Внедрение системы и ее эксплуатация

На этапах внедрения и эксплуатации системы происходит сравнение реально полученных результатов функционирования бизнес-процессов компании с теми, которые ожидались и были сформулированы в Общих бизнес-требованиях. В случае соответствия результатов требуемым, принимается решение о начале коммерческой эксплуатация системы. В противном случае, должно быть принято решение о приостановке эксплуатации созданной системы (если это возможно) и происходит возврат на этап Инициации проекта для возобновления изучения вопроса о формулировании новых бизнес требований и о начале нового цикла проекта с учетом выявленных ошибок.

Внедрение ИКТ происходит не на пустом месте. В организации всегда имеются уже сложившиеся системы и новые должны ее либо вытеснить, либо дополнить (что фактически, равносильно вводу в эксплуатацию новой системы). Этот процесс не менее сложен и важен чем процесс создания системы. От правильности выбора способа внедрения и степени проработки всех сопутствующих ему вопросов напрямую зависит успешность следующего этапа – эксплуатации.

Рис.3 Способы внедрения ИКТ

Все проиллюстрированные на Рисунке 3 разновидности внедрения новой системы встречаются в реальной жизни. Все имеют свои достоинства и недостатки, которые можно учесть и использовать при планировании процесса внедрения.

Параллельное внедрение

При использовании этого подхода старая система продолжает использоваться параллельно с внедряемой новой до тех пор, пока не будет уверенности, что все функции (как новые, так и старые) выполняются новой системой не хуже, чем справлялась с ними старая.

Достоинства

Недостатки

· Низкий риск возникновения ошибок, поскольку старая система продолжает работать и есть возможность сравнивать получаемые результаты с получаемыми старой, отлаженной системой. · Есть время для доработки и настройки новой системы · Достаточное время для переподготовки персонала к работе с новой системой прямо на рабочих местах. · Хорошо удовлетворят требованиям, предъявляемым к внедрению ключевых систем.

· Требуются дополнительные затраты всех ресурсов (человеческих финансовых, энергетических, помещений и т.д.) для поддержания двух систем в рабочем состоянии во время всего периода параллельной эксплуатации.

 

Пилотное и пошаговое внедрение

Пилотное, как и пошаговое внедрение представляют собой разновидности постепенного перехода на новую систему, при котором отдельные функции или группы функций переключаются с обслуживания старой системой на обслуживание новой.

Достоинства	Недостатки
· Не требуется дополнительных ресурсов для обслуживания двух систем. · Подготовка персонала проводится группами по мере внедрения системы. · Опыт, приобретенный при эксплуатации первых внедренных подсистем может быть использован при внедрении последующих. · Подходит для внедрения вспомогательных и в меньшей степени ключевых систем	· Риск обнаружения ошибок уже в процессе рабочей эксплуатации системы. · Возможная несовместимость исходных данных и результатов работы старой и новой систем в различных подразделениях, находящихся на разных этапах внедрения.

Переключение

В случае выбора варианта «Переключение», в означенную дату старая система прекращает свою работу (например в пятницу) и со следующего рабочего дня (обычно с понедельника) начинается работа организации с использованием новой системы.

Достоинства

Недостатки

· Исключение проблем с совместимостью старой и новой системы. · Действительно «Быстрый» ввод в эксплуатацию новой системы, важный для внедрения стратегических систем.

· Высокий риск обнаружения ошибок в работе в процессе эксплуатации в случае недостаточных усилий в процессе создания системы и подготовке персонала. · Одновременная (желательно) и полноценная (а значит дорогостоящая) подготовка персонала к работе с новой системой. · Одновременный перевод рабочих данных из среды старой системы в среду новой. Этот перевод, для избежания потерь актуальной информации должен быть произведен в промежуток времени между остановкой старой системы и запуском новой. · Выбор приемлемого варианта внедрения осуществляется на основе сравнения потребностей и возможностей организации с вышеперечисленными свойствами вариантов. После выбора варианта осуществляется обычное (рассматриваемое в специальном курсе) управление проектом внедрения.

 

Альтернативные методологии

Методология жизненного цикла, подразумевающая наличие всех вышеперечисленных этапов, обладает как достоинствами, так и недостатками по сравнению с альтернативными методологиями. Основным достоинством данной методологии является высокая управляемость процесса и вероятность достижения целей проекта. К основным ее недостаткам можно отнести высокую сложность формального анализа бизнес потребностей, особенно для стратегических информационных систем, для которых еще не накоплен опыт их создания и эксплуатации. Другим основным недостатком является дороговизна и большие затраты времени по сравнению с получаемым результатом, особенно, если создаваемая система не предназначена для достижения стратегических целей.

Рис.4 Связь альтернативных методов с SDLC

Создание прототипа.

К созданию прототипа, обычно прибегают в тех случаях, когда невозможно, или сложно получить ясное представление об информационных потребностях будущих пользователей системы. Этот метод подразумевает создание упрощенной модели системы, которая выполняет отдельные функции будущей системы и в процессе опытной эксплуатации уточняются требования к создаваемой системе. Несомненными достоинствами этого подхода являются его пригодность для информационного анализа трудно формализуемых бизнес-процессов и создания детализированных моделей системы As-Is. Другим положительным свойством является значительная вовлеченность будущих пользователей в процесс создания системы, которая гарантирует как высокую степень соответствия создаваемой системы реальным нуждам пользователей, так и заинтересованность пользователей в применении результатов проекта, в котором они принимали участие. Основным и недостатками являются завышенные ожидания пользователей, принимавших участия в создании прототипа, как в отношении сроков внедрения, так и в отношении реализованной в готовой системе функциональности. Причиной этого несоответствия является высокая сложность создания многофункциональной интегрированной системы на основе хорошо описанных, но разрозненных прототипов, при объединении которых в единую систему неизбежны сложности и компромиссы.

Создание прототипа является по сути не самостоятельной методологией, а вариантом, замещающим формальный анализ потребностей в методологии жизненного цикла.