Оборудование и материалы, необходимые для проведения выставок и ярмарок

При обеспечении нормального функционирования выста­вок (выставок-продаж, ярмарок) следует иметь в наличии и при необходимости использовать в комплексе или по частям следующие материалы и оборудование в количестве, отвечаю­щем поставленным целям и задачам.

Экспонаты и оборудование: экспонаты (демонстрацион­ные и товары подготовленные на продажу), киоски, киоски пе­редвижные, киоски передвижные разборные, столы, столы де­монстрационные, стулья, витрины, шкафы, стеллажи, стенды,

 

планшеты, компактные сейфы, подиумы, подставки под экспо­наты, элементы крепежа, стойки, навесы от дождя и солнца, ве­шалки, напольные и настольные вазы, искусственные цветы, необходимые средства для уборки помещений от мусора, кото­рый остается при монтаже стендов и экспонатов и появляется в процессе их эксплуатации.

Электрооборудование: электрические переносные устрой­ства, тройники, переходники, аккумуляторные батареи, преоб­разователи тока и напряжения, аккумуляторные фонари, ро­зетки, электропровод, кабель, монтерский инструмент, изоля­ционная лента.

Телерадиоаппаратура: магнитофоны, видеомагнитофоны, плееры, телевизоры, (стационарные и переносные), электрон­ные табло, видеокамеры, громкоговорители (в том числе авто­номные типа «Колокол»), фотоаппараты (в том числе типа «Поляроид»), фотооборудование, телефонные аппараты, сред­ства мобильной связи, телефонный кабель, диктофоны, радио­телефоны, аудиокассеты, видеокассеты, диски для использова­ния в различных коммуникационных системах.

Специальные коммуникационные средства и обеспече­ние: персональные компьютеры с необходимым программным обеспечением и оборудованием.

Канцелярские принадлежности: бумага, канцелярские скрепки, ручки, карандаши, ластики, письменные приборы, чернила (фиолетовые, черные, цветные), краски (гуашь, бал­лончики с нитрокраской необходимых цветов и пр.), специаль­ные краски, мастика для печатей и штампов, трафареты (алфа­витные и специальные), кнопки, лента «Скотч», лента «Скотч» двухсторонняя (удобная для аккуратного и незаметного при­крепления рекламного материала), клей (типа ПВА и пр.), фломастеры, альбомы для визитных карточек, папки, скоро­сшиватели, коробки, ящички и прочее необходимое оборудова­ние.

Бланки, документы, элементы оснащения: перечни това­ров, прайс-листы, бланки договоров, спецификации, протоко­лы намерений, отчеты, книги отзывов, журналы учета посети­телей, фирменные конверты, списки приглашенных, бланки писем и деловой документации, пригласительные и входные

 

 

билеты, визитные карточки, представительские карточки, штатный список участников и инструкции к нему, необходи­мая справочная информация, сигнатуры и пиктограммы, указа­тели, таблички, ценники, подставки под ценники, при необхо­димости, печать и штампы, прочие необходимые элементы ос­нащения.

Рекламное обеспечение: электронные диски, видеоролики и аудиокассеты с рекламными обращениями, воздушные шари­ки разного цвета и формы с рекламными обращениями, товар­ным знаком и реквизитами, нанесенными на них, печатные рек­ламные обращения (листовки, проспекты, буклеты, пресс-ре­лизы, каталоги выставки, фирменные календари разных фор­матов, специальные выпуски газет и пр.), значки, рекламные трафареты, надписи, флажки, вымпелы, голограммы, специаль­ные виды рекламы и прочие элементы фирменного стиля.

Сувениры и подарки. Подразделяются на относящиеся к фирменному стилю предприятия или представляющие культу­ру и традиции страны или региона.

Сувениры — значки, в том числе в фирменной упаковке, по­лиэтиленовые пакеты, коллекционные модели автомобилей с рекламным обращением на них, зажигалки, авторучки, каран­даши, брелоки, пеналы, вымпелы и прочие предметы, как пра­вило, выполненные в фирменном стиле, несущие рекламную информацию и по стоимости не превышающие 50 долл. США.

Подарки — картины, шкатулки, книги, альбомы, фото-, ау­дио- и видеоаппаратура, портфели, кейсы, папки, дорогие авто­ручки, предметы, выполненные из дерева и расписанные в сти­ле «Хохлома», шкатулки с палехской росписью, фарфор и фа­янс (особенно «Гжель»), керамика, подарочные шахматы, в от­дельных случаях — «электроника» и прочие предметы стоимостью более 50 долл. США. Подарки могут снабжаться табличкой с дарственной надписью и сжатой рекламной ин­формацией, например, в виде товарного знака и соответствую­щих реквизитов. В этом случае табличка или надпись не долж­ны быть на виду. Противное не согласуется с правилами хоро­шего тона.

Инструменты и принадлежности: молотки, ножовки по дереву и по металлу с запасными полотнами, отвертки, плоско-

 

 

губцы, кусачки, дрель, перфоратор, электродрель, набор сверл, ножницы, шурупы, винты, гайки, шайбы, шнур, провод, дюбе­ли, бечевка, иголки, нитки, наперстки, аптечка, баллон с гелием (для надувания воздушных шариков с рекламным обращени­ем), редуктор, шланг, вентиляторы, выставочные ящики и ко­робки, упаковка (в том числе специальная — фирменная), упа­ковочные материалы, специальные замковые устройства, бло­кирующие крышки стеллажей, витрин и шкафов, средства ох­ранной сигнализации и прочие необходимые элементы.

Мобильное обеспечение: автомобили для доставки и пере­мещения экспонатов и товаров на продажу, автомобили для оборудования и материалов, автобусы для персонала, пере­движной салон для работы с клиентами, легковые автомобили обеспечения (в том числе представительские), автомобили охра­ны, автомобили с радио- и видеоаппаратурой для мобильной де­монстрации и воспроизведения рекламных обращений, прочие необходимые транспортные средства, например, соответствую­щим образом оформленные теплоходы, катера и яхты, в случае проведения ярмарки «на» или «у» водной акватории, самоле­ты, дельтапланы, вертолеты и прочие транспортные средства. Иногда в целях рекламы используются лошади, верблюды, оле­ни и прочие нетрадиционные и сенсационные средства.

Униформа и спецодежда. Униформа разрабатывается в со­ответствии с фирменным стилем. Персонал должен выглядеть аккуратно, быть предупредительным и вежливым. Обязательно наличие визитных карточек и представительских карточек, за­крепляемых на одежде и выполненных в едином фирменном стиле.

Спецодежда включает: халаты, комбинезоны, куртки, голов­ные уборы, спецовки, выполненные в летнем и зимнем вариан­тах, как правило, в соответствии с фирменным стилем. Кроме того, надо иметь комплекты рукавиц, нитяных перчаток, специ­альные резиновые монтерские перчатки, а при необходимости — валенки, резиновые сапоги, ботинки, комплекты спортивной одежды и обуви, другую необходимую экипировку.

Штатный персонал: маркетинг-директор или начальник отдела маркетинга, или другое лицо, имеющее соответствующие полномочия (иногда вплоть до «права подписи»), для ведения

 

 

переговоров и заключения договоров, руководитель стенда, стендисты, переводчики, фотограф, радио- и телеоператор, кор­респондент, начальник охраны и сотрудники охраны, водители, инженер или мастер, буфетчица, электрик, рабочие, уборщицы.

Представительский комплект: чайный, кофейный и сто­ловый сервизы, чайный и кофейный столовые наборы (не ме­нее чем на шесть персон), холодильник, бар, стаканы, фужеры и рюмки, кофеварка, термосы, графины, сифоны с баллончика­ми, скатерти, салфетки, набор ножей, штопор, консервный нож, ключ для откупоривания бутылок.

Представительский ассортимент: коньяк, водка, шам­панское, десертные и сухие вина, пиво, кофе, чай, соки, мине­ральная вода, освежающие напитки, шоколад, печенье, колбаса, сыр, ветчина, балык, сахар, хлебобулочные изделия.

Буфет для обслуживающего персонала: холодильник, термосы под горячее, чайный и столовый сервизы, столовый набор, стаканы, чайник и кофеварка, скатерти, салфетки, про­дукты в соответствии с утвержденным меню и пр.

В перерывах, кроме того, для обеспечения рационального отдыха персонала можно использовать шахматы, специальную библиотечку, журналы и прочие средства.

Предложенный перечень оборудования и материалов, необ­ходимых для проведения выставок, выставок-продаж, ярмарок, может быть как расширен, так и существенно уменьшен. Это может зависеть от стратегии, целей и задач предприятий и фирм, их размеров и доли на рынке, степени участия в кон­кретном мероприятии, а также престижности данных выставок или ярмарок, их ранга, расположения, оговоренных форм про­ведения. Например, могут практиковаться стационарные и пе­редвижные выставки, «выставки-семинары» и другие специ­фичные формы.

Презентации

Презентация — это представление фирмы или предпри­ятия специалистам и общественности по случаю открытия этой фирмы, или представление важной программы их дея-

 

 

тельности, или показ отдельных этапов программ, новых тех­нологий, материалов, товаров или товара.

Цели и задачи презентации примерно такие же, как у всех выставок и ярмарок, поэтому подготовка к презентации ведет­ся примерно так же, как к выставкам и ярмаркам.

Основные задачи презентации — реклама фирмы и(или) товара. Реклама должна быть эффективной, броской, но не на­вязчивой.

Существенным отличием презентации от выставки или ярмарки является ее относительно короткий срок проведения (обычно в течение одного дня) и возможность реализации большого числа ее различных вариантов. Более разнообразны формы проведения презентаций. Время проведения презента­ции может совпадать с проведением выставки, но может быть увязано с какой-либо другой датой (например, с датой регист­рации фирмы), однако может не ориентироваться на опреде­ленный срок.

Местом проведения может быть конференц-зал, выставоч­ный павильон, помещение кафе или ресторана. В последнем случае кроме официальной программы тщательнейшим обра­зом готовится и культурная программа.

Итогом хорошо проведенной презентации обычно бывают заключенные договора, укрепление экономического положе­ния фирмы, ее делового имиджа.

Вопросы для обсуждения и задания:

1. Определите содержание выставочной и ярмарочной дея­тельности.

2. Поясните, каким образом выставочная и ярмарочная дея­тельность связана с рекламой?

3. Перечислите этапы подготовки выставки и раскройте их содержание.

4. В чем заключаются основные требования к стендистам и другому персоналу, работающему на выставке?

5. Опишите документацию, ведущуюся на выставке.

6. Раскройте содержание процесса проведения выставки.

 

 

7. Перечислите оборудование и материалы, необходимые для проведения выставок и ярмарок.

8. Опишите процесс проведения презентации.

ТЕСТЫ:

1. По определению Международного бюро выставок, выставка — это:

а) показ, каково бы ни было его наименование, путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества для удовлетворе­ния потребностей, а также в целях прогресса в одной или нескольких областях его деятельности или будущих перспектив;

б) показ образцов, которые независимо от ее наименования в соответ­ствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров широкого потребления и(или) оборудования, действует в установленные сроки в течение ог­раниченного периода времени в одном и том же месте, и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном мас­штабах без возможности продаж;

в) показ образцов, которые независимо от ее наименования в соответ­ствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров широкого потребления и(или) оборудования, действует в установленные сроки в течение ог­раниченного периода времени в одном и том же месте и па которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном мас­штабах с возможностью продажи товаров по образцам или их описа­нию с помощью заключения контрактов, а также непосредственно па территории экспозиции с последующим выносом.

2. В России первая промышленная выставка состоялась в 1829 г.:

а) в Москве;

б) в Нижнем Новгороде;

в) в Санкт-Петербурге.

3. Стенды па выставке должны состоять из следующих зон:

а) зоны переговоров;

б) хозяйственной зоны;

в) производственной зоны;

г) зоны размещения экспонатов.

4. К документам, составление которых необходимо при подготовке к вы­ставке относятся:

а) Тематический план экспозиции;

б) Тематико-экспозиционный план;

в) Бизнес-план экспозиции;

г) Инвестиционный проект закупки экспонатов с приведением их ос­новных технических характеристик;

д) Календарный план проведения выставки с перечнем проводимых мероприятий.

5. Бликфанг — это:

а) конструкция, выполненная в виде плоскостных элементов, крыш-ных установок и в виде кронштейнов, располагаемых над помещения­ми организаций, средство наружной рекламы по месту продажи, представляющее собой щит, газосветную конструкцию с указанием названия предприятия, иногда содержащее элементы фирменного стиля и пиктограммы, указывающие па сферу деятельности;

б) яркие рекламные указатели сложной, иногда объемной формы, ко­торые могут крепиться разными способами к степам и конструктив­ным элементам помещений, издали привлекая внимание; элементы крепежа могут иметь несколько степеней свободы и совершать раз­личные движения, например, при перемещении воздушных масс;

в) обобщенное название предмета, привлекающего внимание посети­телей выставок и ярмарок, для которого характерно его оформление и сопровождение световыми, цветовыми, звуковыми, обонятельными и другими эффектами;

г) одно из основных средств рекламы на местах продаж, в зависимо­сти от конструктивного решения, бывают односторонние с глухой задней стенкой и двухсторонние (сквозные), через которые просмат­ривается торговый зал.

6. К специальным коммуникационным средствам и обеспечению относят:

а) телефонные аппараты, средства мобильной связи, телефонный ка­бель, диктофоны, радиотелефоны;

б) магнитофоны, видеомагнитофоны, телевизоры (стационарные и переносные), видеокамеры;

в) персональные компьютеры с необходимым программным обеспе­чением и оборудованием;

г) тройники, переходники, аккумуляторные батареи, преобразователи тока и напряжения;

д) электронные диски, видеоролики и аудиокассеты с рекламными обращениями, воздушные шарики разного цвета и формы с реклам­ными обращениями, товарным знаком и реквизитами, нанесенными на них, и т.д.

7. Прайс-лист — это:

а) справочник цен на товары, услуги;

б) перечень товаров и цен па них;

 

в) список товаров с указанием их технологических особенностей.

8. Мобильное обеспечение проведения вставки — это:

а) передвижной салон для работы с клиентами;

б) необходимые транспортные средства;

в) средства мобильной связи.

9. Презентация — это:

а) выставка образцов товаров широкого потребления и(или) оборудо­вания, действующая в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте, на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок;

б) средство паблик-рилейшпз, представляющее собой организован­ную встречу определенного лица(лиц) с представителями средств массовой информации, где представителями прессы задаются вопро­сы, на которые они получают ответы;

в) представление специалистам и общественности фирмы или пред­приятия, по случаю открытия этой фирмы, или представление важ­ной программы их деятельности, или показ отдельных этапов про­грамм, новых технологий, материалов, товаров либо товара;

г) показ, демонстрация средств, имеющихся в распоряжении челове­чества для удовлетворения потребителей в одной или нескольких об­ластях его деятельности или будущих его перспектив, в целях просве­щения публики.

10. Существенным отличием презентации от выставки или ярмарки яв­ляется:

а) региональная привязанность с компанией — инициатором презен­тации;

б) возможность реализации большого числа ее различных вариантов;

в) масштабность проведения;

г) взаимосвязь с релизом инновационного вида товара или услуги.

 

Глава 9 ВИЗИТНЫЕ КАРТОЧКИ