Організація як відкрита динамічна система

 

Організація є об’єктом дослідження менеджменту. Впродовж становлення науки менеджменту змінювалося і уявлення про сутність організації. Відповідно загалом можна виділити 5 основних етапів і підходів до розуміння сутності організації.

1. Організація – є сумою трудових операцій. Управляти – означає правильно організувати виробничі процеси і підвищувати продуктивність праці. Організація конструюється і контролюється менеджерами.

2. Організація – це адміністративна піраміда як найбільш стійка будова (адміністративний механізм). Їй властива чітка структура, єдиноначальність, розподіл праці, баланс повноважень і відповідальності, корпоративна мораль.

3. Організація – бюрократія, де людина – це гвинтик величезної машини, матеріал для побудови цілого, такого, що не має права на індивідуальні особливості. Індивідуальність особи пригнічується розробкою і розпорядженням точного дотримання інструкцій практично “на всі випадки життя”.

4. Організація – це група однодумців, сім’я. При такій концепції на перший план виходять міжособистісні і міжгрупові стосунки (принцип Е. Мейо). Управління повинне вписуватися в психологічну структуру групи, усвідомлювати можливість спонтанного, неконтрольованого, самоорганізації.

5. Організація – це соціотехнична система, тобто взаємодія групи людей з певною технікою. Технічна система і система міжособистісних стосунків можуть перетинатися. Від технічної системи залежать соціальні стосунки, а від останніх – виробнича система. Саме тому, організація характеризується як складна, різнорідна імовірнісна система.

Найбільш поширеним і вживаним визначення є наступне.

Організація – це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Кожна група людей, щоб бути організацією, повинна відповідати наступним основним умовам:

– наявність як мінімум двох осіб, які спільно здійснюють певну діяльність,знаходяться у взаємозв’язку одна з одною, відчувають себе частинами одного цілого;

– наявність хоча б одної спільної мети, яку прагнуть досягти всі члени групи;

– наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Кожна організація є певною цілісністю, системою, складається з сукупності елементів – підсистем, в якості яких виступають окремі відділи, підрозділи, служби, групи і навіть окремі виконавці. Всі вони виконують певні ролі і функції, що визначені ієрархією та нормами, правилами і кодексами, що мають офіційні та неофіційні аспекти та структуру.

Відповідно до цього всі організації можна поділити на формальні та неформальні.

Формальна організація є відображенням офіційного розподілу робіт між членами колективу, службових зв’язків та відносин, що виникають між ним в процесі виконання трудової діяльності. Отже, базовим в формальній структурі є наявність ділових зв’язків і відносин, що мають офіційний характер.

На відміну від формальної (офіційної), неформальна (неофіційна) організація виникає спонтанно, в результаті об’єднання працівників за певними позаслужбовими уподобаннями (спорт, художня самодіяльність тощо), встановлення різних неформальних статусів. Вони можуть утворюватися на основі виробничих стосунків, дружніх відносин, професійного вміння, давніх зв’язків у періоди навчання у школі, вузі, за національним походженням, релігійними віруваннями та іншими суспільними інтересами. Роль неформальних об’єднань с структурі формальних організацій є подвійною:

– з однієї сторони, вони доповнюють і розвивають офіційну структуру;

– з іншої сторони, утворюючись задля протиставлення окремих груп керівництву чи іншим членам колективу, можуть спричиняти виникнення конфліктних ситуацій, атмосфери недовіри, антипатії.

В менеджменті здійснюється поділ організацій на прості та складні.

Складна організація – модель крупних багатоцільових, багаторівневих і багатопрофільних ділових (комерційних і виробничих) організацій, що складаються з декількох відносно автономних підрозділів, кожний з яких може бути розглянутий як самостійна організація, і що діє в умовах високої невизначеності.

За змістом діяльності, профілю використовуваних фахівців, цілям, кінцевому продукту, технології, споживаному ресурсу, фрагменту зовнішнього середовища, з яким відбувається взаємодія, а також за принципами і напрямами роботи кожен автономний підрозділ може розглядатися як окрема проста організаційна система. Часто ці підрозділи відрізняються також за стратегією і організаційною структурою, прийнятим нормам і цінностям, способам сприйняття ситуації тощо.

Одним з перших поняття “складні організації” використовував А. Етционі, який розглядав “сучасні організації” як багатофакторні, багатоцільові і багатосекційні утворення (агреговані сукупності різнорідних і різноорієнтованих соціальних груп) із складною будовою і гетерогенною природою. Уявлення про складність організацій було викладене також в роботах представників емпіричної школи (П. Друкера, М. Зей-Феррела, А. Чандлера і іних).

Найбільш цілісне уявлення про природу складних організацій сформоване представниками ситуаційного підходу (Дж. Томпсоном, П. Лоуренсом і Дж. Лоршем). Під даними організаціями вони розуміли сучасні крупні багатоелементні комерційні, виробничі і сервісні організації, що діють в ситуації високої невизначеності і відрізняються складністю структур.

Поняття “складна організація” широко використовується в сучасній теорії організації. Типовим прикладом є організації, що поєднують три відособлені типи діяльності: дослідно-конструкторські розробки, виробництво, збут. Кожен з них пов’язаний з функціонуванням відносно самостійних і відособлених підрозділів, використовує свої технології, тип професійних працівників тощо.

Крім даних підходів, кожна організація в менеджменті розглядається як система. Відповідно існують два типи організацій як систем: закриті і відкриті (Див. § 2.3.2 “Системний підхід”). Всі організації, що діють на ринку, є відкритими (рис. 3.1), оскільки вони досить тісно взаємодіють з факторами зовнішнього середовища.

 

 

Рис. 3.1. Виробнича організація як відкрита система

 

Кожна організація, як система, складається з двох основних підсистем, в якості яких виступаю керована та керуюча, що співіснують одна з одною завдяки існуванню зворотного зв’язку. Слід зазначити, що кожна з даних підсистем одночасно є системою.

Керуюча система – є суб’єктом менеджменту, що складається з сукупності працівників організації, які здійснюють управління її діяльністю, це система, призначена для ініціювання дії технологічних систем, здійснення контролю і керування ними в процесі виконання заданих функцій. Загалом керуюча система є системою органів лінійного керування (дирекція, начальники цехів, майстри) і органів функціональних служб (служба маркетингу, внутрішньофірмове планування, технічні й технологічні служби й інші).

Керована система – є об’єктом менеджменту, що складається з сукупності працівників, які підпорядковуються керуючій системі і виконують її вказівки щодо діяльності організації. З організаційної сторони, вона являє собою ряд взаємозалежних комплексів виробництва: основних і допоміжних цехів, а також усякого роду служб (транспорту, ремонту тощо).

Під зворотним зв’язком маються на увазі дані про отримані результати. Простим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення начальником підлеглих про те, що їх робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв’язку дозволяють керівництву виявити непередбачені проблеми і скоректувати свою лінію поведінки таким чином, щоб уникнути відхилення організації від руху у вірному напрямку з метою досягнення поставлених цілей.

Всі системи зворотного зв’язку включають одні і ті ж основні елементи і працюють відповідно до встановлених принципів. Ці системи: мають цілі, використовують зовнішні ресурси, перетворюють їх для внутрішнього використання, стежать за значними відхиленнями від намічених цілей, коректують ці відхилення для того, щоб забезпечити досягнення мети.