Состав внутренней нормативно-методической базы ДОУ

Такая нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых корпоративных документов включаются:

· классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);

· табель и альбом форм документов;

· номенклатура дел компании;

· стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота;

· положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Внутренний стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Инструкция по делопроизводст ву определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет как сами документы, так и процессы работы с ними.

Возникает необходимость в разработке и других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами могут быть:

· регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота;

· инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;

· инструкция пользователя и др.

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями. На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей.

Этапы создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов.

На этапе диагностики ДОУ:

· изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

· проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

- подготовку и оформление служебных документов;

- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

- учет и регистрацию документов;

- рассмотрение и согласование документов;

- ведение контроля сроков исполнения документов;

- обеспечение хранения и уничтожения документов;

· анализируется состав документов и принципы их систематизации;

· изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

· проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

· рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

· выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе проектирования ДОУ:

· формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

· формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

· разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

· проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

· оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

На этапе регламентации ДОУ:

· происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

· осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Нормативные документы

Федеральные законы

 

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями на 01 июля 2011 г.).

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.)

Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.).

Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями на 11 июля 2011 г.).

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" (с изменениями на 18 июля 2011 г.).

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями на 06 апреля 2011 г.).