Комунікаційний процес, його елементи, етапи та ефективність

Комунікаційний процес – процес обміну інформацією між двома чи більше людьми (рис. 10.1).

 

 

Рис. 10.1 Комунікаційний процес

 

Основна мета – забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Головне завдання комунікаційного процесу – забезпечення ефективного обміну інформацією.

У комунікаційному процесі виділяють як правило 4 базових елементи:

1. відправник – особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;

2. повідомлення – власне інформація, закодована за допомогою символів;

3. канал – засіб передачі інформації;

4. одержувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Етапи комунікаційного процесу:

1. зародження ідеї; 3. передача;

2. кодування і вибір каналу; 4. декодування.

Ефективність інформаційного забезпечення управління значною мірою залежить від спроможності організаційної системи долати інформаційні бар’єри: комунікаційні, мовні, часові, екологічні, психологічні, організаційні, методичні. В багатьох випадках інформація, що передається, може бути прийнята невірно, відповідно обмін буде неефективним.

Важлива роль у комунікаціях приділяється зворотному зв’язку. Він необхідний для того, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле. У комунікаціях існує шум, що може спотворити зміст інформації.

Шум – це будь-який додатковий сигнал, непередбачений джерелом ін фор-мації, який спотворює інформацію або спричиняє помилки в її передачі (стено-графічні помилки, помилки друкарок, телетайпа, неправильне тлумачення проголошеної фрази тощо).

 

Удосконалення організаційних комунікацій

Існують три типи проблем в комунікаціях:

1. технічна – пов’язана з точністю передачі комунікаційних символів;

2. семантична – пов’язана з вибором таких символів, які б найбільш точно виражали бажаний зміст;

3. проблема ефективності – ступінь впливу одержаного повідомлення на поведінку об’єкта.

Для того, щоб організаційні комунікації були більш ефективними, необхідно намагатися подолати існуючі бар’єри, такі як:

- існування можливостей спотворення сутності повідомлень;

- інформаційне перенавантаження каналів і засобів комунікацій;

- незадовільна структура організації.

Можливі заходи вдосконалення комунікацій в організації:

- регулювання інформаційних потоків;

- використання сучасних управлінських прийомів;

- налагодження системи зворотного зв’язку;

- створення спеціальних інформаційних бюлетенів;

- використання сучасних інформаційних технологій.

 

Питання для самостійного вивчення:

1. Організація комунікаційного процесу в провідних компаніях світу.

2. Застосування неформальних каналів для підвищення ефективності комунікаційного процесу.

3. Методи боротьби з комерційним шпигунством. Сучасні методи захисту інформації.

4. Роль інформаційних систем в забезпеченні функціонування підприємств.

 

Тестові завдання

1. Форма обміну інформацією між двома або кількома особами у "вузькому колі":

1) нарада; 3) прийом відвідувачів;

2) збори; 4) ділова бесіда.

2. Форма колективного обміну інформацією, яка закінчується прийн­яттям колективного рішення, має значне коло учасників, вирішує зага­льні питання, що накопичились за певний період, а саме: підбиття під­сумків, розробка планів на майбутнє:

1) нарада; 2) семінар спеціалістів; 3) семінар керівників; 4) збори.

3. Якщо Вам доведеться пояснювати, що представляє собою управ­лін-ська інформація, то Ви скажете, що це є:

1) відомості про внутрішнє та зовнішнє середовище підприємств, діяльність його конкурентів;

2) сукупність відомостей про господарську (комерційну) діяльність підприємств, споживачів;

3) сукупність відомостей, повідомлень про господарську діяльність підприємств та їх зовнішнє середовище;

4) сукупність відомостей про діяльність підприємства та його персоналу.

4. Які є види інформації в залежності від джерела її утворення:

1) первинна і вторинна; 3) постійна і змінна;

2) внутрішня і зовнішня; 4) стратегічна і тактична.

5. Визначте етапи комунікаційного процесу:

1) відправник, повідомлення, канал, отримувач;

2) зародження ідеї, кодування та вибір каналу, передача, декодування;

3) збори, наради, ділові бесіди та переговори, телефонні розмови;

4) відправник, отримувач, передавач.

6. Визначте елементи комунікаційного процесу:

1) зародження ідеї, кодування, вибір каналу, передача, декодування

2) збори, наради, ділові бесіди та переговори, телефонні розмови тощо;

3) відправник, повідомлення, канал, отримувач (споживач);

4) відправник, отримувач, передавач.

7. Інформація, що передається від вищого управлінського рівня до ниж-чого або від нижчого до вищого рухається такими каналами кому­нікацій:

1) між організацією і зовнішнім середовищем; 3) між рівнями управління;

2) між керівником та робочою групою; 4) неформальними.

8. Як називається інформація, що повністю відноситься лише до окремого питання, що розглядається:

1) релевантна; 2) використана; 3) бюрократична; 4) постійна.

9. Яку інформацію слід називати плановою?

1) яка використовується для планування виробничої господарської діяль-ності у всіх ланках народного господарства;

2) яка використовується для планування окремих видів діяльності в організаціях;

3) яка використовується для планування діяльності окремих підроз­ділів;

4) яка використовується для планування комерційної діяльності.