Загальні характеристики організацій

 

Всі організації у їх сукупності мають однакові характеристики, які необхідно враховувати для того, щоб здійснювати ефективне управління ними як складаними соціотехнічними системами.

1. Використання ресурсів. Всі організації,взаємодіючи з зовнішнім середовищем, отримують з нього у вигляді “входів” певні типи ресурсів. До них відносяться:

– людські ресурси – специфічний і найважливіший з усіх видів економічних ресурсів. Як фактор економічного розвитку людські ресурси – це працівники, що мають певні професійні навички і знання і можуть використовувати їх у трудовому процесі. Їх специфіка полягає в тому, що, по-перше, люди не лише створюють, а і споживають матеріальні та духовні цінності; по-друге, багатогранність людського життя не вичерпується лише трудовою діяльністю, а отже, щоб ефективно використовувати людську працю, потрібно завжди враховувати потреби людини як особистості; по-третє, науково-технічний прогрес і гуманізація суспільного життя стрімко збільшують економічну роль знань, моральності, інтелектуального потенціалу та інших особистих якостей працівників, які формуються роками і поколіннями, а розкриваються людиною лише за сприятливих умов;

– матеріали (матеріальні ресурси) – основні та оборотні засоби виробництва, які використовуються (або можуть бути використані) у виробничому процесі та є матеріальною базою підприємства. До матеріальних ресурсів відносять: техніку, будівлі споруди разом з матеріалами, необхідними для їх виробничого функціонування (паливо, заласні частини), матеріали, необхідні для підтримки в робочому стані засобів праці, що використовуються лише для зберігання предметів або для забезпечення матеріальних умов праці (робочі будівлі, засоби зв’язку й транспорту тощо). За джерелами надходження матеріальні ресурси поділяють на власні та куплені. Також їх можна поділити на групи за ступенем участі у відтворювальному процесі: 1) основного виробництва (безпосередньо використовуються в процесі виробництва продукції або при виконанні певних технологічних операцій (більша частина кормів, медикаменти, паливно-енергетичні ресурси тощо)); 2) обслуговування основного виробника (використовуються на транспортних, ремонтних та інших допоміжних роботах, на об’єктах зберігання продукції і матеріалів); 3) управління виробництвом (поштові, типографські, телефонні й телеграфні витрати, амортизація та поточний ремонт основних засобів загальновиробничого і загальногосподарського призначення, частина паливних ресурсів та електроенергія тощо);

– капітал (фінансові ресурси) – власний, позичений та залучений грошовий капітал, який використовують на підприємствах для формування власних активів і здійснення виробничо-фінансової діяльності з метою отримання доходу, прибутку. Вони спрямовані на формування фінансових активів підприємств;

– технології – це запас знань, який дозволяє створювати нові продукти або нові процеси. Разом з тим, технологія – це матеріальне втілення знань про певні види діяльності. Дане поняття поширюється як на виробничий процес, так і на продукт. Технологія може мати “матеріальну” форму (уречевлена технологія), або бути “нематеріальною” (неуречевлена технологія). До першої категорії належать машини та устаткування, до другої – технічна інформація та ноу-хау;

– інформаційні ресурси – це сукупність даних, які організовані для ефективного отримання достовірної інформації. Вони можуть бути в формі певних документів, масивів документів, які входять в склад інформаційних систем. Відповідно інформаційні системи – це організаційно впорядкована структура документів (інформаційних продуктів) і інформаційної інфраструктури.

2. Залежність від зовнішнього середовища. Оскільки всі організації є відкритими системами, вони залежать від зовнішнього середовища, пристосовуються до нього, хоча безпосереднього впливу на нього здійснювати не можуть. Перш за все, вони отримують з нього різні типи ресурсів, що використовуються в подальшій діяльності, а також “видають” у нього готову продукцію і послуги.

3. Необхідність управління і координації. Як зазначалося вище, організація є групою людей, діяльність яких свідомо координується з метою досягнення встановлених цілей. Саме для того, щоб діяльність всіх членів організації була спрямована на досягнення встановлених цілей, повинен бути керівник, який буде координувати працю окремих працівників, спрямовувати їх в одному напрямку.

4. Розподіл праці полягає у розподілі загальної роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей. Розрізняють горизонтальний та вертикальний розподіл праці.

Горизонтальний розподіл праці – розподіл праці в організації на її складові компоненти. Результатом горизонтального поділу праці є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо). Здійснення даного поділу відбувається відповідно до рівня спеціалізації працівників, які утворюю окремі функціональні підрозділи (маркетингу, фінансовий, виробничий, науково-дослідний тощо).

Вертикальний розподіл праці – відокремлення праці по координації дій від самих дій. Він здійснюється з дотриманням принципу ієрархічності, відповідно до якого виділяють три рівні менеджменту: вищий (“top-management”), середній (“middle management”) і нижчий (“low management”) (рис. 3.2).

 

 

* СЗ – стратегічні задачі; ТЗ – тактичні здачі; ОЗ – оперативні задачі

Рис. 3.2. Розподіл задач між менеджерами різних рівнів

Примітка. Піраміда вказує на те, що на кожному більш високому управлінському рівні знаходиться менша кількість працівників, ніж на попередньому. Крім того, у менеджерів більш високого рівня найбільша кількість безпосередніх підлеглих.

Менеджери вищого рівня – сама нечисленна, але найбільш впливова категорія. Вони визначають загальні напрямки функціонування і розвитку організації і її основних підрозділів, приймають ключові, особливо важливі рішення щодо стратегії розвитку і поточних справ, наділені повноваженнями для придбання інших компаній, запуску нових виробничих потужностей, наймання працівників тощо. Діяльність цих менеджерів характеризується масштабністю і складністю, пріоритетом стратегічної і перспективної діяльності, найбільш тісними зв’язками із зовнішнім середовищем, різноманітністю прийнятих рішень, напруженим темпом роботи.

Менеджери середнього рівня координують і контро-люють роботу керівників низо-вого рівня. У їхніх діях переважає рішення тактичних задач, що не виключає їхньої участі у розробці стратегічних проблем. Значну питому вагу в робочому часі цих менеджерів займає спілкування з менеджерами середнього (горизонтальна координація робіт) і низового рівня (вертикаль ієрархії управління). До даної ланки відносяться: завідувачі відділом, виконроби, декан тощо. На працівників середньої ланки лягає істотно велика частка відповідальності.

Менеджери низового рівня складають саму численну управлінську групу в організації. Вони відповідають за виконання виробничих завдань і використання ресурсів, їх робота пов’язана з вирішенням переважно тактичних і оперативних проблем. Вона характеризується різноманітністю дій, що виконуються, частими переходами від однієї задачі до іншої, коротким тимчасовим періодом реалізації прийнятих рішень, постійним спілкуванням з безпосередніми виконавцями. Ступінь відповідальності менеджерів даного рівня не дуже висока, іноді в роботі присутня значна доля фізичної праці. У структурі витрат їх робочого часу велике місце займають контроль і інструктування підлеглих.

Менеджери всіх рівнів ієрархії мають певне коло повноважень і відповідальності, здійснюють управління певними сферами діяльності підприємства (рис. 3.3).

 

 

 

Рис. 3.3. Співвідношення сфер і рівнів менеджменту

 

Чим вищим є рівень менеджменту, тим меншою є кількість відповідальних в кожній сфері, однак рівень важливості виконуваних завдань є вищим.