Особенности процедуры оценки

В большинстве случаев в организации возникает ситуация, когда существует несколько взаимодополняющих, либо взаимоисключающих ИТ решений. Но одновременно реализовать их по финансовым, либо иным другим причинам невозможно, следовательно, необходим их выбор.

При любых организационных изменениях, особенно при внедрении нововведений необходимо отследить ключевых участников процесса, степень их участия. Возможность «отвлечь» их на время от основных обязанностей. Например, главный бухгалтер вряд ли будет участвовать в процессе внедрения системы (и даже в процессе её выбора) во время написания годового отчета. Методика помогает оценить также и ключевых участников с учетом весовых коэффициентов.

При проведении выбора возникают проблемы сопоставления различных вариантов ИТ решения. Прежде всего при принятии решения о покупке либо разработке ИТ решения необходимо предоставить возможность заказчику и разработчику оценить варианты возможных решений с точки зрения технических характеристик, экономической эффективности, функциональности. Часть характеристик можно оценить количественно, но ряд критериев не поддается количественной оценке, то есть требует качественной экспертной оценки. Кроме того, количественные критерии оценки – как правило, разнородны, и возникает проблема сопоставимости критериев или получения обобщенной оценки.

Метод дает возможность создания системы организации сложной экспертизы вариантов решений. Подход позволяет получить оценки степени влияния различных вариантов решений на реализацию целей компании. Также подход позволяет приводить разнородные критерии (количественные и качественные) к единым информационным единицам, что помогает их сопоставлять и получать обобщенные оценки для сравнительного анализа.

Многие из критериев могут влиять друг на друга. Например, при улучшении качества результата приходится жертвовать либо стоимостью, либо временем и т.д. (например, чем меньше время разработки – тем выше стоимость и ниже качество, и наоборот).

Помимо информационных оценок степени влияния конкретного нововведения на реализацию целей проекта в целом, необходимо оценить экономическую эффективность внедрения. Кроме количественных показателей присутствует также и так называемый эффект в сфере управления.

Конкретная ситуация «Выбор варианта ИКТ для малого предприятия с проектным характером деятельности.»

Основными направлениями деятельности НПО (научно-производственное объединение) «Ранд» являются строительство, реконструкция и реставрация сооружений водохозяйственного назначения, а именно:

· Строительство, ремонт, реконструкция и восстановление исторических памятников, гидротехнических структур и мостов, проектирование и строительство фонтанов;

· Объединенное усовершенствование городских территорий, садов и парков, реконструкция исторических ансамблей пейзажа;

· Проектирование и строительство малых гидроэлектростанций, включая разработку, строительство и поставку оборудования.

 

 

Специалистами НПО «Ранд» выполняется полный комплекс работ по каждому из объектов, именно:

· научно-исследовательские разработки;

· инженерные изыскания и инженерное обследование сооружений;

· разработка проектно-сметной документации;

· разработка и изготовление специального оборудования;

· производство строительно-монтажных работ.

В течение ряда лет специалистами предприятия выполняется комплексное обследование сооружений водохозяйственных систем пригородов Санкт-Петербурга государственных музеев-заповедников городов Пушкина, Павловска, Гатчины, Петродворца, включающих более 350 сооружений. На рисунке Фонтан на манежной площади (Санкт-Петербург).

Проблема. На настоящий момент в организации встал вопрос о повышении эффективности деятельности. Осуществляется поиск возможных путей оптимизации деятельности организации, снижения затрат, увеличения управляемости материальными ресурсами, увеличению числа заказчиков расширения рынка сбыта. Решению этих задач во многом может способствовать внедрение в компании ИКТ. Для этого необходимо выявление участков, где возможно и необходимо внедрение ИКТ и разработка методики внедрения ИС в компании.

Итак, необходимо решить следующие задачи:

· Выявление «узких мест», подлежащих автоматизации

· Выявить потребности компании, которые должны быть удовлетворены с помощью ИКТ.

· Предложить варианты решения и выбрать оптимальный по эффективности (оптимальное сочетание функциональности и затрат).

· Разработать план внедрения предлагаемого решения.

Необходимо отметить, что компания «Ранд» имеет ряд особенностей. Во-первых, обеспечивает полный жизненный цикл продукции (включая R&D). Далее, проектный характер деятельности. Каждый отдельный проект имеет свой конкретный набор ресурсов, необходимых для его реализации. В этих проектах используется специальное оборудование, разработанное и произведенное в сотрудничестве с ведущими заводами Санкт-Петербурга.Материальные ресурсы, используемые в каждом проекте, также имеют свои особенности – невозможно применение системы штрих – кодов при их хранении (цемент, песок,другие специфические строительно-монтажные материалы.). Итак, каждый проект имеет свой особенный1 набор материальных ресурсов. И в системе управления складом необходимо предусмотреть оптимальное расходование и контроль за запасами.

Таким образом для организации важно было не только исследовать возможности внедрения элементов ERP, но и сохранить возможность расширения системы до уровня полноценного ERP-решения, в случае необходимости.

Для этого предложена поэтапная методика решения проблемы, включающая следующие этапы:

1. Четкое определение ожиданий компании от предполагаемого решения. Результатом этого этапа должна стать спецификация (техническое задание) будущего решения. Для этого необходимо исследовать аспекты деятельности компании, выявить проблему и ее локализовать.

Основные методики анализа:

· SAT проведения опросов, дискуссий и анализа. Ключевая методология, использована для оценки ситуации с ИКТ в компании и анализа результатов их внедрения.

· Методика локализации проблемной ситуации (ТВН, СПбГПУ, СПбГУЭиФ) – авторская методика, которая включает в себя формализованный алгоритм классификации проблемной ситуации. Эта методика использована для выявления реальных причин сложившейся проблемной ситуации и была использована в процессе проведения интервью с представителями компании.

· Методы системного анализа структуризации целей и функций:

o основанная на взаимодействии системы со средой;

o основанная на концепции деятельности;

o для систем, стремящихся к идеалу.

2. Анализ возможных вариантов решения поставленной задачи и принятие решения о реализации конкретного варианта. На этом этапе проводится сравнительный анализ потенциальных решений поставленной задачи. Для этого используется:

· Метод балльных оценок – параметрическая оценка вариантов решения задачи с учетом весовых коэффициентов (рейтинга) важности параметров. Эта методика использована для анализа вариантов решения поставленной задачи.

· GEM – методология для многокритериальной оценки.

· Методика ПАТТЕРН для оценки вариантов с применением совокупности критериев (возможность ранжирования критериев и оценки по обобщенному критерию).

· Методы экспертных оценок:

o решающих матриц Г.С Поспелова;

o информационный подход А.А.Денисова.

3. Техническая реализация проекта. Для выполнения этого этапа разработан Project Plan в виде диаграммы Гантта. Это общепринятый способ представления временного и ресурсного плана реализации проектов. Для компании «Ранд» был обоснован и разработан детальный план внедрения электронной системы управления складом. Приведем его укрупнённый вариант:

· Разработка спецификации решения. Обоснование выбора готового решения и покупка системы управления складом.

· Покупка необходимого оборудования(компьютер).

· Инсталляция и тестирование программного обеспечения.

· Обучение сотрудников навыкам компьютерной грамотности и возможностям работы с данным программным обеспечением

При проведении анализа деятельности компании и обоснования внедрения ИКТ было выявлено: При опросе руководящего состава компании было выявлено, что «узким местом» является управление запасами, так как они достаточно специфичны, неоднородны и формируют особенный набор для каждого проекта.

При опосредованном опросе заказчиков был выявлен интерес потенциальных клиентов к разработкам компании «Ранд» и желание получить более подробную информацию. В связи с этим возникает необходимость формирования информативного сайта компании Ранд.

Для сегмента - строительство, ремонт, реконструкция и восстановление исторических памятников, гидротехнических структур и мостов, проектирование и строительство фонтанов, необходимо разработать ИКТ решение в управлении складскими запасами. Причины ИКТ решения в управлении запасами: финансовый контроль складских запасов, возможноять снижения уровня запасов на складе..

Для сегмента - проектирование и строительство малых гидроэлектростанций компания желает освоить новый рынок и вовлекать частных заказчиков в Санкт-Петербурге, Ленинградской области и других регионах посредством создания Интернет-сайта. Причины ИКТ решения: Создание Интернет-сайта позволит информировать частных клиентов относительно возможностей компании и изделий. Это особенно важно для компаний-заказчиков, находящихся в других регионах.

На данный момент компания «Ранд» использует ИКТ для создания и разработки проектов и чертежей (система Автокад) и «1С Бухгалтерия».

Для выявления изменений во внешней среде по отношению к компании и обоснования необходимости внедрения ИКТ решений, были применены методы системного анализа структуризации целей. Анализ "пространства инициирования целей" также заставляет обратить внимание на необходимость решения вышеупомянутых задач. Это обусловлено потребностями самой организации, а также внешней среды.

Таким образом, электронная система управления складскими запасами позволит:

· Улучшить контроль за складскими запасами

· Иметь оперативную информацию о складских запасах

· Оперативно формировать пакет ресурсов для каждого проекта

· Предоставлять заказчикам оперативную информацию о возможности реализации конкретного проекта в части ресурсного обеспечения

Информационный Интернет-сайт компании позволит:

· Сохранить уже существующих клиентов и привлекать новых;

· Осваивать рынок частных (индивидуальных) клиентов;

· Развивать новое приоритетное направление по проектированию и строительству малых гидроэлектростанций, включая исследование, разработку, реализацию проекта и поставку оборудования;

· Привлечение клиентов из других регионов и зарубежных клиентов;

· Позволит обеспечить опосредованный поиск поставщиков.

В разработке динамического сайта необходимости нет, так как из-за особенностей деятельности, рассмотренных выше, нет возможности заказов и продаж «on-line».

Для компании была осуществлена многокритериальная оценка приоритетов мероприятий по внедрению ИК с применением методики ПАТТЕРН. В качестве критериев оценки были взяты: Трудоёмкость реализации данного мероприятия, Возможность выделения персонала для реализации задачи, степень влияния задачи на исполнение стратегических целей компании. Проведен окончательный отбор и выбор приоритетных ИКТ приложений, которые наилучшим образом помогут достичь стратегических целей.

В силу ограниченности средств на внедрение ИКТ, принято решение о поэтапном внедрении ИКТ. В соответствии с проведенной экспертизой и анализом приоритетным является внедрение автоматизированной системы управления запасами в компании «Ранд».

В силу большого разнообразия вариантов складских систем, представленных на рынке, была произведена многокритериальная оценка и выбор готового решения.

Для компании был проанализирован эффект от внедрения ИКТ. Для этого проведены расчет затрат на внедрение автоматизированной системы управления запасами и показателей эффективности внедрения системы управления складскими запасами. Далее рассчитаны наиболее важные показатели эффективности внедрения новых функций: срок окупаемости (около полугода) и прибыльность (10%).

Кроме количественных характеристик можно отметить так называемый эффект в сфере управления от внедрения системы. Он проявляется в следующем:

· Улучшается контроль за складскими запасами

· Появляется оперативная информацию о складских запасах

· Становится возможным оперативно формировать пакет ресурсов для каждого проекта

· Становится возможным предоставлять заказчикам оперативную информацию о возможности реализации конкретного проекта в части ресурсного обеспечения

· Снижаются трудозатраты на управление складскими запасами.

Заключение

Для компании «РАНД» были выявлены «узкие места» с точки зрения необходимости внедрении ИКТ. В результате анализа выявлены два направления внедрения информационных технологий – автоматизация складского учета в компании и разработка информационного Интернет-сайта.

Проведена экспертная оценка и сделан вывод о приоритетности внедрения автоматизированной системы управления складскими запасами (так как в силу ограниченности средств невозможно одновременно решить обе эти задачи).

Произведена многокритериальная оценка готовых решений складских систем. Сделан конкретный выбор

Автор:

Светлана Широкова, к.т.н., доцент, кафедра информационных систем в экономике и менеджменте, Факультет экономики и менеджмента СПбГПУ Член-корреспондент Международной Академии наук высшей школы Сертифицированный консультант проекта "Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий”

 

14 Управление проектом внедрения ИКТ,
методологии управления и выбор решения