Логические блоки и наиболее востребованные модули crm-системы

В зависимости от вида деятельности компании, основой CRM-системы являются менеджер контрагентов (для компаний, обслуживающих юридических лиц) и менеджер контактов (для компаний, работающих, в основном, с физическими лицами). Менеджер контрагентов [16] анализирует полную историю взаимоотношений с действительными и потенциальными клиентами, дилерами и поставщиками, а также с конкурентами. Опыт пользователей CRM-систем говорит об увеличении количества клиентов на одного сотрудника отдела продаж в 1,5–2 раза.

Модуль позволяет сегментировать клиентов по заданным параметрам. Причем параметры задаются самими пользователями. К примеру, банки чаще всего применяют сегментацию по обороту и среднемесячному остатку, для торговых компаний наиболее важным критерием является объем заказов. Помимо этого, возможна группировка по отраслям, регионам, видам деятельности.

По каждому клиенту можно зафиксировать причины лояльности, источники информации (откуда клиент узнал о компании), интерес к другим продуктам организации, а также — что покупают у конкурентов.

Модуль управления контактами также позволяет группировать контактные лица по разнообразным критериям: от обстоятельств их появления до возраста и хобби. Менеджер контактов хранит расширенную информацию о каждом клиенте, в том числе историю взаимоотношений (заказы, звонки, переговоры), корреспонденцию, документацию, дни рождения и другие знаменательные даты.

Сложно представить CRM-систему без модуля продаж. Каждая отрасль имеет свое, привычное название продаж: это могут быть «заказы», «проекты» или «сделки». Основная задача модуля — фиксировать не только факты продаж, но и плановые продажи. Именно этот модуль позволяет планировать продажи каждого из менеджеров и анализировать эффективность его работы. Здесь же доступен срез по продуктам. Можно вывести тенденцию продаж каждого продукта и таким образом определить этап его жизненного цикла. Неотъемлемой составляющей модуля является воронка продаж. Она позволяет выделить стадии процесса продаж и отслеживать выполнение плана (квоты) на каждой стадии. Воронка может иллюстрировать работу любого менеджера в отдельности или всего отдела продаж в целом. Взгляд на продажи как на процесс, с делением его на стадии и шаги, позволяет осуществлять прогнозирование и эффективно управлять продажами.

Менеджер задач координирует работу всех подразделений во времени, учитывая расписание, перечень задач и поручений. При этом каждая задача имеет привязку к клиенту или продаже. С помощью менеджера задач можно также проводить ревизию времени: сколько занимает подготовка документации, сколько времени уходит на телефонные переговоры, презентации и т.д. Кроме того, можно просчитывать «стоимость» каждого клиента. Алгоритм расчета в каждой компании уникален, могут использоваться различные показатели, например, стоимость маркетинговых воздействий на каждого клиента, стоимость работы технических специалистов с данным клиентом.

Для повышения эффективности работы менеджеров некоторые системы содержат дополнительный модуль — конструктор бизнес-процессов. При помощи визуального конструктора разрабатываются сценарии бизнес-процессов в компании. Модуль позволяет значительно повысить качество коммуникаций в организации и автоматизировать рутинные операции. В целом, внедрение CRM-системы позволяет сократить время на рутинные операции на 25–30%.

Модуль маркетинга предназначен для планирования и проведения маркетинговых акций с подробной характеристикой каждого мероприятия. Обязательным компонентом является анализ эффективности акции. Модуль хранит всю историю маркетинговых кампаний предприятия с их группировкой по видам рекламы, регионам, бюджету и другим критериям. Тесное пересечение модулей маркетинга и продаж позволяет решить проблему коммуникаций, которая зачастую наблюдается в крупных организациях.

Иногда в компаниях недооценивается роль отдела обслуживания, хотя на самом деле именно сотрудники этого отдела имеют все возможности для того, чтобы быть успешными продавцами. Известные нам «up-sale», «down-sale» и «cross-sales» эффективнее всего осуществляют именно работники сервисных центров. Кто, как не инженер, порекомендует докупить чипы памяти в сервер (down-sale) или обновить монитор (up-sale)?..

Все запросы клиента фиксируются в сервисном модуле. Здесь же накапливается база данных по проблемам и вопросам клиентов. Модуль предусматривает учет временных затрат специалистов, всех входящих звонков клиентов, статистику обращений. Для учета входящих звонков чаще всего используются популярные сегодня центры обработки вызовов (Call Centre). Помимо статистики входящих звонков, Call Centre определяет карточки клиентов по номерам телефонов, содержит конструктор для создания алгоритма телефонной беседы, записывает все телефонные переговоры.

Вся накопленная информация не имеет смысла без эффективного инструментария для ее анализа и управления данными. Модуль аналитики позволяет просматривать всю накопленную информацию в любых срезах. Здесь же можно рассчитывать интересующие показатели (например, эффективность «холодных» звонков при разных сценариях телефонных переговоров). Именно модуль аналитики становится незаменимым помощником руководителя компании при принятии решений.

Система позволяет получить о клиентах данные, получаемые из множества источников. Это позволяет ответить на многие вопросы:

· какую ценность представляет тот или иной клиент для компании;

· кто является нашим постоянным заказчиком (расходы на продажу товара новому клиенту превышают расходы на сбыт того же продукта старому клиенту в 6 раз);

· какие заказчики являются самыми выгодными (как правило, 80-90% прибыли фирмы формируют 10-20% клиентов);

· какие товары и услуги приобретаются наиболее крупными заказчиками.

Тут еще раз хочется повторить концепцию системы: наиболее желанный и прибыльный клиент имеет право на первоочередное и эксклюзивное обслуживание. Кроме того, концепция CRM ориентирует компанию на длительные взаимоотношения с клиентом. В частности, клиент, пусть понемногу, но регулярно потребляющий продукт или услугу в течение длительного периода времени, обычно более выгоден для компании, чем "залетный" заказчик, сделавший пусть и большой, но случайный заказ. Первый вправе рассчитывать на лучший сервис и на большие скидки.

Наконец, суть CRM в том, чтобы учиться у своего клиента, иметь обратную связь и работать так, как клиент хочет. Суть в том, чтобы сейчас мало сказать клиенту: “Мы здесь”. Надо сказать: “Мы здесь для тебя, и работаем здесь для тебя и даем тебе то, что ценно для тебя, предугадывая то, что ты хочешь”.

Функциональные блоки CRM

SFA – (Sales Force Automation) - автоматизация деятельности торговых представителей;

MA – (Marketing Automation) - автоматизация маркетинга;

CSS – (Customer Service & Support) - автоматизация службы поддержки и обслуживания клиентов.

Функциональность SFA включает:

· прогнозы продаж, анализ цикла продаж, генерация отчетности;

· управление контактами (Contact management);

· работа с клиентами (Account management);

· автоматическая подготовка коммерческих предложений;

· генерация клиентских баз;

· генерация прайс-листов;

· анализ прибылей и убытков.

MA включает:

· средства анализа и формирования целевой аудитории, генерацию списков потенциальных клиентов и их распределение между торговыми агентами;

· средства планирования и проведения маркетинговой кампании, анализа ее результатов для каждой целевой группы, продукта, региона и т. д.;

· инструменты для проведения телемаркетинга;

· управление потенциальными сделками (opportunity management);

· базу данных по продуктам компании, ценам, состоянию рынка, конкурентам, Средства бюджетирования и прогнозирования результатов маркетинговых исследований и кампаний.

CSS включает:

· базу данных контактов с клиентом – позволяет знать, какой клиент обратился в службу сервиса, какие проблемы у него возникали ранее, какие у него предпочтения;

· мониторинг прохождения заявок – позволяет контролировать процессы обработки запросов и заявок, реакции на них, отчетность о результатах обслуживания;