Виды внешнеторговой документации

 

Внешнеторговые документы – документы, подтверждающие исполнение внешнеторговой сделки на всех этапах ее реализации — от поставки продавцом товара, его транспортировки, хранения на складах до прохождения через таможню.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые докумен­ты можно разделить на следующие группы:

1 ) коммерческие;

2) по платежно-банковским операциям;

3) страховые;

4) транспортные и отгрузочные;

5) транспортно-экспедиторские;

6) таможенные.

Документы, которые следуют с грузом от пункта отправления до пункта назначения, называют товаросопроводительными. К ним обычно относятся документы, входящие в группы коммерческих, транспортных и таможенных. Документы, составляемые в связи с отгрузкой товара (обычно они перечислены в контракте), называются отгрузочными.

Документы оформляются на специальных бланках и содержат определенные реквизиты. Общими для всех документов реквизитами являют­ся: наименование фирмы-экспортера (или грузоотправителя) и фирмы-импортера (или грузополучателя), их адреса, номера телефонов, факсов или телексов; название документа, дата и место его выписки; номер кон­тракта или заказа и дата его подписания; номера наряда, транса, грузо­вой спецификации; наименование и описание товара, его количестве (число мест, вес нетто и брутто); вид упаковки и маркировки.

 

1).Группа коммерческих документов дает стоимостную, качественную и количест­венную характеристики товаров. Документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

А)Документы стоимостной характеристики товаров.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. В нем содержится требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете указываются цена за единицу товара и общая сумма счета или причита­ющегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен пла­теж; сведения об оплате стоимости перевозки; сведения о страховании и размер страховой премии (при поставках на условиях СИФ). Счета обычно выписываются в большом количестве экземпляров (иногда до 25) для представления в различные организации. По выполняемым функциям счета можно подразделить на следующие виды: счет-факту­ра, счет-спецификация, предварительный счет, проформа-счет.

В расчетах при совершении внешнеторговых операций важ­нейшим документом является счет-фактура (invoice), который направляется продавцом покупателю с целью получения денег или других денежных обязательств за поставку товаров, оказание услуг или в порядке иных взаиморасчетов.

Основные реквизиты счетов-фактур:

• указание, что это счет-фактура (invoice), номер и дата выписки;

• наименование и адрес фирмы, которая будет платить по дан­ному счету;

• краткое наименование товара;

• цена за единицу товара;

• количество товара, вес нетто и брутто, число и номера по­ставленных грузовых мест с указанием вида упаковки;

• номер контракта;

• сумма платежа в валюте цены и в валюте платежа с пересче­том по курсу, как предусмотрено условиями контракта, причем в том случае, если контрактом предусмотрена валютная оговорка, сумма платежа должна быть подсчитана с учетом этой оговорки;

• данные об отгрузке товара, включая название судна или номер и дату коносамента, или номер и дату транспортной на­кладной, или номер и дату транспортного документа при смешан­ных перевозках;

• подпись продавца.

Продавец и покупатель по согласованию сторон могут сокра­тить число реквизитов счета-фактуры или увеличить их, дополнив необходимыми деталями для расчетов.

Б). Документы количественной характеристики товара или партии товаров:

Спецификация содержит перечень ассортимента товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара, его сорта и марки. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для обеспечения их своевременной наладки и правильной эксплуатации. К ней относят паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи и пр. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготавливается на языке страны покупателя или другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства: она должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте. Он необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещают в упаковке так, чтобы покупатель мог легко его обнаружить, и в нем содержатся данные о количестве товара каждого сорта и номере упаковки (места). Он используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального местам различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит в том, что в упаковочном листе не указываются цены.

В). Документы качественной характеристики поставленных товаров:

Сертификат качества — свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контрак­та. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответст­вие качества товара определенным стандартам или техническим услови­ям заказа. Сертификат качества выдается соответствующими компетент­ными организациями, государственными органами, торговыми палата­ми, но может выдаваться и фирмой-изготовителем.

Гарантийное обязательство, или гарантийное письмо, — документ, подтверждающий, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы обору­дования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом сов­местно с представителем покупателя полных испытаний в заранее уста­новленные день и час на предприятии продавца. Протокол содержит подробное изложение результатов испытаний с заключением о соответ­ствии изготовленного товара условиям заказа. Протокол испытаний вы­сылается заказчику немедленно после их проведения. Если в условиях контракта оговорена сдача-приемка товара после его испытаний в стра­не экспорта, то тогда на основе протокола испытаний стороны подписы­вают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии по­ставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Раз­решение на отгрузку содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и дате проведенных испытаний, указание о том, что дан­ный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя

2). Группа документов по платежно-банковским операциям включает:

инструкцию по банковскому переводу — документ, в котором клиент поручает своему банку произвести выплату определенной суммы в ука­занной валюте названной стороне, находящейся в другой стране, либо оговоренным способом, либо способом, оставленным на усмотрение банка; платежное поручение; инкассовое поручение; извещениеоб инкассовом платеже;извещение о платеже по товарному аккредитиву; извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредити­ву; банковская гарантия;заявка на товарный аккредитив; товарный аккредитив; банковская тратта; переводный вексель; налоговая декларация.

 

 

3). Группа страховых документов отражает взаимоотношения между страховшиком и страхователем. Роль страховщика заключается в возмещении убытков, понесенных страхователем от несчастного случая, против уплат страховой премии. К страховым документам относятся:

Страховой полис — документ, выдаваемый страховщиком, подтвер­ждающий договор страхования и содержащий условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре. Страховой полис выдается страховым обществом страхователю после уплаты им страховой премии.

Страховой сертификат — документ, выдаваемый страховым общест­вом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено, и что был выдан полис.

Страховое объявление (бордеро) — документ, используемый в случае, когда страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования, заключенный между сторонами.

Ковернот — документ, выдаваемый страховщиком для извещения страхователя о том, что его инструкции по страхованию выполнены, или для удостоверения, совершенного агентом страхования в пользу страхо­вателя.

Счет страховщика — документ, который выдает страховщик с указаниемсуммы произведенного страхования и требованием оплаты этой суммы.

4). Группа транспортных документов включает в свой состав три вида документов:

А). Документы, извещающие покупателя о соблюдении всех, оговоренных в контракте инструкций по поводу процедуры отгрузки товара:

извещение о готовности товара к отгрузке; заявка на фрахтование; отгрузочная инструкция; разрешение на поставку; извещение об отгрузке.

Б). Транспортная документация, регулирующая взаимоотношения между отправителем, грузоперевозчиком и получателем товара.

Коносамент(морской)(Bill of Lading) - документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю в удостоверение приняв груза к перевозке морским путем, содержащий следующие реквизиты:

• название перевозчика (судна);

• подпись перевозчика или капитана или названного им агента;

• указание, что товары погружены на борт названного судна;

• указание порта погрузки и порта разгрузки;

• наименование отправителя (продавца товара);

• указание количества выданных оригиналов коносамента и их нумерация;

• оговорки, указывающие, что перевозчик имеет право пере­гружать товар;

• наименование грузополучателя (именной коносамент), или указание, что коносамент выдан приказу отправителя либо прика­зу грузополучателя (ордерный коносамент), или указание, что ко­носамент выдан на предъявителя.

Кроме того, перевозчик может сделать в коносаменте оговорку своего права отнести на владельца груза все затраты и штрафы, если владелец своевременно не оплатит фрахт.

Коносамент выполняет три основные функции:

• удостоверяет принятие судовладельцем (перевозчиком) груза к перевозке. Представляет собой расписку судовладельца или его уполномоченного, удостоверяющую, что определенные товары в указанных количестве и состоянии погружены на судно для перевозки к условленному месту назначения и что товары приняты под охрану судовладельца в целяхперевозки;

• является товарораспорядительным документом. Дает право владельцу оригинала распоряжаться грузом. Это означает, что лишь лицо, указанное в коносаменте или обладающее коносаментом на предъявителя, вправетребовать от судовладельца выдачи товара, обозначенного в коносаменте, и имеет право распоряжаться этим товаром. Чтобы продать товар, находящийся в пути и представленный коносаментом, товарораспорядителю достаточно продать или переуступить свои права по коносаменту;

• свидетельствует о заключении договора на перевозку груза морским путем, по которому перевозчик обязуется доставить груз против предо­ставления документов, т.е. выступает единственным доказательством наличия договора морской перевозки между грузоотправителем и судо­владельцем.

В контракте всегда оговаривается, что коносамент должен быть «чистый», т.е. не иметь пометок, что принятый к перевозке груз имеет внешние повреждения самого груза или его упаковки.

Поскольку передача коносамента от одного держателя другому означает смену собственника на отгруженный товар, коносамент может быть использован при перепродаже или залоге отгруженно­го товара. Именные коносаменты передаются в порядке, установ­ленном для передачи долгового требования. Ордерные коноса­менты передаются путем нанесения на них передаточной надпи­си — индоссамента (именной или бланковой). Груз в порту назна­чения может получить лицо, указанное в именном коносаменте, или его полномочный представитель. По ордерному коносаменту груз может получить то лицо, приказу которого указано в коноса­менте, или последнего лица по последнему индоссаменту, или предъявителю коносамента с бланковой подписью.

Автомобильные, железнодорожные, речные и авиационные накладные.

Транспортная накладная — это договор с перевозчиком, содержащий следую­щие реквизиты:

• наименование перевозчика;

• подпись перевозчика или агента, действующего от имени перевозчика;

• штемпель или другое обозначение, удостоверяющее приня­тие товара перевозчиком или его агентом к перевозке;

• дата принятия груза к перевозке, которой считается дата вы­дачи накладной или дата штемпеля на накладной;

• место отгрузки, место назначения и путь следования;• наименование груза;

• род упаковки;

• количество мест, вес;

• наименование отправителя, его адрес и подпись.

Транспортные накладные, так же как и коносаменты, могут быть «чистыми» и могут иметь пометки о нарушении упаковки или видимых дефектах товара. Однако требования представить только чистые документы в отношении накладных в контрактах встречаются крайне редко, поскольку могут серьезно осложнить поставки товаров. Накладные являются товарораспорядительны­ми документами и обычно передаются через банки покупателям после выполнения ими обязательств по платежам. Дубликаты накладных не являются товарораспорядительными документами. Дубликаты накладных сопровождают груз на всем протяжении пути от места погрузки до пункта доставки. При базисных условиях поставки DAF на них ставится штемпель пограничной станции (пункта) принимающей стороны, дата которого является датой по­ставки товара. По прибытии груза на станцию (пункт, пристань) назначения, перевозчик обязан передать получателю груз против предъявления им оригинала накладной, полученной в зависимости от условий контракта с платежными-товарораспорядительными документами непосредственно от продавца или через банк.

Транспортный документ смешанной перевозки- предусмотренный условиями контракта документ, сочетающий по крайней мере два вида транспортировки. Этот документ оформляет продавец, в котором указывается название перевозчика или экспеди­тора по смешанным перевозкам (оператора по смешанным пере­возкам) и который подписывается перевозчиком, или оператором по смешанным перевозкам, или их полномочными агентами, или капитаном, или его агентом. В документе указывается оговоренное в контракте место при­нятия груза к перевозке и конечный пункт назначения, указанный в контракте, если таковой отличается от порта, аэропорта и места выгрузки. Кроме того, транспортный документ должен в соответ­ствии с условиями контракта содержать необходимые сведения о пути следования. Другие реквизиты транспортного документа о смешанной перевозке аналогичны тем, которые применяются при отдельных видах перевозок.

В). Документы, обеспечивающие перевозку: расписка в получении груза, гарантийное письмо, экспедиторское свидетельство о транспортировке; подтверждение о фрахтовании тоннажа; заявление-требование об отправке; фрахтовый счет; извещение о прибытии груза; извещение о возникновении препятствий к поставке груза; извещение о возникновении препятствий в перевозке груза; извещение о поставке; грузовой манифест, фрахтовый манифест; контейнерный манифест.

5).Группа транспортно-экспедиторских документов оформляет выполнение экспортером раз­личного рода операций по экспедированию, обработке, складированию грузов, организации перевозки, включая перевозку товара, его хранение, предоставление местных транспортных средств, проверку состояния упа­ковки и маркировки товара, оформление необходимых документов (транспортных, таможенных, страховых, складских) и др.

Отгрузочное поручение— документ, который в зависимости от усло­вий поставки выписывается грузоотправителем либо грузополучателем обычно на бланке транспортно-экспедиторской фирмы и содержит пе­речень операций, поручаемых экспедитору, и подробные инструкции по их выполнению. Обычно к отгрузочному поручению прилагаются копии товарных счетов, импортной лицензии или валютного разреше­ния.

Извещение об отправке выдается грузоотправителем или его агентом перевозчику, оператору смешанных перевозок, властям терминала или другому получателю, содержит информацию об экспортных грузах, пред­ставленных к отправке, и включает необходимые расписки и заявления об ответственности.

Складская расписка экспедитора — документ, выписываемый экспе­дитором, выступающим в качестве управляющего складом, в котором подтверждается получение складируемого товара и указываются условия хранения товара на складе и его выдачи.

Товароскладочная квитанция выдается владельцем склада грузовла­дельцу в удостоверение принятия им груза на хранение. В отличие от складской расписки квитанция состоит из двух отделенных друг от друга частей: складского свидетельства и складского варранта. Последний выдается лицу, поместившему товары на склад, и может быть использован в качестве залогового свидетельства.

Ордер на выдачу товара — документ, который выдается стороной, имеющей право давать распоряжения о выдаче указанных в нем товаров названному грузополучателю, и передается хранителю товара.

6). Группа таможенных документов, необходимых для таможенной очистки, т.е. для оформления перехода това­ров через таможенную границу.

Таможенная декларация — заявление распорядителя груза, представ ленное им таможне при импорте или экспорте товаров. Этот документ выполняет несколько функций: декларирование сведений о товаре и внешнеторговой операции; заявление участниками сделки ее законности; подтверждение этой законности органами таможенного контроля. Таможенная декларация представляется таможне в установленный законодательством срок, который колеблется от одного дня до двух недель, считая со дня прибытия товара на таможню.

Некоторые страны допускают предъявление импортером или экспортером временной или предварительной декларации. Импортер подает предварительную декларацию в том случае, если он к моменту прибытия груза на таможню не имеет точных сведений о нем. После выгрузки товара и его осмотра импортер подает декларацию обычного типа. Экспортер подает предварительную декларацию при продаже товаров со склада, поставки транзитных товаров, в отношении которых предусмотрен возврат ранее уплаченных пошлин, и др.

Экспортные и импортные лицензии — документы, которые выдаются специальными государственными органами при наличии в стране контроля над ввозом или вывозом конкретных товаров. Экспортные и импортные лицензии выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представленных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране.

Экспортная лицензия содержит разрешение на экспорт указанных в ней товаров в течение определенного времени.

Импортная лицензия предоставляет разрешение ввезти либо ограниченное количество указанных товаров, либо неограниченное количество таких товаров в течение ограниченного периода на условиях, оговореннных в этом документе.

Сертификат (свидетельство) о происхождении товара — особый до­кумент, выдаваемый компетентным органом в стране экспортера, кото­рый позволяет определить товары и в котором органы власти или орган, уполномоченный выдавать его, четко удостоверяют, что товары, к кото­рым относится данный сертификат, происходят из конкретной страны. Для сырьевых и сельскохозяйственных товаров в нем фиксируется стра­на добычи, а для готовой продукции — страна производства. Такой до­кумент необходим при импорте в случае, если с происхождением товара, декларированного на таможне, связано предоставление привилегирован­ного режима: льготного тарифа, скидок с общего тарифа, беспошлинно­го ввоза.

В свидетельствах о происхождении сырьевых товаров требуется ука­зание места добычи, а полуфабрикатов — страны производства. Свиде­тельства о происхождении выдаются торговыми палатами, союзами предпринимателей стран-экспортеров.

Сертификат ЮНКТАД — особый сертификат о происхождении това­ра, который охватывает товары, подпадающие под действие преференци­ального режима в рамках Всеобщей системы преференций.

Консульская фактура — документ, подготовленный экспортером в своей стране и представляемый в дипломатическое представительство страны импортера для его утверждения против уплаты консульского сбо­ра и затем представляемый импортером в связи с ввозом указанного в счете товара.

Консульская фактура, или консульский инвойс, содержит подпись и печать консула страны-импортера (страны назначения товара), удостове­ряющего цену товара и стоимость всей партии товара. Представление консульской фактуры обязательно в тех странах, где импортные товары облагаются адвалорными пошлинами (с цены товара).

Ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свиде­тельства выдаются компетентными органами в стране экспортера в удо­стоверение того, что поставляемый за границу товар находится в здоро­вом состоянии.