ТЕМА 2: Проблемы роста документооборота. Способы рационализации документооборота.

 

Понятие ”документооборот”. Тенденции развития документооборота. Понятие ”информационного барьера”. Проблемы, порождаемые ростом документооборота. Причины роста документооборота. Объективные причины роста документооборота Субъективные причины роста документооборота. Способы регулирования документооборота.

Коммуникативная система организации. Руководитель - коммуникативный центр организации. Информационные перегрузки руководителя. Оптимизация документопотоков в организации. Оптимизация входящих документопотоков. Метод предварительного рассмотрения документов. Составляющие успешности метода. Оптимизация исходящих документопотоков.

Создание комплексных документов. Делегирование права подписи части документов. Введение и распространение бездокументных форм делового общения. Оптимизация внутренних документопотоков. Метод управления по отклонениям. Оптимизация информационного обеспечения организации.

 

Основные категории: документооборот, информационный барьер, информационные перегрузки, оптимизация документопотоков.

 

ТЕМА 3: ГСДОУ. УСОРД. Унификация, формализация, стандартизация документа

 

История создания ГСДОУ. Введение ГСДОУ - гарантия оптимальности работы с документами в организации. Унифицированная система организационно-распорядительной деятельности. Унификация текста документа. Три способа унификации текста: трафарет, анкета, таблица. Требования к трафарету. Требования к анкете. Требования к таблице. Формализация информации в системе управления. Стандартизация документа.

 

Основные категории: ЕГСД, ГСДОУ, ГОСТ, унификация, формализация, стандартизация, трафарет, анкета, таблица.

ТЕМА 4: Организационная группа документов. Распорядительная группа документов. Справочно-информационная группа документов.

 

Система организационно-правовой документации. Назначение и состав организационно-правовой документации. Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов. Система распорядительной документации. Назначение и состав распорядительной документации. Процедуры издания распорядительных документов на принципах единоначалия. Процедуры издания распорядительных документов в условиях коллегиальности. Оформление распорядительных документов. Система справочно-информационной документации. Назначение и состав справочно-информационной документации. Составление и оформление справочно-информационных документов.

 

Основные категории: организационно-правовая документация, распорядительная документация, справочно-информационная документация.

ТЕМА 5: Правила оформления документов. Реквизитный состав документа. ГОСТ 6.30-2003.

Понятие «реквизит». Состав реквизитов документов. Бланк документа. Формуляр документа. Правила оформления реквизитов документов: государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации, коды организации, код формы документа, наименование организации, ИНН, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата и номер документа, ссылка на дату и номер документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись, гриф согласования, визы согласования, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о направлении документа в дело, отметка о поступлении документа в организацию, электронный идентификатор.

 

Основные категории: реквизит, бланк, формуляр.

ТЕМА 6: Организация службы ДОУ

 

Служба документационного обеспечения управления в организации. Цель создания службы ДОУ. Задачи службы ДОУ. Функции службы ДОУ. Типы служб ДОУ в различных организациях. Расчет количества служащих и сотрудников с категорией МОП в службе ДОУ для различных категорий организаций.

Основные категории: документационное обеспечение управления, младший обслуживающий персонал.

 

 

ТЕМА 7: Технологии регистрации. Технологии контроля исполнения документов

 

Цели и задачи создания канцелярии в организации. Делопроизводственные операции, производимые в канцелярии. Первичная обработка документа. Регистрация и индексирование документа. Повторная обработка документа. Справочная работа по документам. Текущее хранение документов. Режим работы канцелярии на примере данного подразделения Волгоградской областной администрации. Специфика обработки правительственной и срочной корреспонденции.

Цели регистрации документов в организации. Составляющие процедуры регистрации. Построение ИПС по документам. Три типа ИПС. Критерии выбора оптимальной ИПС по документам в организации.

Составляющие контроля исполнения документа. Система контроля исполнения документа. Контроль сроков исполнения документа. Контроль качества исполнения документа. Контрольная группа как часть службы ДОУ. Функции контрольной группы. Организация работы контрольной группы на примере работы данного подразделения.

Основные категории: Делопроизводственные операции, первичная обработка документа, регистрация и индексирование документа, повторная обработка документа, справочная работа по документам, текущее хранение документов, система контроля, контрольная группа.

 

 

ТЕМА 8: Организация службой ДОУ текущего хранения документов. Построение номенклатуры дел. Архивное хранение документов.

 

Системное хранение документов - обязательное требование рациональной работы с документами в организации. Дело - первичный документный комплекс. Признаки заведения дел. Технология создания номенклатуры дел в организации. Номенклатуры типовые, примерные и конкретные. Введение номенклатуры дел. Структура номенклатуры дел. Номенклатура дел - документ, обеспечивающий рациональный документооборот.

Информационные потоки, информационные массивы. Законы накопления информации в обществе. Закон Матфея по отношению к накоплению информации в социуме. Фонд - систематизированный массив. Типы информационных массивов: архив, музей, библиотека. Их сходства и различия.

Ведомственный архив в организации - информационный фонд. Организация архива в учреждении. Технология списания отработанных документов на архивное хранение или на уничтожение. Экспертиза ценности документа. Некоторые особенности архивного хранения документов. Справочно-информационная работа архива. Архивная справка, архивная копия и т.п. Культурно-просветительская работа архива.

 

Основные категории: Дело, номенклатура дел, первичный документный комплекс, фонд, архив, музей, библиотека, информационный поток, информационный массив.

 

 

ТЕМА 9: Логические основы редактирования документа.

Лингвистические основы редактирования документа

 

Доказательство в документе. Схема доказательства. Требования к доказательству. Логические ошибки в доказательствах. Редактирование аргументативных текстов. Определение в документе. Схема определения. Требования к определению. Логические ошибки в определениях. Редактирование определений. Этапы редактирования документа. Использование корректурных знаков при редактировании документов Особенности официально-делового стиля. Лексические особенности документа, синтаксические особенности документа. Культура речи в документе: использование расщепленных сказуемых, несклоняемых существительных, косвенных падежей количественных числительных и т.п. Типичные ошибки в текстах документов. Способы изложения материала в документах. Основные требования к тексту документа -точность, ясность, лаконизм формулировок.

 

Основные категории: Редактирование, доказательство, определение, корректурный знак, официально-деловой стиль, лексические особенности документа, синтаксические особенности документа.

ПЛАНЫ СЕМИНАРСКИХ ЗАНЯТИЙ