Тема 4. Документооборот и отчетность

 

1. Документооборот автотранспортного предприятия: значение и составляющие.

2. Принципиальная схема документооборота автотранспортного предприятия. Порядок

движения документов предприятия.

3. Состав и характеристика отчётности автотранспортного предприятия.

 

 

Вопрос 1. Документооборот автотранспортного предприятия: значение и

Составляющие

Документооборот предприятия – упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела.

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов и др. Основные функции документов представлены в таблице 1.

 

Таблица 1. – Основные функции документов

Функции документов	Содержание функций
Информационная	Документы являются носителем и источником информации
Правовая	Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели
Управленческая	Документы позволяют организовать, регулировать, контролировать. Анализировать процессы, происходящие в производственной и непроизводственной сферах предприятия
Коммуникативная	Документы помогают обеспечить обмен информацией и общение между различными объектами
Учётная	В документах накапливаются и систематизируются сведения за определённые периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих явлениях хозяйственной жизни организации

 

 

Порядок движения (перемещения) документов предприятия регламентируется:

- схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов;

- инструкцией по документационному обеспечению управления;

- табелем унифицированных форм документов;

- положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями

работников предприятия, допущенных к работе с теми или иными документами.

Управление документацией представляет собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента предприятия. Конечная цель по управлению документацией – создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими затратами. Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией предприятия, являются:

- организация рационального документооборота;

- контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче

на архивное хранение;

- последующее хранение документов в архиве.

Дополнительная информация:

Информационная база автотранспортного предприятия (организации) – совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику развития АТП (АТО) и его (ее) внешней экономической среды.

Классификация информации, используемой при управлении автотранспортным предприятием (организацией), представлена на рисунке 1, возможные источники информации – на рисунке 2.

 

 

Рис.1- Классификация управленческой информации

организационно-экономическая

собственно-управленческая

по аспектам управления

технико-технологическая

Þ

социально-психологическая

идейно-воспитательная

визуальная

по характеру восприятия

звуковая

Þ

тактильная

обонятельная

комбинированная

Информация

Þ

знаковая

Þ

цифровая

Þ

по форме представления

Þ

буквенная

Þ

аналоговая

Þ

кодированная

Þ

по источникам возникновения

внешняя

внутренняя

Þ

по времени ее использования

постоянная

переменная

Þ

по отношению к системе

входная

выходная

полезная

Þ

по возможности использования

шум

избыточная

ложная

лживая

Информационная база автотранспортного предприятия

Внешняя среда

Внутренняя среда

Законодательные нормативные акты и документы

Макроэкономические показатели и индикаторы

Информация о клиентах, посредниках, поставщиках и т.д.

Показатели, характеризующие финансово-экономический, технический и технологический уровень конкурентов

Данные оперативного контроля, учета и мониторинга

Техническая т технологическая документация

Финансовые и бухгалтерские учетные и отчетные документы

Данные статистического учета и отчетности

Плановая и нормативная внутренняя документация и др.

Информационно-компьютерный банк данных

 

Рис.2- Информационная база АТП (АТО) с точки зрения источников получения информации