Среднее торговое предприятие

Основная деятельность компании «Строймат» – оптовая и розничная продажа строительных материалов. Компания уже завоевала репутацию надежного поставщика: даже во время кризиса в 1998г. «Строймат» выполнил все свои обязательства перед клиентами, и уже несколько лет входит в десятку крупнейших компаний своей отрасли в России[19]. Девиз компании «Любые стройматериалы» хорошо известен на рынке. Руководство компании считает, что основные принципы работы - это широкий ассортимент товаров и высокий уровень сервиса.

ООО «Строймат», головное предприятие группы компаний Строймат, основано в 1994г. в одном из городов Северо-Западного Федерального округа России, где работает на двух базах. Обе оснащены ж/д ветками, подъемными кранами, грузовиками, станками, что позволяет компании отгружать обрабатывать, доставлять товар вовремя. На складе всегда в наличии широкий ассортимент стройматериалов. В Северо-Западном филиале работает около 150 человек. Другие компании группы расположены в Центральном и Южном Федеральном округах России. В целом в группе компаний - около 500 человек.

Проблема: После быстрого роста, предприятие уже достигло таких размеров, при которых необходимо упорядочить систему подготовки информации для принятия решений. Внедрение системы ERP[20] должно повысить эффективность работы фирмы при соблюдении её основных целей:

· Сохранить уже существующих клиентов и привлечь новых;

· Продавать больше при хороших показателях прибыли.

Постановка вопроса

Для крупных производственных предприятий существует достаточно большое количество ERP систем: это как западные системы SAP, People Soft,Oracle Microsoft (Axapta, Navision), Scala, Platinum, так и российские продукты, например, «Галактика». Эти системы имеют большие, зачастую избыточные для малых и средних предприятий (МСП), функциональные возможности, их стоимость высока, и поэтому для МСП по критерию стоимость-эффективность они не подходят. МСП в России, как правило, торговые, масштабы их деятельности несопоставимы с крупными компаниями, и они часто не автоматизированы вообще: все данные о деятельности компании находятся в голове у руководителя.

Но малое предприятие растёт, по мере развития масштабов бизнеса данные накапливаются, и их становится слишком много. Предприятие начинает осознавать необходимость автоматизации своей деятельности и, как правило, начинает с внедрения программы бухгалтерского учета. Рынок таких программ занят отечественными продуктами, среди которых безусловным лидером является фирма 1С.

Дальше встает вопрос автоматизации складского учета, и очень часто покупается готовое недорогое «коробочное» решение с ограниченными функциональными возможностями или пишется собственный программный продукт. Потом, по мере разрастания масштабов бизнеса возникает необходимость в автоматизации других функций предприятия. Часто используют средства MS Office: Excel для расчетов и формирования отчетов, Access для ведения учета.

Таким образом, создается ситуация, когда внутри предприятия существует несколько систем, не связанных друг с другом, и которые весьма трудно интегрировать в единую из-за разницы в формате данных. Тогда отделы компании часто выполняют дублирующие операции, каждый в системе своего отдела, информация о течении бизнес процессов фирмы разобщена и чтобы представить единую картину о положении дел в компании, нужно приложить усилия, собирая информацию из систем учета разных отделов.

Новая потребность: Для преуспевающих фирм встает необходимость внедрить интегрированное решение, которое бы замкнуло всю информацию в единый контур, но тяжеловесные системы, рассчитанные на крупный бизнес и обладающие мощными функциональными возможностями, малому и среднему бизнесу не подходят:

· они дороги,

· их мощные функциональные возможности просто не нужны.

Но вот на рынке появляются новые интегрированные решения, предназначенные для малого и среднего бизнеса, упрощённые и удешевлённые путем усечения функциональности т.н ERP систем 1-го уровня. К такому решению пришло и ООО «Строймат».

Путь к решению

В ООО «Строймат» как раз такая ситуация:

• Бухгалтерия использует 1С:7.7,
• В отделе сбыта работает внутренне написанная система, а также Microsoft Excel для формирования отчетов и отдельная база данных по экспортным сделкам в Microsoft Access.
• Отдел снабжения работает в Microsoft Excel.
• Финансово-аналитический отдел, переносит исходные данные из системы отдела сбыта в Microsoft Excel, далее переносит их в 1С:6.0.

И так далее... Данные по несколько раз заносятся разными людьми в разные системы и обрабатываются по разному, существует много версий «правды» о положении дел в фирме, в зависимости от того взята ли информация из базы данных отдела сбыта, отдела снабжения или бухгалтерии.

Необходимо создать единое информационное пространство внутри компании и холдинга. Это существенно повысит производительность труда, так как у сотрудников компании отпадет необходимость вводить одни и те же данные несколько раз, и нужная информация, однажды попав в систему, уже дальше будет дальше перемещаться автоматически. Информация о положении дел в компании будет единой.

Уровень сервиса в компании возрастет, что особенно важно, т.к. ООО «Строймат» считает высокий уровень сервиса одним из своих главных конкурентных преимуществ на рынке:

· В настоящий момент некоторые клиенты недовольны способом выставления счетов: ПО, на котором работает отдел сбыта компании, не всегда позволяет выписывать счета и счета-фактуры в том виде, который удобен клиенту, а современное ПО, с более широкими возможностями, разрешит эту проблему. Конкуренты компании уже используют такое ПО.

· "Доморощенное" ПО отдела сбыта требует большой внимательности и аккуратности от персонала, что вызывает ошибки, особенно когда число транзакций велико. Это может еще увеличить недовольство клиентов.

· Ещё существуют трудности совместного использования морально устаревшего ПО для ОС MS DOS и ПО для Microsoft Windows, иногда приводящие к «зависанию» компьютеров.

Внедрение системы ERP

В ООО «Строймат» была исследована по методике самопроверки в рамках проекта Европейского Союза " Электронные навыки для Российских МСП ". В соответсвии с результатом обследованья, было решено внедрить систему «1С:8.0 Управление торговлей» в Северо-Западном филиале, прежде всего в отделе сбыта, так как существующее там ПО морально устарело. Но анализ и описание бизнес процессов осуществляются с учетом того, что в перспективе весь холдинг будет работать в едином информационном пространстве. Решение обусловлено следующими реалиями:

· Противостояние бухгалтерии холдинга: Во время опроса пользователей было выявлено, что сопротивление к изменениям в компании со стороны главного бухгалтера ООО «Строймат» очень значительно. Она работает на ПО 1С 7.7, очень им довольна и категорически против изменения ПО их отдела на какое-либо иное. Она настаивает, что бухгалтерия должна оставаться закрытым отделом для остальных сотрудников, и не только против общего информационного пространства, но и не хочет, чтобы кто-либо, кроме сотрудников отдела, знал о бизнес процессах как внутри бухгалтерии, так и об их взаимодействии с остальными отделами и компаниями холдинга. Такую позицию необходимо принимать во внимание при дальнейшем внедрении,. ПО 1С позволяет внедрить в отделе сбыта конфигурацию 1С:8.0 «Управление торговлей», оставив в бухгалтерии и отделе кадров версии 1С7.7. Это улучшит ситуацию в отделе сбыта, ПО которого требует замены, и позволит избежать дублирования ручного ввода данных, так как формат данных будет общим. То что раньше вводилось вручную в бухгалтерии на основании отчетов из отдела сбыта, будет периодически передаваться в электронном виде и, наоборот, из бухгалтерии в отдел сбыта. А в дальнейшем этот вариант позволит перейти на единую корпоративную информационную систему.

· 1С:8.0 является обоснованным выбором в данном случае, принимая во внимание сравнительно низкий бюджет, функциональные возможности ПО и лояльное отношение к 1С потенциальных пользователей: они уже знакомы с 1С, и ООО «Строймат» имеет долговременные партнерские отношения с фирмой, продвигающей ПО 1С на рынке.

· Лучшая информация для правильных решений: Все компании холдинга должны внедрить у себя одну и ту же ERP систему для создания единого информационного пространства всей группы компаний. Благодаря этому, финансово-аналитический отдел, который консолидирует информацию изо всех филиалов, будет получать достоверную информацию для принятия централизованных решений по планированию, анализу деятельности, закупкам, которые осуществляются централизованно в головном офисе. Еще одним важным результатом внедрения ERP системы будет улучшение условий работы сотрудников фирмы, а следовательно степени их удовлетворенности и мотивации.

Заключение:

· Успешное внедрение ERP системы повысит эффективность решений: позволит лучше планировать закупки, лучше управлять запасами, лучше контролировать продажи;

· ERP система позволит убрать дублирующие операции, которые выполняются параллельно в разных отделах и сотрудники смогут продолжать обработку данных, начатую их коллегами. Таким образом, персоналу не нужно будет больше выполнять лишних операций, они будут меньше уставать и эффективнее использовать свое время и знания. Улучшение условий их работы повысит их удовлетворенность и мотивацию.

Мощное программное обеспечение улучшит процесс выполнения заказа в компании, повысит уровень сервиса, что очень важно для удержания клиентов на нынешнем рынке строительных материалов.

Автор:

Валентина МаксютенкоСертифицированный консультант проекта "Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий”

 

Конкретная ситуация
«ERP решения для стоматологического бизнеса»

Материал представленный ниже является результатом консультационного проекта для стоматологического центра. В рамках проекта консультант провел анализ предприятия и его проблем, а также выработал рекомендации по их решению с предложением конкретных действий и программных продуктов.

О компании

Стоматологический центр "Невский проспект" - это современные и качественные стоматологические услуги, в самом центра Санкт-Петербург. Центр специализируется на:

· Профилактическом лечении

· Лечении осложненного и неосложненного кариеса

· Эстетическом восстановлении зубов

· Хирургии

· Пародонтологии

· Ортопедической стоматологии

· Детской стоматологии

· Ортодонтической стоматологии

· Физиотерапевтическом лечении

 

Цели проекта

Основная цель консультационного проекта состоит в анализе существующих процессов и инфраструктуры Центра, для усиления существующего уровня ИКТ в Центре. Можно сформулировать следующие конкретные цели:

· Внутренние: анализ внутренних процессов и выбор наиболее оптимального ERP решения для стоматологического Центра

· Внешние: разработка и запуска корпоративного веб-сайта Центра

Научное обоснование

При подготовке работы были использованы следующие научные методы:

· GEM Self Assessment Tool

· Мультикритериальный анализ ERP систем

Так как тема ERP систем для стоматологического бизнеса достаточно новая, то соответствующей литературы в России катастрофически мало или просто нет. При составлении данной работы была широко использована информация, предоставленная разработчиками соответствующих ERP систем. На основе подобной информации был проведен и соответствующий анализ систем.

Если же говорить об обосновании проекта, то обоснование будет скорее экономическим, чем научным. Менеджмент и владельцы Центра не ставят под сомнение необходимость и обоснованность внедрение подобных систем, однако надо отметить, что выделение необходимого финансирования для проекта и в данном случае требует серьезных размышлений и обдуманного решения.