Необходимая компетенция и обучение

Проведенный Вами анализ уже привел Вас к некоторым решениям и выводам. Теперь Вы, возможно, хотите начать проект по внедрению выбранных ИКТ. Управление таким проектом требует некоторых новых знаний и компетентных сотрудников, которых может не быть в компании. Поэтому нужно определить все потребности в такого рода знаниях и компетентных работниках для реализации проекта и выяснить, есть ли они в наличии внутри компании или Вам нужно будет использовать внешние ресурсы.

Кроме того подобные проекты обычно изменяют способ управления в цепочке поставок и с этой точки зрения Вам важно понимать потребности в новых знаниях, навыках, уровне компетенции или других ресурсах.

В файле "Приложения к отчету" выберите лист с названием: “ 4.5a Сферы компетенции ”.

Используя эту таблицу, Вам нужно перечислить те сферы компетенции и знания, в которых по Вашему мнению возникнет необходимость при реализации проекта. Затем поставьте им в соответствие тех сотрудников компании, которые могут выполнить соответствующую задачу (с дополнительным обучением или без него) или напишите “необходимо нанять” или “отдать на аутсорсинг”, если подходящего сотрудника нет в компании.

Пр: Управление проектом, Знание цепочки поставок компании, IT (информационные технологии), и т.п.

В продолжение работы в файле "Приложения к отчету" выберите лист с названием “4.5b Изменения задач”.

Используя вторую таблицу этого шага работы (“Изменения задач”), перечислите Ваши предположения относительно изменений в задачах Ваших служащих после реализации проекта.

Для каждого изменения, опишите необходимую подготовку (например, обучение).

По завершении этого этапа у Вас есть вся необходимая информация для написания Отчета, плана действий и Плана обучения. Отчет даст Вам возможность предметно обсуждать свой проект с поставщиками программного обеспечения или системными интеграторами. План действий и План обучения – успешно построить и реализовать Ваш проект.

 

 

Работа над «Инструментом самопроверки»: Часть 3

Заключительный этап

На предыдущих этапах мы проделали практически всю подготовительную работу, шаг за шагом проанализировав ситуацию и наметив ИКТ для внедрения.

Теперь остались финальные шаги: оформление всех результатов работы в виде

• Отчет
• План действий
• План обучения.

Отчет

Оформление результатов анализа в виде отчета позволит описать ситуацию и ее перспективы для других людей, не принимавших участие в Вашем исследовании – например, для обсуждения проекта с Вашим начальством и коллегами, для предметного разговора с поставщиками программного обеспечения или системными интеграторами.

Вся информация подготовленная Вами, должна войти в аккумулированном виде в отчет. Кроме того, в отчете появятся и новые подразделы, над которыми Вам нужно будет поработать.

В Инструменте самопроверки есть шаблон отчета, который может быть использован, он включает следующие разделы:

1. Общее описание проекта
2. Описание существующей информационной системы
3. Описание разрабатываемой системы
4. Приложения

Вновь хотел бы рекомендовать творчески подойти к структуре и подразделам отчета, приспособив их таким образом, чтобы они наилучшим образом отражали результаты Вашей работы. На первый взгляд несколько смущает то, что структура отчета не совпадает с последовательностью и составом этапов в Инструменте самопроверки. Тем не менее, в этом есть своя логика, так как Отчет должен отражать результат, а не путь к нему.

В то же время, в некоторых разделах есть смысл добавить отдельные куски работы с Инструментом самопроверки, а в приложениях привести практически все таблицы, заполненные Вами на разных этапах работы с Инструментом.

Общее описание проекта

Общее описание проекта авторы шаблона Отчета рекомендуют поделить на следующие подразделы:

1. Общее описание деятельности компании и проекта
2. Цель проекта
3. Типология и параметры проекта
4. Внешние / внутренние целевые группы
5. Ожидаемые преимущества и результаты

Первый раздел кажется мне обоснованным и необходимым в любом отчете проекта - Общее описание деятельности компании и проекта. В нем предлагается кратко описать деятельность компании, ее основные характеристики и, возможно, какие-то общие показатели.

Укажите основные затруднения и проблемы, а также существующие стратегические цели.

Укажите, каким образом проект отвечает этим целям, их стратегической важности, их причинам, …

В более общем плане опишите контекст проекта, приведите информацию, которая может быть важна для того, чтобы ввести в курс дела постороннего человека, помогая ему понять суть и при этом сэкономить его время.

Постарайтесь избежать описания истории компании (максимум 1 или 2 страницы).

Раздел Цели проекта также, на мой взгляд, важен для вешнего восприятия - четкое описание цели помогает лучше понять, о чем идет речь, а также помогает еще раз себя проверить – туда ли Вы идете в развитии проекта. Предлагается описать одним предложением цель проекта.

Например: «Предоставить клиентам компании возможность проконсультироваться в процессе заказа и использования продуктов компании».

Другой вариант, - опишите несколько целей, указав порядок приоритетности.

Раздел Типология и параметры проекта в приведенном шаблоне изначально заточен в заготовке под создание сайта, поэтому предлагается описать тип сайта по критериям:

· статический / динамический сайт

· информативный / операциональный сайт

· частота обновления: высокая / низкая

· уровень интерактивности: высокий / низкий

· взаимосвязь с остальными информационными системами компании: высокая / низкая

· и т.д.

Видимо, если не предполагается создание сайта, нужно описать более подробно типологию и параметры требуемых ИКТ.

Следующий раздел, Внешние / внутренние целевые группы вполне обоснован, - нужно четко представлять, кого затронет реализация этого проекта, чтобы, во-первых, не столкнуться с сопротивлением тех, кого проект затрагивает, но с кем мы не посоветовались и не подготовили к внедрению. Во-вторых, мы должны понимать, что нам будет необходима такая подготовка, - от простой разъяснительной беседы в простом случае до обучения использованию нового продукта – в более сложном.

Нам предлагается описать как внешние целевые группы (клиенты, партнеры, поставщики…), так и внутренние (пользователи, служащие, вовлеченные в реализацию проекта …).

Для каждой целевой группы необходимо определить необходимые сопутствующие действия: внутреннее или внешнее обучение, план информирования/ контактов (очень неудачно для проекта, когда после его начала, в пик интереса к нему со стороны сотрудников, внедренцы уходят в анализ бизнес-процессов, настройку системы, и т.п., забывая про сотрудников, в расчете вспомнить о них когда придет пора запуска, - на мой взгляд это очень ошибочно – нужно поддерживать этот интерес периодическими сообщениями о ходе проекта, иначе к тому времени, когда придет пора знакомить сотрудников с новыми методами работы и программами, они уже полностью охладеют к проекту, и будут воспринимать его как нечто чуждое.

Раздел Ожидаемые преимущества и результаты важен для обоснования необходимости проекта, так как все-таки мы проводим любые внедрения и модернизации в надежде на улучшение работы и чем четче будут сформулированы ожидаемые результаты, тем яснее будет, стоит ли игра свеч, или нет. Кроме того, мы получим критерии эффективности реализации проекта по его окончании.

Нам предлагается оценить результаты по приоритетным направлениям, для каждого из которых нужно определить годичные и трехгодичные цели. Эти направления:

• Развитие (количество клиентов, поставщиков, дистрибьюторов; объемы продаж; количество вовлеченных сотрудников компании).
• Рост производительности (% снижения издержек; % снижения времени поставки)
• Укрепление параметров заказов текущих клиентов (% увеличения общей стоимости заказа, % увеличения доли рынка в расчете на одного клиента)
• Создание дополнительной ценности для клиентов (% объема продаж
• % увеличения прибыли (маржи)/ добавленной стоимости)
• Привлечение новых клиентов (% объема продаж, % увеличения прибыли (маржи)/ добавленной стоимости)