Организационные формы закупки товаров и эффективность их использования

Одним из самых ответственных моментов в коммерческой деятельности предприятий торговли являеться закупка товаров у поставщиков. Большое значение в осуществлении хозяйственных связей по поставкам товаров в условиях

рыночной экономики есть поиск партнера, который может осуществляться как со стороны покупателя, так и со стороны предприятия-производителя или посредника - продавца товаров.

К основным, наиболее распространенных, организационных форм закупки товаров в условиях рынка можно отнести такие:

•самостоятельный поиск и выбор поставщика торговым предприятием;

•закупка товаров на оптовых ярмарках, выставках;

•бартерный товарообмен;

•закупка по внешнеэкономическим связям.

Рассмотрим механизм использования этих форм в закупочной работе. Практика выбора поставщиков в странах с развитой рыночной экономикой использует тендер, как одну из форм поиска потенциальных поставщиков на конкурсной основе. Чаще всего тендер используется тогда, когда на операцию купли-продажи привлекаются большие суммы денег или предполагаются продолжительные хозяйственные связи поставщика и покупателя.

Тендер удобный как поставщику, так и покупателю.

Поставщик получает точное представление о том:

•какие товары он должен проводить в течение определенного времени, которое делает ненужным поиск покупателя его продукции;

•какого качества должны быть вырабатываемые им товары;

•какое количество продукции подлежит реализации, в связи с чем упрощается процесс закупки сырья у своих поставщиков;

• когда и какое количество товаров он должен поставить покупателю.
Покупатель в свою очередь:

•знает, что и когда ему будет поставлено;

• имеет точное представление - продукцию какого качества он получит от поставщика.
В практической деятельности используются такие виды тендеров:
• открытый тендер - приглашение к сотрудничеству;

• отборочный тендер;

• слаженный тендер.

Отборочный тендер - это приглашение потенциальных поставщиков к сотрудничеству, оформленное в виде рекламы-информации. Реклама может быть любой формы, тем не менее необходимые элементы информации должны быть такие:

1)название вашей фирмы, компании, чтобы потенциальные поставщики знали, кто вы;

2) слово тендер, которое должно быть выделено, чтобы привлечь внимание поставщиков;

3)перечень необходимых вам товаров и количество;

4)дать, начиная из которой вам понадобятся товары;

5)адрес, по которому можно согласовывать все детали возможных договоров;

6)срок, позднее за который прекращается рассмотрение предложения;

7)Ваши условия поставки.

После размещения рекламы в местной печати, возможные встречи с потенциальными поставщиками по вопросам согласования условий поставок.

Тем не менее на этом этапе не укладываются любые соглашения, поскольку у вас нет возможности сопоставить условия сдачи поставщиков. Получив заинтересованный ответ потенциального поставщика, как можно быстрее отправляется ему заявка, спецификации, конкретные условия поставки (цена, порядок расчетов, размер партии поставки и т.д.)- Все эти документы отправляются с конвертом для ответа. На этом конверте указывается адрес покупателя, номер, под которым зарегистрированный поставщик, и срок возвращения. После окончания срока, раскрываются конверты и анализируются ответы с целью отбора оптимальных поставщиков на конкурсной основе.

Відбірковий тендер.

Этот метод состоит в отборе определенного числа известных поставщиков (оптимальное количество 6). Первичный отбор проводится по местонахождению поставщика, поскольку территориальная близость будущего партнера - это гарантия бесперебойности поставок. Следующий шаг - обсуждение ваших требований с каждым поставщиком. Когда шесть потенциальные поставщики отобраны, отправьте каждому из них более детальные условия поставки (заявка, спецификация, качество, количество, цена и т.д.).

Слаженный тендер.

Данный тип тендера используется, когда рынок необходимых вам товаров ограничен. Поставщики могут быть определены через информационные каналы. Переговоры начинаются из определение точных условий для обеих сторон по схеме:

качество - количество – цена

 

После отбора потенциальных поставщиков последовательность и перечень документов в закупочной работе такие:

1.Покупатель посылает поставщику запрос о покупках товаров.

2.Поставщик отвечает предложением с указанием приемлемых цен. З. Покупатель оформляет заказ. При этом поставщику передается сопроводительное письмо, которое в случае подтверждения принятия заказа должно быть возвращено покупателю.

4. Поставщик возвращает письмо с подтверждением принятия заказа.

5.Заключение контракта

Выбор поставщика.

Первый этап предусматривает распределение необходимых вам товаров на группы, и для каждой такой группы подготовьте спецификацию.

Потом для каждого вида продукции составить список возможных поставщиков (за связями, которые сложились, и новыми).

Желательно, чтобы список включал не меньше 10-12 поставщиков. Это дает определенную свободу выбора.

Следующий этап предусматривает исключение из этого списка как минимум 4-6 поставщиков. Критериями для такого исключения могут быть:

•отдаленность поставщика (если он находится очень далеко, могут возникнуть проблемы своевременности поставок);

•периодичность поставок, которая не устраивает вас;

•качество, которое не отвечает вашим требованиям;

•цена, которая не отвечает качеству;

•невозможность перепрофилировать производство и внедрить новые виды товаров;

•объем поставок, который не устраивает вас;

•не удовлетворяющая вас форма оплаты.

Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен для той или другой фирмы или торгового предприятия (оптовое, розничное, оптово-розничное), а именно: вид транспорта; способ доставки (централизованный, самовывезение); вид тары и упаковки (ящики, контейнеры, поддоны). Необходимо составить таблицу, с помощью которой можно обоснованно отобрать приемлемых поставщиков (смотреть образец)

 

Критерии отбора	Поставщики
	П1	П2	П3	П4	П5	П6	П7	П8 9
1. Отдаленность поставщика
2. Периодичность поставок
3. Форма оплаты
4. Качество продукции
5. Цена
6. Возможность переналадки оборудования и корректировка ассортимента
7. Срок договора
8. Объем партии (минимальный)
9. Тара, упаковка и средства транспортировки
10. Вид транспорта и стоимость доставки 1 кг товара
11.Способ доставки (централизованная, самовывоз)
12. Комплектность и сложность ассортимента

 

 

Заполнить эту форму лучше всего проставляя баллы каждому поставщику по каждому критерию. При этом «5» - отлично, «4» - очень хорошо, «С» - хорошо, «2» -удовлетворительно, «1» - малопринятно, «0» -неприемлемо. После этого необходимо по каждому поставщику составить все оценки и вывести среднюю.

Средняя оценка в пределах от 3 до 5 означает хорошие условия поставки; 2-2,9 -приемлемые; 1-1,9 - сомнительные; оценка 0-0,9 предусматривает отказ от такого поставщика.

Последний этап является действительным выбором поставщика. Такой выбор делается с поставщиками, которые набрали наибольшее количество баллов по указанной таблице.

Такой порядок отбора обеспечит в дальнейшем такие выгоды:

•рост конкуренции среди поставщиков;

•увеличение качества продукции;

•уменьшение закупочной цены;

•улучшение условий поставок;

•более удобные условия оплаты;

•увеличение прибыли.

С целью получения более реальных результатов необходимо последовательность критериев расположить за значимостью, тогда при равных значениях оценок по всем критериям отбор проводить по более значимым.

Определенную роль в закупочной работе торговых предприятий играют оптовые ярмарки, выставки-продажи, которые проводятся Торгово-промышленной палатой Украины с участием промышленных предприятий, предприятий розничной и оптовой торговли. Необходимо отметить, что в плановой экономике данная форма закупки товаров была превосходящей, особенно по группе непродовольственных товаров. Такая форма установления коммерческих связей по купли-продажи как оптовые ярмарки и выставки-продажи довольно широкого распространения приобрели в России, поскольку в этой стране организационная структура управления оптовой торговли не испытала значительных изменений в сравнении с Украиной.

Оптовая ярмарка являеться кратковременной и периодической формой оптовой реализации товаров и осуществление операций купли-продажи на основе осмотра представленных образцов потребительских товаров и продукции производственно-технического назначения.

Главными характерными особенностями оптовой ярмарки являеться:.

•оптовая реализация товаров по представленным образцам

•периодичность проведения;

•установление определенных сроков и определенного места для всех участников;

•одноразовое и массовое участие продавцов и покупателей.

Оптовая реализация товаров по представленным образцами являеться одной из главных преимуществ ярмарок перед другими формами закупок товаров.

Оптовые ярмарки можно классифицировать за товарной специализацией (предмет продажи) и территориальным масштабом. Наибольшее развитие за товарной специализацией получили специализированные ярмарки, которые проводятся по определенной группе товаров. Эти ярмарки разрешают представить более широкие ассортименты товаров определенного вида, сравнить их качественные характеристики, представить новые товары, предрасположить специалистов в области производства и реализации товаров данного вида, с целью разработки рекомендаций по освоению товаров пользуются спросом и снятие из производства устаревших моделей и образцов. За территориальным признаком, масштабом деятельности и объемом товарооборота ярмарки можно условно разделить на местные, региональные, украинские, международные. Как местные, так и другие ярмарки могут проходить с привлечением иностранных партнеров.

В условиях переходного периода в Украине достаточно широко использовался бартерный обмен - как разновидность организационной формы закупки товаров. В условиях ограниченности собственных оборотных средств использовались бартерные операции по обмену определенного количества товаров на эквивалентное по стоимости количества другого товара. Бартерный обмен широко использовался между предприятиями-производителями определенных товаров и поставщиками сырья и продовольствия. Такая организационная форма характера для внешнеторговых коммерческих операций.

Преимущество бартерных операций, увеличение оборотности товаров, поскольку при этом каждый контрагент приобретает те товары, которые пользуются спросом в районе деятельности и находят быструю реализацию. Следующее преимущество такой организационной формы заключается в том, что для ее осуществления не нужны финансовые средства и стороны не прибегают к посредничеству банков. При этих операциях более эффективно используются транспортные средства, поскольку автомобиль или железнодорожный вагон используются в обе стороны.

К недостаткам такой формы можно отнести следующее: низкая эффективность

прежде вложенных в закупку товаров средств; ограниченный ассортимент и эпизодичность поставок.

В Украине как и в других странах СНГ в период формирования рыночной экономики приобрела большое развитие закупка товаров по внешнеэкономическим связям. Нормативно-правовой базой для использования такой формы закупок товаров являеться Хозяйственный кодекс Украины «О предприятиях в Украине» и Закон Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.92 г.

Согласно этим нормативным актам предприятие самостоятельно осуществляет внешнеэкономическую деятельность, имеет право получать кредиты от своих зарубежных партнеров (при этом валюта зачисляется на баланс предприятия и используется им самостоятельно), открывать за пределами Украины свои представительства и производственные подразделы, содержание которых осуществляется по средствам предприятия.

Использование этой формы на практике оптовых закупок обеспечило насыщение рынка широким ассортиментом товаров высокого качества и практически ликвидировало такое понятие на рынке потребительских товаров как «дефицит». К недостаткам этой организационной формы закупок следует отнести ограниченность ее использования из-за отсутствия необходимого объема валюты.

Эффективность той или другой организационной формы непосредственно связано с источниками закупки товаров.

В составе источников закупки можно выделить производителей товаров и торговых посредников (оптовые, торгово-посреднические предприятия или физические лица). Кроме того важное значение имеет признак источника закупки по его месторасположению относительно покупателя - местный или неместный. Закупки товаров у предприятий-производителей обеспечивают более низкий уровень закупочных цен, который положительно обозначается на формировании ценовой политики торгового предприятия и формировании валового дохода от реализации. Закупка товаров у разного рода посредников, в большинстве своей, снижает экономическую эффективность закупочной работы. Закупка товаров у местных поставщиков оказывает содействие снижению расходов в организации движения товара, более оперативному и ритмическому поступлению товаров в торговую сеть. Это влияет на увеличение прибыли от торговой деятельности в сравнении с закупкой товаров у иногородних поставщиков. Поэтому при формировании источников поступления товаров коммерческой службе торгового предприятия необходимо стремиться увеличения удельного веса закупки товаров по прямым хозяйственным связям с предприятиями-производителями расположенными в одном регионе или городе.

Основной цепью планирования закупок и поступление товаров в торговую сеть есть обеспечения ритмичности поставок в необходимых размерах партий и ассортиментах. Эту оптимизационную задачу необходимо решать с учетом бесперебойности реализации, обеспечение стойкости ассортиментов, поддержки необходимых размеров товарных запасов. С этой целью необходимо определить оптимальные размеры партий поставки товаров по основным поставщикам. Оптимальный размер заказа определяет поставку партий товаров на такому равные,- при котором достигается максимальное использование складских помещений, сокращаются расходы на хранение, оптимизируются условия повторных заказов. Например, стремясь к уменьшению заказов, которые находится на хранении, нельзя допустить снижение уровня обслуживания покупателей, т.е. допустить бесперебойность наличия ассортиментов товаров в магазине. Кроме того, частые небольшие заказы на поставку постоянного ассортиментов товаров, хотя и приведут к сокращению объема запасов хранения, но при этом значительно увеличат транспортные и административные расходы.

Чем выше размер партии поставки, тем ниже относительный размер расходов обращения торгового предприятия по размещению заказа, доставке товаров и их приему.

Расчет оптимального размера заказа не имеет смысла при значительном колебании спроса и нестабильных ценах, а также если время выполнения заказа весьма продолжительно. Более эффективноданная методика может быть использована при доставках бытовой техники, мебели, товаров хозяйственного назначения, тканей, т.е. ассортиментов товаров, спрос на которые не имеет значительных колебаний в течение года.

Расчет оптимального размера заказа, при котором минимизируются совокупные расходы движения товара осуществляется по такой формуле (известной как модель Уилсона)

 

где ОРЗ - оптимальный размер заказа товаров в торговое предприятие (тыс. грн.);

V- годовой объем закупки товаров такого ассортиментов (тыс. грн.)

ВОдос - сумма расходов обращения по доставке одной партии товара (делопроизводство, транспортные расходы, расходы по приему и размещению партии товара) (тыс. грн.)

В0_Х - сумма расходов обращения по хранению этой партии товара (тыс. грн.)

Рассчитаем оптимальный размер партии поставки телевизоров в магазине «Быттехника», "Фокстрот" по таким данным:

V зак – годовой объем закупки телевизоров у поставщика расположенного в г. Киеве запланированный на сумму 1300 тыс. грн.;

ВОдос - на делопроизводство, телефонные переговоры, оплату персонала, транспортировку и прием товаров в перерасчете на один заказ потребуется 5,2 тыс. грн.;

ВОдр – расходы по хранению партии товаров на складе -1,2 тыс. грн.

Подставляя эти данные в формулу расчета получаем:

 

Частота поступления товаров в течение года должна составить около 12 раз (1300:106). Периодичность поставок при этом будет С дней (360:12). По таким показателям размера партии и периодичности поступления расхода обращения торгового предприятия будут минимальными.

В зависимости от особенностей ассортиментов, стабильности предъявленного на него спроса, а также финансового состояния торгового предприятия, последнее может использовать такие методы представления заказа на поставку необходимых ему товаров:

• заказ на поставку товара одной партией.

Преимущества: гарантия поставки всей партии товара; стабилизируется процесс товароснабжения; минимальные расходы на организацию товародвижения (транспортные расходы, документы и др.); повышенные торговые скидки, которые зависят от количества товара, который заказывается.

Недостатки: повышенная потребность в площадях хранения, которое может вызвать увеличение расходов (в случае аренды помещений хранения); замедление оборотности капитала, поскольку оплачивается товар сразу, а прибыли будут получены после продажи.

Заказ на регулярную поставку товаров.

Данный метод предусматривает, что поставка осуществляется равными партиями с определенной периодичностью в течение года. Этот метод используется при отсутствии площадей хранения и ограниченности финансовых средств. Например, годовая реализация холодильников предусматривает 1200 ед. и поставка осуществляется по 100 ед. ежемесячно.

Преимущества: оплата в меру поступления; экономия площадей хранения.

Недостатки: обязательство выборки покупателем заказанного количества; возможность ошибок при заказе всего количества и одной партии.

Заказ на получение товара по мере необходимости.

Этот метод приобрел наибольшее распространение в продовольственной торговле и является собственно разновидностью заказа на регулярную поставку товаров. Выбрав поставщика и получив его согласие в заказе на поставку подчеркивается, что указанное количество товаров являеться приблизительным. В течение этого периода (года) поставщик или покупатель должен информировать с обусловленной периодичностью (каждый день, дважды в неделю и т.п.) для выяснения объема, ассортимента и времени поставки.

Особенностью этого метода, который являеться содействующим для покупателя с ограниченными материальными и финансовыми средствами, являеться то, что после окончания срока контракта заказчик (покупатель) не обязан принимать товары, объем которых не был выбран в течение года.