Документооборот по личному составу

Документооборот по личному составу

 

Содержание

 

Содержание. 2

Введение. 3

Глава 1 Сущность кадрового документооборота. 5

1.1 Понятие документооборота и нормативно-методическая база кадровой документации. 5

1.2 Основные виды кадровой документации и процедура их составления. 8

1.3 Кадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности 14

1.4 Роль кадровых служб в управлении человеческими ресурсами. 23

2 Анализ документооборота по личному составу на примере ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж». 28

2.1 Предприятие ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж» и его структура. 28

2.2 Анализ существующей системы кадрового документооборота. 31

2.3 Применение АСУ документооборота. 37

2.4 Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе 45

Список использованной литературы.. 50

 

 

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью фирмы. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Прошло более семидесяти лет, а важность кадрового вопроса была и остаётся на одном из первых мест. Деятельность по управлению персоналом целенаправленное воздействие на человеческую составляющую организации, ориентированное на приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации. Если раньше кадровой политикой занималось только государство, то с приходом рыночных отношений управление персоналом и кадрами полностью ложиться на плечи работодателя. В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна. персонал кадровый приказ

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота по личному составу на ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж».

Предметом исследования является документооборот по личному составу.

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документооборота данного предприятия.

Задачи:

- изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

- описать организацию документооборота.

Теоретической и методологической основой исследования курсового проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Методы исследования:

1. Анализ литературных источников по системе документирования управления персоналом.

2. Анализ документов организации ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж».

 

 

 

Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе

В результате анализа системы документационного обеспечения ССМУ-55 были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

- общие положения;

- правила подготовки и оформления документов;

- требования к реквизитам документов;

- организация документооборота;

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

- организация контроля исполнения документов;

- поисковая система по документам;

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- экспертиза ценности документов;

- передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ССМУ-55 необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;

2. задачи;

3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);

4. функции;

5. обязанности;

6. права;

8. ответственность;

9. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.

В связи с тем, что в ССМУ-55 создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

- основные задачи экспертной комиссии;

- основные функции;

- права экспертной комиссии;

- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Список использованной литературы

1. 1. Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012

2. Кузнецова Т.В.: Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии). - М.: МЭИ, 2011

3. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2011

4. Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011

5. Андреева В.И.: Делопроизводство. - М.: КноРус, 2010

6. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2010

7. Басаков М.И.: Справочник кадровика: документирование кадровой работы. - Ростов н/Д: Феникс, 2010

8. Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2010

9. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010

10. Дёмин Ю.М.: Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2010

11. Заика И.Т.: Документирование системы менеджмента качества. - М.: КНОРУС, 2010

12. Казакевич Т.А.: Документационный сервис. - М.: Академия, 2010

13. Кирсанова М.В.: Современное делопроизводство. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010

14. Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2010

15. Кузнецов И.Н.: Делопроизводство. - М.: Дашков и К, 2010

16. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2010

17. Рогожин М.Ю.: Справочник инспектора по кадрам: от приема на работу до увольнения. - СПб.: Питер, 2010

18. Рогожин М.Ю.: Увольнение. Как защитить свои права и найти новую работу. - СПб.: Питер, 2010

19. Сологуб О.П.: Практикум по документационному обеспечению управления. - М.: Омега-Л, 2010

20. Спивак В.А.: Документирование управленческой деятельности. - СПб.: Питер, 2010

 

 

документооборот по личному составу

 

Содержание

 

Содержание. 2

Введение. 3

Глава 1 Сущность кадрового документооборота. 5

1.1 Понятие документооборота и нормативно-методическая база кадровой документации. 5

1.2 Основные виды кадровой документации и процедура их составления. 8

1.3 Кадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности 14

1.4 Роль кадровых служб в управлении человеческими ресурсами. 23

2 Анализ документооборота по личному составу на примере ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж». 28

2.1 Предприятие ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж» и его структура. 28

2.2 Анализ существующей системы кадрового документооборота. 31

2.3 Применение АСУ документооборота. 37

2.4 Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе 45

Список использованной литературы.. 50

 

 

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью фирмы. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Прошло более семидесяти лет, а важность кадрового вопроса была и остаётся на одном из первых мест. Деятельность по управлению персоналом целенаправленное воздействие на человеческую составляющую организации, ориентированное на приведение в соответствие возможностей персонала и целей, стратегий, условий развития организации. Если раньше кадровой политикой занималось только государство, то с приходом рыночных отношений управление персоналом и кадрами полностью ложиться на плечи работодателя. В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна. персонал кадровый приказ

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота по личному составу на ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж».

Предметом исследования является документооборот по личному составу.

Целью курсовой работы является рассмотреть организацию документооборота данного предприятия.

Задачи:

- изучить организационные формы делопроизводства на предприятии;

- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

- описать организацию документооборота.

Теоретической и методологической основой исследования курсового проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Методы исследования:

1. Анализ литературных источников по системе документирования управления персоналом.

2. Анализ документов организации ЗАО «Специализированное строительно-монтажное управление №55 «Мособлэлектромонтаж».