Применение АСУ документооборота

АСУ является универсальным средством автоматизации деятельности ССМУ-55. Программа автоматизирует управление исполнением решений (документооборотом) с перспективами перехода на безбумажную технологию управления и обмена документами.

В первую очередь это АСУ для руководящего персонала, имеющее своей целью сокращение трудоемкости и времени обработки возникающих проблем, событий, задач и документов. В состав АСУ входят компьютерные программы, которые используются в деятельности ССМУ-55. Перечислим эти программы:

- «1 С Управление Производственным Предприятием»;

- 1 С «Зарплата и Кадры» 7.7.;

- «Консультант Плюс».

Далее подробно рассмотрим каждую программу.

«1С Управление Производственным Предприятием» создает единое информационное пространство для отображения финансово-хозяйственной деятельности предприятия, охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех или иных действий в зависимости от статуса работников.

В «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» принято следующее соотношение данных различных учетов:

· независимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

· сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и налогового учета;

· совпадение суммовых и количественных оценок активов и обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.

Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных денежных средств система проверит доступность денежных средств с учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с получателем груза.

В ССМУ-55 все механизмы автоматизации «1С: УПП 8.0/8.1/8.2» делят на два больших класса:

· механизмы для поддержания операционной деятельности предприятия;

· механизмы для ведения неоперативного учета.

Кроме того, «1С: Управление производственным предприятием 8.0/8.1/8.2» разделяется на отдельные подсистемы, ответственные за решение групп сходных задач: подсистема управления денежными средствами, подсистема управления персоналом, подсистема бухгалтерского учета и др.

После внедрения «1С: Управление производственным предприятием (УПП) 8.0/8.1/8.2» используют в ряде подразделений и служб производственных предприятий, включая:

- дирекцию (генеральный директор, директор по производству, главный инженер, директор по коммерческим вопросам, директор по автотранспорту, директор по общим вопросам);

- планово-экономический отдел;

- основное производство;

- производственная лаборатория;

- ремонтно-механический цех;

- отдел сбыта;

- производственно-технический отдел;

- бухгалтерию и др.

Программа 1С «Зарплата и Кадры» предназначена для расчета заработной платы и кадрового учета. Программа 1С «Зарплата и Кадры» не только автоматизирует расчет заработной платы, но также организует кадровый учет сотрудников и кадровый документооборот. Программа устроена таким образом, что система расчета заработной платы во многом увязана с кадровыми документами. Например, нельзя рассчитать сотрудника ССМУ-55 пока не будет издан приказ о его принятии на работу, или рассчитать отпускные пока не будет приказа об отпуске. Сразу же после установки системы приступают к расчету заработной платы. В ССМУ-55 уже оформляют приказы о приеме на работу, о продвижении по службе; вводят и рассчитывают больничные листы; осуществляют расчет отпусков разного типа и многое другое.

Эта программа позволяет ССМУ-55 использовать все богатство оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и стандартных документов по результатам расчета. Она помогает создавать, например, следующие документы:

1) Кадровые документы:

· Приказ о приеме (форма Т-1);

· Приказ об увольнении (форма Т-8);

2) Регламентные документы:

· Начисление зарплаты;

· Начисление налогов;

3) Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время:

· Больничный лист;

· Начисление отпуска (форма Т-6);

4) Документы, регистрирующие долгосрочные удержания:

· Ссуда предприятия;

· Исполнительный лист;

5) Документы, регистрирующие оплату за отработанное время:

· Наряды;

· Договоры гражданско-правового характера;

Также создаются такие отчеты, как:

- Табель отработанного времени (форма Т-13);

- Расчетные листки;

- Расчетные и расчетно-платежные ведомости (формы Т-49, Т-51, 13-ФО, 15-ФО);

- Свод по заработной плате;

- Свод по исполнительным листам;

- Свод по перечислению заработной платы в банки;

- Среднесписочная численность;

- Отчеты по штатному расписанию (в том числе форма Т-3);

- Сводная отчетность для бюджетных организаций (по формам 14-БЮДЖ и 14-СВ);

- Отчет по сводным проводкам;

- Регистры налогового учета расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли.

Далее рассмотрим следующую программу.

«Консультант Плюс» представляет собой универсальную правовую систему виртуального формата. Консультант Плюс - это современная справочная система, обеспечивающая большое количество возможностей и удобств, при работе с текстовыми правовыми документами. Справочно-правовая система Консультант Плюс - полезный и надежный помощник для специалистов. С помощью этой программы в ССМУ-55 осуществляется поиск документов. Система предназначена для качественного и оперативного снабжения правовой информацией юристов, руководителей, а также других лиц, использующих в своей работе нормативно-правовую документацию.

Роль СПС в деятельности документы по личному составу велика. Трудно переоценить ответственность, лежащую на бухгалтере, особенно в условиях современной нестабильной экономической ситуации. От него требуются не только знания и практический опыт работы в области бухгалтерского учета и налогообложения, но и умение разбираться в запутанных хозяйственных и экономических ситуациях на основе действующего законодательства. Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает экономить средства в бюджетных организациях и строить более эффективный бизнес в коммерческих фирмах.

В ССМУ-55 бухгалтеры используют в своей работе информацию о формах учета и отчётности, ставках налогов и других обязательных платежах, календарь бухгалтера, курсы валют, консультации по вопросам бухучета и другие полезные материалы. Эта программа стала удобным инструментом для работы бухгалтера ССМУ-55. Разумеется, СПС не избавляет бухгалтера предприятия от всех стоящих перед ним проблем, но помогает решить многие из них. Бухгалтеру ССМУ-55 все равно приходится самостоятельно принимать решения по тому или иному вопросу налогового планирования, но при помощи СПС сделать это намного проще. Системы полностью освобождает его от рутинной работы по поиску, сбору и систематизации необходимых документов, дает возможность консультироваться сразу с несколькими специалистами, не вставая со своего рабочего места, предоставляет информацию о том, чем интересуются в данный момент бухгалтеры других предприятий. СПС дают возможность бухгалтеру ССМУ-55 своевременно получать правовую информацию, изучать бухучет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организовать учет и избежать собственных досадных промахов. Сегодня СПС «Консультант Плюс» - это уникальный эффективный инструмент для поиска и анализа документов. Документы по личному составу любого предприятия с легкостью сможет найти нужные документы, формы, а также ссылки на основополагающие документы.

Справочно-правовая система «Консультант Плюс» для юриста ССМУ-55 также важна. Только с помощью справочных правовых систем можно оперативно находить правовые акты, легко определять их статус (действующие или нет), составлять подборки документов по любой теме, всегда оставаться в курсе изменений законодательства. СПС «Консультант Плюс» предоставляет юристу многочисленные возможности для быстрой и эффективной работы и экономии времени.

Удобные инструменты в помощь юристу ССМУ-55:

- быстрый поиск документов, в том числе по тексту и названию;

- быстрое получение дополнительной информации (судебной практики, консультаций, комментариев) к конкретной статье или фрагменту нормативного документа - с помощью особого значка на полях документа;

- удобный поиск редакции документа, действовавшей на любую заданную дату;

- отслеживание изменений в нормативных актах с помощью функции «Документы на контроле»;

- сохранения результатов работы с помощью создания собственных папок, закладок и комментариев и многое другое.

А директор ССМУ-55 пользуется системой Консультант Плюс для получения оперативной информации о последних изменениях в законодательстве. Руководитель должен не только понимать правовые основы деятельности своего предприятия, но и контролировать работу своей бухгалтерии, кадровой, складской и других служб.

Возможности:

1. Добывание, хранение и систематизация вышедших и выходящих документов;

2. Быстрый поиск нужного документа в нужный момент времени;

3. Получение новых документов, изменений и дополнений в старые.

В программе применяются технологии:

- Многоуровневый рубрикатор, базирующийся на общеправовом классификаторе отраслей законодательства.

- Папки документов, в которых пользователь может сохранять подборки документов, например по тематикам, производить их объединение или пересечение.

- Гипертекстовые ссылки - позволяют отслеживать взаимосвязи между документами и их редакциями. Щелкнув по гипертекстовой ссылке, можно перейти в текст другого документа.

Ссылки бывают:

a) Прямые (респонденты) - документы, на которые действует просматриваемый документ.

b) Обратные (корреспонденты) - документы, которые действуют на просматриваемый документ.

СПС «Консультант Плюс», основанная на новой технологии, практически идентична предыдущим версиям, - привычные операции доступны в более удобном режиме. Найти необходимую информацию в новой версии СКС не составит труда: единая поисковая строка, напоминающая устройство «Яндекса», заложена в стартовом окне программы. Только вводят название статьи или закона, и система «Консультант Плюс» выдает необходимые сведения.

Информационная система «Консультант Плюс» поддерживает несколько направлений. Среди них имеются следующие разделы: «Законодательство» и комментарии к нему, «Финансовые консультации», «Деловые бумаги», «Правовые акты по здравоохранению», «Строительство», «Судебная практика», «Законопроекты», «Международные правовые акты», «Консультации для бюджетных организаций» и другие. Число сфер и аналитических и информационных материалов, охватываемых программой «Консультант Плюс», постоянно растет, поэтому справочная информация остается актуальной всегда.

Среди преимуществ, которые дает правовая система Консультант Плюс, тремя основными можно назвать следующие:

1) Правовая система Консультант Плюс выводит компании на лидирующие позиции в секторе рынка;

2) Система Консультант Плюс позволяет избежать многих ошибок в бизнесе;

3) Консультант Плюс значительно экономит бюджет организаций.

Рассмотрим основные достоинства СПС «Консультант Плюс» подробнее.

1. Крупнейший информационный массив. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» всегда находит любой необходимый документ!»

Миллионы документов: федеральное и региональное законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, формы документов, законопроекты, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и правила.

2. Оперативно и достоверно. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» первым узнает обо всех изменениях законодательства!»

Непрерывное и оперативное поступление новых документов в СПС «Консультант Плюс» обеспечивается на основе прямых договоров с федеральными и региональными органами власти. Строгая юридическая обработка позволяет легко и быстро находить необходимые документы по запросу и подробно анализировать правовую проблему.

3. Надежная технология. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» уверен в бесперебойной работе системы!»

Новая технология СПС «Консультант Плюс» - Технология ПРОФ - отвечает всем требованиям к современному программному обеспечению и соответствует мировым стандартам качества. Надежность технологии подтверждается сертификатами совместимости с операционными системами Microsoft.

4. Качественный сервис. «Пользователь СПС «Консультант Плюс» получает сервисную поддержку высочайшего уровня!»

5. Сотрудничество с корпорацией Microsoft.

Таким образом, СПС «Консультант Плюс» является надежным помощником в решении многих бизнес задач и профессиональных вопросов.

Итак, системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

В процессе исследования и анализа организации и технологии документационного обеспечения управления ССМУ-55 были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документооборота.

Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе

В результате анализа системы документационного обеспечения ССМУ-55 были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования документооборота.

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

- общие положения;

- правила подготовки и оформления документов;

- требования к реквизитам документов;

- организация документооборота;

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

- организация контроля исполнения документов;

- поисковая система по документам;

- составление номенклатуры дел;

- формирование и оформление дел;

- экспертиза ценности документов;

- передача дел в архив.

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами, она позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в Компании более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства.

Вторым обязательным нормативным документом по организации службы документационного обеспечения управления является положение об этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ССМУ-55 необходимо разработать положение об отделе.

При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы документационного обеспечения управления. В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя;

2. задачи;

3. структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа контроля, архив и т.д.);

4. функции;

5. обязанности;

6. права;

8. ответственность;

9. взаимосвязи с другими подразделениями.

Положение о службе документационного обеспечения управления должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела, согласовываться с юристом и утверждаться Генеральным директором Компании.

В связи с тем, что в ССМУ-55 создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;

- основные задачи экспертной комиссии;

- основные функции;

- права экспертной комиссии;

- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

Список использованной литературы

1. 1. Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012

2. Кузнецова Т.В.: Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии). - М.: МЭИ, 2011

3. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2011

4. Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011

5. Андреева В.И.: Делопроизводство. - М.: КноРус, 2010

6. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2010

7. Басаков М.И.: Справочник кадровика: документирование кадровой работы. - Ростов н/Д: Феникс, 2010

8. Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2010

9. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010

10. Дёмин Ю.М.: Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2010

11. Заика И.Т.: Документирование системы менеджмента качества. - М.: КНОРУС, 2010

12. Казакевич Т.А.: Документационный сервис. - М.: Академия, 2010

13. Кирсанова М.В.: Современное делопроизводство. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010

14. Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2010

15. Кузнецов И.Н.: Делопроизводство. - М.: Дашков и К, 2010

16. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2010

17. Рогожин М.Ю.: Справочник инспектора по кадрам: от приема на работу до увольнения. - СПб.: Питер, 2010

18. Рогожин М.Ю.: Увольнение. Как защитить свои права и найти новую работу. - СПб.: Питер, 2010

19. Сологуб О.П.: Практикум по документационному обеспечению управления. - М.: Омега-Л, 2010

20. Спивак В.А.: Документирование управленческой деятельности. - СПб.: Питер, 2010