Описание существующей информационной системы

Второй подраздел отчета также вполне логичен и обоснован – сначала всегда нужно описать существующее положение вещей, чтобы потом со знанием дела вносить какие-либо изменения.

В разделе Функциональное описание существующей системы предлагается описать существующую систему: процессы, в которых задействована система, объем выполняемой этой системой работы, количество пользователей.

В раздел Описание технических параметров системы нужно включить (приводится в терминах разработчиков методологии):

· Схему информационной системы (должна быть приведена в приложении, хотя, возможно, в случае, если эта схема достаточно подробно анализируется в тексте, можно привести ее и в тексте на отдельной странице)

· Описание технической архитектуры (электронная почта, программное обеспечение коллективной работы/ коллективного пользования, экстранет, интерфейсы…)

· Описание существующих аппаратных и программных средств

В написании этого раздела Вам поможет презентация об ИКТ-инфраструктуре, которую вы уже прослушали. В Инструменте самопроверки также есть пример схемы ИКТ-инфрастукртуры (файл Пример ИС.ppt) и библиотека элементов, которые можно использовать при рисовании этой схемы (файл Библиотека рисунков.ppt).

В разделе Ограничения существующей системы предлагается показать ограничения существующей системы с точки зрения: неохваченных функций, функциональных ограничений, технической инфрастуктуры – здесь мы описываем то, что заставляет нас менять существующую систему.

Описание разрабатываемой системы

Следующий раздел описывает проектируемую информационную систему.

В подразделе Список целевых групп и функций новой системы предлагается привести подробный список и общее описание процессов, целевых групп, соответствующих функций и их добавленной ценности для целевых групп.

На первый взгляд кажется повторением описание целевых групп, однако новая система может предполагать другой круг пользователей.В этом же подразделе предлагается описать основные этапы проекта и очертить объем проекта.

Подраздел Корпоративный стиль компании заточен под создание систем с наличием некой оформительской составляющей (это может быть сайт или некое интерфейсное решение системы, шаблон оформления отчетов – если система генерирует отчеты и т.п.) – нам предлагается привести информацию о корпоративном стиле компании, если он существует (должен быть приведен в приложении). В случае, если четкого описания корпоративного стиля нет, предлагается перечислить все графические элементы, которые необходимо принимать в расчет при разработке интерфейса, графического оформления: логотип, оформление документов, цвета...

Следующий подраздел Ограничения, которые должны быть приняты во внимание – в данном разделе нам предлагают перечислить функциональные ограничения системы: количество пользователей, количество производимых действий, многоязычность и т.п..

Приложения

Приложения призваны снабдить читающего дополнительной информацией, которая ему может понадобиться.

В подразделе Корпоративное представление компании и ее деятельности нужно привести дополнительную информацию, дающую представление о деятельности компании (буклеты компании, и т.д.).

Далее мы прикладываем Схему существующей информационной системы (если мы не стали включать ее в текст).

Далее прикладываются описание Корпоративного стиля, а после этого - Результаты работы с Инструментом самопроверки, - те самые таблицы, которые мы заполняли на протяжении всей работы с Инструментом.

Следующим этапом работы является для Вас, естественно, утверждение созданного проекта у начальства или его корректировка. После этого Вы одходите к работе с поставщиками ИКТ-решений.

Работа с поставщиками ИКТ-решений

Идея разработчиков методологии, что созданный отчет будет использоваться при работе с поставщиками, - как описание проекта создаваемой системы. В этом случае логично, что мы рассматриваем этот вопрос только сейчас.

Однако, возможно, Вам понадобится включить в проект уже предварительный анализ предложений поставщиков в качестве обоснования сметы, например, чтобы представить проект начальству, - тогда, конечно, отчет должен уже включать результат работы с поставщиками.

У Вас есть два вспомогательных файла для работы с поставщиками решений:

Письмо-приглашение к тендеру.doc, - в котором приводится шаблон письма-приглашения к тендеру. Возможно, это письмо слишком требовательное по отношению к поставщикам – так что естественно, это просто пример, напишите свое письмо исходя из масштаба и объема проекта на его основе. Возможно, ваш конкретный случай вообще не потребует рассылки такого формализованного письма (если, например, проект достаточно малобюджетный).

Оценка предложений.xls – очень полезный на мой взгляд файл - вы в целом рассматривали эту методологию в презентации Обоснование выбора продукта, мультикритериальный взвешенный выбор, - в данном файле у Вас есть уже подготовленная таблица, автоматически считающая взвешенные баллы.

 

Оценка предложений

Идея очень проста – вы оцениваете продукты/ предложения по важным для Вас критериям по определяемой и удобной для Вас шкале баллов (в примере – скорее всего, от 1 до 3, это не отмечено). Вторым этапом вы оцениваете важность самих этих критериев – очевидно, что критерии имеют разное значение для реализации проекта (в примере – от 1 до 5, но возможна и любая другая удобная вам шкала). Собственно – и все – таблица сама считает взвешенные по важности критериев баллы и их сумму – Вы получаете результат сравнения по многим неравнозначным критериям в виде одной цифры по каждому решению/предложению.

Это очень удобно в случае, если у вас много критериев оценки с различной степенью важности.

План действий

Оценив предложения, Вы уже вполне готовы приступить к описанию плана действий, для которого авторы методологии также создали достаточно неплохой файл-шаблон (План действий.xls).

Вводный раздел - необходимая служебная информация (Имя компании; Дата последнего обновления; Вид деятельности / Процесс, который предполагается улучшить; Цель, которую предполагается достичь; Ответственное лицо).

В следующем разделе описываются Этапы проекта и задачи, – с указанием ответственных исполнителей и сроков. Этапы достаточно стандартны – запуск проекта, организация его мониторинга, предварительное обследование, реализация и использование.

В отдельном разделе описываются Ресурсы, выделяемые для реализации проекта.

В разделе Управление и методы контроля описывается руководство проекта и показатели изменений.

Ключевые факторы успеха – наиболее важные факторы, от которых зависит успешность реализации проекта (и наиболее серьезные риски).

И наконец, - Показатели достижения цели, которые позволят оценить, насколько Вы достигли планируемых результатов. Предлагается описать текущее значение показателей и запланировать их значения через 1 год и через 3 года.

Заключительный раздел Плана действий – Бюджет проекта, - ориентировочная сумма наших затрат.

Для того, чтобы наметить бюджет плана действий, базируясь как на Вашем опыте, так и на лучших существующих практиках, планируйте бюджет, принимая во внимание:

• стоимость оборудования и обслуживания,
• стоимость программного обеспечения,
• стоимость внедрения вне компании,
• стоимость внедрения внутри компании.

При оценке стоимости не нужно забывать, что труд наших сотрудников – тоже не бесплатный, плюс есть потерянная прибыль, которую бы они принесли, занимаясь обычными делами, и т.п. - хотя эти расчетные потери, скорее всего, не входят в указанную сумму бюджета, их обязательно нужно рассчитать и учитывать.

В файле "План действий.xls" на второй вкладке приведен в качестве примера заполненный план действий, ориентируясь на который Вы сможете написать Ваш собственный план.

План обучения

Авторы методологии подготовили и файл-заготовку для плана обучения (План обучения.xls). Не могу сказать, чтобы он был очень удачным - он вновь слишком сильно ориентирован на интернет-приложения. Но естественно в данном документе должны быть отражены модули обучения с различением (если это необходимо) этапов обучения администраторов и наиболее продвинутых пользователей (в первую очередь) и конечных пользователей (во вторую очередь).

Также заранее должны быть определены работники, которые примут участие в обучении и даты их обучения.

Пройдя все описанные в данном разделе шаги работы, вы фактически готовы к проекту внедрения или по крайней мере очень предметному разговору о его целесообразности/ нецелесообразности с начальством.

Не забывайте в процессе внедрения все то, что Вы прочитали в других разделах данного пособия/ прослушали на лекциях.

Успехов Вам!