Технології як фактор внутрішнього середовища організації

 

Технологія – сукупність спеціальних знань, кваліфікаційних навичок, обладнання, інструментів та відповідної інфраструктури, необхідних для здійснення бажаних перетворень в матеріалах, інформації або людях.

Технологія – це принцип, порядок організації якого-небудь процесу для оптимального використання різного роду ресурсів (трудових, матеріальних, тимчасових грошових).

Технологія є способом, який дозволяє здійснити будь-яке перетворення в існуючих на підприємстві ресурсах, виготовляючи із них продукти та надаючи послуги. Виходячи з цього, певні технології можуть відноситися до сфери продажів – як найбільш оптимально реалізувати вироблений товар, або до сфери збору інформації – як найбільш грамотно і з меншими витратами зібрати необхідну для управління підприємством інформацію тощо.

Впродовж багатьох років здійснювалося дослідження і розвиток різних технологій, виявлявся їх вплив на результати діяльності певних організацій.

Починаючи з 1953 р. Джоан Вудворд і її колеги провели серію досліджень, присвячених виявленню зв’язку технології і організації. Їх найбільш важливим відкриттям було те, що успіх або неуспіх організації прямо пов’язаний з відповідністю її структури технологіям, що в ній використовуються. Технологія визначалася як сукупність предметів і процесів, задіяних в перетворенні сировини, праці і інформації в кінцеві продукти або послуги. Широкомасштабне дослідження охоплювало 100 британських підприємств, що належали до різних галузей промисловості. Всі ці підприємства були розділені на три класи:

– штучне/дрібносерійне виробництво – для нього характерною є універсальність робочих місць, відсутнім є жорстке закріплення операцій за робочими місцями, здійснюється невеликий об’єм випуску продукції, відсутньою є регулярність виготовлення виробів (наприклад, пошив одягу на замовлення, виготовлення дизайнерських речей);

– масове/серійне виробництво характеризується широкою спеціалізацією робочих місць, виготовлення виробів відбувається партіями, що періодично повторюються. На одному робочому місці здійснюються декілька операцій (виготовлення великої кількості стандартної продукції);

– безперервне виробництво складається з сукупності безперервних технологічних процесів, організованих у вигляді виробничих ліній, ділянок, цехів чи підприємства в цілому (виробництво електроенергії, металургія, хімічна промисловість).

Вудворд виявила, що використовувані технології пов’язані із структурою організації і процесом управління в ній таким чином:

– організації, зайняті виробництвом штучного товару, як правило, демонструють гнучкість стосунків “начальник – підлеглий”, підрозділи в них відповідають за певний тип продукції, що виготовляється, спеціалізація підрозділів є низькою, ухвалення рішень децентралізованим, і в підпорядкуванні у одного керівника перебуває невелика кількість службовців;

– організації, що здійснюють серійне виробництво, найчастіше відрізняються більш жорсткою адміністративною структурою, підрозділи формуються з людей, що виконують одну і ту ж операцію в технологічному процесі, рівень спеціалізації є високим, рішення приймаються централізовано, і кожен керівник має велику кількість безпосередніх підлеглих;

– організації, в яких технологічний процес безперервний, більше нагадують організації першого типа: їх структура є гнучкою, ухвалення рішень – децентралізоване, а рівень спеціалізації – низький.

Дж. Вудворд також встановила, що в організаціях першого і третього типів більше значення має пряме неформальне спілкування, тоді як в організаціях другого типа перевага віддається формальним, письмовим договорам і розпорядженням. Крім того, в організаціях другого типа просліджується традиційне зіставлення лінійного і штабного персоналу, при якому перший несе відповідальність за ухвалення рішень і безпосереднє керівництво працівниками, тоді як другий здійснює консультативні і допоміжні функції. Навпаки, на підприємствах першого і третього типів межа між лінійним і штабним персоналом є розмитою за рахунок того, що від лінійних керівників також потрібні професійні технічні знання. Крім того, середній рівень кваліфікації всіх працівників підприємств другого типа є нижчим, а кількість рівнів адміністративної структури і підлеглих у кожного керівника – більшим. Вудворд зробила висновок про те, що технологія визначає властивості організаційної структури.

Існує також інший підхід до класифікації технологій, запропонований Джеймсом Томпсоном. Він за основу взяв технологію вирішення управлінських завдань, пов’язаних з людьми та інформацією. Відповідно Дж. Томпсон виділив наступні види технологій:

– багатоланкові технології, що характеризуються серією взаємопов’язаних задач, що виконуються в певній послідовності (наприклад, технологія складання автомобілів)

– посередницькі технології характеризуються зустрічами груп людей (наприклад, продавці продукції здійснюють безпосередні контакти зі споживачами, реалізуючи технологію продажу). Дані технології полягають у відносній самостійності виконання робіт окремими підрозділами організації, оскільки їх завдання не перехрещуються (наприклад, діяльність відділень банків, пов’язуючи вкладників із позичальниками, вирішують їх фінансові проблеми, не зводячи їх один з одним).

– інтенсивні технології характеризуються використанням спеціальних прийомів для зміни стану якого-небудь матеріалу, вони передбачають налагодження різносторонніх зв’язків між виконавцями з метою уточнення виконуваної роботи (наприклад, у лікарнях на “п’ятихвилинках” чи під час проведення операцій розглядають складні випадки лікування пацієнтів, за необхідності скликають консиліум тощо).

Наведена класифікація дає змогу зрозуміти, у який спосіб пов’язана діяльність різних підрозділів організації при використанні певної технології. При посередницьких технологіях координувати діяльність різних підрозділів легко, оскільки вони не є взаємозалежними. Необхідно лише розробити стандартні процедури, правила та інструкції, які б забезпечували однакові показники виконання завдань у всіх підрозділах. Узгоджувати роботу послідовно взаємозалежних підрозділів за багатоланкових технологій складніше, оскільки потрібно враховувати інтереси всіх підрозділів при надходженні ресурсів і їх проходженні виробничими стадіями. Найскладніше координувати діяльність при інтенсивних технологіях, так як необхідно створювати спеціальні інтегральні механізми, проводити узгоджувальні наради для щоденної координації дій тощо.

Відмінності між підходами до виділення різних видів технологій Дж. Відворд та Дж. Томпсоном зумовлена областю їх спеціалізації. Вудворд в основному займалася технологіями промислових підприємств, а Томпсона цікавила більш загальна схема, що охоплює всі види організацій.

Технології, що використовуються в організації, впливають на формування організаційної структури. Крім того, на неї впливає сфера діяльності організації. Так, існують суттєві відмінності між виробничими технологіями і технологіями обслуговування: у першому випадку переважають багатоланкові технології серійного та масового виробництва, у другому – посередницькі з елементами індивідуалізації та інтенсивні.

Технологія відіграє вирішальну роль у процесі виготовлення продукту, забезпечуючи його конкурентоспроможність. Однак вибір технології доцільно здійснювати з огляду на вимоги того сегменту ринку, для якого працює підприємство. В одному випадку конкурентоспроможність досягається дешевизною товарі – в даному випадку доцільно брати до уваги можливості стандартизації та уніфікації, застосування засобів механізації чи автоматизації виробництва; в іншому разі – унікальністю та якістю товару: тоді найважливішим є гнучкість та універсальність технології, її здатність індивідуалізувати продукт чи послугу відповідно до особливих запитів споживача.

 

Організаційна структура

 

Структура організації – логічні відносини рівнів управління і функціональних одиниць, побудовані у такій формі, яка дає змогу найефективніше досягати цілей організації.

Структура організації є кількістю, складом підрозділів, ступенів управління в єдиній взаємозалежній системі. Вона є результатом горизонтального і вертикального поділу праці, а також передумовою забезпечення ефективності діяльності організації.

Формування структури організації зумовлене багатьма факторами: специфікою діяльності, розмірами підприємства, технологією, масштабами діяльності, стратегією тощо (рис. 3.6).

 

Рис. 3.6. Фактори, що впливають на формування структури організації

 

В усіх організаціях має місце спеціалізований поділ праці, що зумовлює виділення різних функціональних підрозділів (областей) в її структурі.

Функціональна область – це блок (відділ, підрозділ) організації, в межах якого здійснюється певний вид діяльності. В загальному вигляді виділяють п’ять основних функціональних областей: виробництво, маркетинг, фінанси, управління людськими ресурсами, науково-дослідна і дослідно-конструктор-ська діяльність.

Розподіл праці, на якому ґрунтується побудова структури організації, може стосуватися роботи з машинами, людьми і з інформацією. Залежно від виду робіт, взятих за основу розподілу праці, відповідно говорять про виробничу структуру, структуру апарату управління і організаційну структуру управління.

Виробнича структура формується в результаті горизонтального розподілу праці, який ґрунтується на виділенні окремих стадій технологічного процесу. Вона передбачає групування конкретних завдань у межах виробничих підрозділів (цехів, дільниць), які між собою пов’язані єдиним технологічним ланцюгом.

Структура апарату управління ґрунтується на вертикальному розподілі праці, внаслідок якого встановлюється кількість рівнів управління, вибудовується управлінська вертикаль і формуються скалярні ланцюги (ланцюги команд), за якими здійснюється керівництво організацією, передача інформації між рівнями управління. Дана структура передбачає розподіл влади і відповідальності між управлінськими працівниками, характеризується формальною підпорядкованістю осіб на кожному рівні. Працівники, підпорядковані одному керівникові, є сферою його контролю. За надмірної кількості підлеглих здатність менеджера раціонально скеровувати їх дії знижується. Саме тому існує таке поняття, як норма керованості.

Норма керованості або норма контроля (діапазон управління) – визначає кількість працівників, безпосередньо підпорядкованих менеджеру, ступінь, відповідно до якого менеджер відслідковує дії підпорядкованих йому працівників. В кожній організації повинно бути визначено, якою кількістю підлеглих може управляти керівник.

Для визначення норми керованості використовується теорія зв’язків “підлеглий-керівник”, запропонована французьким консультантом з управління В.А. Грейкунасом. Він визначав 3 види посадових зв’язків:

– прямий одиничний зв’язок (керівник-підлеглий);

– прямий груповий зв’язок (керівник-можливі групи підлеглих);

– перехресний зв’язок (зв’язки між підлеглими).

Для визначення загальної кількості усіх можливих видів зв’язків В.А.Грейкунас запропонував таку формулу:

, (3.1)

де І – загальна кількість можливих взаємодій керівника з підлеглими та підлеглими між собою;

N – кількість підлеглих.

Використовуючи дану формулу, Грейкунас зробив висновок, що складність управління зростає у геометричній прогресії залежно від кількості підлеглих (якщо N = 2, то І = 6, N = 3, то І = 18, N = 5, то І = 100). Незважаючи на цінність даної теорії, її основним недоліком є те, що вагомість та практична користь цієї формули зменшується внаслідок того, що вона не враховує частоту та жорсткість посадових зв’язків стосовно витрат часу на їх здійснення, хоча для керівника загальна кількість потенційних посадових зв’язків не так важлива, як їх частота та час, який вони витрачають на їх здійснення.

Розрізняють два види норми керованості:

– норму на нижчих рівнях управління – на даному рівні норма може досягати 30 підлеглих на одного керівника;

– норму на вищих рівнях управління – не повинна перевищувати 7 підлеглих на 1-го менеджера.

Відповідно до обраного діапазону контролю структура організації може бути або пласкою, або багаторівневою, кожна з яких має свої переваги та недоліки (табл. 3.2). Вони формуються під впливом наступних факторів: рівень рутинності і однотипності виконуваних завдань, доступу менеджерів до системи підтримки знання кадрових завдань, стиля керівництва, досвіду співробітників тощо.

Організаційна структура управління відіграє об’єднувальну роль щодо виробничої структури і структури апарату управління. При побудові організаційної структури передусім визначають функції персоналу організації. Якщо масштаби діяльності організації великі, то працівників, які виконують роботу в межах однієї функції, об’єднують у спеціалізовані відділи. Залежно від масштабів діяльності фірми ці функції можуть більш загальними, охоплювати споріднені види робіт (наприклад, фінанси і бухгалтерський облік), або вузькоспеціалізованими. В даних структурах групування задач відбувається в межах окремих підрозділів чи відділів. Відповідно виділяють різні типи організаційних структур управління: лінійні, функціональні, дивізіон альні, матричні тощо (див. Тема 6 “Організаційна діяльність в менеджменті”).

 

Таблиця 3.2