Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

3.5. 1. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассмат­ривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (пре­образование), хранение и использование информации, а саму иерар­хическую систему управления — как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде мно­жества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых ре­шений, направленных в конечном счете на достижение главной це­ли функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в системе управления при ее функционировании. Оно включа­ет оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспече­ния (ИО) системы управления наиболее актуальным является уста­новление состава и структуры информации, необходимой и доста­точной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие тре­бования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, ор­ганизационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Рис. 3.14. Содержание информационного обеспечения системы управления персоналом организации

Оперативность — получение входной информации должно про­исходить одновременно с протеканием процесса в управляемой си­стеме или совпадать с моментом его завершения.

Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность — информация должна формироваться в ходе до­статочно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом (рис. 3.14) укрупненно можно подразделить на внемашинное и внут-римашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосред­ственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленче­ской документации; систему организации, хранения, внесения из­менений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой сово­купность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринима­емой человеком непосредствен но без применения средств вычисли­тельной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информа­цией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распо­ряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии об­ратной связи — от объекта к органу управления —следуют докумен­ты, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашин­ное информационное обеспечение позволяет провести идентифи­кацию объекта управления, формализовать информацию, предста­вить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машин­ных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информа­ционный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логи-

ческом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информацион­ной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило исполь­зование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработ­ной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проек­тирования информационного обеспечения службы управления пер­соналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов ин­формации в памяти ЭВМ, при котором разработка информацион­ной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной ба­зы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что на­шло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и про­граммных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых пред­ставляет собой совокупность данных, организованных по определен­ным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется инфор­мация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ори­ентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержа­нию в системе точной динамической информационной модели объ­екта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность ис­пользования ЭВМ несколькими пользователями, которые совмест­но разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических тре­бований: рациональная интеграция обработки информации при ми­нимальном дублировании информации в информационной базе, со-кращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутри-машинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня полу­чать информацию с различной степенью детализации.

3.5.2. Техническое обеспечение системы управления персоналом

организации

Основу технического обеспечения системы управления персона­лом организации составляет комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) авто­номных технических средств сбора, регистрации, накопления, пе­редачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минималь­ными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функци­онирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет воз­можности использования экономико-математических методов ре­шения задач управления на основе более полной и точной инфор­мации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления пер­соналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и техни­ческой совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; воз­можностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

характеристики технологического процесса обработки информа­ции;

технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персо­налом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитывать­ся при выборе оборудования, являются:

носители входной и выходной информации (документы, типи­зированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

объем входной и выходной информации по указанным носите­лям;

объемы вычислительных работ;

сроки выполнения работ по решению задач управления персона­лом;

формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

производительность при выполнении технологических операций;

надежность работы;

совместимость работы оборудования различных типов, в том чис­ле персональных компьютеров;

стоимость оборудования;

состав и количество обслуживающего персонала;

площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управле­ния персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проекти­рование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную структуру, состав, необходимое количество и эф­фективное распределение, размещение технических средств в струк­турных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рам­ках системы управления организации в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность буду­щего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом вклю­чает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с ис­пользованием технических средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим сред­ствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъ­являемые требования к техническим средствам;

*

формирование перечня технических средств, выпускаемых оте­чественными и зарубежными фирмами, использование которых по­зволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

определение показателей качества и функциональных возможно­стей технических средств в рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение сравнительного анализа технических средств;

обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

При выборе технических средств следует учитывать возможно­сти их использования для выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать так называемые однофунк-циональные технические средства, так как их производительность, как правило, выше, чем многофункциональных. Однако предпочте­ние следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональ­ным техническим средствам, обеспечивающим выполнением не­скольких функций, учитывая при этом возможную потерю в производительности оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

Расчет необходимого количества технических средств может осу­ществляться по формуле:

где Н — количество единиц i-ro технического средства;

А. — необходимый объем работ, выполняемых службой управле­ния персоналом с помощью i-ro технического средства;

ГГ — плановая производительность i-ro технического средства;

Ф_п — плановый фонд рабочего времени;

К_и — коэффициент использования планового фонда рабочего времени.

В настоящее время в техническом оснащении службы управле­ния персоналом основным направлением совершенствования яв­ляется более широкое применение высоконадежных микропроцес­сорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопле­ния, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, ко­торые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хра­нения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготов­ки данных, регистраторы информации, устройства сбора информа­ции. Назначение этой группы технических средств — преобразова­ние формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефон­ной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информа­ции в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устрой­ства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для пе­редачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной тех­ники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результиру­ющую информацию, необходимую для принятия управленческих ре­шений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопо­строители и пр. Они предназначены для преобразования информа­ции в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют ком­плекс функций, относящихся к разным классификационным груп­пам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При опреде­лении их количества исходят из соотношения требуемого и допусти­мого времени регистрации информации в каждом пункте и количе­ства таких пунктов.

«

При определении состава используемых средств передачи инфор­мации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источ­ников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения времени, требуемого для передачи ин­формации по всем каналам с учетом объемов и частоты передавае­мых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а так­же допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накап­ливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а ко­личество средств выдачи результирующей информации — от харак­тера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается.

При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решае­мых задач, исходя из количества машинных операций на один пока­затель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

где N — количество персональных компьютеров;

К — коэффициент автоматизации программирования;

q_; — количество машинных операций на один показатель, необ­ходимый для решений i-й группы задач;

Q. — максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях);

К_т —дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК;

V^ — среднее быстродействие процессора;

К_вп — коэффициент понижения среднего быстродействия от об­ращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вы­вода;

Т — планируемое полезное месячное время работы ПК;

К_н — коэффициент использования машинного времени выбран­ного ПК, учитывающий затраты времени на устранение не­исправностей и на регламентируемые работы.

Успешному комплектованию технической базы службы управле­ния персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ.

Кроме национальных стандартов, при формировании техниче­ской базы с использованием персональных компьютеров в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-фак­то, устанавливаемые ведущими фирмами — производителями ПК, для определения степени их совместимости с отечественными мо­делями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серь­езным, трудно поправимым последствиям.

3.5.3. Организационные формы построения систем

автоматизированной обработки информации системы

управления персоналом организации

Применение экономико-математических методов, средств вычис­лительной техники и связи создает новые возможности для реше­ния комплекса задач в системе управления персоналом. Однако сле­дует принимать во внимание тот факт, что совершенствование методов и средств управления во всех случаях подчинено требова­ниям достижения поставленных целей (выполнение работ, оказание услуг). Это обуславливает в определенные периоды времени нерав­номерность использования и обновления отдельных элементов дей­ствующей системы управления. Отсутствие в ней определенных ре­зервов может отрицательно повлиять на конечные результаты работы.

В этих условиях необходимо так называемое резервирование си­стемы управления, заблаговременное придание ее элементам про­грессивности. Это положение имеет особое значение для формиро­вания информационного и технического обеспечения.

Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внед­рением систем автоматизированной обработки информации (СЛОИ) как базового элемента организационно-управленческой структуры системы управления персоналом.

Целью создания СЛОИ является повышение результативности функционирования системы управления персоналом за счет улуч­шения использования имеющихся ресурсов путем мобилизации ре­зервов, не нашедших применения в силу ограниченных возможно­стей традиционных методов и средств управления.

Повышение эффективности функционирования системы управ­ления персоналом организации в условиях применения СЛОИ до­стигается за счет повышения качества решения задач управления, улучшения использования имеющихся ресурсов (материальных, фи­нансовых, технических, кадровых) и рационализации деятельности персонала управления.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизи­рованный сбор и обработку информации с использованием совре­менных средств вычислительной техники и связи, а также примене­ние экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.

Следует помнить, что в условиях применения СЛОИ ведущая роль в выборе и принятии решений остается за руководителем. Програм-

мно-математические методы и вычислительная техника являются лишь средствами для обработки информации и подготовки соответ­ствующих управленческих решений.

Очевидно, что в функционирующих СЛОИ не всегда достигается автоматизация всех процедур преобразования данных. С учетом этого обстоятельства СЛОИ подразделяются на:

системы с автоматизацией всех технологических процедур обра­ботки данных;

системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Автоматизация процедур обработки информации исходит из сле­дующих тенденций:

1) Интеграция информационной, вычислительной техники и связи.
В отличие от конца 80-х годов новым признаком автоматизации стало
использование мини-ЭВМ и персональных компьютеров, оснащен­
ных центральными банками данных, связанными с терминалами на
рабочих местах и исполнительными органами. Благодаря этому
появилась возможность повышения степени интеграции програм­
много и информационного обеспечения, преодолевается эффект за­
паздывания при использовании систем обработки данных на цент­
ральных ЭВМ.

2) Применение на рабочих местах персональной вычислительной тех­
ники. Вследствие внедрения персональной ВТ в отдельных сферах
управления создается возможность использовать ее для решения
предметно- и проблемно-ориентированных задач. Подлежащие ре­
шению задачи должны быть систематизированы по содержанию и
методически, а также подготовлены с учетом используемого инфор­
мационного обеспечения.

3) Переход к обработке данных в реальном масштабе времени. Об­
работка данных на центральных ЭВМ вследствие слишком больших
промежутков времени между поступлением исходной и выдачей ре­
зультирующей информации приводит порой к недостаточно высо­
кому уровню актуальности получаемой информации, что делает ее
непригодной для использования при решении ряда задач управле­
ния. Поэтому возникло требование приблизить во времени сбор и
обработку данных с учетом реального состояния исследуемого про­
цесса. Значительным шагом в решении этой проблемы является со­
вершенствование техники передачи данных и их обработки с исполь­
зованием диалогового режима. Эффективность обработки данных
Достигается лишь при условии, если регистрируемые экономические

5-224 * 129

параметры, нормы и показатели имеют реальное содержание, необ­ходимое для принятия управленческих решений.

В зависимости от организационных форм использования ВТ раз­личают СЛОИ, реализованные в условиях централизованной, децен­трализованной и распределенной обработки данных.

Централизованные СЛОИ организуются с использованием тех­нической базы вычислительного центра. При этом централизован­ная обработка информации на ВЦ не исключает децентрализован­ного применения технических средств при сборе, регистрации и передаче информации.

При децентрализованном использовании ВТ СЛОИ создается ли­бо как автономная система, либо как система, связанная на органи­зационном уровне с другими функциональными системами обработ­ки информации данной организации. Отличительной особенностью такой автономной системы является наличие у нее собственного (ин­дивидуального) информационного обеспечения.

В системах распределенной обработки возможна реализация од­ноуровневых и двухуровневых систем обработки данных. В одноу­ровневых системах предполагается децентрализованное использо­вание ВТ в функциональных системах, объединенных между собой линиями связи в локальную сеть, обеспечивающую обмен инфор­мацией между пользователями.

При двухуровневой системе предварительная обработка инфор­мации происходит в функциональных системах (возможна их реа­лизация как совокупности АРМ) с последующей передачей резуль­тирующей информации на следующий уровень обработки. В двухуровневых системах сочетаются преимущества систем децент­рализованной обработки данных, в которых ВТ приближена к ме­стам обработки информации, и централизованных систем, когда наи­более объемную работу по решению функциональных задач выполняет ВЦ (табл. 3.6). К их числу можно отнести:

объединение информации, благодаря чему база данных одной си­стемы становится доступной пользователям другой системы;

объединение функций, обеспечивающее возможность использо­вания специализированных функций, технических средств и про­граммного обеспечения одной системы пользователями другой си­стемы;

объединение надежности, т.е. повышение работоспособности си­стемы в целом за счет перераспределения во времени функций на­копления и обработки информации.

Любая система автоматизированной обработки информации дол­жна отвечать ряду принципов, определяющих идеологию и порядок ее создания, а также направления эффективного использования. Основные принципы построения, применения и совершенствова­ния САОИ службы управления персоналом таковы:

1) Принцип системного подхода к проектированию состоит в том, что проектирование САОИ должно основываться на системном ана­лизе как объекта, так и системы управления. С учетом этого в про­цессе проектирования системы должны быть определены цели и кри­терии ее функционирования, что позволит провести структуризацию вопросов, требующих решения в процессе проектирования системы для обеспечения полного соответствия ее функционирования в бу­дущем принятым целям и критериям. Системный подход при разра­ботке САОИ обеспечивает возможность еще на стадии проектиро­вания определить функциональные связи и зависимости отдельных задач, рациональную последовательность выполнения и внедрения проектных работ по созданию САОИ.

Таблица 3.6