Документооборот и его правила.

Документооборот — это движение документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Стадии документооборота:

1. Поступление документов со стороны и выписка их на предприятии.

2. Исполнение и доработка документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию.

3. Поступление первичных и сводных документов в бухгалтерию.

4. Обработка документов в бухгалтерии.

5. Обеспечение текущего хранения документов.

6. Передача документов в текущий архив организации, а затем в государственные архивы.

Работники предприятия заполняют документы, относящиеся к сфере их деятельности, и представляют документы в бухгалтерию по утвержденному графику документооборота. Для этого каждому работнику передают выписку из графика, в которой перечисляются первичные документы, которые должен составлять работник, и сроки представления их в бухгалтерию.

Соблюдение графика документооборота контролирует главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

 

Инвентаризация, ее сущность, значение и виды.

Инвентаризация - это проверка фактического наличия ценностей путем перемеривания, взвешивания и подсчета.

Инвентаризация позволяет проверить: все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учете.

При инвентаризации проверяется наличие товарно-материальных и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия ценностей;

• сопоставление фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета;

• проверка соблюдения правил хранения ценностей.

Инвентаризация может проводиться в следующих случаях:

• по распоряжению руководителя организации в установленные сроки;

• при смене материально ответственных лиц;

• при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а также при порче ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при проведении аудиторских проверок;

• по требованию судебно-следственных органов.

Инвентаризации подразделяются по следующим признакам:

1. По объему:

• полная;

• частичная.

2. По методу проведения:

• выборочная

• сплошная.

3. По назначению:

• плановая;

• внеплановая;

• необходимая

• повторная.

• контрольно - перепроверочная.

4. По длительности контрольных действий:

• дискретные (прерывные);

• перманентные (непрерывные).

5. По способу оформления результатов:

• оформленные вручную;

• оформленные с помощью компьютера.

 

Порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете.

Порядок проведения инвентаризации определяется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.

Для проведения инвентаризаций в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

В постоянно действующую комиссию входят:

- председатель комиссии — руководитель предприятия или его заместитель,

главный бухгалтер;

- начальники структурных подразделений.

На постоянно действующую инвентаризационную комиссию возлагается:

• работа по организации проведения инвентаризаций

• консультирование членов рабочих комиссий по отдельным вопросам;

• контроль за качеством проведения инвентаризаций;

• контроль за правильностью выведения результатов инвентаризаций и правильностью отражения их в учете;

• рассмотрение объяснений материально ответственных лиц о причинах возникновения недостачи;

• выработка мер по предотвращению нарушений.

Перед проведением инвентаризации выписывается приказ на проведение инвентаризации, которым назначаются состав рабочей комиссии, дата и время начала и окончания инвентаризации. Приказ должен быть зарегистрирован в

журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

До начала инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия должна опломбировать отдельные входы и выходы, проверить исправность весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения. С материально ответственного лица требуют составления последнего материального,

товарного (товарно-денежного) отчета.

После этого с материально ответственного лица берется расписка о том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Кроме того, материально ответственное лицо должно прописью указать сум-

му остатков товаров и тары.

Отдельно проверяется фактическое наличие денег в кассе и соответствие этих данных книге кассира-операциониста. О результатах проверки составляется акт.

Фактическое наличие товарно-материальных ценностей записывается в инвентаризационную опись. На тару составляется отдельная опись.

Если при инвентаризации были обнаружены неполноценные или пришедшие в полную негодность ценности, то составляется акт на бой, лом, порчу товаров материалом.

После записи в инвентаризационную опись всех товарно-материальных ценностей и тары подсчитываются их общее количество и сумма.

С Материально ответственного лица берется расписка о том, что все ценности, находящиеся на его ответственности, проверены в его присутствии и претензий к инвентаризационной комиссии нет.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обя-

зательно до открытия того предприятия, где проводилась инвентаризация, Результаты контрольной проверки оформляются Актом контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей, который должен быть зарегистрирован в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

После проведения инвентаризации составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

При выявлении излишков товарно-материальных ценностей на счетах делаются записи:

Дт 01 Кт91 - выявлен излишек основных средств;

Дт 10 Кт 91 - выявлен излишек материалов;

Дт 43 Кт 91 - выявлен излишек готовой продукции;

Дт 50 Кт 91 - выявлен излишек денежных средств в кассе.

Недостачи, выявленные при инвентаризации, отражаются корреспонденцией:

Дт 94 Кт 10 – выявлена недостача материалов;

Дт 94 Кт 01 – выявлена недостача основных средств;

Дт 94 Кт 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе;

Дт 94 Кт 43 – выявлена недостача готовой продукции.

Отражение НДС, приходящегося на товарные потери:

Дт 94 Кт19 – списывается НДС по неоплаченным товарам;

Дт 94 Кт 68 - списывается НДС по оплаченным товарам

Если недостача списывается в пределах норм естественной убыли, то составляются проводки:

Дт 20 Кт 94 - списывается естественная убыль на основные затраты;

Дт 23 Кт 94 - списывается естественная убыль на затраты вспомогательного производства;

Дт 25 Кт 94 - списывается естественная убыль на общепроизводственные расходы;

Дт 26 Кт 94 - списывается естественная убыль на общехозяйственные расходы;

Дт 29 Кт 94 - списывается естественная убыль на затраты обслуживающих производств и хозяйств.

Списание недостач за счет виновных лиц отражается:

Дт 73-2 Кт 94 - недостача отнесена на виновных лиц;

Дт 73-2 Кт 98-4 - на виновных лиц отнесена разница между взыскиваемой и фактической стоимостью по недостающим ценностям.

Погашение недостач виновными лицами отражается:

Дт 50 Кт 73-2 - сумма недостачи внесена в кассу

Дт 70 Кт 73-2 - сумма недостачи удержана из заработной платы.

Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой стоимостью по недостачам ценностей, зачисляется на прочие доходы организации:

Дт 98-4 Кт 91- отражаются прочие доходы от взыскания недостачи.

Если виновные в недостаче не установлены, то суммы списываются за счет организации:

Дт 91 Кт 94 - сумма недостачи списывается на финансовые результаты.