип организации ориентирован на усиление ее способности адаптироваться к динамичным изменениям внешней среды и характеризуется следующими особенностями:

· широкой специализацией в работе;

· минимумом правил и процедур;

· размытостью уровней управления;

· амбициозной ответственностью;

· субъективной системой вознаграждения;

· субъективными критериями отбора кадров;

· неформальными отношениями по работе;

· гибкостью структуры.

Иными словами органическому типу организации свойственны слабое или умеренное использование формальных процедур, небольшое количество уровней иерархии, децентрализация и участие работников в принятии решений, широко определяемая ответственность в работе, податливая к трансформации структура. В отсутствие системы исчерпывающих оценок и стандартов работники осознанно выбирают самомотивацию, которая заменяет им систему формального контроля. Субъективные критерии отбора кадров обусловлены слабым или умеренным использованием формальных процедур, преимущественно неформальными отношениями по работе, при которых результативность труда которых зависит от психологической совместимости работников.

Органический тип реализуется при следующих условиях:

· сложное, нестабильное окружение;

· неопределенность целей и задач;

· отсутствие четких границ у задач (работ);

· сложность задач;

· работа с трудом поддается измерению;

· высокая квалификация персонала;

· заслуженное признание авторитета власти.

Следует еще раз подчеркнуть, что органический подход эффективен в условиях сложного и динамично изменяющегося внешнего окружения. Однако от возможен только, при высокой квалификации персонала, развитой личной и организационной культуре.

Типы организаций по взаимодействию с человеком. По системе связей, устанавливающихся между организацией и людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности, выделяют корпоративный и индивидуалистический типы организации. Сравним их основные характеристики (табл. 1.1.).

Таблица 1.1. Основные характеристики

 

Корпоративная организация	Индивидуалистическая организация
Человек для работы.	Работа для человека.
Субъект интереса -- группа, коллектив, или вся организация.	Субъект интереса -- личность.
Интересы производства доминируют над интересами человека.	Интересы производства определяются интересами человека.
Монополия и стандартизация в деятельности организации.	Сочетание конкуренции и кооперации в деятельности индивидов и групп в организации.
Организация отвечает за человека.	Человек отвечает за себя.
Принцип старшинства или большинства в принятии решений.	Участие в принятии решений, поощрение самостоятельных решений.
Централизованное распределение руководством ресурсов и возможностей.	Поддержка руководством поиска сотрудниками дополнительных возможностей и ресурсов.
Лояльность по отношению к организации.	Лояльность по отношению к убеждениям работников.

 

Корпоративный тип характеризуется тем, что система связей между людьми в процессе осуществления ими совместной деятельности ориентирована на интересы большинства (монополия большинства), т.е. каждый отдельный человек подчиняет свои потребности интересам большинства. В организации отсутствует внимание к индивиду как личности, действует преимущественно коллективная ответственность за результаты труда организации.

Индивидуалистический тип организации, напротив выстраивает отношения внутри организации сходя из возможностей и потребностей человека, т.е. реализуется принцип приоритета личности. Интересы организации увязываются с потребностями каждого ее члена. Работа планируется с учетом способностей человека, его личных качеств. Монополия интересов большинства, свойственная корпоративной организации, в данном случае заменяется сочетанием конкуренции и кооперации в деятельности работников.

В реальной организации всегда сочетаются элементы, присущие корпоративному и индивидуалистическому типам отношений, так что ее отнесение к тому или иному типу обусловлено доминированием признаков одного из них.

Типы организаций по характеру взаимодействия подразделений. Система взаимодействия подразделений определяется организационной структурой субъекта хозяйствования. Выделяют три основных типа организаций: линейно-функциональный (традиционный), дивизиональный и матричный. Подробно мы познакомимся с ними в гл. 4 «Проектирование организации».