Основные преимущества электронного документооборота

Основные преимущества электронного документооборота

• оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
• ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
• надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;
• снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
• снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
• отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
• резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
• система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Классификация систем электронного документооборота (СЭД)

Фирма IDC в настоящее время выделяет следующие типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) – лежат в основе концепции ECM (Enterprise Content Management). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) – обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикаций. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи.

Системы управления содержимым (CMS, Content Management Systems) – обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией (IMS, Information Management Systems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Системы управления изображениями/образами (Imaging Systems) – осуществляют конвертацию отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

Системы управления потоками работ (WMS, Workflow Management Systems) – предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.

Требования к системе электронного документооборота. Свойства СЭД

Масштабируемость. Система документооборота должна поддерживать значительно изменяющееся количество пользователей, её способность наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи, например, офис работает по выделенной линии, пригородный склад – по сельской телефонной линии.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО: ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню.

Особенности организации хранения документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Количество уровней вложения при хранении документов не должно быть ограничено. Один и тот же документ должен иметь возможность входить в состав нескольких папок и полок. В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами.

Особенности маршрутизации документов. Модули СЭД, отвечающие за собственно документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов. При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно.

Разграничение доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль над документом, право редактировать, но не уничтожать документ, право создавать новые версии документа, но не редактировать его, право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии, право читать документ, но не редактировать его, право доступа к карточке, но не к содержимому документа, полное отсутствие прав доступа к документу, полное протоколирование.

Наличие утилит просмотра документов разных форматов: в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотрщики – viewers), понимающие десятки форматов файлов.

Аннотирование документов. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они должны иметь возможность его аннотирования, добавления комментариев, поправок, примечаний.

Поддержка различных клиентских программ. Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС семейства MS Windows различных поколений и платформ, иногда – платформ UNIX/Linux и Macintosh. Кроме того, практически все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы (броузеры).

Состав СЭД

При автоматизации документооборота надо изначально различать:

(а) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов и (б) внедрение платформы для подобной автоматизации.

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач. Рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Естественно, любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для конкретной организации.

5.6.1 Приложенияавтоматизации документооборота

Приведём примеры конкретных процессов, задач, решаемых данными приложениями:

· регистрация корреспонденции;

· согласование и утверждение;

· контроль исполнения документов и поручений;

· автоматизация договорного процесса;

· оформление командировок;

· внутренний информационный портал;

· контроль знаний работников; и т.д.

Очень часто функции обработки документов являются частью бизнес-процессов, уже автоматизированных на данном предприятии с помощью различных программных технологий. Поэтому необходимо проследить за отсутствием дублирования и совместимостью. Примеры таких задач:

· формирование документов в бюджетном процессе;

· процесс публикаций и наполнения сайта;

· отслеживание обработки накладной за границами складского учета;

· контроль и уведомление в приложении управления контактами;

· документооборот при управлении проектами;

· утверждение платежных документов; и т.д.

Подсистемы автоматизации документооборота (платформа СЭД)

В обобщенном и идеализированном виде они включают в себя:

· системы автоматизации делопроизводства;

· архивы документов;

· системы ввода документов и системы обработки образов документов;

· системы оптимизации хранения документов;

· системы маршрутизации документов;

· подсистемы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

На сегодня не существует идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только на разработку комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов предоставляемых платформой, под конкретные условия.

Структура СЭД

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.

В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы, необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска. Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться, например, электронная почта.

5.8 Специфика традиционного российского делопроизводства.
Особенности национальной… работы с документами

Причина многих неудач при внедрении зарубежных СЭД в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Технологии "документопотока" (docflow), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику. Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот").

Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является, в первую очередь, систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства. Отечественная традиция – регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа.

Традиционная отечественная (на схеме показано красным) система делопроизводства характеризовалась и характеризуется, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направляются на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывает резолюцию, в которой указывает ответственного исполнителя. Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет документ, либо направляет его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигается вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнен, он совершает обратный путь снизу на самый верх, где и докладывается об его исполнении.

Западное же делопроизводство (на схеме показано синим) тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной является наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Таким образом, третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах к ведению делопроизводства у нас и за рубежом.

Эффект от внедрения СЭД

Эффект от внедрения СЭД:

• В области производительности труда:сокращение количества бумажных документов; автоматизация процесса регистрации документов; сокращение времени поиска документов; избавление персонала от рутинной работы.
• В области исполнительской дисциплины: функционирует процесс оповещения о поручениях; контроль исполнения заданий; мониторинг загруженности сотрудников; автоматизируется построение отчетов об исполнительской дисциплине.
• В области коммуникаций: повышение скорости; создание единого информационного пространства организации; обеспечение взаимодействия рабочих групп; обеспечение доступа к информации удаленным сотрудникам и клиентам.

Количественная оценка эффекта (в среднем, по большому числу предприятий):

· в 1,5–2 раза повышается производительность труда;

· в 4 раза сокращается время обработки документов;

· в 5 раз уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов;

· на 40% сокращаются общие расходы, связанные с обработкой остающихся бумажными документов;

· на 50% увеличивается скорость реагирования на клиентский запрос.

По данным Ernst & Young изменения в среднем таковы:

· на 25-50% повышается производительность труда;

· на 75% сокращается время обработки документов;

· на 80% уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов (это особенно актуально для организаций, имеющих дело с большим количеством бумажных документов – чертежей, проектов).

Проблемы внедрения СЭД

Основные проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при выборе и внедрении СЭД:

· неинформированность руководителей о продуктах СЭД, их существовании и свойствах;

· расхождение принципов построения и функционирования СЭД с реальной (т.е. неидеальной) оргструктурой и бизнес-процессами конкретного предприятия;

· психологические проблемы (СЭД, как «контролёр», сразу выявит недостатки работы, и будет постоянно «стоять за спиной» у всех, даже у руководителя);

· отсутствие электронных навыков у большинства из старых кадров – далеко не все «проверенные», высококвалифицированные работники сумеют хорошо освоиться в совершенно новых условиях работы.

Иначе, другими словами, основные проблемы внедрения СЭД можно сформулировать как:

· консерватизм персонала;

· отсутствие поддержки первого лица;

· сложность формализации структуры и бизнес-процессов;

· отсутствие корпоративной культуры работы с документами;

· сложность оценки эффекта от внедрения, как следствие – отсутствие интереса.