Задачи PR-дятельности в системе кризисных коммуникаций. Управление проблемными ситуациями.

Цель ПР-дятельности в системе кризисных коммуникаций восстановить нарушенные информационные связи, а также наладить процессы информационного обмена с внешней и внутренней средой.

Для достижения цели:

• анализ ситуации с целью поиска источника проблем.
• Определение внутренних и внешних источников проблем
• Определение причины проблем

Задача PR – недопущение конфликта между общественностью и организацией, разработка программы crises management, на случай кризисной ситуации.

Уровни разрешения конфликта:

· Уровень силы – инструменты разрешения переговоры (Позиционный торг)

· Уровень права - инструменты разрешения применение объективных критериев и стандартов, которые воспринимаются как законные и справедливые – переговоры (консенсус);

· Уровень интересов –наиболее прогрессивный для ПР

Работа с “crises portfolio”

При составлении “crises portfolio” невозможно учесть сразу все вышеперечисленные виды кризисов. А распыление внимания компании, которая старается застраховаться от всех возможных и невозможных напастей, приводит лишь к значительному снижению эффективности принимаемых мер и к большим потерям во время кризиса. Поэтому команде кризисного реагирования необходимо определить, какой из кризисов является наиболее вероятным и представляет для компании наибольшую угрозу.

Коммуникационная команда должна состоять из ключевых личностей компании: по крайней мере из главы PR-отдела, заместителя директора (президента) компании, главного менеджера отдела, который затронут кризисом, адвоката компании, а также очевидца происшедшего, если такой имеется.

В задачи коммуникационной команды входит немедленная разработка плана действий и вынесение решения, кто будет выступать в качестве официального представителя компании перед журналистами (Spoke person).

Составные части коммуникациоиного плана:

1)Организационные документы.

• Мобилизация: контрольный лист для быстрой мобилизации работы со СМИ (телефоны редакций и т.п.).
• Руководство по работе со СМИ: заранее согласованные принципы работы с прессой (документы какого содержания и куда их рассылать).
• Пресс-центр: список необходимого оборудования.
• Менеджеры, ответственные за РR: детальный список менеджеров, ответственных за работу со СМИ с полным перечнем обязанностей каждого из членов коммуникационной команды и их контактными телефонами.
• Отвечающие на телефонные звонки: полный список членов команды, работающей на телефоне c полной информацией об их обязанностях.
• Листы для писем и факсов с логотипом компании.
• Background компании: информация о происхождении компании, ее cтруктуре и деятельности.

2) Контрольные листы и другие документы:

• Медиа-лист: заранее подготовленная и спрограммированная информация для прессы для немедленного распространения по средствам факса (в местные, национальные и интернациональные СМИ).
• Заявление о медиабезопасности: информация, предназначенная для распространения внутри компании, подчеркивающая роль ответственных за работу с прессой и призывающая персонал не общаться с прессой самовольно.
• Контрольный лист заявлений для прессы: основные положения, которые рекомендовано использовать во время составления реальных заявлений во время реального кризиса.
• Контрольный лист “Интервью”: жизненно важные позиции, которые необходимо учитывать во время интервью.
• Контрольный лист “Пресс- брифинг”: перечень процедур по организации и проведению пресс-конференций и брифингов.
• Контрольный лист “Анализ освещения”: руководство по разработке программы освещения события прессой.

Для эффективности действий во время кризиса необходимо проводить регулярные тренинги для представителей команды кризисного реагирования и представителей коммуникационной команды.

Таким образом кризисное регулирование является составной частью имиджевой составляющей любой компании и неотъемлемым звеном эффективной корпоративной политики.

Инструментарий. Одним из инструментов управленческих ПР-технологий

медиация (посредничество)- процедура прогрессивного вмешательства, в ходе которой участники с помощью нейтрального посредника (медиатора) планомерно выявляют проблемы и находят пути решения.

Цели медиации:

1) разработка плана действий

2) подготовка участников к осознанию решений

3) нейтрализация негативных эффектов конфликта

Стадии медиаторского процесса:

1. Формирование алгоритма работы и доверия
2. Анализ фактов и выявление проблем
3. Поиск альтернатив
4. Взаимодействие и принятие решения
5. Составление итогового документа
6. Правовая процедура и утверждение соглашения
7. выполнение, пересмотр и коррективы соглашения

 

Вопрос 17. формы ведения пресс-конференции и брифинга

План

1. Понятие пресс-конференции. Цели и задачи пресс-конференции
2. понятие брифинга. Цели и задачи брифинга
3. формы проведения пресс-конференции

Пресс-конференции. Встреча с представителями СМИ для информирования по актуальным вопросам, для ответов на вопросы.

Пресс-конференции —представляет собой информационный повод. ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОВОД – мотив появления в газетах, на радио и телевидении информации; основная причина, объясняющая выбор жизненного материала для опубликования; диктуется, как правило, общественной значимостью информации. Если сообщение о фактах, явлениях, событиях способно вызвать изменения в знаниях, мнениях взглядах преобладающей части аудитории данного средства массовой информации, то такой материал выходит в свет или эфир

 

Заблаговременно пишется вступительное слово, в котором объяс­няется основная причина созыва пресс-конференции. Распространя­ется пресс-релиз, содержащий выдержки из предстоящего заявления кандидата. Готовится пакет для прессы со всеми материалами на тему пресс-конференции. Сюда добавляются и материалы избирательной кампании.

Пресс-конференции необходимо использовать для главных заяв­лений кандидата и готовить их заранее в соответствии со стратегией и планом избирательной кампании. В то же время важно не злоупот­реблять пресс-конференциями и созывать их только тогда, когда кан­дидату есть что сказать. Серия интервью с репортерами, лично или по телефону, может донести информацию до прессы и без пресс-конференций.

Планируя и организовывая пресс-конференцию, необходимо со­блюдать следующие правила:

1. Пресс-конференцию планируют с учетом графика работы средств информации. Выбираются день и час, когда пресса не загружена другими событиями, например, регулярными ме­роприятиями государственных органов.

2. Предусматривается возможность того, что представителям прес­сы что-либо может помешать посетить пресс-конференцию.

3. Прессе сообщают о мероприятии не позднее чем за 48 часов, а лучше за неделю. Периодически напоминают журналистам о времени и месте проведения пресс-конференции.

4. Напоминая о пресс-конференции, представителей прессы убеждают в важности мероприятия. Подсказывают журнали­стам, в каком аспекте лучше рассматривать те новости, кото­рые станут им известны на пресс-конференции.

5. Выбирают удобное и привлекательное помещение, причем лучше всего найти такое, которое символизировало бы со­держание сообщения на пресс-конференции. Это особенно важно для телевидения. Всегда нужно заранее позаботиться о получении разрешения на использование данного помещения.

6. Кандидата нужно как следует подготовить. Он должен проре­петировать заявление, подготовиться к вопросам и ответам и быть хорошо осведомленным о содержании всех материалов, которые будут переданы представителям прессы во время пресс-конференции.

7. Журналистам оказывают гостеприимство. Для них готовят прохладительные напитки, кофе.

8. Заблаговременно проверяется помещение, чтобы убедиться, что все готово. Нужно позаботиться об электрических розет­ках, если ожидается телевидение, сцене, стульях, освещении, размещении микрофонов, которыми будут пользоваться при­глашенные представители прессы.

9. Пресс-конференцию нужно начать вовремя и закончить до то­го, как интерес к ней начнет спадать. В противном случае ка­кой-нибудь репортер использует это для провокационного во­проса. Кандидат должен быть готов задержаться после пресс-конференции и дать интервью «с глазу на глаз».

10. Пресс-релиз или пакеты для прессы раздаются перед началом пресс-конференции, причем обеспечивается наличие доста­точного количества этих материалов в доступном для всех участников месте. Нелишне записать, кто из представителей прессы не явился, и послать им все материалы после пресс-конференции.

11. Пресс-конференция обычно планируется на полчаса: 10 минут на выступление и 20 минут на вопросы и ответы.

12. Пресс-конференция записывается на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафикси­ровать все, что было сказано.

Брифинг. ( бриф – короткий) встреча официальных лиц с представителями СМИ, на которой кратко излагается позиция правительства или соответствующей организаций по определённому вопросу или даётся информация о ходе международных переговоров, взглядов сторон и т.д.